公司车辆维修与费用报销管理规定.pdf

股 份 有 限 公 司 车辆维修及费用报销管理规定、总则（一）为加强对公司车辆维修的管理，减少车辆的维修费用，有效的 延长车辆的使用寿命，不断规范车辆的管理，特制定本规定。（二）本规定适用于对公司所有车辆维修及费用报销管理的相关事 宜。（三）公司车辆分为两类，一类是用于日常经营管理的小型车辆，由 总经办小车班负责统一管理，具体由小车班班长管理；另一类是用于生产 物流的货运车辆，由物流部负责统一管理，由物流部指定车辆班长负责统 一管理。（四）公司车辆的维修分为日常保养维修与故障维修两种，不需去修 理厂的车辆日常维护由司机白行完成，车辆班长监督执行。二、车辆维修规定（一）公司的车辆的维修与司机原则上实行定人、定车制，即负责每 辆车维修的司机相对固定，司机负责车辆的日常维护与维修。避免因司机 对车辆情况不熟悉而发生不当维修。因出车需要在其他司机出车时发现车 辆有问题的，需告知责任司机及上报车辆班长，由责任司机负责按规定维 修。责任司机一但确定，原则上不随意变动，并向部门负责人书面报备。（二）日常保养维修原则上每 5000 公里做一次，需要在 维修申请 单上注明里程数备查。轮胎原则上根据磨损程度每 6 万到 8 万公里更换 一次。车辆三滤、机油的更换和年审，要严格按照车辆行驶里程维护规定 和车辆年审时间，按期更换和审验，驾驶人员不得随意延期和拖审。故障 维修根据车辆实际故障进行，须提前填写车辆维修申请单。（三）驾驶员要爱护车辆，要严格按照行车规程规范操作，白觉做好 平时车辆的维护保养，确保车辆处于良好状态。驾驶员在每日下班前对车 辆进行检查、发动，发现问题后应立即上报车辆班长，并先进行白修。每 天上班出车前，也要进行车辆的常规检查。（四）若司机无法白行修复车辆存在的问题，需及时填写车辆维修 申请单，详细说明维修的项目、类别和损坏原因及费用预算，经车辆班 长审核并签字后报总经办或物流部领导进行审核，属于 300 元以下修理项 目的，由车辆班长报请 总经办或物流部领导 批准修理；300 元以上修理项 目的，由车辆班长对车辆进行现场验证，在维修申请单上签字确认后，由 总经办或物流部领导报请上一级主管领导批准修理。（五）司机将车辆送修理厂维修时，必须送到公司指定的修理厂进行 修理，否则费用不予报销。（六）公司的指定修理厂的选择应先由车辆班长进行市场调查，货比 三家，从技术能力、服务水平及与公司距离等相关因素综合评估后，最后 经过总经办主任、财务部部长及车辆班长综合评估后，报主管领导批准确 定。公司根据需要选择两到三家作为指定修理厂，签署合作协议，争取优 惠价格。（七）指定修理厂原则上每年进行综合评估一次，如果在价格或服务 方面不能达到公司要求，则可以重新选择。（八）常用汽车零部件如轮胎、电瓶、机油格等的价格应先按公司现 有车辆的情况提前做好市场调查，给出三种档次规格的价格备查。每次更 换前做出预算。（九）公司的高级公务车辆及特种车辆进行维修时，由于维修价格较 高，必须由车辆班长提出书面车辆维修申请单，并对修理费用做出认 真评估后，由总经办主任或物流部长审 核，报上一级领导批准后，送达指 定维修厂修理，否则费用不予报销。（十）在车辆的修理过程中司机和车辆班长需要加强监督，发现计划 修理项目与送修项目不符时，应及时确认是否可理，如不合理，要与修理 厂沟通处理。如是合理情况或之前没有预料到的问题，须及时上报 总经办 或物物流部负责人，并与修理厂进行协商合理价格。（十一）根据车辆的行驶里程或使用时间，公司车辆的大修、中修事 宜由车辆班长统一安排，确因实际情况需要进行大修、中修时，必须填写 车辆维修申请单报交 总经办或物流部 审核，经上一级主管领导审批同 意后方可送修理厂修理。（十二）车辆维修完成后，司机应向修理厂索要车辆修理详单，此单一式两份，修理厂及司机各持一份。内容包括维修工时费、更换零部 件及其他相关费用明细，车辆班长需要对车辆的维修结果进行验收签字，如有与维修申请不符的，应在维修申请表上进行及时补充说明，并签字确 认。否则，维修费用不予报批。（十三）司机必须将车辆维修中替换下的车辆零配件带回公司，由车 辆班长负责清点，如还可以再利用的，要登记入库，由车辆班长管理。若 无法再利用，可作报废处理。（十四）车辆班长应为每一辆车建立一个 车辆维修档案，并妥善 保管，及 时 完 善，作 为 车 辆 日 常 维 修 保 养 及 费 用 报 销 的 重 要 依 据 备 查。车 辆维修档案是车辆档案的重要组成部分，应妥善保管。（十五）车辆档案由相关部门车辆班长负责建立与完善，档案内容包 括：车辆行驶证复印件（原件随车）、车辆购车凭证复印件（原件存财务 部）、车辆维修档案、车辆年检记录、车辆保险单等与车辆有关的一切档 案资料。三、车辆修理费用及报销（一）司机或车辆班长应妥善保管车辆维修申请单、修理厂出据 的实际维修单明细表（需有经办司机及车辆班长的签字确认），及每辆车 的日常维修档案记录，在结算维修费用时一并出具查证。（二）在日常维修车辆时，更换零部件的费用或维修费用原则上应在 预算以内，否则，多余部分不予报销。超过预算的必须按本规定第二条第（十）款和第（十二）款的要求提前沟通并向部门领导报备，并要有当时 书面说明或记录。事后说明或在报销时才说明的，一律不予报销。（三）车辆送到指定修理厂修理的费用原则上每季度结算一次，修理 厂在每季度最后一个月 25 日前到公司统一结算，费用应先由车辆班长按 公司规定审核签字，并报部门领导审核确认金额后，再由修理厂开具正规 税票，按公司规定履行报销流程，原则上下月 10 日前支付。（四）车辆在中途发生故障急需就近维修时，200 元以下修理项目时，须电话征得车辆班长同意，超过 200 元以上的修理由车辆班长报部门负责 人同意后方可维修，如果有随车人员时需在修理费用单上作签字证明。（五）车辆在路途中进行维修时，司机也必须带回替换下的废旧零部 件，并经车辆班长进行登记核查，同时向部门负责人报备。（六）临时修车后司机所拿回的车辆修理详单应写明修车类别、项目、部位及费用预算，由车辆班长签字核定，超过预算并已经事先请示 部门领导的，还须经部门负责签字确认，及时记录。车辆的大修、中修必 须经过部门负责人审核后，再报上一级领导审批。（七）驾驶人员因人为因素造成车辆损坏产生维修费的，视当时的实 际情况，专项处理，原则上由司机至少承担维修总价 30%勺费用。四、附则（一）本规定由总经办制定，财务部、物流部及人力资源部联合审核 后发布，其解释权、修改权归总经办所有。（二）本规定经总裁审批后，白颁布之日起执行。（三）公司原有制度与本规定冲突者，按本制度执行。