人事行政-内控376.pdf

1 人事行政内控制度 1、总则 1.1 业务目标 规范和完善进联德公司的人力资源管理工作,执行并落实公司关于人事行政管理的各项规章制度，践行以人为本的管理理念，推动公司战略和企业文化的落实.1。2 业务风险 人力资源配置的不合理、引入与开发机制不健全、激励与考核机制的不公平、退出机制的不恰当，都会导致效率的降低、竞争力的下降甚至使公司遭受名誉的损失，影响公司持续健康发展。1。3 业务范围 本流程制度主要描述与人力行政管理相关的业务.1.4 业务流程描述 1。4.1 职责(1)负责公司人力资源工作的管理和监督。（2)负责人事行政相关制度的制定、修改和解释。1。4。2 主要工作内容 本制度的主要内容涵盖招聘配置、请假及考勤、离职管理、薪酬福利、劳动关系管理、档案管理等方面的内容。2、招聘配置 2.1 招聘录用原则 坚持“公开、公平、公正、择优录用”原则.2.2 招聘渠道 公司招聘员工分为内部招聘和外部招聘两种渠道。2。2。1 内部招聘是在公司出现职位空缺时，在同等条件下，公司优先从内部员工中选任。内部招聘可采用自行报名与内部推荐两种方式参与应聘。内部招聘可采用面试加考核的方式选拔，也可采用竞聘方式。2。2.2 外部招聘是公司内部无法满足职位空缺时，公司通过人才招聘会、2 网上招聘(58 同城网、智联招聘网、广西桂冠网）、校园招聘、员工推荐等方式获取人才。2.3 招聘流程 招聘流程包括招聘需求计划和招聘实施两部分。2.3。1 招聘需求计划 用人部门根据业务规划编制人员需求计划,包括岗位名称、人数、岗位职责和任职资格等。一般人员的招聘（用人部门）需至少提前 1 个月报人事部，中层领导的招聘(用人部门)需至少提前 2 个月报人事部，高管人员的招聘（公司)至少提前 3 个月报人事部.计划逐级审核批准后予以（统筹）实施,审批流程：用人部门提出申请部门负责人审批汇总总经理审批，未报招聘需求计划,或计划未被批准的,不得擅自招聘和录用人员。否则,由人事部承担人工招聘相关费用。2.3.2 招聘实施(1）招聘实施的一般步骤为：制定招聘方案发布招聘信息筛选简历笔试面试背景调查薪酬确认录用通知书入职报到。（2）所有人员的异动（含招聘、调配、任免等）必须有书面手续，人力资源主管人员应根据相应的异动手续为员工办理建档、签约（合同、协议等)、入保等人力资源管理手续,财务部门应据以上手续核发员工薪酬福利。(3）所有人员一经录用、报到，用人单位必须及时为其办理入职手续，员工的入职手续包括但不限于：填写员工入职申请手续表、证件复印、指纹录入、签订劳动合同/相关协议、建立员工档案、岗前培训（学习公司相关制度并签字确认)、领取办公用品等。3、考勤管理制度 3.1 为维护正常的工作秩序,提高工作效率，特制定本制度。3。2 公司员工必须自觉遵守劳动纪律，按时上下班，不迟到，不早退,工作时间不得擅自离开工作岗位。3。3 严格执行考勤打卡制度：公司实行每日上、下班打卡制度，员工每天上、下班需打卡，每日共计 2 次。3.4 严格请、销假制度,请假必须由本人书面填写请假条,并按规定程序履行签字3 手续后方为有效；特殊情况必须来电请示，并于事后 1 日内补办手续方为有效；未按规定执行一律视为旷工。具体规定：（1）事假 1 天以内的(含 1 天），由部门负责人批准;（2)3 天以内的（含 3 天），由副总经理批准；（3）3 天以上的,报总经理批准；(4）副总经理、董秘和部门负责人请假,一律由总经理批准；（5）员工事毕向行政部销假；（6）未经批准而擅自离开工作岗位的按旷工处理。3。5 外出管理：(1）员工上班直接在外公干的，返回公司时必须进行打卡登记；工程部因工作地点的特殊性，由部门负责人对部门员工进行考核。（2）上班后外出公干的，外出前需经部门负责人同意后到行政部备案方可外出，如没有得到部门负责人确认私自外出的,视为旷工;（3）下班时因公外出不能回公司打卡的，需向部门负责人请示批准；（4）公差外出的,需填写出差审批单，经领导签字批准后交行政部备案，否则差旅费不给予报销。3.6 迟到、早退相关规定：(1)每次迟到 10 分钟至 30 分钟的，一个月内累计 3 次的罚款 50 元,累计 46 次罚款 200 元,累计 7-10 次的按旷工 1 天论，超过 10 次的按旷工 2 天论；(2)每次迟到 30 分钟至 1 小时的，一个月内累计达 2 次的罚款 100 元，累计 3-5次的按旷工 1 天论，超过 6 次的按旷工 2 天论。(3)每次迟到 1 小时至 2 小时的罚款 100 元,2 小时以上的按旷工半天论.（4)早退 30 分钟以内的每次罚款 20 元，早退 30 分钟至 1 小时的每次罚款 50元，早退 1 小时至 2 小时按旷工半天论，早退 2 小时以上的按旷工 1 天论.3.7 工作时间禁止打牌、下棋、串岗聊天等做与工作无关的事情。（1)如有违反者当天按旷工 1 天处理；（2）当月累计 2 次的，按旷工 2 天处理;（3）当月累计 3 次的，按旷工 3 天处理;(4)当月累计 3 次以上者给予辞退.4 3.8 旷工管理规定：(1）旷工半天的扣发 1 天的工资；（2）当月累计旷工 1 天的，扣发 2 天工资；(3)当月累计旷工 2 天的,扣发 5 天工资;(4)当月累计旷工 3 天以上(含 3 天）,给予辞退。3。9 参加公司组织的会议、培训、学习、考试或其他团队活动，如有事请假的，必须提前向组织者或带队者请假。在规定时间内未到或早退的，按照本制度第五条、第六条规定处理;未经批准擅自不参加的，视为旷工，按照本制度第八条规定处理。4、离职管理 4.1 员工离职情形 个人原因，主动辞职;协商一致解除劳动合同;劳动合同到期员工不同意续签；公司依法解除劳动合同（如违纪辞退）；生效法律文书裁判解除劳动合同。4.2 离职手续 员工因任何原因从公司离职，必须办理离职手续。离职手续应由员工本人自行办理.未办手续离开公司视为旷工。4.3 辞职流程(1）员工申请:提前 30 天提交书面辞职申请.(2）员工确认:明确工作交接安排及最后工作日等相关信息。（3）离职手续：离职员工应提交本人签字并加按手印的“离职申请”（或其他相关协议等），填制员工离职审批表并办理工作交接，财、物交还，人事等手续。5、薪酬福利 人力资源部负责制定公司薪酬福利方案。5.1 薪酬结构 5 薪酬结构包括基本工资、工龄工资、全勤奖、各项津贴（学历、职称、专业证书、职务等）、绩效工资等。5。2 计酬方式 公司员工执行统一的基本工作标准，工龄工资根据员工的入职时间计算，全勤奖根据是否满勤来核算，各项津贴根据员工的实际情况来核算，绩效工资根据个人月度完成的工作量来核算。5。3 薪酬发放 5.3。1 发放周期和方式：工资每月发放两次，首次是基本工资，第二次是绩效工作.通过银行转帐到员工指定账户。5.3.2 新入职员工报到日起薪，离职人员离职日止薪。5。3.3 各项扣款（1）依据员工出勤情况,计算请假或缺勤扣款（2）依据公司的相关规定，公司可代扣代缴员工因个人原因产生的个人费用.6、劳动关系管理办法 61 劳动关系的建立 61.1 公司根据用人的实际情况，与员工建立用工关系,必须以书面形式确定，即劳动合同、外聘协议、劳务用工等。62 劳动合同的订立，正式录用的员工，在 1 个月内公司必须与其签订劳动合同.6.2.1 订立的条件 经公司审批通过,同意聘用，且提交完整的入职材料，入职材料应包括：个人简历及应聘登记表;身份证原件及复印件；第一学历和最高学历毕业证、学位证原件及复印件；相关资格证书原件及复印件；与上一家单位解除或终止劳动关系的证明；（应届毕业生应携带报到证）6.2.2 订立时间 员工上岗之日应与公司签订劳动合同,办理社会保险。未签订劳动合同的人6 员，各部门不得安排员工上岗工作.若确因特殊原因不能及时签订的，报批后必须在一个月内签订，若出现员工不愿意签订劳动合同的，公司与其终止劳动关系。6.2。3 期限 A、固定期限劳动合同:期限一般为 3-5 年，试用期为 36 个月。B、完成一定工作任务的劳动合同：以工作任务起止为准，无试用期。6.2.4 虚假个人资料和信息视为对公司欺诈；员工个人信息发生变动时，应在 15 日内以书面形式通知公司。6。2。5 试用期工资不低于正式录用工资的 80%,且不低于当地最低工资标准。6。2。6 劳动合同一式两份，由人行部门安排专人保管；保管人员的劳动合同由其主管保管。6.3 劳动合同的解除 6.3.1 劳动合同解除，是指在有效期内，未出现法定终止情况，公司或员工因主客观情况变化，对已存续的劳动关系，提前终结的行为。包括双方协商解除、员工单方解除、公司单方解除.6。3。2 公司与员工协商一致，可以解除劳动合同。6.3。3 员工请求调动到其它公司工作的，员工应与原公司解除劳动合同，与新聘入公司签订劳动合同,员工必须在相关材料上签字确认。6。3.4 发生下列情形之一的，公司可随时解除劳动关系并不承担补偿、赔偿责任：在试用期间证明不符合录用条件的；严重违反劳动纪律或公司的规章制度的；严重失职、营私舞弊,对公司造成一万元以上损失的；被依法追究刑事责任的；欺诈或胁迫订立劳动合同的;与其他单位同时建立劳动关系的.7、档案管理制度 7.1 总则 7.11 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，制定本档案管理制度。7 7.1。2 公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。7 1。3 本档案管理制度适用于广西进联德环保工程有限公司及其下属的项目公司、分子公司。7。2 档案分类及责任人 7.2。1 档案分类 公司档案分为工程资料、财务资料、合同资料、进度款资料、行政人事资料、资质证件资料、印章使用记录资料。7。2.2 责任人（1）工程资料包括：招投标文件、施工图设计文件、施工组织设计（施工方案)、开工令、施工过程管控文件、设计单位文件及实施情况检查报告、施工总结、竣工报告、竣工验收报告、监理竣工质量评价报告、竣工验收意见书、竣工验收证书、工程设施移交单、质保资料等工程施工备案等相关资料。上述工程资料由资料员按照项目进行收集归档后交由法务进行存放保管。（2）财务资料包括事务所出具资料、财务发票专用章、银行复核 U 盾、银行制单 U 盾及支票明细、会计凭证、保险柜资料（包括保险柜钥匙、贷款卡、发票、法人私章等)。其中事务所出具资料、银行制单 U 盾及支票明细、保险柜资料及会计凭证的保管责任岗位为出纳岗；公司财务发票专用章及银行复核 U 盾的保管责任岗位为会计岗。（3)合同资料是指公司与其他单位、个人签订的各类商事协议,由合同经办人签订后交由法务进行归档保管。(4）进度款资料是指公司或对方单位申请工程进度款的各种申请材料，其保管责任岗位为预算岗。(5)行政人事资料是指包括公司员工劳动合同、员工入职基本信息资料及离职手续资料等行政人事资料，其保管责任岗位为行政人事专员岗。(6）资质证件资料包括各公司资质文件和证件资料，其保管责任岗位为行政人事专员岗。（7）印章使用记录资料是指公司印章使用申请登记及留底材料，由印章保管人负责保管。8 7.3 细则 7.3。1 管理人职责（1）公司按照 2.2 条的规定指定专人负责文件材料的管理。文件材料的收集由各部门管理人员或经办人员负责整理，经与管理责任岗位的责任人办理交接手续后由责任人进行归档管理.(2）各档案管理责任岗位的责任人在与经办人进行档案交接时，要清点归档文件材料的份数,检查是否为原件及每份文件的页数是否齐全完整.（3)各管理责任岗位的责任人应建立对应的电子版检索目录，并及时进行更新.(4）各管理责任岗位的责任人在进行档案归档管理时原则上不同年度的文件一般不得放在一起立卷,如有同一期项目工程出现跨年情况，则以项目为存档依据，统一存放。（5）各管理责任岗位的责任人应采取文件上锁等有效管理措施，保证所管档案文件的安全。7。3。2 档案借阅规定(1）档案只有公司内部人员可以借阅，需到对应管理责任岗位的责任人处填写档案借阅登记表(见附件）,经其所属部门负责人及运营部负责人审批批准后，方可借阅。（2）档案借阅遵循“当日借出，当日归还”原则,如有需要再次执行借阅手续.对借出档案，管理责任岗位的责任人要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还，应要求借阅人写出书面报告，报总经理处理。(3）借阅人不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。7.3.3 责任 管理责任岗位的责任人需遵守本制度,忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。如因失职致使所保管档案丢失造成公司利益损失的，公司可保留向责任人追究责任的权利。