宝丽股份公司会计档案管理制度.docx

宝丽股份公司会计档案管理制度 宝丽股份公司会计档案治理制度 第1条会计档案种类 (一)会计档案包括存储在磁盘上的电子文档和以书面形式存放的会计凭证、会计账簿、会计报表。详细包括： 1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证; 2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、帮助账簿、其他会计账簿; 3、财务会计报告类：月度、季度、年度财务会计报告，包括会计报表及附表、财务状况说明书、会计报表附注、其他财务报告等; 4、其他类：银行存款余额调整表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、税务申报资料、会计报告、审计报告、验资报告、资产评估报告、财务治理制度以及与经营治理有关的其它重要文件，如合同、章程等各种会计资料。 第2条会计档案的归档 (一)公司会计档案的归口治理部门为财务部。 (二)会计档案应当指定专人保管，出纳人员不得兼管，会计档案治理人员应根据国家和上级关于会计档案治理方法的规定和要求,对公司的各种档案定期收集、审查、核对、按挨次立卷登记，编制档案名目和索引，装订成册，按时归档，确保妥当保管、有序存放、便利查阅，严防毁损、散失和泄密。 详细档案归档程序规定如下： 1、凭证的装订及归档 (1)财务部会计科定时按凭证类型及编号挨次整齐、坚固地装订成册，凭证封面统一，工程填写完整，各种附件的大小不得超过凭证的长宽，每本凭证的厚度约3公分，装订成册的凭证暂存于财务部资料室; (2)每年年度完毕后的次年元月，财务部由专人将记账凭证进展审查核对，根据档案治理要求进展登记，统一归档; (3)隔年档案填写好档案标签和移交清册,交公司档案馆存档。 2、账簿的装订及归档 账簿由财务部一年打印一次，装订成册，账簿装订前应将扉页填写完整;年度终了，以册为卷,按统一规定填写封面，整理归档。 3、报表及审计报告的装订及归档 财务部参照公司会计凭证、会计账簿及财务会计报告治理方法编制财务会计报告，装订成册，会计师事务所出具的审计报告一并妥当保存，在股东大会后统一归档。 (三)会计档案的保存期限 会计档案的保存期限为永久保存和定期保存两类。 1、永久保存 (1)、公司的原始发起股东的有关资料、历次资产重组的资料、上市发行募集资金的有关资料; (2)、尚未了结的债权债务(保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明); (3)、工资表; (4)、有关土地、房屋租赁契约、外币的收支凭证; (5)、年度财务会计报告; (6)、会计档案保管清册及销毁清册; (7)、主要财务会计文件、合同、协议; (8)、其它需永久保存的档案。 2、定期保存 定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年等5类，从会计年度终了后的第一天计算。 (1)、会计凭证类 原始凭证、记账凭证、汇总凭证15年 银行存款余额调整表和银行对账单5年 (2)、会计账簿类 日记账15年 其中：现金和银行存款日记账25年 明细账、总账、帮助账15年 固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管5年 3、财务会计报告类 主要财务指标报表(包括文字分析)3年 月、季度会计报表(包括文字分析)5年 4、其他类 财务本钱规划3年 本方法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当根据上述期限执行。公司会计档案的详细名称如有同本方法所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。 (四)会计电算化档案的治理。 1、对于存储在磁盘上的电子文档，必需由财务部准时打印输出书面形式，打印输出的会计档案发生缺损时，必需准时补充打印，并由操作使用人员在打印输出的页面上签字或盖章注明。 2、磁盘形式的电子文档保管期限必需在五年以上，必需定期(每年一次)进展更新备份，保证信息的安全完整;妥当保管会计数据的备份，存放在安全、干净、防火、防潮、防磁、防尘的场所，不得任凭乱放和外借。 第3条会计档案的借用 会计档案保管人员应对借阅单位、借阅人姓名予以登记，经主管部门负责人签字前方可借阅;若要复印档案资料和借出档案资料，必需经财务部负责人批准。 1、财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定准时归还;若要查阅入库档案，必需办理有关借用手续，具体登记查阅会计档案人的姓名、查阅日期、会计档案名称、查阅理由及归还日期。 2、公司内各单位若因公需要查阅会计档案时，必需经本单位领导批准证明，经财务部负责人同意，方能由档案治理人员接待查阅。 3、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务部负责人同意后，方能由档案治理人员接待查阅，并由档案治理人员具体登记查阅会计档案人的姓名、工作单位、查阅日期、会计档案名称、查阅理由。 4、会计档案一般不得带出室外，如有特别状况，需带出室外复印及借出时，必需经财务部负责人批准，并准时归还。 第4条会计档案的移交 (一)对于上年形成的会计档案，由财务部保管一年，在年度终了后的次年元月，由财务部统一编制移交清册，移交公司档案馆统一保管。 (二)由于会计人员的变动或会计机构的变更等，需要合并、撤销单位的会计档案时，应依据不同的状况，分别移交给并入单位或上级主管部门指定的其他单位承受保管，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。 (三)对移交给公司档案馆保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。 第5条会计档案的销毁 会计档案保管期满需要销毁时，根据以下程序执行： 1、会计档案治理人员编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容; 2、公司办公室同财务部提出销毁意见; 3、销毁意见报经部门负责人审查，公司财务部批准，公司总会计师在会计档案销毁清册上签署意见; 4、销毁时应由公司财务部有关人员共同参与，监销人在销毁会计档案前，应当根据会计档案销毁清册内容清点核对所要销毁的会计档案，销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销状况报告公司分管经理。 篇2：开发公司会计档案治理细则 开发公司会计档案治理细则 第一条 会计档案是公司经营治理的重要资料，为了保守公司的机密，维护会计档案的安全与完整，特制订本制度。 其次条 本细则适用于公司本部各类会计档案的治理，包括： (一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。 (二)会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、帮助账簿、其他会计账簿。 (三)财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附注及财务状况说明书，其他财务报告。 (四)其它类：银行存款余额调整表、银行对账单、付款签报及款待费申请单及其他应当保管的会计核算专业资料、会计档案移交清单、会计档案保管清单等。 第三条 职责 (一)财务部负责会计档案的立卷、归档、保管、查阅等治理，严防毁损、散失和泄密。 (二)公司办公室负责监视本细则的执行状况。 第四条 会计凭证登记完毕后，必需根据分类和编号挨次保管，不得散乱、丧失。 第五条 记账凭证应当连同所附的原始凭证或者原始凭证汇总表，根据编号挨次折叠整齐，按期装订成册，并加具封面，注明单位名称、年度、月份和起止日期、凭证起止号码，由装订人在装订线封签处签名或盖章 。 第六条 会计档案的保存 (一)财务审计部应指定专人负责保管会计档案，定期将财务审计部归档的会计资料按类别、按挨次立卷登记有效。 (二)会计档案的保管期为永久保存和定期保存两类，详细类别和保管年限详见附表。 第七条 会计档案的借用 (一)财务人员因工作需要查阅会计档案时，必需按规定借阅，准时归复原处，若要查阅入库档案必需履行查阅会计档案登记手续。 (二)公司内部其他人员若因公需要查阅会计档案时，必需经财务部经理同意后，方能由档案治理人员接待查阅。 (三)外来单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有效证明，并经总经理批准后，方能由档案治理人员接待查阅，并由档案治理人员具体登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅事由。 (四)会计档案一般不得带出室外，如有特别状况，需带出室外复印时，应由档案治理人员进展复印。 第八条 会计档案需要销毁时，由会计档案治理人员提出销毁意见，经总经理批准后执行。由会计档案治理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务审计部经理共同参与，并在销毁清册上签名，销毁清册永久保存。 第九条 由于公司会计人员的变动等需要转交会计档案时，应办理转交手续，并由监交人、移交人、承受人签字。 第十条 未尽事宜，由公司办公室负责解释。 第十一条 本细则与档案治理方法一并公布施行。 附表会计档案保管期限表 序号档案名称保管期限(年) 1记账凭证及原始凭证15 2银行存款余额调整表及对账单5 3手工会计簿账15 4计算机账簿永久 5帮助账15 6各种报表3 7年度会计报表永久(包括文字说明) 8会计移交清册15 9会计档案保管清册永久 10会计档案销毁清册永久 篇3：医院财务工作制度：财务会计档案治理制度 医院财务工作制度17 项十、财务会计档案治理制度 1.医院会计档案的治理应承受卫生主管部门的指导和检查。 2.医院每月、每年形成的会计核算资料必需经过严格的审核、整理，按程序编号订装成册、归档治理。 3.各种财务会计档案保管期限届满需要销毁时，应按国家规定执行。销毁时由本单位档案部门会同财务部门共同鉴定、编制造册，并报请上级主管部门批准方可进展。 4.财务人员调离和离职必需办理移交手续。 5.借阅财务会计档案必需履行审批、登记、注销手续。 6.对会计业务的重要核算资料要设专柜严密治理。 其他会计档案治理事项按会计制度规定执行。