润滑油销售业务控制矩阵31740.pdf
【最新资料，WORD 文档，可编辑】业务目标 业务风险 控制点 1上报市场需求 1,1 1.2 经营风险：需求计划不合理或未及时上报，影响经营决策。1.1 地市公司润滑油经营管理部门根据市场需求及变化编写年、月度需求省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门对地市公司需求及除军工用油及区外市场外的其它客户需求进行汇总，经分管副经理审分别于每年 10 月、每月 20 日前向油品销售事业部上报下年度、下月度源需求计划。2编制下达计划 1,1 1.2 经营风险：未按规定编制、下达计划，影响正常经营。2.1 油品销售事业部根据股份公司年度生产经营计划，结合润滑油分公月度内部销售计划及省（市）分公司（区外销售公司）上报的需求计划平衡后制定年、月度经营计划、内部资源采购计划，按规定权限审批后对省（市）分公司（区外销售公司）的月度分解计划经分管副主任下达，年度分解计划经主任批准后下达。3内部采购 1,1 1.2 经营风险：计划下达不合理或不及时，影响经营；未按规定维护采购订单，不能实现系统控制。3.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销部下达的月度计划，将月度内部资源采购计划细化为分品种计划，经部人审批后上报销售事业部，由销售事业部与润滑油分公司进行衔接后，省（市）分公司（区外销售公司）执行。【ERP】润滑油业务部门根据月计划在 ERP 系统中维护采购订单，并根据发货通知单，及时创建内向交 业务目标 业务风险 控制点 1.2 经营风险：未按规定签署协议或订单，影响经营。32 省（市）分公司（区外销售公司）采购股份公司内润滑油分公司以单位的润滑油产品，应与生产单位签订购销协议或订单。【ERP】业务部购销协议或订单，在 ERP 系统中维护采购订单，及时创建内向交货单。4外部采购 1,1 1.2 1.3 1.4 2.1 经营风险、财务风险：未按规定进行信用评价，导致舞弊或损失，影响财务报告。4.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门统一组织对外商进行评价，供应商信用等级报省（市）分公司（区外销售公司）信用组（经理任组长）审批；根据供应商信用、同等质量级别的内部资源采和市场情况建议采购价格，填写外部采购申请表，按规定权限报批1.1 1.2 经营风险、财务风险：合同未按规定签署造成纠纷或损失，影响财务报告。合规风险：违反法律、4.2 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门按照经法律事定的示范合同文本拟订合同，合同签订人按规定权限与外部供应商签订同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、质量标准、包装规格、式、损耗率、违约责任等）。合同复印件交财务等部门。【ERP】业务部采购合同，在 ERP 系统中维护采购合同，参照采购合同创建采购订单，业务目标 业务风险 控制点 1.3 2.1 3.1 3.2 法规。建内向交货单。对示范合同文本条款进行文字性修改的，经同级法律事务部门审核;进行修改的,报法律事务部审核。5采购验收入库 1.2 3.1 经营风险：未按规定进行质量检验，影响正常交接。5.1 收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告（检验合格证）。出现质量问题或品种差异，查清原因报省（市）分公司销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批准后处理。1.2 2.1 经营风险、财务风险：未按规定验收入库，造成实际入库与合同不符,影响财务报告。5.2 油品计量验收合格后，库管凭质量合格报告、计量报告、收货通知入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作油库工作人员将收货通知单、验收报告、入库单连续编号，并由经办人人签字，存档并送相关部门。【ERP】油品计量验收后，仓库记账人员凭告，核对内向交货单，按照计量报告数据在 ERP 系统中录入实收量，并 业务目标 业务风险 控制点 统生成的入库单。1.2 经营风险：未按规定收油计量与处理超耗，导致货物无法正常交接或损失,影响财务报告。5.3 散装油卸油前后，油库计量人员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量实际收油数量，填写油罐动态分户账 和油品运输超耗（溢余）通出现运输超损耗问题，按规定填写罐车验收及复测记录，查清原因报分公司（区外销售公司），由相关部门提出处理意见，报分管副经理批理。6采购付款 1.3 经营风险：内部结算不符合规定，影响资金调度。6.1 内部结算：省（市）分公司（区外销售公司）从润滑油分公司采购产品，须通过中国石化财务有限责任公司内部结算。1.3 2.1 资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序办理外付款，造成损失，影响财务报告。6.2 外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办付款申请单并附采购合同、入库验收单等凭据，按规定权限审批后，交由分公司（区外销售公司）财务部门审核付款。【ERP】财务部门根据发票单核对价格、入库数量，在 ERP 系统内进行发票校验后办理付款。业务目标 业务风险 控制点 1.3 2.1 资产安全风险、财务风险：未按规定权限和程序对办理外付款，造成损失，影响财务报告。6.3 预付款：省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据信用等级和采购合同，填制预付款申请单，按规定权限审批后，交由财审核付款。7落实经营计划 1.1 1.2 经营风险：未按规定下达销售计划，影响经营。7.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门根据油品销售年、月度经营计划，结合本地区实际情况制定月度销售计划，经分管副批后下达，地市公司经营管理部门按计划分解落实到客户经理/门市部经1.1 1.2 经营风险：未按规定分解落实销售计划，影响经营。7.2 省（市）分公司（区外销售公司）各级零售管理部门根据油品销售事达的年、月度加油站润滑油经营计划，结合各站实际情况制定月度润滑计划，经部门负责人批准后，分解落实并下达到各加油站。8销售及客户管理 1.1 经营风险：营销人员配备不合理、岗位职责不8 1 各级润滑油经营管理部门依据不同的区域和销售对象设立客户经理（专卖店、超市、换油中心，下同）经理，客户经理/门市部经理负责开 业务目标 业务风险 控制点 1.2 清影响正常经营。护区域内润滑油市场的营销业务。各级零售管理部门依据各加油站的情况，设立专职或兼职加油站润滑油员，负责各加油站润滑油经营业务。1.1 1.2 经营风险：未按规定进行客户管理和市场分析，导致市场份额下降。未按规定维护客户主数据，不能实现系统控制。8.2 地市公司客户经理/门市部经理应走访客户,了解客户意见和需求，根填写区域市场客户档案更新表，报部门负责人。部门负责人安排专人负维护，及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新，至少每半年编消费、竞争分析报告，报省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营门负责人。【ERP】润滑油经营管理部门根据客户档案更新情况，填写区客户主数据维护表，由部门负责人审核确认后，主数据维护员在 ERP 系行维护。1.3 2.1 3.2 经营风险：合同未按规定签署，导致损失。财务风险：交易不真实，影响财务报告。合规风险：合同不符合法律、法规。8.3 信用销售必须签订购销合同，长期客户可签订年度购销合同。地市公经理/门市部经理在授权范围内与客户达成购销意向，报地市公司润滑油理部门作为与客户签订合同的依据。超出授权范围的，将客户需求及时公司部门负责人审批。合同签订人按规定权限依照经法律事务部审定的同示范文本与客户签订销售合同。合同文本修改比照本流程控制点 4.2。9信用核定和控制 1.3 经营风险、财务风险：未按规定实施信用控9.1 省（市）分公司（区外销售公司）信用管理领导小组（经理任组长）定本单位的信用政策和信用总体规模。润滑油经营部门根据客户的资金 业务目标 业务风险 控制点 2.1 制，导致货款损失或不能及时回笼，影响财务报告。未按规定维护信用主数据，不能实现系统控制。等状况，在规定的信用政策和信用总体规模内拟订客户具体信用限额和按规定权限审批。【ERP】润滑油经营部门填写客户信用主数据申请表，程序批准后，财务部门在 ERP 系统中维护信用主数据。1.3 资产安全风险：赊销业务不符合规定，导致货款损失或不能及时回笼。9.2 各级润滑油经营管理部门（客户经理）在核定的信用额度和时限内按限办理信用销售业务，对超出信用规定的，须报省（市）分公司（区外司）信用管理领导小组审批。合同签订人应同时签订货款回笼责任书笔或汇总），并与绩效考核挂钩。10价格制定 1.1 2.1 经营风险：未按规定定价造成效益流失。未按规定维护价格主数据，不能实现系统控制。财务风险：交易不真实，影响财务报告。10.1 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门结合市场制域润滑油销售最低限价，经部门负责人审核，报经理（价格领导小组）并报油品销售事业部。对于特殊用户，由省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部润滑油分公司直接报价。【ERP】根据批准的价格文件，财务部门在 ERP维护销售价格主数据。1.1 2.经营风险：未按规定定价造成效益流失。财务风险：交易不真实，10.2 地市公司客户经理/门市部经理执行规定价格，根据客户情况，低于价销售的，须上报地市公司润滑油经营管理部门，由地市公司上报省（公司（区外销售公司）价格领导小组审批。业务目标 业务风险 控制点 1 影响财务报告。1.1 经营风险：未按规定实施价格监控降低管理控制效果。10.3 省（市）分公司（区外销售公司）润滑油经营管理部门负责对销售行监控，每季度对价格的执行情况进行检查，形成书面记录，每月负责场价格信息。相关资料上报油品销售事业部。11开票与收款 1.3 2.1 经营风险、财务风险：未按规定销售开单与收款,造成损失，影响财务报告。11.1 现款销售：【非 ERP】各级润滑油营业部门开票人员，根据销售单凭据，复核无误后，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】营根据客户需求和收款凭据，在 ERP 系统维护销售订单。由不相容岗位人无误后，开具销售发票，打印系统提货通知单并加盖印章。1.3 2.1 资产安全风险、财务风险：未经审批擅自赊销，造成损失,影响财务报告。11.2 信用销售：【非 ERP】地市公司客户经理/门市部经理根据信用额度用销售审批单，经部门负责人审批后，开票人员确认客户欠款金额不超的信用额度，开具销售发票或提货通知单并加盖印章。【ERP】销售部门员在 ERP 系统建立销售订单。经确认客户欠款金额不超过规定的信用范开具销售发票或提货通知单并加盖印章。超出规定信用额度的需重新履程序，或经批准后由分公司财务部门信用主数据维护员在 ERP 系统中一放冻结的订单。业务目标 业务风险 控制点 1.1 13 经营风险、财务风险：未按规定组织配送与收款，造成损失，影响财务报告。11.3 地市公司的送货上门业务，由客户经理/门市部经理填写送货收款审经地市公司润滑油经营管理部门负责人审批同意后开具提货通知单或销票，组织安排运力给予配送。配送人员负责将所收油款当天内（最迟不一个工作日）解缴银行，将银行回单及时送交地市公司财务部门。1.1 1.2 2.1 经营风险、财务风险：未按规定代保管，造成损失或纠纷，影响财务报告。11.4 代保管业务：开具发票的客户，应在开票之日 10 天内提货。各级业对于逾期未提的油品应计入代保管台账，并根据政府规定、市场情况、况等确定是否收取代保管费，报分管副经理批准后执行。仓储部门会同门每月检查客户代保管情况。1.1 经营风险：擅自更改销售订单，造成损失或舞弊。11.5 各级润滑油营业部门开票人员如因操作失误或其它原因需要更改销单，必须由开票人员填制销售订单更改审批单，经部门负责人审批后方严禁开票人员自行更改。业务目标 业务风险 控制点 12油库发货 1.1 经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.1 地市公司润滑油门市部根据库存和销售情况，向所在地市公司润滑管理部门提交内部移库申请单，经该部门审核确认后统一组织配送。【滑油经营管理部门在 ERP 系统中创建预留单。1.1 经营风险：内部移库未经审核，影响正常经营。12.2 加油站根据库存和销售情况，向所在地市公司零售管理部门提出月申请表，经该部门审核确认后，转润滑油经营管理部门统一组织配送。润滑油经营管理部门在 ERP 系统中创建预留单。1.1 经营风险：未按规定接卸验收，造成舞弊或损失。12.3 门市部与加油站的接卸验收工作由承运人员和验收人员共同负责，员交货后将验收人员签字的发货单交润滑油经营管理部门汇总留存。1.1 经营风险：未按规定组织配送，造成损失。12.4 地市公司配送业务，由客户经理填写运输申请单报地市公司润滑油理部门，由部门调度人员根据申请单组织运输。交货后将客户签字的发润滑油经营管理部门留存。1.1 2.1 经营风险、财务风险：油库发货错误，引致纠纷或影响正常经营和财务报告。12.5【非 ERP】油库发货人员根据润滑油经营管理部门开具并盖有印章的知单安排客户或运输部门提货，并将提货通知单留存。【ERP】油库发货员接到客户的销售代保管（分）提货单时,应查询 ERP 系统提单信息并核提单内容相符后,按客户需求的发货数量（不大于提单数量）在系统里做账处理，再打印油品出库单交客户提油。业务目标 业务风险 控制点 1.1 经营风险：出库油品与发货要求不符，造成纠纷或损失。12.6 散装油灌装前，发货人员应检查罐车（油桶）的清洁度、是否专车专用，以确保出库油品质量。油库发油以油库计量表发货量为准，确保与应提数量一致。数质量部门定期检查油库发货计量的精确度。发货前员应检查油品的品种、规格、数量、有无破损等，确保与发货要求无误1.1 2.1 经营风险、财务风险：发货核对与差异处理不及时，影响财务报告和管理信息。12.7【非 ERP】油库发货人员每日交班前整理提货通知单，汇总发货数量日发货报表和代保管台账，交油库记账人员。油库记账人员复核日发货货通知单累计数量以及代保管台账，检查是否平衡，发现差异及时查找进行调整。同时编制商品进出库存台账，对商品的账存数和实存数进行记，定期汇总与核对。【ERP】油库发货人员每日交班前整理出库单，报账人员与 ERP 系统发货数量汇总表进行核对。13财务记账 2.1 财务风险：会计核算错误，财务报告失真。13.1【非 ERP】各级财务部门审核相关原始凭据,进行账务处理，会计凭相容岗位人员稽核。【ERP】各级财务部门每日复核原始票据和收款记录ERP 系统集成的销售发票进行核对。2.1 财务风险：往来核对不及时，影响财务报告。13.2 省（市）分公司（区外销售公司）应每月与外部供应商及客户等核款项，做好对账记录。业务目标 业务风险 控制点 14库存盘点 2.1 财务风险：库存核对及差异处理不及时，造成账实不符。14.1【非 ERP】润滑油经营管理部门记账人员每月与财务人员对账。油库与业务、财务部门核对提货通知单、代保管台账和销售发票等，发现差查找原因。2.1 财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.2 地市公司润滑油经营管理部门每月末对润滑油库存进行统一盘点。量及损溢分析报告经省（市）分公司润滑油经营管理部门负责人审核，权限审批后核销损溢。2.1 财务风险：未按规定盘点及损溢处理，造成账实不符。14.3 地市公司零售管理部门每月末对加油站润滑油库存进行统一盘点。量及损溢分析报告经省（市）分公司零售管理部门负责人审核，按规定批后核销损溢，并交省（市）分公司润滑油经营管理部门。15分析与考核 1.1 经营风险：未按规定分析与考核，降低管理效果。15.1 各级润滑油经营管理部门每月进行经营活动分析，掌握市场和客户总结销售工作得失，提出有针对性的销售策略，改进和完善客户服务的绩效考核部门依据考核办法奖惩。业务目标 业务风险 控制点
