Excel表格实用技巧大全及全部快捷键.pdf
Excel 表格实用技巧大全及全部快捷键 一、让数据显示不一致颜色 在学生成绩分析表中，假如想让总分大于等于 500 分的分数以蓝色显示，小于 500 分的分数以红色显示。操作的步骤如下：首先，选中总分所在列，执行“格式条件格式”，在弹出的“条件格式”对话框中，将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或者等于”，然后在第三个框中输入 500，单击格式按钮，在“单元格格式”对话框中，将“字体”的颜色设置为蓝色，然后再单击添加按钮，并以同样方法设置小于 500，字体设置为红色，最后单击确定按钮。这时候，只要你的总分大于或者等于 500 分，就会以蓝色数字显示，否则以红色显示。二、将成绩合理排序 假如需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口的“要紧关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”，最后单击 确定按钮。三.分数排行:假如需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序，当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下：先选中所有的数据列，选择“数据排序”，然后在弹出“排序”窗口的“要紧关键字”下拉列表中选择“总分”，并选中“递减”单选框，在“次要关键字”下拉列表中选择“姓名”，最后单击 确定按钮 四、操纵数据类型 在输入工作表的时候，需要在单元格中只输入整数而不能输入小数，或者者只能输入日期型的数据。幸好 Excel 2003 具有自动推断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格，然后选择“数据有效性”，在“数据有效性”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“同意”框中选择特定的数据类型，当然还要给这个类型加上一些特定的要求，如整数务必是介于某一数之间等等。另外你能够选择“出错警告”选项卡，设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。假如不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样，现在处处有提示了吧，当你输入信息类型错误或者者不符合某些要求时就会警告了。1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符？比如：在单位的人事资料，在 excel 中输入后，由于上级要求在原先的职称证书的号码全部再加两位，即要在每个人的证书号码前再添上两位数 13，假如一个一个改的话实在太烦恼了，那么我们能够用下面的办法，省时又省力：1）假设证书号在 A 列，在 A 列后点击鼠标右键，插入一列，为 B 列；2）在 B2 单元格写入：=13&A2 后回车；3）看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗？鼠标放到 B2 位置，单元格的下方不是有一个小方点吗，按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。若是在原证书号后面加 13 则在 B2 单元格中写入：=A2&“13”后回车。2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数？打开“工具”，选“选项”，再选“常规”，在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名，则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。3、在 EXCEL 中输入如“-”、“-”之类的格式后它即变成月日，月日等日期形式，怎么办？这是由于 EXCEL 自动识别为日期格式所造成，你只要点击主菜单的“格式”菜单，选“单元格”，再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了 4、在 EXCEL 中如何使它象 WORD 一样的自动定时储存文件？点击“工具”菜单“自动储存”项，设置自动储存文件夹的间隔时间。假如在“工具”菜单下没有“自动储存”菜单项，那么执行“工具”菜单下“加载宏.”选上“自动储存”，“确定”。然后进行设置即可。5、用 Excel 做多页的表格时，如何像 Word 的表格那样做一个标题，即每页的第一行（或者几行）是一样的。但是不是用页眉来完成？在 EXCEL 的文件菜单页面设置工作表打印标题；可进行顶端或者左端标题设置，通过按下折叠对话框按钮后，用鼠标划定范围即 可。这样 Excel 就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。6、在 Excel 中如何设置加权平均？加权平均在财务核算与统计工作中经常用到，并不是一项很复杂的计算，关键是要懂得加权平均值事实上就是总量值（如金额）除以总数量得出的单位平均值，而不是简单的将各个单位值（如单价）平均后得到的那个单位值。在 Excel 中可设置公式解决（事实上就是一个除法算式），分母是各个量值之与，分子是相应的各个数量之与，它的结果就是这些量值的加权平均值。7、假如在一个 Excel 文件中含有多个工作表，如何将多个工作表一次设置成同样的页眉与页脚？如何才能一次打印多个工作表？把鼠标移到工作表的名称处（若你没有特别设置的话，Excel 自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.”），然后点右键，在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项，这时你的所有操作都是针对全部工作表了，不管是设置页眉与页脚还是打印你工作表。8、EXCEL 中有序号一栏，由于对表格进行调整，序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在太慢太烦恼，用什么方法能够快速解决？假如序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话，那么在制作 EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开，如在“总分”与“排名”之间空开一列，为了不影响显示美观，可将这一空的列字段设为隐藏，这样在调整表格（数据清单）的内容时就不可能影响序号了。9、用 Excel2000 做成的工资表，只有第一个人有工资条的条头（如编号、姓名、岗位工资.），想输出成工资条的形式。这个问题应该这样解决：先复制一张工资表，然后在页面设置中选中工作表选项，设置打印工作表行标题，选好工资条的条头，然后在每一个人之间插入行分页符，再把页长设置成工资条的高度即可。10、在xcel 中小数点无法输入，按小数点，显示的却是逗号，不管如何设置选项都无济于事，该怎么办？这是一个比较特殊的问题，我曾为此花了十几个小时的时间，但说白了很简单。在indows 的操纵面板中，点击“区域设置”图标，在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文（中国）”，在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”（未改前是“，”），按“确定”按钮结束。这样再打开 Excel 就一切都正常了。11、如何快速选取特定区域？使用 F5 键能够快速选取特定区域。比如，要选取 A2：A1000，最简便的方法是按 F5 键，出现“定位”窗口，在“引用”栏内输入需选取的区域 A2：A1000。12、如何快速返回选中区域？按 Ctr+BacksPae（即退格键）。13、如何快速定位到单元格？方法一：按 F5 键，出现“定位”对话框，在引用栏中输入欲跳到的单元格地址，单市“确定”按钮即可。方法二：单击编辑栏左侧单元格地址框，输入单元格地址即可。14、“Ctrl*”的特殊功用 通常来说，当处理一个工作表中有很多数据的表格时，通过选定表格中某个单元格，然后按下 Ctrl*键可选定整个表格。Ctfl*选定的区域是这样决定的：根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。16、如何在不一致单元格中快速输入同一数内容？选定单元格区域，输入值，然后按 Ctrl Ener 键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。17、只记得函数的名称，但记不清函数的参数了，怎么办？假如你明白所要使用函数的名字，但又记不清它的所有参数格式，那么能够用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。具体方法是：在编辑栏中输入一个等号其后接函数名，然后按 Ctr A 键，Excel 则自动进入“函数指南步骤 2 之 2”。当使用易于经历的名字且具有很长一串参数的函数时，上述方法显得特别有用。18、如何把选定的一个或者多个单元格拖放至新的位置？按住 Shift 键能够快速修改单元格内容的次序。具体方法是：选定单元格，按下 Shift 键，移动鼠标指针至单元格边缘，直至出现拖放指针箭头（空心箭头），然后按住鼠标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志，左右拖拉时会变为垂直“工”状标志，释放鼠标按钮完成操作后，选定的一个或者多个单元格就被拖放至新的位置。19、如何让屏幕上的工作空间变大？能够将不用的工具栏隐藏，也能够极大化 Excel 窗口，或者者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。20、如何使用快显菜单？快显菜单中包含了一些操作中最常用的命令，利用它们能够大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不一致命令。21、如何使用快显菜单？快显菜单中包含了一些操作中最常用的命令，利用它们能够大大提高操作效率。首先选定一个区域，然后单击鼠标右健即可调出快显菜单，根据操作需要选择不一致命令。22、如何防止 Excel 自动打开太多文件？当 Excel 启动时，它会自动打开 Xlstart 目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时，Excel 加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于 Xlstart 目录下的文件移走。另外，还要防止 EXcel 打开替补启动目录下的文件：选择“工具”“选项”“普通”，将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。23、如何去掉网格线？1）除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”，再选中“视图”，找到“网格线”，使之失效；2）除去打印时的未定义表格线 有的时候会出现这样的情况：你在编辑时未定义的表格线（在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线），通常情况下在打印时是不可能打印出来的，可有的时候却偏偏不听使唤给打印出来了，特别是一些所谓的“电脑”VCD 中编辑的 Excel 表格更是这样。要除去这些表格线，只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单，点击一下“网格线”左边的选择框，取消选择“网格线”就行了。24、如何快速格式化报表？为了制作出美观的报表，需要对报表进行格式化。有快捷方法，即自动套用 Excel 预设的表格样式。方法是：选定操作区域，选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令，在格式列表框中选取一款你满意的格式样式，按“确定”按钮即可。要注意的是，格式列表框下面有包含“数字”、“边框线”、“字体”等 6 个“应用格式种类”选项，若某项前面的“x”不出现，则在套用表格样式时就不可能用该项。25、如何快速地复制单元格的格式？要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，如今鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。26、如何为表格添加斜线？通常我们习惯表格上有斜线，而工作表本身并没有提供该功能。事实上，我们能够使用绘图工具来实现：单击“绘图”按钮，选取“直线”，鼠标变成十字型将其移至要添加斜线的开始位置，按住鼠标左键拖动至终止位置，释放鼠标，斜线就画出来了。另外，使用“文字框”按钮能够方便地在斜线上下方添加文字，但文字周围有边框，要想取消它，可选中文字框，调出快显菜单，选择“对象格式”“图案”，选择“无边框”项即可。27、如何快速地将数字作为文本输入？在输入数字前加一个单引号“”，能够强制地将数字作为文本输入。28、如何定义自己的函数？用户在 Excel 中能够自定义函数。切换至 Visual Basic 模块，或者插入一页新的模块表（Module），在出现的空白程序窗口中键入自定义函数 VBA 程序，按 Enter 确认后完成编 写工作，Excel 将自动检查其正确性。此后，在同一工作薄内，你就能够与使用 Exed 内部函数一样在工作表中使用自定义函数，如：Function Zm(a)If a 60 Then im不及格”Else Zm=“及格”End If End Function 29、如何在一个与自定义函数驻留工作簿不一致的工作簿内的工作表公式中调用自定义 函数？可在包含自定义函数的工作薄打开的前提下，使用链接的方法(也就是在调用函数时加上该函数所在的工作簿名)。假设上例中的自定义函数 Zm 所在工作薄为 MYUDF.XLS，现要在另一不一致工作簿中的工作表公式中调用 Zm 函数，应首先确保 MYUDF.XLS 被打开，然后使用下述链接的方法：=MYUDF.XLS！ZM(b2)30、如何快速输入数据序列？假如你需要输入诸如表格中的项目序号、日期序列等一些特殊的数据系列，千万别逐条输入，为何不让 Excel 自动填充呢？在第一个单元格内输入起始数据，在下一个单元格内输入第二个数据，选定这两个单元格，将光标指向单元格右下方的填充柄，沿着要填充的方向拖动填充柄，拖过的单元格中会自动按 Excel 内部规定的序列进行填充。假如能将自己经常要用到的某些有规律的数据（如办公室人员名单），定义成序列，以备日后自动填充，岂不一劳永逸！选择“工具”菜单中的“选项”命令，再选择“自定义序列”标签，在输入框中输入新序列，注意在新序列各项 2 间要输入半角符号的逗号加以分隔（比如：张三，李四，王二），单击“增加”按钮将输入的序列储存起来。31、使用鼠标右键拖动单元格填充柄 上例中，介绍了使用鼠标左键拖动单元格填充柄自动填充数据序列的方法。事实上，使用鼠标右键拖动单元格填充柄则更具灵活性。在某单元格内输入数据，按住鼠标右键沿着要填充序列的方向拖动填充柄，将会出现包含下列各项的菜单：复制单元格、以序列方式填充、以格式填充、以值填充；以天数填充、以工作日该充、以月该充、以年填充；序列如今，你能够根据需要选择一种填充方式。32 假如你的工作表中已有某个序列项，想把它定义成自动填充序列以备后用，是否需要按照上面介绍的自定义序列的方法重新输入这些序列项？不需要。有快捷方法：选定包含序列项的单元格区域，选择“工具”“选项”“自定义序列”，单击“引入”按钮将选定区域的序列项添加至“自定义序列”对话框，按“确定”按钮返回工作表，下次就能够用这个序列项了。33、上例中，假如你已拥育的序列项中含有许多重复项，应如何处理使其没有重复项，以便使用“引入”的方法快速创建所需的自定义序列？选定单元格区域，选择“数据”“筛选”“高级筛选”，选定“不选重复的记录”选项，按“确定”按钮即可。34、如何对工作簿进行安全保护？假如你不想别人打开或者修改你的工作簿，那么办法加个密码吧。打开工作薄，选择“文件”菜单中的“另存为”命令，选取“选项”，根据用户的需要分别输入“打开文件口令”或者“修改文件 D 令”，按“确定”退出。工作簿（表）被保护之后，还可对工作表中某些单元格区域的重要数据进行保护，起到双重保护的功能，如今你能够这样做：首先，选定需保护的单元格区域，选取“格式”菜单中的“单元格”命令，选取“保护”，从对话框中选取“锁定”，单由“确定”按钮退出。然后选取“工具”菜单中的“保护”命令，选取“保护工作表”，根据提示两次输入口令后退出。注意：不要不记得你设置有“口令”。35、如何使单元格中的颜色与底纹不打印出来？对那些加了保护的单元格，还能够设置颜色与底纹，以便让用户一目了然，从颜色上看出那些单元格加了保护不能修改，从而可增加数据输入时的直观感受。但却带来了问题，即在黑白打印时假如连颜色与底纹都打出来，表格的可视性就大打折扣。解决办法是：选择“文件”“页面设置”“工作表”，在“打印”栏内选择“单元格单色打印”选项。之后，打印出来的表格就面目如初了。六、让数据按需排序 假如你要将员工按其所在的部门进行排序，这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序，也不是按笔画顺序，怎么办?可使用自定义序列来排序。1.执行“格式选项”命令，打开“选项”对话框，进入“自定义序列”标签中，在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等)，单击“添加”与“确定”按钮退出。2.选中“部门”列中任意一个单元格，执行“数据排序”命令，打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，弹出“排序选项”对话框，按其中的下拉按钮，选中刚才自定义的序列，按两次“确定”按钮返回，所有数据就按要求进行了排序。全部常用 Excel 快捷键都整理在这里，全部常用 Excel 快捷键菜单与工具栏操作 Alt+F 激活“文件菜单 Alt+E 激活“编辑菜单 Alt+V 激活“视图菜单 Alt+I 激活“插入菜单 Alt+O 激活“格式菜单 Alt+T 激活“工具菜单 Alt+D 激活“数据菜单 Alt+W 激活“窗口菜单 Alt+H 激活“帮助菜单 Ctrl+Shift+F 激活工具条上字体下拉列表框 Ctrl+Shift+P 激活工具条上字号下拉列表框 Alt+空格键 弹出 Excel 左上角快捷菜单 选择操作 Ctrl+A 全选单元格区域 Ctrl+Shift+空格 全选单元格区域，若无单元格区域或者在单元格区域外部按此快捷键，将选择整个工作表中所有的单元格。再次按下该组合键将选择工作表全部单元格。Shift+F8 可连续选择不相邻的区域。Shift+Ctrl+O 选择工作表中有评论的单元格 Shift+左方向箭 向左选择区域 Shift+右方向箭 向右选择区域 Shift+上方向箭 向上选择区域 Shift+下方向箭 向下选择区域 Shift+空格 选择单元格所在行 移动操作 Home 快速移至一行的开始 Ctrl+Home 快速移到工作表的开始单元格 Ctrl+End 快速移至工作表区域的结尾 PageUp 翻至前一页 PageDown 翻至下一页 上、下、左、右方向箭 分别向上、向下、向左、向右移动选择单元格 Tab 键 向右移动 Shift+Tab 键 向左移动 Ctrl+左方向箭头 移至左边区域 Ctrl+右方向箭头 移至右边区域 Ctrl+上方向箭头 移至上方区域 Ctrl+下方向箭头 移至下方区域 Ctrl+Backspace 键 移至活动单元格 Alt+PageUp 左移一屏 Alt+PageDown 右移一屏 编辑操作 F2 在单元格中按 F2 键即可对该单元格进行编辑 Shift+F2 在单元格中按 Shift+F2 键即可对该单元格进行批注编辑 F4 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按 F4 会直接将该单元格字体加粗 Ctrl+Y 重复上一操作，即若上一操作为给某单元格字体加粗则下步在另一单元格中按 F4 会直接将该单元格字体加粗 Ctrl+Z 撤销操作 Shift+F4 在单元格区域中查找空单元格并在空单元格间移动。若工作表为空，则会弹出“Excel 找不到正在搜索的数据消息框 F7 快速调出“拼写检查对话框并对所选单元格进行拼写检查 Ctrl+B 加粗单元格字体 Ctrl+C 复制单元格区域内容 Ctrl+Insert 复制单元格区域内容 Ctrl+X 剪切单元格区域内容 Ctrl+V 粘贴单元格内容 Ctrl+D 删除列 Ctrl+R 实现向右填充功能。即在单元格中选定一行区域后按 Ctrl+R 键，则该行区域均填充与第一个单元格相同的数值 Ctrl+I 使单元格字体为斜体 Ctrl+U 给单元格文本加下划线 Ctrl+Shift+7(&)应用边框 Ctrl+Shift+-取消边框 Alt+=(+)自动求与 Ctrl+;插入当前日期 Ctrl+Shift+;插入当前时间 Ctrl+Shift+复制上面单元格的值到本单元格中 Insert 插入模式 Delete 删除 快速调出对话框操作 F3 调出“粘贴名称对话框 Shift+F3 调出“插入函数对话框并在单元格中输入“=号以便插入函数 Ctrl+F3 调出“定义名称对话框并对所选单元格区域定义名称 Ctrl+Shift+F3 调出“指定名称对话框快速为所选单元格区域指定名称 F5 调出“定位对话框 Ctrl+G 调出“定位对话框 Shift+F5 调出“查找与替换对话框 Ctrl+F 调出“查找与替换对话框并定位在“查找选项卡上 Ctrl+H 调出“查找与替换对话框并定位在“替换选项卡上 Alt+F8 调出“宏对话框 Ctrl+F12 调出“打开对话框 Ctrl+O 调出“打开对话框 Ctrl+Shift+F12 调出“打印对话框 Ctrl+P 调出“打印对话框 Ctrl+K 调出“插入超链接对话框，为所选区域插入超链接 Ctrl+1(!)调出“单元格格式对话框 然后能够利用下列快捷键对该对话框中边框选项卡进行操作：Alt+T 应用或者取消上框线 Alt+B 应用或者取消下框线 Alt+L 应用或者取消左框线 Alt+R 应用或者取消右框线 Alt+D 应用或者取消向下的对角框线 Alt+U 应用或者取消向上的对角框线 Alt+H 应用或者取消水平内部框线 Alt+V 应用或者取消垂直内部框线 Ctrl+Shift+=(+)调出“插入对话框 Alt+调出“样式对话框 对工作表与工作簿及窗口的操作 Alt+F1 快速插入图表工作表(以缺省图表类型)F11 快速插入图表工作表(以缺省图表类型)Ctrl+N 创建新工作簿 Ctrl+F5 恢复工作表原有的尺寸大小 Ctrl+F6 切换到下一个工作簿 Shift+Ctrl+F6 切换到前一个工作簿 Ctrl+PageUp 切换到下一个工作表 Ctrl+PageDown 切换到前一个工作表 Alt+F6 切换到 VBE 编辑器代码模块(当然需要工作簿中有 VBE 模块)Ctrl+F7 移动工作表窗口 Ctrl+F8 重新调整窗口的尺寸 F9 对工作簿进行重新计算 Shift+F9 对工作表进行重新计算 Ctrl+F9 最小化工作簿窗口 Ctrl+F10 调整工作簿窗口 Shift+F11 插入新工作表 Ctrl+F11 插入新的宏工作表 Alt+F11 打开 VBE 编辑器 Ctrl+Tab 键 切换至下一个窗口 Ctrl+Shift+Tab 键 切换至前一个窗口 储存与退出操作 Alt+F2 将工作簿另存即调出“另存为对话框并将工作簿另存 F12 将工作簿另存即调出“另存为对话框并将工作簿另存 Shift+F12 储存工作簿。若为新工作簿，则弹出“另存为对话框 Ctrl+S 储存工作簿。若为新工作簿，则弹出“另存为对话框 Ctrl+F4 关闭当前工作簿，若该工作簿已储存或者者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未储存则弹出是否储存警告框。Alt+F4 关闭工作簿，若该工作簿已储存或者者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未储存则弹出储存警告框。Ctrl+W 关闭工作簿，若该工作簿已储存或者者是新工作簿则直接关闭；若该工作簿已改变但未储存则弹出储存警告框。其它 F1 快速调出 Excel 帮助 Ctrl+8(*)建立分级显示(若无分级显示则弹出警告框)Alt+向下箭头键 显示带有本列中所有值的下拉列表 Alt+Tab 键 切换到下一个正运行的应用程序 Altdff 自动筛选（同时按键）
