OA系统演讲稿.pdf

1 大家好，我的名字叫卢鲲，今天由我来给大家讲述一下我们公司自主研发的办公协同管理系统Coffice，请看大屏幕：Coffice看到这个名称我们会自然的联想到：咖啡，办公室，喝着咖啡就可以使用的办公系统；对，就是这样的，实际上我们在设计这套 Coffice 系统的时候也是这样想的：希望大家可以在办公室里喝着咖啡或者在辛巴客里使用 NoteBook 连接上网络就可以把手头上的事情给处理掉。为此我们提出了这样的一个口号：“演绎现代办公生活，轻松办公从这里开始”，当然 Coffice 这个名字还有着它更深层次的含义，我们将会在后面的内容中接触到，现在让我们先来看一下关于 OA 的一些东西：什么是 OA？OA 是企事业单位的信息处理与管理的集合。从广义上说，凡是能够提高办公效率的系统，都可以称作 OA，比如 word、wps、excel，甚至 Email。它们处理些什么呢？处理日常工作的所有内容，所以，我们日常工作的内容都可以归入 OA 处理的范畴，如文字处理、文件誊写、申请审批、办公用品、公文管理、客户管理，质量管理、人事管理等等。于是我这样来理解 OA：把日常办公所需要处理的事务尽可能多的放到计算机里，用一种相对简洁的方式来进行处理，计算机会自动的记录下与处理过程、处理结果相关的数据和文字，在需要的时候呈现出来这就是 OA。那么 Coffice 又是什么呢？首先 Coffice 也是一个 OA，但它更象是一个 OA 的集成平台。Coffice 是一个信息管理的平台，是一个容易建立、容易使用、容易管理的平台。并且是为现代企业办公管理所量身定制的。它把办公室里繁杂、琐碎的事务集成到一个平台上进行统一的规划和智能的处理。统一的规划比较容易理解，就是把上面所提到的各种日常工作安排到一个地方-Coffice 系统中来进行处理。那么什么是智能的处理呢？就是说 Coffice 2 系统会根据预先定义的一些规则去自动的对事务进行处理。举例来说，如果我们在企业领款申请流程中定义了这样的规则：领款的第一步要做的是找部门领导签字，如果金额超过5000，要找负责财务的副总经理签字，如果金额超过 10000，要找总经理签字，最后到出纳那里去实际办理。那么 Coffice 会对所有领款申请进行这一规则的智能化判断，根据使用者的不同身份及金额大小自动提交到下一处理步骤。对于不同身份的使用者，Coffice 系统有着不同的含义，我来向大家一一介绍一下。对于单位领导来说，Coffice 是决策支持系统：单位领导所关心的重点是整个企业的整体运营状态，比如说最近几个月来销售部门签订了多少合同？公司有哪几个大的项目在运作？运作状态如何？那个项目是投入产出比最小的？哪个项目是进展速度最快的？等等，通过 Coffice 的查询统计功能可以将日常事务中产生的数据挖掘出来，呈现给决策者，通过这些数据的集合，决策者可以去安排接下来的总体工作计划，甚至找到下一步实施计划中某个步骤的参考范例，包括最佳范例和最差范例。但是这些数据并不是为了统计产生的，而是在办公过程中的一种自然积累，这一点尤其可贵，我们将不再为了领导所需要这些数据而专门派人去收集、整理、计算。对于中层管理者 Coffice 是信息管理系统：中层管理者所关心的是本部门的员工的工作状况以及本部门内事务或项目的进展情况，比如员工的工作量是否饱满，员工是否按计划完成了工作，某些工作没有按计划完成，差错出在那一个环节，具体是谁造成的差错，或者是由于工作计划本身的不合理所至？等等，通过 Coffice 的监控系统对本部门员工参与的任务、项目、客户以及文档资料进行观察，可以迅速检测到工作中的每一个环节及其状态。对于普通的使用者 Coffice 是事务/业务处理系统和知识分享系统：日常事务的处理大多依靠普通职员来完成,所以他们最关心的是如何使用 Coffice 系统去完成一项工作,在完成过程中 Coffice 能够给我提供一些什么帮助，比如:上交工作报告、起草合同、提交申请、3 领款、用车、领取办公用品等等，这些工作完成后会自然的积累下一系列的文档和记录，长此以往，对其本人来说，无论是回顾过去还是展望将来，都会留下一份宝贵的参考资料，同时，所有成员的优秀文稿和成功经验都可以被放到一个共享平台，由所有的人去分享。当然，可分享的东西远不止这些，比如合同协议样本、规章制度、统计数据等等。甚至当企业建立了对外宣传的网络平台时，这些可供分享的知识也将成为树立企业形象的宝贵财富。我们来模拟一个使用过程：当一个 Coffice 系统的熟练使用者要起草一份合同或协议时，他会首先到共享知识库中去查找一下，有没有类似的素材可以参考，如果有，他的工作效率会提高，如果没有，他可以把自己写好后的东西推荐给共享知识库的管理员，如果获得批准，那么这又将为后来的成员提高工作效率作出一些贡献，甚至领导还可以根据这些文档评比出知识贡献率最高员工，给予奖励，同时提高团队凝聚力。刚才我们了解了 Coffice 是什么的概念，现在我们再来看一下 Coffice 是以什么为核心而产生的，这个核心也就是 Coffice 产品理念。Coffice 产品理念就是我们前面提到的 Coffice 更深层次的含义，它包括三个部分：Control(控制)，Communication(交流)，Cooperation(协作)，这三个理念将会贯穿Coffice 功能模块的每一个部分，正是这三个 C 构成了我们所开发出来的这个 OA 系统的核心，所以我们把这三个 C 合为一体，放在 office 的前面，就得到了 Coffice 这个名字。下面我们来逐一的了解这三个 C 的具体含义：Control-基于组织机构的权限控制（组织机构的权限也就是职位权限）：控制源于权限，权限的产生又基于组织机构，组织机构是一种自然的权限，也是所有权限的核心所在，企业大部分事务的处理权限源于组织机构。这些权限通过组织机构的树形目录得以体现，比如说：副总在总裁的下方，总裁的权限自然就比副总大，可以观察到副总在职位权限里的工作状况：参与了那些项目，在处理些什么事务等等，另一种情况是平行的权限，比如说两个副总，我 4 们不需要去比较他们之间究竟谁的权限大，他们的权限体现在他们在树型目录中所拥有那些下级目录。基于组织机构的权限的灵活之处体现在它是根据用户对组织机构的定制而产生的，是适用于任何企业的组织机构的，并且个人的职位变动或者组织机构的调整会自然的让权限随之变化。比如说我们把 VPN 开发部由产品总监处调整到了项目总监处，那么在产品总监就无法看 VPN 开发在职位权限里的工作状况，这些工作状况会改为被项目总监所见，并且 VPN开发部成员事务处理的上级领导也会自动的改为项目总监。再比如某人由市场部经理升职位为市场总监，那么他可以处理的事务和他可以看到的工作状况自然的变到了市场总监的位置。这是企业使用 Coffice 系统的开端，也就是建立属于自己的组织机构，并且在建立时企业又将会对自己的组织机构的合理性进行一次彻底的整理。Control-基于角色的权限定制：先讲一下角色的概念，所谓角色就是特定的权限的一个集合，他是为组织机构的树形目录无法体现的权限的一种补充形式，比如说组织机构中没有考勤员这个职位，只是希望某人在本职工作外兼任考勤管理工作，那么他必须有可以观察、统计所有员工的考勤信息的权限，那么我们就可以设置一个考勤管理员的角色，把该成员加入其中就可以了，如果某一天需要更换考勤员，不必对设置进行过多更改，只需要更换考勤员这个角色中的成员就可以了，另外的例子还有很多，如：档案管理员、系统管理员等等。Control基于项目的权限分配：比如说：企业突然接到一个大的订单，公司必须立即组织人员全力投入才可能完成，这个部门必须摆脱组织机构的束缚，让成员为具体工作负责，同时他又不是完全的脱离组织机构，他还是某部门的成员，那么这时候该成员就具有了一个特殊的双重身份：项目成员和组织机构成员，如何管理该成员，项目制度就显得尤其重要了。5 为使的企业可以摆脱组织机构的约束，建立起一个为实现某一阶段性目标的快速反应机制,我们在 Coffice 系统中制造了一个最为灵活的运作实体项目，无论该项目如何的庞大，如何复杂，都可以对其进行层层分解，使其呈现出类似组织机构的树状目录，并且是权限也通过项目的树形目录得以体现，与角色、职位的权限系统的重大区别是：项目的权限是落实到个人的，项目负责人拥有该项目中的所有权限，项目组成员拥有项目中的部分权限，项目组的成员和他们所具有的权限由项目负责人来安排，真正做到：任务明确，关系清晰；责任落实到人；为以后类似的项目留下参考模式。具体的实现方式是：我们建立好项目后，为该项目订制一系列公文流转机制，还是以领款为例子：第一步找本项目组长，当金额大于 1000 时，找上级项目组长，金额大于 5000时，找公司副总裁，金额超过 10000，找总经理。既摆脱了组织机构的约束，又把其安排到一个可以控制的范围内，在项目组成员提交领款申请时，只要他可以区别是为日常工作而领款，还是为参与的项目工作领款就可以了，一切都是按照规则去进行的，只要我们有合理的规则，Coffice 就可以为我们做到这一切。接下来我们看第二个 C：Communication-无处不在的信息交流系统：什么是系统默认信息呢？任务的安排、公文的流转、项目的实施、组织机构的调整、人员的变动都牵动着系统默认信息的产生,比如说：某人提交了一份办公用品领用申请，那么他的直接领导在系统中会看到一个闪烁的图标，提醒他有新的信息进入。有新的成员加入项目组，所有的项目成员也都会在系统中会看到一个闪烁的图标。电子邮件我们都已经非常的熟悉了，在这里不再做过多的介绍，和普通电子邮件所不同的是，我们的电子邮件是单独为 Coffice 系统服务的。6 所谓的论坛就是公司员工进行交流的一个场所，可以按企业的需求定制不同的类别，如：情感交流特区，技术交流区，甚至可以为某部门所进行的有难度的工作开辟一个专家咨询区，等等，总之，一切能够为企业文化服务的交流都可以加入其中，让员工乐于使用，并给日常工作带来一些乐趣。公告信息 放假通知、公司大事要事的公告有公告信息的支持。公告信息出现在系统的最上方醒目位置并滚动播放，进入系统后可以马上看到。计划外的通知由自定义信息来实现。比如说：财务通知某人到财务室领取工资，可以单独发一条信息给他 我们来看最后一个 C：Cooperation-工作成果的产生源于协作 相对于整个企业来说，如果他要实现一个办公的自动化，最重要的两点，一个就是工作流的管理，一个就是文档的管理。而一个工作流的完成和一个文档的最终成型，都是协作的结果。在 Coffice 系统中协作是贯穿整个系统的中心理念。看完了核心的部分，我们再来深入具体地了解一下 Coffice 产品技术的背景：（也就是说，Coffice 是用什么做出来的）基于微软最新的.net framework 框架：对程序设计比较了解的人都知道，微软有过许多经典的开发语言，VC+，VB，J+等，它们都一一对应一个开发框架，使用不同语言的开发人员使用不同的开发框架，而.net framework 框架集成了以上所有的语言，使用不同语言的开发人员将可以在同一个框架上进行开发，这就意味着一种更高效，成本更低的开发 7 模式的产生。这也是我们选择该框架的原因之一，另一个原因就是.net framework 框架必将成为未来的流行趋势。采用微软最新的 C#语言开发：这种语言是.net framework 框架上功能最强大的语言，他集 VC+的高度灵活、JAVA 的完全面向对象、VB 快速开发为一体，有着高度的可扩展性。后台数据库采用 SQL Server 2000：SQL Server 2000 也是微软的产品之一，我们选择SQL Server 2000的原因是它和C#语言之间的有着统一的底层接口，用C#语言访问SQL Server 2000 要比访问其它数据库的效率高很多，并且 SQL Server 2000 数据库的吞吐量很大（可达每天 100 万条数据），完全胜任海量数据的存储与访问。Coffice 产品架构：基础层是硬件设备，包括计算机和网络设备，如：路由器、网关、网卡等。上面一层是操作系统，接下来是数据库，在数据库的上层由三个部分构成：应用服务器，使用公司邮件地址对外发送邮件的邮件服务器，和为使用网络连接的 WEB 服务器，实际上 WEB 服务器、邮件服务器和应用服务器都是安装在操作系统上的软件。再上面一层是集成接口和浏览器，集成接口就是 Coffice 产品的程序，由它和下面的各层进行通讯，通过浏览器，也就是我们通常上网所使用的 IE 来显示出各种操作界面：共享信息、工作、交流信息等.Coffice 产品特点：1、对使用者的电脑几乎没有任何要求，因为我们最常使用的Windows 操作系统自带有 IE 浏览器，只要会上网，就可以使用 Coffice 系统了。2、所有的安装和调试都在服务器上完成，不必对使用者的电脑做任何安装，维护升级非常方便。3、Coffice 拥有硬件加密系统，确保管理系统安全可靠。为什么要采用硬件加密系统呢？假如领导的用户名和密码不慎被其他人员看到，那么就等于泄露了系统机密，安全隐患 8 很大。而 Coffice 系统是可以在用户名和密码验证的基础上，再通过分发给领导或需要的成员的一个类似钥匙的硬件设备来验证该用户的合法性，登录系统时将该设备插入电脑，并输入用户名和密码，二者缺一不可，并且该设备是和用户名、密码一一对应的，不可交叉使用，即使用户名和密码不慎被其他人员看到，也没有关系，保管好硬件设备就可以了。对于没有必要使用的用户，可以选择不使用，一切由系统管理员设置。看完了上面的东西，相信各位对 Coffice 系统已经有了一个大概的认识，现在我们就Coffice 系统的功能模块来进行一个总揽：我们把 Coffice 系统分成 5 大功能模块：系统管理、日常事务、事务流转、项目运作和信息交流。其每一个模块又包含多个可以操作的功能点以及根据企业需求可以自由定制的功能，这里我们用其他和其他扩展来代替。看完了概念性东西,下面我们来对 Coffice 系统来做一个全面的接触,看一下它实际的使用界面和操作的方法:首先是登陆界面：第二是进入后的桌面：3 个部分 1 左边的树形功能按钮（根据权限不同显示的不同）2 右边的操作界面（根据用户点击的功能按钮出现不同的操作界面）3 上方的常用功能 第三：登陆后右边的操作界面是最新的事务处理情况：1.任务 9 2.文档 3.邮件 4.审批 Coffice 的核心理念的具体表现:第四:三 C:Control:1.基于组织机构的权限控制 2.基于角色的权限分配 3.基于项目的权限管理 Communication-无处不在的信息交流系统：1.邮件 2.消息通知 3.在线人员统计 4.论坛 Cooperation-工作成果的产生源于协作 1.公文流转 2.项目积累 3.共享信息积累 10 由于 Coffice 系统功能数目很多，可灵活使用的方法也很多，在这里不可能一一列举，只是想告诉大家，我们在使用 Coffice 系统的时候，发现它正是我们想要实现的东西，并且在 Coffice 系统中我们已经找到了简单易用与灵活多变的最佳平衡点，Coffice 系统同时也是一个不断更新,不断成熟的系统,我向大家介绍的也是我们 Coffice 系统最新的一个版本。最后是我们关于 Coffice 系统的服务和承诺，希望 Coffice 系统能够帮助您的企业在激烈的市场竞争中拥有有更多的领先地位。