合同档案管理办法2959.pdf

合同档案管理办法 为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。一、合同档案管理原则 1.合同档案实行行政部复印件、财务部原件的管理办法，以确保档案的完整、完全和有效利用。2.财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有协议、合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。二、合同文档的管理办法 1.合同文档以公司名称结合签署日期年月份进行财务部分类编号。2.销售及工程合同编号规则：公司名称首字母+销售合同首字首字母（X）+合同签署年月+“-”+销售合同合同编号。示例：RX201703-001 3.采购合同编号规则：公司名称首字母+采购合同首字首字母（C）+合同签署年月+“-”+采购合同合同编号。示例：RC201703-001 4.财务部要以原始记录为依据，编制合同情况执行表，同时建立电子档的合同情况执行表，加强对合同档案的统计工作，以有效开展合同文档的查询、利用工作。5.公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出邀约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6.销售部、工程技术部和行政部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制。7.已签署的合同应明确支付方式及付款时间，根据财务部的收款情况，销售部、工程技术部与客户联系进行收款。8.财务部、行政部对已保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。9.各部门员工可在行政部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在行政部办理相关借阅手续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10.合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11.借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12.合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。三、合同文档的移交 1.各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2.移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3.合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认 可后方可完成交接手续。4.合同档案移交清单 移 交 日期 移 交人 合同编号 合同资料 附件资料 页数 接收人 备注 5.合同管理台帐表（见附件）。6.本制度自 2017 年 03 月 08 日起开始执行。北京瑞诺威能源科技有限公司 附件 1 XXX 公司合同管理台帐 序号 登 记 日期 合 同 编号 合 同 签订日期 合 同 类型 标的/项目 对 方 单位 对 方 签约人 对 方 签约 人 联系方式 合 同 约定 生 效日期 合 同 约定 终 止日期 合 同 总价款 合 同 已支 付 金额 合 同 余款 合 同 份数 我 方 签约人 我 方 签约 人 联系方式 合 同 履行情况 备注