总经理办公室制度.doc

1福济堂福济堂 总经理办公室总经理办公室 管理制度管理制度2总经办管理制度总经办管理制度第一章第一章 工作职责工作职责1总经办直接对总经理负责。2负责日常文电的处理和文稿的审核工作，准确迅速、安全地对公文进行处理，并对文稿进行把关。3做好会务工作，包括会议的审批、通知、材料、服务、记录、纪要整理、文件立卷等等。4搞好查办、催办。对总经理批示的重要事件要抓好，落实，并及时汇报查办情况。5协助总经理安排好工作布局。对重点工作，重要会议和活动提出合理方案，供总经理参考。6做好总经理决策前的准备工作，收集必要信息并做好信息收集分析工作，提供可靠依据、参考、建议和方法；在决策过程中，做好控制工作。根据情况，及时提出补充、调整性意见，在决策贯彻落实后，做好总结评估工作并提出完善化措施。7做好文件的保管、保密工作。8搞好后勤保障等服务工作。9做好公司各内外有关单位的沟通协调工作。10完善法律意识及框架，从律师角度完善各部合同，加强公章管理。第二章第二章 监督职能监督职能第一节第一节 监督职能监督职能1) 对各部门行为规范执行情况进行检查、监督，对各部门各岗位员工的行为进行巡查，督促员工在部门的一切行为活动均严格按行为标准执行。2) 对各科室岗位制度执行情况、工作完成情况进行不定时的核查；必要时将进行跟踪调查，调查各科室汇报情况或数据的真实性。3) 对科室与科室、科室与部门之间的工作程序进行核查。4) 查实各级之间的工作协调情况，找出因程序不当而影响公司正常经营的原因，进而督促具体科室或部门及时进行解决，对已造成损失的情况写成书面报告交总经理。5) 采取抽样调查、寻访供应商、参照对比价格等方式对采供部供应物料价格的合理性进行核查。36) 通过现场调查或根据各部门的反馈情况对经营过程中所出现的问题解决的及时性进行监督。 7) 对公司所有人员考勤制度执行情况进行监督。第二节第二节 促进职能促进职能1) 促进各部门严格按已制定的行为、语言标准进行经营活动，规范员工行为、使公司运作得到有力的控制。2) 促进各级部门就经营问题进行积极有效的沟通和协调，以便及时有效地解决各类问题。3) 促进各类供应物料的价、量得到有效的控制，找出价效之间的关系，以便降低生产成本。4) 通过监督和培训方案的实施促进员工行为规范、操作技能、业务知识得以不断的提高。5) 能在部门与科室之间建立一个协调解决问题的平台。6) 修订相应的行为标准和不符合公司经营实际需要的工作程序。7) 对公司日常各类事务进行协调。8) 对公司所有人员的月绩效进行协助考核。9) 通过现场检查情况决定员工的培训内容。10) 对各部门的承诺内容进行督促。第三章第三章 对外接待对外接待第一节第一节 接待原则接待原则接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去：1.平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待，落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。2.对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调。3.节约原则。招待来宾不铺张浪费，不重复宴请（根据客人具体情况而定） 。4.周到原则。接待程序应衔接周密，接待方式应完善；以礼相待，热情、周到。5.保密原则。向来宾介绍情况，注意保守公司机密。重要会议要有记录。巧妙回避敏感或不宜回答的问题。4第二节第二节 接待部门接待部门第一条 总经办负责公司办公场所的前台接待工作。总经办及各部门为公司负责接待的职能部门（对口接待） 。第二条 遇到重大接待工作和活动，协助总经理协调各相关部门、机构共同做好此项工作。第三节第三节 接待规格、内容和程序接待规格、内容和程序第一条 接待规格：1.高规格接待：陪客比来宾职务高一些。适用于政府部门、金融机构、税务部门、工商部门、新闻单位派员来人；其他企事业单位来员洽商重要事宜等情况；2.对等接待：陪客与来宾职务相同。适用于一般性接待活动；3.低规格接待：陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。第二条 接待内容：前台接待，工作接待，重大接待。第三条 前台接待程序：1.前台接待来访时应使用普通话。对来访客人应主动招呼，礼貌大方，热情周到。问清来访目的、被访部门及人员，是否预约，并通知相关部门及人员。如被访部门及人员不愿接待，需婉言向客人解释。2.对需要会见公司高层领导的客人，一定要问清事先有无预约，并请示被找总经理是否接见；对重要客人要引领到会客室。3.请来访人员填写访客登记簿时应做到以礼相待，有理有节。4.遇到外来公务检查人员(公安、工商、税务、消防、卫生等)，前台人员应及时报告有关部门接待陪同。5.不以衣着取人，不得讥讽客人，不与客人争辩。第四条 工作接待程序：1.接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、目的、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。2.布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请总经理批准。3.迎接安排。根据来宾身份、人数、性别、预订招待所或宾馆，定好伙食标准，安排好进餐方式、时间、地点，按抵达时间派人派车迎接。4.看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和详细目的，商定活动日程并通知有关部门。5.安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。6.组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对重要的检查活动，安排汇报、座谈会。57.根据情况，安排宴请、文艺晚会、参观游览等。送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿账目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。第五条 重大接待工作：由公司高层领导亲自组织，总经办和相关责任部门负责实施。1.公司高层领导布置任务；2.总经办和相关责任部门拟定实施计划及费用预算，报公司高层总经理审批；3.按计划实施接待；4.接待工作完毕，总经办及相关责任部门及时总结，形成书面报告。第四节第四节 票务及酒店预订票务及酒店预订 第一条 为规范机票、火车票及酒店预订管理程序，特明确本规定。第二条 公司总经理、副总经理、部门经理，预订机票可在总经办办理。收到机票后可付现金或写借条交总经办，出差回来后三天内将机票交总经办冲帐。如机票遗失，自行到财务部冲账。第三条 其它人员出差，需总经办代订机票、火车票的，需向总经办付现金。总经办不予挂帐、垫款。第四条 所有出差人员预订酒店必须经总经办统一办理并事先填写“订房单” ，写清姓名、职务、人数，房型等。第五条 订普通酒店的客房需部门经理签字后由总经办审核办理。订高级酒店的客房，需由总经理签字同意。第六条 因公司工作需要需预订酒店会议室的，由总经理签字同意后办理。第七条 如遇总经理出差，可通过电话确认后由总经办办理预订。并由总经理补办签字手续。第四章第四章 公章管公章管理理第一条 公司公章由总经办专人管理，如管理公章人员有事外出，交由总经办其他人员代管。第二条 公章使用实行审查、登记说明制度。普通文件（通知、证明、招标资料等）由公章管理员审查后并进行登记方可盖章。第三条 合同、协议须由总经理签字方可盖章。如总经理外出，需由总经理电话通知公章管理员方可盖章，并由总经理事后补办签字手续。第四条 未经总经理允许，不得在空白文件、公函上盖章，如有特殊情况，必须由当事人预先请示并说明情况。第五条 如有机密文件不能交公章管理员审阅，必须由总经理附情况说明并签字。第六条 不得将公章外借，特殊情况需将详细情况说明及用章人员名单报总经理审核后6交总经办备案方可借出。第七条 总经办有权对存在违反公章管理制度、违反公司制度和存有疑虑的文件拒绝盖章。第八条 盖章必须在总经办内进行，不得以任何理由借到其他办公室。第五章第五章 名片管理名片管理第一条公司印制名片的范围：部门经理以上的级别，部门工作人员因工作需要而需要印制名片的由部门经理批准。第二条名片格式：公司名片格式统一化，由公司总经办和行政部依据企业形象规划设计。第三条名片印制程序：公司总经办统一负责对外印制名片的印制工作(经营二部业务名片由经营部负责印制)。印制名片申请者填写名片印制申请单，经部门经理审批后由总经办负责安排采供部印制。名片印制需要检查名片职务与实际职务是否相符，是否有印刷差错。 第四条名片英文使用须符合国际惯例和规范要求。 第五条名片使用：名片使用须恰到好处，不可滥用，合理掌握使用范围。掌握名片递送礼仪和交换规则。第六条公务、客户名片须在公司内共同使用，不得据为私人所有。