XX集团出差管理办法.pdf

XX 集团出差管理办法 1 总则 1.1 为规范出差管理，保障燃气 XX 集团各项经营管理活动的正常进行，增收节支，制订本办法。1.2 本办法适用于 XX 公司各职能部室。2 出差审批程序 2.1 出差申请 2.1.1 因工作需要出差的员工，首先填写出差登记表（一式 3 联，分别用于费用报销预批、借款、考勤），注明事由、地点、行程、日期、随行人员、交通工具等事项；同一部门两人以上一起出差，填写一张表；填表后交直接上级签署意见。2.1.2 出差费用的申请实行提早报批，出差人员出差前须在出差登记表上全面列明估计支付的各项费用金额。2.2 审批权限 2.2.1XX 公司总部人员在出差计划内的出差由主管领导批准，在计划外的出差由总经理或者其授权人审批。2.2.2 通常员工出差由所在部门主管审核，报主管副(总)经理批准；副(总)经理、总经理助理出差由（总）经理决定；（总）经理出差可自行决定，但出差前须向 XX 公司总经理报告。2.2.3 出差费用的申请金额在月度预算标准之内的须经所在部门的主管领导批准，报财务部门审核；申请金额超过月度预算标准的须经所在部门主管领导批准，财务部门审核后，上报总经理审批。2.2.4 差旅费估计超过 1000 元的，可办理相应的差旅费借款。3 交通工具选择标准 3.1 出差交通工具选择须根据业务重要程度、时间要求及路途长短等客观因素确定。3.2 短途出差(单程距离在 300 公里以内)3.2.1 已经配有公务、自用车的干部短途出差，可按照业务用车管理规定的有关规定乘坐公务、自用车前往。3.2.2 员工短途出差，通常乘坐长途客车、火车前往，但存在下述情况之一时，经主管领导批准，可申请派用车辆：（1）符合公务车、自用车配备制度配车标准，但尚未配备公务、自用车的干部短途出差；（2）同行人数超过 2 人，派车费用经济时；（3）随身携带物品较多或者极为重要时；（4）乘坐长途客车或者火车不方便，且需要速去速归时。3.3 长途出差（单程距离在 300 公里以上）3.3.1 长途出差可乘坐长途客车、火车、客船、飞机及公务车。3.3.2 员工乘坐火车出差，夜间（当日晚 6 时至次日早 8 时）运行时间在 6 小时以上的，可购买硬卧；经理级及 XX 公司聘任的高级专业人员乘坐火车出差，运行时间在 6 小时以上的，可购买硬卧；副总经理级及 XX 公司聘任的资深级专业(含)以上人员乘坐火车出差，运行时间在 6 小时以上的，可购买软卧；因故未能乘坐卧铺的，按同程直快硬座票价的 40或者特快硬座票价的 30给予补贴。3.3.3 员工乘客船出差，可购买三等舱；副总经理级及 XX 公司聘任的资深级专业(含)以上人员乘客船出差，可购买二等舱。3.3.4 副总经理级及 XX 公司聘任的资深级专业(含)以上人员出差，可乘坐飞机；其他员工出差需乘飞机的，须向 XX 公司总经理或者区域总经理提交申请，获准后方可乘坐。3.3.5 已经配有公务、自用车的员工长途出差，单程距离在 300 公里以上可借用司机，乘本人的公务、自用车往返，有关费用按差旅费报销。3.4 员工调入（含毕业生报到）的乘车标准与出差的乘车标准相同。到 XX 公司进行面试的人员，不报销差旅费。4 住宿费用及补助 4.1 通常标准 4.1.1 员工出差住宿执行标准定额，住宿费在标准定额以内凭票据报销，超出定额部分原则上由个人自负，具体标准见附件 2。出差补助按出差日期及出差地区标准核发，标准见附件 3。4.1.2 未聘任职级的员工，按通常员工标准执行。4.2 住宿费用的核定 4.2.1 出差期间无须住宿或者因工作关系获得免费住宿的，没有住宿补助。无该次出差有效住宿单据的，视同取得免费住宿，免发相应的住宿补助。4.2.2 出差人员为两人（含）以上时：（1）随行人员为一人或者异性的两人，住宿标准与上级相同；（2）随行人员为级别不相同的两人时，住宿费按随行两人中较高级别人员的标准执行；（3）随行人员为级别相同的两人或者超过两人时，按照各自标准执行。4.2.3 符合第 2.2.2 条(1)、(2)款的，住宿费在上级标准内实报实销。4.2.4 参加有关会议且交纳的会务费已经包含食宿费用的，不得再报销该期间的住宿费与获得出差补助。4.2.5 外埠企业员工到廊坊市区出差且在廊坊市区无住所的，一律到集团的宾馆及招待所住宿。4.3 餐费补助的核定 4.3.1 出差目的地为 XX 公司总部、所属企业与办事机构的(不含家在出差目的地的员工)，在目的地工作期间免费就餐的，餐费补助标准减半执行。4.3.2 出差人员对外有招待业务的，按招待次数每次核减日餐费补助的 40%；全天均有招待业务的，核减当日全部餐费补助；招待费另行审批报销。4.3.3 出差当天往返的，如大于 6 小时，按出差一天计发补助；超过24 小时按实际出差天数计发补助。4.4 通讯费补助的核定 4.4.1 出差目的地为一、二、三类地区的，出差前其通讯费由 XX 公司总经办负责核定报销标准上报 XX 公司总经理审批。4.4.2 出差目的地为四、五、六类地区的，每人每天补助 10 元。4.4.3 出差目的地为 XX 公司总部、所属企业与办事机构的(含家在出差目的员工)，其工作期间均按上述标准执行。5 旅差报告 5.1 出差人员出差期间每到一地，须及时向直接上级报告所在地点、联系方式及工作开展等事项，并请示有关事宜。5.2 出差完毕，须在一天内向直接上级汇报。6 报销程序 6.1 员工出差完毕，向直接上级汇报后，即可填制差旅费报销单办理报销事宜。一同出差的，应一同或者同时办理报销手续。6.1.1 填制的差旅费报销单应全面反映差旅行程，形成完整的环形路线。实行费用包干的项目以实际发生并经上级核定的出差天数计算包干金额，并填写于相应栏目。6.1.2 报销单据应使用原始凭证粘贴单粘贴整齐，保证原始单据整洁、清晰；报销单据项目填写不全、有涂改痕迹的按无效单据处理。6.2 未超过出差费用申请金额的持出差登记表与差旅费报销单经所在部门主管领导批准后，直接到所在单位财务部门报销；超过出差费用申请金额的，须将超标的原因填写清晰后，持出差登记表与 差旅费报销单 经所在部门直接主管领导批准，报总经理审批后，直接到所在单位财务部门报销。6.3 调入员工（含应届毕业生），报销路费及行李托运费，须经人力资源管理部门主管在差费报销单上签认后，办理财务报销手续。6.4 报销时，财务人员按下列规定对有关单据费用进行处理 6.4.1 交通费报销以实际单据为准；确因业务需要乘坐市内出租车，出租车票应记载时间、始发地、到达地等内容。6.4.2 出差期间因业务需要发生的传真费、邮寄费、等，应在票据背面填写清晰事由。6.4.3 调入员工可报销路费及行李托运费。享受安家费待遇的，不再报销调入费用；应届毕业生学校已发派遣费的，报销符合标准的报到费用减去派遣费后的余额部分。7 罚则 7.1 出差人员须在出差登记表中拟定的期限内按时返回，未经许可逾期返回的，扣减其逾期天数的住宿费及出差补助。7.2 出差时须按照出差登记表中拟定的路线及目的地前往，未经许可私自前往其他地点的，有关费用不予报销，且扣减相应天数的出差补助。7.3 出差时须按照规定标准乘坐交通工具、住宿，如无特殊原因，超出标准的部分，一律由个人负担。7.4 出差人员须于返回之日起一个月内报销有关费用还清出差借款，如规定时间内未还清出差借款，将不再下催款通知单，直接从第二个月开始从工资中给予扣减。并执行“前帐不清，后帐不借”的原则。8 附则 8.1 司机、及实行业绩提成、费用包干的人员，可依相应规定执行，不再执行本办法。8.2 成员企业如执行本办法难以承担费用开支的，可适当下调住宿标准与补助标准。8.3 出差人员应享受其他待遇的，按照 XX 公司有关规定执行。8.4 本办法由 XX 公司财务部负责解释、修订。8.5 本办法自 XX 年 XX 月 XX 日起实施。附件 1：表 1 地区等级划分一览表 附件 2：表 2 出差人员住宿定额标准 附件 3:表 3 出差人员餐费补助定额标准 附件 4：表 4 出差登记表 附件 1 表 1 地区等级划分一览表 地区等级 范 围 一级 日本、北美、西欧、北欧及澳洲等国家与地区 二级 东南亚、西亚、东欧、南欧、前苏联等地区 三级 非洲、中美洲、南亚、南美洲等其他国家与地区 四级 北京市、上海市、广州市、深圳市、东莞市、珠海市、厦门市 五级 天津市、重庆市、广东省、浙江省、海南省、苏州市、常州市、无锡市与部分沿海开放城市及省会级城市 六级 国内除四级、五级所列示地区以外的地区 注：部分沿海开放城市是指不在四级地区以内的沿海开放城市。包含：大连、秦皇岛、烟台、青岛、连云港、南通、福州、湛江、北海及国家新开发的沿海城市。附件 2 表 2 出差人员住宿标准 单位：人民币 元 类 别 出差地区 一级 二级 三级 四级 五级 六级 副总经理级（含）以上干部、资深级职员 XXX XXX XX XXX XXX XXX 经理级干部、高级职员 XXX XXX XX XXX XXX XXX 其他员工 XXX XXX XX XXX XXX XXX 注:总经理级(含)以上干部与薪等为十等的专业人员的住宿费用实报实销。附件 3 表 3 出差人员餐费补助标准 单位：人民币 元 类 别 出差地区 一级 二级 三级 四级 五级 六级 副总经理级（含）以上干部、资深级职员 XXX XXX XX XXX XXX XXX 经理级干部、高级职员 XXX XXX XX XXX XXX XXX 其他员工 XXX XXX XX XXX XXX XXX 附件 4 表 4 出差登记表 单位：填表时间：年 月 日 出差人姓名：随行人员姓名：估计费用：借款金额（大写）：出差地点 出差时间 交通工具 出发地 目的地 出发时间 到达时间 火车 汽车 卧铺 飞机 轮船 事由：