项目外包管理办法.pdf

1 项 目 外 包 管 理 办 法 2 目录 第 1 章总则.3 1.1 编制目的.3 1.2 外包定义.3 1.3 适用范围.3 1.4 外包方式.3 1.5 外包管理人员.3 第 2 章外包项目要求.3 2.1 外包战略.3 2.2 承包商的选择.4 2.3 外包项目计划书.4 2.4 外包业务流程.4 2.5 项目管理角色.7 2.6 风险因素的识别.7 第 3 章 项目外包过程管理.8 3.1 考核和管控.8 3.2 项目管理的要求.8 3.3 人员管理要求.10 3.4 项目验收要求.11 3.5 违约行为的处理.11 第 4 章附则.11 3 第章总则编制目的为使本公司外包项目管理更加规范合理，约束参与外包项目人员的行为，确保项目外包期间公司信誉的维护，并提升业务效率，实现项目外包的战略目标，特制定本制度。外包定义外包，为实现公司的战略经营目标，通过合同或协议等形式约定由外部服务提供商，提供部分或全部业务的合作方式。外包人员，承包单位负责具体实施业务的工作人员。适用范围公司将日常经营项目中的部分业务委托给公司以外的专业服务机构完成的经营行为，通常包括软件研发、系统集成、IT 服务、管理咨询、业务公关、委托加工等业务的外包管理。外包方式外包方式包括整体外包和部分外包。项目外包需要考虑项目运营具体特点、公司战略发展方向、外包市场成熟程度、管控水平等综合因素。外包管理人员公司外包项目的管理由公司项目经理和项目经理助理直接负责，包括参与项目外包过程和项目业务的调研、以及项目进度的监督和总体控制，并负责管理外包人员的日常工作安排。第章外包项目要求外包战略(1)此项目外包是否可以降低公司的成本；(2)此项目外包是否可以产生比自己运作更多的利益；(3)此项目是否利用本公司没有的设备，专业人员或专业技术；(4)准确把握公司核心竞争力与益利环节，避免将公司核心项目外包。4 承包商的选择(1)承包方是否与本公司存在直接或潜在的竞争关系；(2)承包方在知识产权保护方面的力度和效果；(3)承包方类似项目的经验、服务能力、资格认证和信誉；(4)承包方的性价比是否合适；(5)优先选择合作过的优秀承包商；(6)遵循“智利从优、价格适宜、距离从近”的原则。外包项目计划书公司根据建设和发展需要，提供会议讨论和内部调研等方式，拟定总体需求和项目需求方案，由本公司与承包商双方项目负责人和主要架构设计师组成联合项目组成员，制定系统需求和项目开发计划；公司运营部负责项目实施的跟踪和控制，对阶段成果进行测试和验收。(1)项目外包的背景，如公司外部环境要求及公司中长期发展战略；(2)项目外包的主要风险和预期收益；(3)项目外包范围，将部分或全部项目交由承包商负责；(4)项目外包的具体实施程序。外包业务流程为避免在项目外包上的操作失误给本公司带来不必要的损失和亏损，确保公司信誉不收影响，本公司任何项目外包合同必须严格遵守如下流程：一、导致项目外包失败的四个关键因素 (1)未经充分研究和调研分析在不确定项目外包能否给公司带来综合效益的情况下就仓促与外包公司展开合作；(2)项目管理负责人及团队未充分评估外包项目的复杂性；(3)公司在组建服务外包项目的技术团队中缺乏核心关键骨干的专门人员,大部分以兼职身份参与；(4)意向或实际外包公司无法提出项目实施的项目管理流程。二、合理的项目外包业务流程 (1)充分分析项目外包业务的流程环节 5 (2)讨论并确定项目外包流程的目的不同的目的决定了项目外包业务流程路线的设计和效果 (3)将项目外包业务流程的每一个目标分解成具体量化的目标该目标可以作为项目外包业务流程绩效评估的标准 (4)合理任命项目外包业务流程所有者明确主导部门和责任人 (5)明确岗位职责权力责任对等确保项目外包综合效益最大化。6 项目外包流程外包流程责任部门/责任人记录表单项目结项阶段运维阶段项目实施阶段项目实施外包承包商寻找材料清单材料采购核价预选评审与承包商签合同进度跟踪进度管理初验终验审核请款支付费用结算文件归档项目结项问题收集问题反馈问题修复YESNONO项目经理【承包商资质审查记录】【承包商推荐说明书】项目经理项目经理总经理助理总经理总经理助理项目经理项目经理项目经理项目经理助理项目经理项目经理助理项目组成员客户总经理总经理助理项目经理项目经理财务项目经理项目经理助理项目经理项目经理助理项目经理项目经理助理承包商【项目周报】【初验报告】【终验报告】【终验报告】【问题跟踪表】【付款申请单】【合同】合同评审YESNO【合同评审表】7 项目管理角色单位 岗位角色 职责 公司 公司领导（总经理、总经理助理）1、指定项目经理；2、分配项目所需资源；3、监控项目进度；4、签发和批准更改请求；5、审核、批准项目计划；项目经理 1、负责项目的调研和分析；2、制定工作任务计划书、时间表、审核交付物；3、负责项目的进度管控；4、负责项目团队的职责分配；5、定期向公司领导汇报项目状态。项目经理助理 1、协助项目经理进行项目的调研和分析；2、协助项目经理负责项目进度的管控、人员的管理以及业务的协调沟通；3、定期对业务的合理性、合同执行以及管理等情况进行分析和总结，及时上报公司领导；4、明确外包人员的职能，协调工作进度；5、负责项目资料的编写和整理。承包商 外包人员 1、负责产品研发或服务的提供；2、负责相关资料的编写和整理；3、参与项目的沟通和项目的管控 4、按照合同规定完成服务内容。风险因素的识别(1)在合同的内容和范围方面，明确承包方提供的服务类型、数量、成本，以及明确界定服务的环节、作业方式、作业时间、服务费用、付费方式、售后服务等细节；(2)在合同的权利和义务方面，明确公司有权督促承包方外包人员改进服务流程8 和方法，外包人员有责任按照合同协议规定的方式和频率，将外包 实施的进度和现状告知本公司，并对存在问题进行有效沟通；(3)在合同的服务和质量标准方面，应当规定外包商最低的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措施；(4)在合同的保密事项方面，应具体约定对于涉及本公司机密的业务和事项，承包方外包人员有责任履行保密义务；(5)在费用结算标准方面，综合考虑内外部因素，合理确定外包价格，严格控制项目外包成本；(6)在违约责任方面，制定既具原则性又体现一定灵活性的合同条款，以适应环境、技术和公司自身业务的变化。第章 项目外包过程管理考核和管控(1)在外包人员提供服务过程中，应密切关注和评估外包人员的工作能力，采取动态管理方式，对外包人员开展日常绩效评价和定期考核；(2)公司项目管理人员有义务向承包方汇报外包人员的工作绩效考核，并及时向承包方反馈，协商管理；(3)一旦发现偏离合同目标等情况，应及时沟通，要求承包方调整改进；(4)我方项目管理人员有权按照项目外包制度、工作流程和相关要求，落实项目外包实施全过程的管控措施；(5)公司对重大项目外包的各种意外情况做出充分预计，建立相应的应急机制，制定临时替代方案，避免项目外包失败造成公司生产经营活动中断。项目管理的要求(1)承包方派出人员在到达工作现场 1 周前需向本公司提供外包人员详细单，详尽提供人员姓名、性别、年龄、职务、工作简历等情况，信息必须真实可靠；(2)承包方需提供外包人员上级负责人的联系方式，并建立外包人员工作情况反馈机制，本公司有权要求承包方负责人进行相关处理；(3)承包方派出人员增、减变动和岗位调整必须于调整前 3 日内报公司备案，若对项目进度和研发造成影响，则由承包方承担；9 (4)承包方派出人员必须执行本公司日常管理制度，服从公司项目经理和项目助理的技术指导和日常监督管理，未按要求执行的外包人员，本公司有权要求承包方进行撤换；(5)本公司项目管理人员负责项目的调研与实施方案设计工作，包括内容分类与规划、用户功能设计等工作，外包人员根据我方的要求，提供项目的开发和实施；另外，如因建设的需要及用户需求变更或增加，外包人员需提供设计方案、软件升级及系统的运行维护；(6)项目开发过程中，项目经理需定期主持召开项目工作总结会议，外包人员必须汇报项目的工作进度和总结报告；(7)公司可根据项目需求、工作需要，要求承包方增加或减少外包人员；(8)公司有权对承包方人员进行考核，考核不合格的可要求承包方进行处理或要求承包方撤换；(9)承包方派出人员造成公司财产损失或客户公司财产损失的，公司有权要求承包方或外包人员给予赔偿，情节严重者，公司将追究法律责任；(10)项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等全部所有权归本公司，承包商无权亦不得以任何理由拒不交付上述项目交付物，否则本公司有权直接扣除合同款项，承包商必须赔偿因此给本公司造成的一切损失；(11)项目交付物包括但不限于项目开发过程中和项目完成后最终产生的文档、文件、各种脚本及源代码等。需求规格文档 测试策略文档 产品规格书 深化设计文档 概要设计文档 详细设计文档 JAVA 源代码和 make file 单元测试计划和测试用例 集成测试计划和测试用例 10 系统测试计划和测试用例 软件版本 用户使用手册 所有的测试脚本、测试数据、测试结果和测试报告 所有的审核报告 人员管理要求(1)在项目研发期间出现业务需求不明确，外包人员应主动与项目管理人员沟通，配合公司客户的需求进行调整；(2)外包人员必须严格遵守公司资产管理、信息资料管理、安全管理等规定，如因个人原因造成我公司信誉受损、资产遗失或损坏、机密资料泄露等，我公司有权追究其法律责任；(3)外包人员工作期间应自觉维护和监管本公司的资产或客户公司的资产，若因个人原因造成的遗失或损失行为按相关公司规定进行赔偿；(4)外包人员工作期间若迟到、早退、旷工或违反本公司员工管理规定，我方将予以申诫警告，情节严重者将通报外包方上级负责人予以处理；(5)外包人员应严格遵守本公司作息时间规定，除遇特殊情况并及时通知项目管理人员外，不得上班迟到，不得下班早退；(6)外包人员如需请假、休假或遇特殊情况未能上班，应在确保在不影响正常工作的前提下及时告知我方项目经理；(7)外包人员需服从因业务需求进行的加班，不得无故缺勤或早退，特殊情况需告知我方项目经理；(8)外包人员工作期间，要求着正装或休闲职业装，不得夸张、艳丽或染发；(9)外包人员必须根据项目的业务需求和研发进度，严格遵循本公司关于项目文档有关规则规范，定期编写完成规定的项目文档和资料整理归集，提交本公司项目文档管理部门审核通过存档，不符合本公司管理规范的，必须退回修改完善，直至审核通过；(10)外包人员在每个月底必须向本公司项目经理提交工作报告，包括但不限于当月解决的问题、存在的问题，遇到的困难、建议解决方案以及下个月工作规划和进度安排等；11 (11)若在规定时间内未完成进度要求，承包商需做出书面合理解释；外包人员负责人需提供分析报告，并在项目管理会议上汇报情况，提出解决办法，如需调整进度、延迟交付项目成果，必须先与项目管理人员协调，项目管理人员汇报总经理审批后方可修改；(12)本公司将组织对上述进度延迟造成的直接损失和间接损失进行综合评估，如确认为因承包商造成，则承包商必须赔偿给本公司造成的所有损失，必要时本公司有权直接扣除合同款项。项目验收要求(1)公司应根据承包方项目外包成果交付方式的特点制定不同的验收方式（分为工作设备类和软件开发类）；(2)项目测试必须达到我方要求的验收要求，按照相关的规定和标准对承包方交付的服务或产品进行审核及测试；(3)项目验收过程中发现异常情况的，应当立即报告，查明原因，视问题的严重性与承包方协商并采取恰当的补救措施，必要时依法索赔；(4)项目管理人员负责对外包项目的服务或产品进行验收，如承包方最终提供的服务或产品与合同约定不一致，本公司有权责成承包商及时进行调整。违约行为的处理(1)如外包人员造成的项目进度拖延、服务或产品不符合合同规定的要求，导致项目进度拖延的情况，违约金额按合同规定的违约条款执行；(2)如我方、承包方中任何一方由于不可抗力致使合同履行受阻或无法完成，履行合同的期限应协商延长。延长的期限应参考事故影响占用的时间；(3)如有确凿证据表明承包方存在重大违约行为，并导致项目外包合同无法履行的，本公司有权终止合同，并按照法律程序向承包方索赔。第章附则本制度自 2018 年 5 月 1 日起执行，由武汉市中联智诚科技发展有限公司制定实施，并拥有最终解释权。附件一：承包商推荐说明书 12 项目名称 项目编号 推荐厂家一 单位名称：考察情况及推荐理由（包括：资质、信誉、施工能力、业绩等具体情况）：推荐厂家二 单位名称：考察情况（包括：资质、信誉、施工能力、业绩等具体情况）：推荐厂家三 单位名称：考察情况（包括：资质、信誉、施工能力、业绩等具体情况）：总经理助理意见 签字：年 月 日 总经理意见 签字：年 月 日 注：考察内容多可建附页。附件二：承包商资质审查记录 13 项目名称：项目编号：承包商名称：联系人及联系方式：序号 审查项目 基本信息 审查件 符合要求内容 不符合要求内容 1 营业执照 2 资质证书 3 法人资格证 4 法人委托书 5 企业信用等级 6 生产许可证 7 特种作业操作证 8 施工简历及业绩 9 施工用具器具 10 技术专业人员 11 管理能力 12 服务能力/区域 13 保险交纳情况 14 公司产品/样品 15 材料文档 16 过往项目及评价 17 其他（如荣誉、业绩、性质、配合度等其他考察内容）附件三：技术外包合同示例