档案分类编号方法.pdf

档 案 分 类 编 号 方 法 为加强本行机关档案工作规范化、标准化建设,中国人民银行档案管理规定银办发2004259 号,机关档案工作业务建设、归档文件整理规则等规定,结合本行档案工作实际情况,对本行形成的文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、设备档案、实物档案分别制定了分类与编号方案：一、文书档案 1、2001 年前的文书档案,按保管期限年度的方法进行分类,即：永久 1997 19982001 长期 1997 19982001 短期 1997 19982001 排列与编号：排列在同一保管期限,同一年度内,按机构排列顺序进行,同一机构按事由结合时间排列,编号在同一保管期限内采用年度大流水编号;2、2002 年含 2002 年以后的文书档案采用归档文件整理规则的方法,对归档文件以件为保管单位进行整理,采用年度保管期限的方法进行分类,即：2002 年度 永久 2002 年度 长期 2002 年度 短期 2003 年度 永久 2003 年度 长期 2003 年度 短期 排列与编号：件与件的排列次序按事由结合时间的方法排列;归档文件在相同保管期限内采用年度小流水的方法进行编号;二、会计档案 会计档案分类方法按年度类型进行分类;会计档案按类型分为会计凭证、会计账簿、会计报表、其他会计资料,设置分类号 KJ,即：;会计凭证KJ-PZ 会计账簿KJ-ZB 会计报表KJ-BB 其他会计资料KJ-QT 会计档案保管期限分永久和定期两种 排列与编号：会计凭证按会计科目结合时间顺序依次排列,编号采用年度小流水编号；会计账簿、会计报表、其他会计资料按类型保管期限依照时间顺序依次排列,采用年度小流水混合编号,一个年度编制一个流水号;三、基建档案 基建档案按工程项目进行分类,设置分类号 JJ,即：中国人民银行县支行办公楼 JJ01 中国人民银行县支行宿舍楼 JJ02 一个项目内基建材料按工程阶段组卷,即：依据性材料、基础性材料、工程设计、施工、监理、竣工验收的顺序组卷;排列与编号：案卷排列按照工程阶段顺序结合保管期限保管期限长的排在同一阶段其他材料的前面进行,编号采用项目小流水;四、声像档案 声像档案按载体形式年度的方法进行分类,设置分类号 SX,即：照 片 SX1：1994、1995、录音带 SX2：1994、1995、录像带 SX3：1994、1995、磁 盘 SX4：1994、1995、光 盘 SX5：1994、1995、排列与编号：照片档案采用全宗号保管期限代码永久为 Y、长期为 C、短期为 D张号进行编号;编号采用年度大流水编号方法;即在同一保管期限内照片排列从“1”开始顺序编号,下一年接着上一年的顺序继续编,在同一年度同一保管期限照片的排列按事由结合时间的顺序进行;其他声像档案按事由结合时间、保管限期的方法进行排列,同一载体形式内采用年度大流水编号方法;五、设备档案 设备档案按设备进行分类,设置分类号 SB,即：计算机SB1 空 调SB2 小汽车SB3 办公设备SB4 一套设备内材料按阶段进行组卷,即按外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序进行组卷;排列与编号：一套设备内案卷排列按阶段进行,采用设备小流水的方法进行编号,一种设备编一个流水号;六、实物档案 实物档案按类型年度进行分类,设置分类号 SW,即：奖状证书类SW1 奖牌奖杯类SW2 锦旗类SW3 排列与编号：同一种类型按事由结合时间顺序进行排列,采用年度大流水的方法进行编号;