工程项目管理中有效的知识管理13900.pdf

工程项目管理中有效的知识管理 北京普华春天软件技术有限公司 王红芹 引 言 现今属于信息丰富和技术进步的社会，丰富的资 讯改变着我们的各种想法，先进的技术推动着整个社 会的进步，企业的知识成为体现企业资源的核心要素 和影响企业活力的资源基础。知识管理中的知识的创 造、收集、提炼和发挥作用是企业知识管理的重要步 骤。项目管理作为一种管理模式，项目一次性的特点 似乎和知识的积累不相干。其实不然，项目管理的成 功恰恰是一个项目团队是否成功应用企业所拥有的知 识的表现，而一个项目的独特经验也正是一个企业不 可多得的知识。本文在探讨工程项目管理中进行知识管理的必要 性和优势性的基础上，提出基于知识管理的项目管理 技术要求，而普华的集成项目管理信息平台PowerPIP 满足了基于知识管理的项目管理技术要求，可以有效 地促进知识管理。一 、项目管理中进行知识管理的必要性 1.1 工程项目本身特点需要引入知识管理 工程项目管理历史悠久，自古就有，千百年来所 积累的经验通过各种途径不断的传播，但是 效果则有限。很多缺乏经验的项目管理人员依然是在实 践的失败中积累自己的经验，这就给工程项目实施过程 带来了不可估量的损失，直接影响到工程的质量和工程 项目管理企业的形象。工程项目管理要求加强知识管理。工程项目的一次性特征使每个工程都有自己的独特性和 唯一性。由于项目的施工过程就是知识创造的过程，所 以每个项目都会给公司带来丰富的经验积累；另一方面，在项目的执行过程中也会得到企业丰富经验（知识支 持），使项目开展起来顺风顺水，这两个方面的工作是相 辅相成的。1.2 现代项目管理组织模式需要引入知识管理 现代项目管理的组织模式一般采用矩阵式项目型结 构，项目实施结束后，原有的项目型组织往往自行解散，所以一个特定项目的专业知识很难积累，个人知识难以 转化为组织知识，同时由于不同项目的系统独立性所产 生的孤岛现象和难以存取的非结构化信息，专业化的项 目知识和经验很难得以重复利用。在很多专业工程管理 公司中，项目经理们每承接一个新项目，从资料的收集 分析，到项目书的编写都是从零做起，几乎完全没有利 用公司内部其他同事的工作成果，这是一项巨大的损失，而这种损失完全是由于缺乏知识共享和再利用造成的。作为拥有知识和行业技能的组织成员，知识作为一种无 1 形资产蕴藏在组织成员中，推动知识管理也可以促进 组织内部的知识流通，提升成员获取知识的效率，指 导组织知识创新的方向，有效发挥组织内个体成员的 知识能力与开发潜能。1.3 信息技术的应用需要项目型企业引入知识管理 随着现代信息技术的发展，计算机技术及各种项 目管理软件的应用，系统中存储信息的增多，管理者 面对庞大、繁杂的数据，无法从中发现存在的相互关 系、内在规律及其相关影响因素，尤其在工程项目中，工程对象的建设规模、结构形式、施工条件各不相同，设计、施工中所涉及的数据众多、信息复杂、可统计 性差、影响因素多，而且具有相当程度的不确定性，这使得工程项目管理中，大量的信息仅用于当前的施 工和管理，历史数据被弃置，管理经验和规律无法科 学、有效、及时地提炼和归纳。因此，如果能够在项 目管理平台中有效地实现知识管理功能，从历史项目 的枯燥的甚至孤立的表象中，从相互间复杂的、难以 直观解析的关系中挖掘、抽取出隐含的、未知的、具 有现实或潜在应用价值的信息，在不可重复的项目管 理过程中积累和提炼宝贵的知识，用于指导现有项目 中未完成的部分和将来的项目，实现知识获取和再利 用，为当前项目的管理决策提供参考依据，将更好地 支持知识管理在项目管理工作流过程中的实现。效率。将知识管理应用到项目当中可以改变传统项目管 理单纯以关注项目过程为重心的管理方式。不但可以优 化项目施工过程、缩短工期、提高项目团队的工作效率、提高质量，而且可以显著降低项目成本和项目风险，提 高业主的满意度，避免项目内部的重复工作。三、基于知识管理的项目管理技术要求 在当今的信息社会中，信息自然是最宝贵的资源，对知识管理离不开信息技术的支撑，对企业的整体信息 化和标准化，是有效进行知识管理的基础，但是不仅仅 建立Intranet系统、数据库，还要有企业文化和管理手 段的密切结合，才能取得成功。项目管理软件的发展赋予了信息处理的快速、准确 等特点，同时，还实现了各种类型数据的彼此关联，以 实现多维度对项目的管理。基于知识管理的项目管理技 术要求项目管理平台应该实现以下功能：1)项目管理平台是对现有知识管理工具的集成，而不是一个新的知识管理工具；2)此项目平台可以针对项目内部人员，也可以针 对外部专家、供应商、客户等服务；3)以创新管理理论和技术为基础，增进项目干系 人间的沟通，保障企业的项目管理业务的有序 开展；二 、项目管理中进行知识管理的优势 有效的知识管理应该有利于项目施工过程中的知 识创造和知识整理、收集。知识管理的关键在于鼓励 员工通过项目协作分享知识，将个人拥有的隐性知识 有效地转化为企业知识，有序地把项目执行过程中积 累的知识进行规范地整理和收集。有效的知识管理应该有利于工程项目的技术沉淀 和员工培训。有效地利用项目案例资源能够大幅度提 高新项目的管理效率，降低风险。可在以往项目经验 的基础上，提高项目分析、处理、管理和保护水平，使以往项目案例的价值真正发挥出来。有效的知识管理应该有利于提高工程质量和工作 协同工作平台：建立会议协作、团队协作、业务流转、待办机制、催办机制等协作平 台，实现了即时通讯、共享及交流。决策支持平台：分析系统内业务知识，挖 掘项目深层知识，辅助企业决策层全盘掌 控项目运营。企业通讯平台：建立企业范围内多种多样 的通讯网络，包括电子邮件、网络会议、手机短信、PDA等，使得信息交流快捷流畅；信息发布平台：提供信息发布、交流的有 效场所，使得员工能够及时了解规章制度、新闻、公告等企业信息。4)实现企业显性知识和隐性知识的获取、沉淀、学习、传播与应用，以及创新等知识生命周期 2 的管理。知识文档管理：沉淀、挖掘、固化显性 和隐性知识，方便获取、查找和提取知 识，促进企业知识管理和共享，方便协 同工作。案例管理：把经验、体会等信息沉淀在 系统中，提供方便的搜索和订阅机制，由相关岗位的员工查询、引用。可以根据自己的需要获得想要的信息，通过提供全面的 信息和应用来支持企业决策和客户选择。四、项目管理信息平台 PowerPiP 有效促进知识管理 4.1 项目管理信息平台 PowerPiP 简介 PowerPiP （Power Project Information Platform），是上海普华科技发展有限公司总结15年 工程项目管理信息化建设经验，基于企业级项目管理 思想，融会西方项目管理思想,贯通中国工程管理实 务，而开发的中国人自己的工程项目管理软件是一款 PMIS+PCIS+Portal的集成管理信息系统。PowerPIP的PMIS依照PMBOK的技术思路展开。既有 相应的功能模块解决范围、进度、投资、质量、采购、人力资源、风险、沟通协调、文档管理的业务需求，又蕴涵了以计划为龙头、以合同为中心，以投资控 制为重点的现代项目管理理念。PowerPIP突出进度、合同和投资三个中心点，又明确它们之间的内在联系，为在新环境下整个工程管理业务如何进行？确立 了原则方法。这种务实的利用信息技术的策略方法，为提高工作效率，实现良好的大型项目群管理，将信 息优势转化决策优势，将知识转化为智慧。项目总控系统PCIS是以现代信息技术为手段，对 企业集团内多项目及大型建设工程项目群进行信息的 收集、加工和传输，用经过处理的信息流指导和控制 项目建设的物质流，支持项目决策者进行策划、协调 和控制的管理组织。项目总控系统PCIS主要包括提供 决策支持、项目管理环境规范维护、最佳实践经验积 累三个方面的功能。信息门户为企业决策者，项目部、客户、供应商、员工和合作伙伴提供了一个统一的应用界面，使客户 4.2 PowerPIP 的应用可以有效促进项目管理过程 中的 知识管理 PowerPIP以企业决策层和各级管理层、项目实施层 为服务对象，不仅可以应用于单、多项目组合管理，而 且可以融合企业管理，直至延伸到集团化的管理。采用 该平台可增进项目干系人间的沟通，保障企业的项目管 理业务的有序开展，达到有效消除信息孤岛，促进企业 的知识积累与利用的目的：（1）能满足单项目管理、多项目管理、项目组合管 理等不同层次的需要。公司级实现对多项目的标准化管 理控制，实现针对多项目的企业资源协调管理，实现针 对多项目的组织或专业协同，实现知识积累和再利用；项目级实现项目管理业务的标准化、科学化、信息化。（2）可将项目进行过程中的知识及其知识轨迹固化 在知识系统中，形成项目案例，并且可以快速搜索，改 善工作流程，固化优秀的管理模式，建立规范的业务处 理流程，实现管理复制。（3）建立完善的企业知识积累程序，企业本部和各 项目、各管理模块相关的文档、数据即时进行归档和整 理，逐渐形成和不断丰富企业知识库，提高企业复制 3 项目成功的能力。（4）系统具有开放的接口，以便实现与其他业务 系统的集成。如与企业的财务、采购、库存、人力资 源等管理系统集成。通过集成，可以使各企业和项目 管理人员从不同的角度分析各个项目、项目之间的资 源分配、进度、风险等，从而实现项目间进度、资源 的调整和优化配置，降低企业项目实施过程中的风险。五、结束语 知识本身并没有价值，它只有在被使用的过程中才 能发挥出它的效力，项目管理信息平台也只是一种技术 和手段，需要通过人来使用才能发挥其作用。因此，根 据企业的具体情况，制定切合实际的、可行的、科学合 理的应用规划和管理方法，进行项目管理过程中的有效 的知识管理，提高项目中的知识利用效率，积累项目知 识经验，帮助企业提高管理的效率、促进企业内人才的 成长，提高企业的对外界技术管理环境变化的敏感度和 判断力，为企业在竞争中带来主动权和资源优势。4