大厦业户档案管理制度.docx

大厦业户档案管理制度_物业经理人 本文提要：当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠治理部的效劳工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对治理公司的形象。 治理部的效劳过程是大厦运营的最根本的组成局部。负责公共区域各楼层的各项效劳场地治理,也是面对业/租户各类效劳关系。治理部的工作又是销售工作的连续。 当营业部完成一份租赁合同,业/租户进驻大厦时,租赁合同的执行就要依靠治理部的效劳工作来维系,其工作质量的优劣还会影响到日后业/租户对治理公司的形象。 1.治理部的主要业/租户治理任务: 治理部的主要任务就是效劳。只有健全业/租户档案及效劳内容,才可能留住旧业/租户,吸引新业/租户。 2.治理部业/租户治理的日常工作包括: 准时上行下达业/租户与治理之间的学问、报告、通知、通报,传送文件应准时、精确,仔细地登记并制作各种表格。 协调与业/租户之间的关系,加强横向沟通; 做好与业/租户有关各类文件的档案工作,并定期整理,以备随时查询及跟进; 接听业/租户投诉,解决业/租户投诉; 接听业/租户工程报修电话,准时联系修复; 3.楼层钥匙的治理 治理部内设有大厦钥匙柜,钥匙柜内存放有大厦各个楼层、各个单位、公司的钥匙。钥匙柜的设立既可为遗忘携带或遗失的业/租户供应开门效劳,亦是大厦安全消防工作的必要保证手段。 4.业/租户档案治理 业/租户档案资料的治理主要是收集、整理、归档及使用四个环节。一般 业/租户档案包括以下的资料: 1)收集业/租户单位资料 2)业/租户缴费记录包括各样应付之押金 3)业/租户装修工程文件 4)业/租户迁入时填具之资料 5)业/租户资料补充 1业/租户联络资料 2紧急事故联络人的资料 3治理人员在日常职务常与业/租户人事变迁资料 6)业/租户与治理处往来文件 7)业/租户违规事项与欠费记录 8)业/租户请修记录 9)业/租户投诉记录 10)业/租户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)