服装企业集团规章制度文件管理办法18336.pdf

文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 页数 1/4 1、目的：对规章制度和相关资料的审批、发放、标识、回收及保管、查询进行控制，以保证规章制度文件的适用性、有效性，同时使公司各单位均能合理及时地获得相关的文件与资料。2、范围：公司各中心所用规章制度文件与资料（暂不包括部门内部制定仅限内部使用的制度及内联单/签呈）。3、权责：3.1 文件制订、修改与审批程序：文 件 制 订 审 查 核 准 规章制度 相关部门 部门经理/中心负责人（副）总经理 表 单 相关部门 部门经理/中心负责人（副）总经理 4、内容：4.1 文件与资料的制订作业：4.1.1 视作业流程和管理的需要，由需求单位作为制度的制订单位。4.1.2 制订单位以标准文件格式撰写文件与资料。4.1.3 由需求部门申请或人力资源中心统一组织修订作业，以确保文件的有效性。4.2 文件与资料的审查、核准：4.2.1 所有规章制度文件由需求部门制订，部门经理/中心负责人联合人力资源中心审查，呈（副）总经理核准。4.2.2 表单审查于制订时需随同送审的该份制度文件一并审查。4.3 文件与资料的修改作业：4.3.1 根据需要，文件需修改或增订时，可由原制定单位或人力资源中心提出修改申请，经“3.1 核准人”进行审批。4.3.2.文件修订时，未修订内容页面可不予更换，文件封面版本不以单页变化而变化。页面每修订一次,则当页版次增加一次.当单页文件修订数达三次以上时，则整份文件版本增加1 次，版次从“0”开始。4.3.3 文件所附的表单如有更换版本，当月由人力资源中心做出“月份表单变更一览表”，发给各相关单位知悉，并将更新版本表单按文件发放程序进行发放.4.4 文件与资料之废止作业：4.4.1 文件与资料废止申请、审查、核准作业同文件修改作业。4.4.2 文件废止后，人力资源中心将原文件的编号列管，不可重复再用。文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 页数 2/4 4.5 文件与资料的编码系统：4.5.1 文件与资料编码单位：人力资源中心 4.5.2 中心、部门编号及文件与资料编码原则：4.5.2.1 各中心、部门编号:企管办 GN 营销中心 SA 生产中心 SC 计划部 PC 生产部 PM 采购部 CG 品 管 PG 跟 单 GD 原材料 CC 裁 剪 CJ 车 缝 CF 后 整 HZ 人力资源中心 HR 人力资源部 HR 行政部 AD 电脑 IT 研发中心 DE 财会中心 FI 注：部门号无下属单位，则单位码为 00。4.5.2.2 文件编号原则：流水号 01-99 制定单位 4.5.3 版本/次原则：版本/次：由二码构成，各代码原则如下：/次版本号 主版本号 其次：1主版本号：A-Z，次版本号：1-3。2次版本号：原则上其中任一页修订超过三次换新版本。文件与 资料每修改一次，次版本号在原有数码基础上升 1。3主版本号：当次版本号数码超过 3 时，主版本号将原字母改为 下一个字母。如原字母为 A，则下一字母为 B。4文件与资料新制订时，版本号为 A/0。4.5.3.1 文件封面作为附件管理。4.5.4 页数：用分数的方法表示：文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 页数 3/4 例：2/10 表示总计 10 页中第 2 页。（职务说明书以流水号表示页数）4.5.5 文件撰写格式：4.5.5.1 规章制度：1.目的、2.范围、3.权责单位、4.内容 5.使用表单 4.5.6 文件撰写布局：1.1.1 1.1.1 1.1.1.1 4.6 文件与资料分发、回收作业：4.6.1 所有颁布发行文件，均需右上角加盖文件发行章(附样)后发行，收 文单位于“文件收发记录表”上签收。4.6.2 修改及废止时，应由人力资源中心依分发记录发放新文件，即刻回收旧版文件并执行 4.7，回收时应注意数量及内容之完整性。4.7 废止文件与资料的销毁：4.7.1 自各单位回收之旧版文件与资料，由人力资源中心统一处理，处理方式有：销毁；正面用笔打“”，反面它用。4.7.2 人力资源中心需要保留原件文件，需在文件上注明“旧版”以视区分，并列帐管理。4.7.3 人力资源中心需要销毁保留旧版原件文件，需企管办副总批准即可。4.8 文件与资料保存：4.8.1 经颁布发行的规章制度、表单等，原件由人力资源中心列帐保管。4.8.2 分发到各单位文件由该单位文件签收人员或兼职文管人员保管。4.8.3 如因文件管理人员离职，需将完好无缺的文件移交下一位本职工作负责人或人力资源中心。4.8.4 如因人为造成文件丢失的，将按公司相关制度追究当事人责任。4.9 文件与资料档案管理：4.9.1 文件管制：4.9.1.1 人力资源兼职管理，文件如有修改，人力资源部当月底发行一次“文 件最新版次一览表”，供各单位核对其使用文件与资料是否为最新有效 版本。4.9.1.2 使用单位每次收到文件时，需填写“文件收发记录表”。4.9.1.3 人力资源中心不定期对各部门文件保存情况予以检查，发现不符合本规定所规定的作业内容立即给予指正、销毁等，并记录于稽查档案。文件名称 规章制度文件管理办法 制订单位 人力资源中心 版次 A/0 文件编号 HR-001 制订日期 页数 4/4 4.9.2 使用单位：4.9.2.1 使用单位不得以任何借口自行影印正式文件与资料，如需增发或发现 文件与资料有缺页，字迹模糊破损等情况时，应填写“文件申请单”，经审查、核准后，向人力资源中心申请补发后，同时交回旧文件与资料(缺失除外)。4.9.2.2 制度使用单位所使用文件与资料必须置于作业场所适当位置。4.10 其它作业方法：4.10.1 各部门如需在外批量印刷表单时,需先到人力资源中心进行确认表单的正确性后方可进行外发批量印刷。5、使用表单：5.1 文件申请单 5.2 文件收发记录表 6、附件：6.1 文件与资料管制流程 6.2 文件封面 6.3 文件内容页 附件一：规章制度管制流程 权 责 单 位 制度的制订/修改/废止/补发作业 审查 NG HR 中心、相关单位 核准 编号/存档 发 行 分发新版本 存档/管理 回收旧版本 销毁旧版本 YES NG YES 中心负责人 稽查组、（副）总经理（副）总经理 HR 中心 HR 中心 HR 中心 HR 中心 文 件 申 请 单 文件编号 文件名称 版次 份数 申请事由：申请人 部门主管 中心经理 HR 中心 文 件 收 发 记 录 表 序号 文件编号 文件名称 版次 发行日期 制订部门 签收 备注 签 呈 受文单位：受文者：发文单位：发 文 者：附本呈阅：日 期：主 题：签呈内容 直接主管/经理 副总 总经理 董事长 内部联络单 受文单位：受文者：发 文 者：日 期：附本呈阅：页 次：主 题：附件四：文件名称：外发管理规章制度 文件编号：文件版本：A/0 核准：审核：制订：日期：日期：日期：规章制度 文件名称 制订单位 版次 文件编号 制订日期 页数 1、目的：2、范围：3、权责：4、内容：5、使用表单：