礼品采购及领用制度.pdf

科技有限公司 礼品统一米购及领用制度 编制:审核:批准:2017 年 月 日 实施 1 目的 为了加强对公司员工在经营活动中赠送礼品的管理，提高工作效率，树立良好的公司形象与风气，减少开支，避免浪费，特制定本制度。2 范围 本制度适用于公司对外经营活动中礼品采购与制作、领用、赠送相关 的所有行为。3 定义 本制度所称的礼品，是指由公司统一采购并用于公司接待及外联的所 用物品。4 工作职责 4.1 综合部是公司礼品的管理部门，负责礼品的采购、发放、登记造册、保管、处理等各项工作。4.2 财务部门负责礼品费用报销的审核。5 礼品采购管理 5.1 礼品的采购原则 5.1.1 货真价实原则：价格公道合理,不能以次充好、以假乱真。5.1.2 集体采购原则：参与采购人员不得低于 2 人。5.2 礼品的采购 5.2.1 礼品集中采购：根据公司领导、各部门负责人提出对礼品的要求，提交礼品领用或 采购申请单，公司采购部拟定礼品采购方案，包括：规格、单价、数量等，报公司总经理审核、审批后，公司统一集中采购。5.2.2 日常礼品采购 各部门因业务需要领用礼品的，原则上在公司领用，如果库存礼品不 能满足需要，可以直接提交礼品领用或采购申请单交给上级领导审 批，由综合部组织采购，或者在审批授权后由使用者自行采购。5.2.3 特殊礼品的购买 针对公司重要客户，由公司总经理批准安排紧急的重要礼品采购，按 照礼品领用或采购申请单、经过审批后由总经理安排采购部负责采购 落实。5.3 礼品入库 所有礼品购回后由综合部验收入库，建立礼品接收与放发台账，每月 盘点一次，做到账账相符、账实相符，盘点结果报总经理以及相关部门。5.4 礼品分类 541礼品分为五大类：A工艺品、B名烟、C名酒、D名茶、E加油卡 5.4.2 礼品分级：高级（单价 1 000元以上）、中级（单价500 1 000 元之 间）、普通（单价 100500 元之间）；5.5 礼品领用 5.4.1 日常礼品按以下程序申领发放：礼品使用人填写礼品领用或采购申请单，总经理审核、审批 后，在综合部处领取。综合部审核此次赠送是否有重复交叉现象，并根据 存货对礼品均衡分配、种类调配等做出安排。5.4.2 公司批准组织的各类大型活动礼品 包括各种会议、庆典活动、聚会、过节拜访等，作为专项费用，由总 经理审核、审批后执行。5.5 礼品费用控制 5.5.1 公司各部门将每季度计划、节日计划、礼品资金计划报总经理审 批。5.5.2 在年度预算额度范围内采购礼品的费用，由财务部根据礼品采购方 案和礼品入、出库单，分摊计入各部门的费用中。5.5.3 费用实际发生时，根据本规定要求的各项审批单，作为费用实际发 生的审核依据。5.6 礼品赠送 5.6.1 赠送对象的身份、个性以及赠送方式、地点要与礼品的特点相适 宜；多人场合，要注意区分受赠人的不同职位，考虑选择不同档次、品种 的礼品；重复赠送时，注意花样品种的更换。5.6.2 普通礼品赠送，目的是加强与客户的沟通，给客户留下公司良好的 印象和记忆。赠送礼品时，注意了解授赠人的个性特点，讲究品位、格 调，采取不同方式，做到既不铺张浪费，又能收到实效。5.7 组织纪律 5.7.1 公司礼品是公司的财产，代表公司利益赠与客户，不容许任何个人 私自占有或转赠他人；如有发生，视金额大小给与当事人经济或纪律处 分；5.7.2 礼品领用或采购申请单、礼品发放登记台帐是公司礼品发放 工作内部组织管理的有效手段和对外公共关系的重要资料，综合部必须妥 善保存，严禁复制、外传和对外泄漏，违犯者将严肃处理。