公司采购办公用品管理制度4670.pdf

公司办公低耗品采购管理制度 一、目的 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。二、采购管理对象 1.日常办公常用物品，如电脑、打印、复印机一体机、验钞机、打印纸、笔、笔筒、订书机、订书订、文件夹、文件筐、印泥、起钉器、削笔刀、剪刀等；食堂用品、保洁用品、植物及其他办公室日常消耗品。以上统称为“办公易耗品”，主要用于办公环境和工作使用。2.食堂菜品采购和车间材料采购不在本制度规定的范围。三、采购原则 1.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。?2.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。?四、分工管理 1.办公库管员 办公库管员须定期核查所领物品登记表，做好办公易耗品发放和库存管理工作。办公库管员须每月配合财务盘点，查对台账与实物，保证账实相符。办公库管员须保证库房卫生整洁防止办公易耗品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证其功用和性能。办公库管员须根据办公易耗品领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。2.采购专员 负责办公易耗品的采购与验收工作；负责供应商的筛选工作；五、办公易耗品的采购流程 （一）接收购置计划表 采购专员接收办公库管员编制并完成审批的购置计划表，并对购置内容进行再确认。包括需要采购的物品型号、颜色、规格，甚至生产厂家都进行进一步确认，以确保采购的物品是所需品。（二）市场询价、比价、议价 采购专员比照购置计划表上的物品到市场上至少选择三家以上进行询价、比价，并对商家提供的价格进行合理议价。（三）填写询价记录表 市场询价结束后，采购专员对询价结果进行记录，填写完询价记录表后交公司领导定夺。采购量小 采购量大 市场询价、比价、议价 填写并上报 询价记录表 选定 供货商 签订供货合同/协议 或定点采购 物品验收 与费用结算 行政部门编制购置计划表采购专员接收购置计划表 按购置计划表 临时采购 商家按合同供货 送货或自提 采购员自提 或商家送货（四）选定供货商 公司领导审批询价记录表后，根据询价记录表，确定供货商家。（五）采买 1.定点采买 确定供货商家后，对量大、价高、使用寿命长或需长期采购的物品可选择签订供货合同或选择长期合作。采购员定点采买时，可按照购置计划表的内容直接下单。定点单位没有所需物品的按临时采购进行。2.临时采购 确定供货商家后，对量小、价低、使用寿命短或临时需要的物品直接进行采买。（六）送货 送货方式可选择自提或商家送货上门。（七）验收 采买结束后，采购专员对商家送货的物品再进行一一确认，防止错送、漏送，或以次充好等。（八）费用结算 现款采购?采购人员必须凭有总工签字的借款单向财务部借款，采买后及时将物品与办公库管员进行数量、品质核点无误后，由办公库管员签字入库，采购员粘贴好报销票据（采购计划表、购货发票），由办公库管员签字、财务部审核后，总工签字，最后办理报销手续。?六、定点商铺管理（一）定点供货商选择 采购专员到市场选定至少 3 家信誉、产品质量以及送货效率较高的商铺，进行报价对比后，选定价格较优惠的商铺为定点供货单位，签订供货合同。（二）定点商铺价格监控 至少每半年一次，采购人员定期到市场进行比价，比价结束填写询价记录表，防止定点采购单位抬高价格。七、办公易耗品管理流程 （一）办公易耗品申领与审核 1.各部门根据本部门办公易耗品的使用情况，每月 25 日前提报下月办公易耗品领用计划。2.部门负责人知情、监督并获准签字后，再报厂级领导审批签字，签批后将办公易耗品申领单交由办公库管员。经审核后进行登记申领。（附件部门办公易耗品申领单）（二）核对库存数 1.办公库管员统计部门办公易耗品申领单所需物品数目后，与库存数进行核对，原则上库存数留存原数量的 1/3。量不足 采购阶段 各部门提交办公易耗品申领单 库管员验收、入库登记 各部门领用 库管员核对库存数量 行政部编制 购置计划表并审批 采购专员按购置计划表采购 量足 2.若库存足，库管员直接按本章第六小节中“办公易耗品的发放及领用”流程发放。3.若申领后数量不足，申请购置后再发放。（三）编制购置计划表 因库存数量不足，办公库管员编制 购置计划表 经总工审批后，将购置计划表交采购专员进行采购。（附件购置计划表）（四）采购 1.采购专员根据审批后的 购置计划表 进行采购，并于接到 购置计划表的七个工作日内（特殊时间要求除外）完成采购。2.优先在定点供货商处进行采买，按照合同规定的供货价格采购。3.采购流程参照本制度第五节“办公易耗品和销售奖品的采购流程”执行。（五）验收、入库登记 1.采购结束后，采购专员在办公易耗品购置计划表填写实际采购价格，签字后办公库管员，并附上送货单/收据/发票。2.办公库管员按照采购专员交回的购置计划表一一核对采买的物品种类、数量、质量、价格单据等，核实完毕后进行物品登记入库.（六）发放及领用 1.部门办公易耗品的发放 办公库管员根据各部门提交的部门办公易耗品申领单如实发放所列物品，领取时须签字确认。3.个人办公易耗品的领用 各部门员工个人需要临时支取时，在部门办公易耗品登记表上签字。八、附件 表 1部门办公易耗品申领单 表 2询价记录表 表 3购置计划表 表 4部门办公易耗品领取登记表 九、本制度由下发之日起执行。行政办公室 二一八年五月 部门办公易耗品申领单 申请部门：年月日 编号 名称 规格 单位 数量 使用人 备注 部门领导签字 办公库管员签字 部门物品领取人签字 询价记录表 询价人 询价日期 报价单位信息 名称 负责人 电话 地址 交货时间 付款 方式 税票情况 采购内容 型号/规格 数量 原报价 议价 最终单价 备注 采购人员建议 领导意见 购置计划表 日期：年月日 采购专员 预计完成采购时间 序号 品名 规格 单位 数量 预算 额度 实际 金额 备注 预算额度合计 元 实际采购合计(采购结束后填写)元 领导签字 验收并登记入库 采购专员签字 办公库管员签字 注：物品单价超过 1000 元的，需提前报价，待领导确认方可购买。部门办公易耗品领取登记表 所在部门 部门负责人 领取时间 物品名称 规格 单位 数量 领取人 备注 备注：此表作为各部门年度领用办公消耗品的记录凭证之一。