基建筹备处档案资料管理制度.docx

基建筹备处档案资料管理制度 基建筹备处档案资料治理制度 工程文件的收集标准 第一条：工程文件的形成和积存工程文件产生于工程建立全过程。其形成、积存和治理应列入工程建立规划和有关部门及人员的职责范围、工作标准或岗位责任制。并有相应的检查、掌握及考核措施。 其次条、工程建立各阶段文件的收集及其责任 1、工程预备阶段 建立单位各机构负责收集、积存和整理工程前期文件以及设备，工艺和涉外文件：勘查、设计单位负责收集、积存勘查、设计文件，并按规定向建立单位档案部门提交有关设计根底资料和设计文件。 2、工程施工阶段 工程实行总承包的。由各分包单位负责其分包工程全部文件的收集、积存、整理，并提交总承包单位汇总；由建立单位分别向几个单位发包的。由各承保单位负责收集、积存其承包工程的全部文件；工程监理单位负责收集，积存工程监理文件。建立单位托付的工程监理单位负责监视、检查工程建立中文件收集、积存和完整、精确、系统状况、审核，签认竣工文件。并向建立单位提交有关专项报告、验证材料及其他监理文件。 3、工程试运行阶段 试运行单位负责收集、积存在生产技术预备试运行中形成的文件：工程器材供给、财务治理单位或部门应负责收集、积存所担当工程的器材供给和财务治理中形成的文件。 第三条、收集范围 1、反映与工程有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，规入建立工程档案。 2、工程文件归档范围和保管期限见附表1 第四条、收集时间 各类文件应按文件形成的先后挨次或工程完成状况准时收集：引进技术、设备文件应首先由建立单位或承受托付的承包单位登记、归档、再行译校、复印和分发使用。 第五条、工程文件质量要求 1、字迹清晰，图样清楚。图表干净、签字手续完备。 2、需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清楚及坚固程度应符合设计标定质量的要求。 4、录音、录像文件应保证载体的有效性。 5、长期存储的电子文件应使用不行擦除型光盘。 工程文件的整理与归档标准 第一条、工程文件的整理 1、建立工程所形成的全部工程文件在归档前应依据国家有关规定，并按档案治理的要求，由文件形成单位进展整理。 2、建立单位各机构形成或收到的有关建立工程的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应依据文件的性质、内容分别按年度、工程的单项或单位工程整理 3、勘查、设计单位形成的根底材料和工程设计文件，应按工程或专业整理。 4、施工技术文件应按单项工程的专业，阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。 5、设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；现场使用的译文及安装调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件，工程事故处理文件由施工单位整理。 其次条、工程文件的组卷 1、组卷要遵循工程文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案治理要求。 2、工程施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、构造、专业组卷：工程竣工图按建筑、构造、水电、暖通、电梯、消防、环保等挨次组卷；设备文件按专业、台件等组卷；治理性文件按问题、时间或工程依据性、根底性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。 3、案卷及卷内文件不重份；同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。 第三条、案卷与卷内文件的排列 1、治理性文件按问题、时间或重要程度排列。 2、施工文件按治理、依据、建筑、安装、检测试验记录、评定、验收排列。 3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行修理等挨次排列。 4、竣工图按专业、图号排列。 5、卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。 第四条、卷内编目，装订必需符合规定要求，详见综合科档案治理制度 第五条、声像材料整理 声像材料整理时应附文字说明。对事由、时间、地点、人物、等内容进展著录。 第六条、工程文件的归档 1、建立单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建立工程完成后，将经整理，编目后所形成的工程文件按合同协议规定的要求，向建立单位档案治理机构归档。 2、依据根本建立程序和工程特点，归档可按阶段分期进展，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后于竣工验收文件一并归档。 3、归档文件应完整、成套、系统。应记述和反响建立工程的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和精确反响工程建立过程和竣工的实际状况，图物相符，技术数据牢靠、签字手续完备；文件质量应符合工程文件质量要求的规定。 4、勘查、设计、施工及建立单位需向本矿归档的文件，应按国家有关档案治理的规定和附表1的要求单独立卷归档。 5、外文资料应将题名、卷内章节名目译成中文，经翻译人、审校人签署的译文稿与原文一起归档。 第七条、工程文件的归档审查施工单位在工程竣工文件收集，编制和整理后，应依次由竣工文件的编制方、质监部门、监理部门对文件的完整、精确状况和案卷质量进展审查或三方会审，经建立单位确认并办理交接手续后连同审查记录全部交建立单位档案治理机构。 第八条、工程文件的归档时间 1、除受托付进展工程档案汇总整理外，各施工承包单位应在工程实体完成后三个月内将工程文件向建立单位归档；有尾工的应在尾工完成后准时归档。即：在其工程鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。 2、外购设备仪器或引进工程的文件材料在开箱设备验收或接收后即时登记，安装调试后归档（任务完毕后一周内向上级档案室移交）。 3、电子文件的规律归档实时进展，物理归档应与纸质文件归档时间全都。 4、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作完毕后准时归档（一周内）。 5、以下文件材料应随时归档： 5.1、变更、修改、补充的文件材料； 5.2、矿内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 5.3、矿产权变动过程中形成的文件材料； 5.4、其他临时活动形成的文件材料。 工程档案的整理与移交标准 第一条、工程档案的整理 全部工程档案的汇总整理应由建立单位负责进展或组织，其内容包括： 1、依据专业主管部门的建立工程档案分类编号规章以及工程的实际状况，设计、制定统一的工程档案分类编号体系。小型工程直接按工程、构造或专业分类；大中型工程按工程或专业分类，下设属类。 2、依据工程档案分类编号体系对全部工程档案进展统一的分类和编号；生产使用单位需要按企业档案统一进展分类和编号的，建立单位（并责成设计、施工及建立单位）可用铅笔临时填写档案号。 3、对全部工程档案进展清点、编目，并编制工程档案案卷名目及档案整理状况说明。 4、负责贯彻实行国家及本行业的技术标准及各种技术文件表格 其次条、工程档案的移交 1、工程档案验收合格后，建立单位应按合同及规定的要求，在工程正式通过竣工验收后三个月内，向生产使用单位及其它有关单位办理档案移交。但凡分期或分机组的工程，应在每期或每机组正是通过竣工验收后办理档案移交。 2、建立单位与业主单位、生产使用单位及其它有关单位应办理工程档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸张数等，并有完备的清点、签字等交按手续：建立单位转为生产单位的，按企业档案治理要求办理。 3、竣工验收以后，在大中型城市规划区范围内的重要建立工程。建立单位应在6个月内向城市建立档案接收单位报送与城市规划、建立及其治理有关的工程档案。