行政业务办公室管理制度.pdf

天源织造有限公司 行政业务办公室日常管理制度 第一章 总则 办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，为了创造一个安全、舒适、健康的办公环境，完善公司管理体系，树立良好的外部形象，提高工作质量和办事效率，根据工作实际制定本制度。第二章 员工行为规范 第一条 职业道德 忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。第二条 形象规范（一）公司员工日常着装应以端庄大方、整齐清洁为标准。不允许衣着暴露、前卫或着运动装出现在办公场所。（二）仪容要以干净、整洁、素雅为标准，不得浓妆。（三）行为举止要文明、礼貌，不得打架，斗殴，酗酒，从事违法乱纪的活动。（四）说话要和气、谦逊，要使用“请、您好、谢谢、对不起、再见”等文明用语。为集体创造团结、友善的氛围。（五）办公场所、业务往来推广使用普通话。第二条 工作行为规范（一）遵守党和国家的法律、法规，遵守公司各项规章制度。（二）按时上下班，不得迟到、早退、旷工。临时有事外出必须向部门主管领导请假，经领导批准后方可离开。（三）办公室工作人员在接待来访和接听电话时要注意行为规范和文明用语；办公电话铃声应调到适量位置，讲电话声音应适量；不准用办公室电话进行私人交往或闲聊。（四）工作手机应 24 小时开机，若确实有特殊原因无法开机应事先告知办公室并通知各部门负责人。（五）注意保持室内办公环境和办公台面的整洁有序、整理好各自档案卷宗。（六）上班时间不得干与工作无关的事，严禁上班时间看电视，炒股票、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。（七）保守公司业务秘密和工艺技术秘密，不准对外泄露与产品质量、工艺、单价、资金等有关的事情。否则一经发现，将根据情节轻重，给予经济及行政处罚，严重的解除上岗合同。（八）严禁随地乱扔、乱倒垃圾，严禁从窗户向外或从楼上往下倒水、扔烟头、纸屑、吐痰等。（九）爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司办公用品管理制度 第一章 购买管理 第一条 办公用品购买本着实用、节约的原则，每月由办公室统一购买。第二条 办公用品管理实行需求审批、计划采购、入库建帐、领取登记和使用专人负责制度。第三条 各部门根据实际需求填写办公用品申请（领用）表，每月 25 日交配件仓库管理员，由配件仓库管理员根据现有库存情况核定汇总后报经理批准，再购置发放，并建立台帐。第四条 临时急需使用的办公用品由配件仓库管理员报经理同意后采购。大型办公用品采购必须报请经理审批签字后方可购买。第五条 采购人员应严格遵守职业道德，及时了解市场商品信息，选择对口适用，质量可靠，价格合理的办公用品。第六条 办公用品入库前，配件仓库管理员应认真检查验收，建帐登记，妥善保管，做到帐物相符；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。第二章 领取及使用 第七条 本着节约的原则使用办公用品。第八条 购置回的办公用品存放配件仓库统一管理、登记和发放。第九条 配件管理人员须清楚的掌握办公用品库存情况，经常整理清点，库存不足及时申请和购进。第十条 已配发的各种工作用具和办公用品，由使用部门和个人认真保管、爱惜使用，不得私自转借和处理。对无故损坏者，由个人负责。第十一条 领用办公用品用具必须认真履行手续，应填写办公用品申请（领用）表。第十二条 办公计算机、打印机、复印机等设备专人专管，禁止其他人员随便使用；出现故障需以报告形式交办公室，由办公室报请经理批准后联系维修，并对故障原因予以追查对相关责任人给予相应处罚。第十三条 公用复印机、传真机，由办公室指定专人负责，实行打印复印登记制度。办公室应每次对打印复印的部门、人员、主题、份数和日期做好登记。第十四条 严禁员工将办公用品带出单位挪作私用。员工离职时应将所负责保管和使用的物品退回办公室（消耗品除外），并填写物品交接表。第十五条 爱护办公设备、仪器，节约使用纸张，能用废纸打印复印的不得使用新纸，严格按照办公室规定使用办公设备 第十六条 非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废时，使用人应填写 办公用品报废申请单，经本部门主管审核并报经理同意后，到配件仓库办理报废手续，由财务扣除损耗。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司 行政业务办公室考勤管理制度 第一章 上下班遵守细则 第一条 业务部门员工应严格按作息时间出勤。第二条 作息时间 (星期六及星期日不上晚班)：上午 08：00-11：30；下午 14：00-18：00；晚上 18：30-20：00 第三条 打卡在上班时间 5 分钟后 15 分钟以内（包含）视为迟到，15 分钟以上（不包括 15 分钟）视为旷工，迟到者视为旷职半日论。第四条 打卡在下班时间 5 分钟后 15 分钟以内（包含）视为早退，15 分钟以上（不包括 15 分钟）视为旷工，早退者一律作旷职半日论。第五条 迟到早退次数的计算，以当月为限，当月累计 3 次一下（包含 3 次）的不予处罚。第六条 当月累计旷工 3 次以上（不包含 3 次）视为自动离职，不予结算工资。第二章 考勤打卡管理 第七条 业务部门所有员上下班均需打考勤卡。第八条 业务部门员工下午加班者，普通下班时间不必打卡，待加班完毕才予打卡。第九条 因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回公司者，应打退卡后才能离开公司。第十条 员工上下班，必须亲自打卡，不得代替他人，他人代替打卡。若替人打卡，打卡者及被打卡者，第一次予以罚款 100 元，第二次予以予罚款 300 元；第三次予开除，且不予结算工资。第十一条 上班中因事外出者，其出入均不必打卡，但须向主管领导或指定人员提出外申请单，经核准后考勤管理人员将其出入时间，准确记录在案。第十二条 上下班忘记打卡者，持记录卡请直属主管领导证明上下班时间，并签名后，卡片放回原处。第十三条 在公司用餐时，内勤人员中午可免打卡(仅上下班打卡即可)，在外面用餐时，则按规定每日打卡四次。第三章 请销假制度 第十四条 职工外出，必须履行请销假制度，并按时返回销假，工作时间内无特殊事由不得请假。第十五条 批准权限（一）员工请假不超过 12 小时，由部门主管批准；超过 12 小时需报总经理经理批准。（二）请假人员应在离开岗位前应知会与之有业务关联的人员，做好工作交接安排，并将个人去向告知办公室常驻人员。（三）所有批准假期时间包括往返时间。第十六条 出差（一）出差一律书面报批，出差人员需填写出差审批单，由经理签字批准。（三）如有特殊情况需出差，来不及办理手续的，应先电话告知经理事后补办手续。（四）出差人员应在离开岗位前应知会与之有业务关联的人员，做好工作交接安排，并将个人去向告知办公室常驻人员。第十七条 事假 （一）员工正常假尚未休完，不批事假；已休完正常假，确有特殊情况需请事假时，经分管领导同意后报经理审批。（二）事假每季度不准超过 15 天，逾期不规视为自动离职。第十八条 办公室应专人负责行政业务人员的考勤工作。第十九条 安排专人记录，记录必须准确真实，相关票据要和考勤表有照应可追溯。第二十条 每周星期五、星期六不上夜班外，其他时间段均应按时上下班，事假及正常休假应按照请销假制度执行，到办公室备案。第二十一条 考勤员应认真负责，加强考勤，做到不虚报、不乱报、不徇私情；第二十二条 考勤表必须与所批复的请假条相一致。无假外出者按旷工处理，视情节轻重公司予以扣除工资福利、清退等处理。第二十三条 考勤表在每月的 1 号由考勤员负责整理，报送总经理审批后转财务部门作为当月工资奖金发放的依据。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司文件卷宗归档 管理制度 第一条 各类文件由办公室按照公文处理规范起草整理、使用统一制式、统一编制，经总经理审批签发方可印发执行。第二条 各类文档应以发文或收文日期及文件编号统一编号，归档。第三条 因办理需要，复印后发给各部门的文件，由涉及部门按照收文日期编号造册管理。第四条 各类传真文书，收到后要及时进行登记办理，进行编号归档管理。第五条 公司各部门对上级直属单位、监理单位的报告、请示，客户业务往来的合同、订单等正式文书，按照公司统一文件格式，编号签发。行文规定按公司行文办法中相关规定执行。第六条 销售、采购报价单、合同文书及报表须总经理经理签阅执行后归档管理。第七条 销售部门建立完善客户信息档案，做好业务往来、产品打样等归档管理。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司会议管理制度 第一条 公司实行例会制度，主要包括半月月例会、临时性会议和其他部门会。半月例会须有会议记录，由办公室负责记录。第二条 原则上每月1日和16日召开半月例会各一次会议由总经理经理主持，总经理不能出息的由副总经理主持。第三条 与会人员应实行签到制度，并做好会议记录。第四条 需要形成会议纪要，会议纪要由办公室负责在会后一天完成，同时分发各部门。第五条 临时性会议根据工作需要召开，各部门可根据需要自行组织时间召开，但原则上要务实简单。第六条 每次会议凡通知到的与会人员，因故不能出席应向部门领导请假。并形成书面理由，主管签字后同签到表一并留存。无故缺席者视为旷工论处。第七条 会议期间，避免频繁进出或早退，并主动将手机调至静音。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司办公电话管理制度 第一条 行政业务人员所配工作电话专人专管，不得外借他人或作为工作之外其他用途。人为损坏遗失，由电话使用人员照价赔偿。第二条 工作手机应 24 小时开机，若确实有特殊原因无法开机应事先告知办公室并通知各部门负责人。第三条 工作电话内部通话免费，外部通话 220 分钟/月，因私欠费的由自己补缴当月所欠话费。第四条 公司座机电话为传真专用，未经批准不得用于其它活动，办公室应对每次来电在电话记录本上进行详细登记。第五条 移动办公电话、座机、传真宽带费由办公室每月按时到营业厅交纳，不再单独报销个人充值电话费。确因特殊原因(诸如出差、工作需要和突发事件等)造成电话费严重超标者，需打报告，由公司经理批准后方可报销。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日 天源织造有限公司办公计算管理制度 第一条 为加强公司的计算机管理，确保网络信息安全通畅、业务数据安全、合理使用计算机，充分利用现有资源，特制定本制度。第二条 遵守法律法规不得查阅、复制和传播有碍社会治安、破坏社会风气的信息。第三条 公司计算机以及计算机网络资源是公司用于工作目的的投资，严禁上班时间看电视，炒股票、打牌、上网聊天、看电影、玩游戏等与工作无关的行为发生。第四条 为确保单机和网络的安全，计算机中安装的杀毒软件要经常杀毒并及时升级、不安装来历不明的软件。第五条 使用 U 盘、移动硬盘等即插即用外围设备前应做好杀毒、隔离等防范措施。第六条 不随意删除别人保存的文档等；未经允许不得使用他人计算机操作。第七条 对于（键盘、鼠标）等易耗物品及时进行卫生清理，经常进行磁盘碎片整理垃圾文件清理等系统维护工作，以保证正常运作计算机。第八条 严禁私自更改局域网内现有分配的 IP 地址及网关等，如出现冲突情况或网络出现其他问题请及时将信息反馈给维修人员，以便及时解决问题。第九条 分配到个人使用的计算机，使用者必须对设备的安全和完整负责任。若出现人为损坏或不当操作引起的毁损由使用者复原或照价赔偿。第十条 分配到个人使用的计算机应设置个人专用登机密码。使用计算机过程中要做好商业保密工作，做好计算机内数据文本文件的保密工作。确保公司保密文件不外漏。第十一条 离机十分钟以上，应把计算机设置为休眠或锁定状态。第十二条 下班后按照正规关机程序和步骤关闭计算机，并切断与之连接的相关电源后方可离开。如遇停电等特殊情况，应事先切断电源。第十三条 公司内计算机软件统一由行政办公室管理、安装或授权专人负责，计算机使用者不得随意改动、删除或安装与工作无关的软件。第十四条 操作系统不能随意更改，不能随意拆卸机箱，更换硬件配件，计算机发生故障，及时与维修人员联系。第十五条 公司的所有计算机系统及相关的附属设备（如打印机、扫描仪、网络设备等）的采购、使用、报废等必须经报经总经理审核同意。福建省南安市天源织造有限公司 二一一年十月一日