大型会议接待程序.docx

大型会议接待程序 大型会议接待程序 会议接待程序 在猎取客户在宾馆举办会议的信息后，应着手做以下工作：1、准时与会务方负责人进展联络 （1）清晰了解会议性质（属勘探局接待工作、还是商务活动，是否有重要嘉宾参与等）及内容（包括：时间、人数、所需房间数、场地、器材、形式、交通及其他特别要求等）； （2）若属大型、重要的会议接待，在和客户商定有关接待细节后，应准时向部门主管领导汇报状况，由部门主管领导召开协调会议，统筹整个会议的接待工作。2、落实会议场地和房间数量 在会议洽谈协商的过程中，应和会务方详细负责人具体争论有关的会议细节，做好记录，尤其应尽快落实是否有适合客人要求的场地和客房。当确认场地及客房可按客户要求供应后，应告知餐饮部、房务部预留场地及房间。 3、签订会议协议，收取会议押金 当会务方已确认全部会议细节后，双方应依据要求及承诺签订会议协议，并依照协议收取相应的会议押金；4、下发会议接待通知单签订好会议协议后，依据双方协商的详细内容和有关细节，填写会议接待通知单，经核对无误，下发至各部门,并保存该次会议的档案；5、会议接待 发出会议接待通知单后，需和会务方负责人及宾馆相关部门随时保持联系，协调会场的布置，跟踪会议进程；6、会议结账 会议完毕，若客户消费挂账，其帐务由销售部和财务部共同催收，餐饮部赐予帮助；7、会议送别 恭送会务方领导及办会负责人，为来宾留下美妙感受；同时择机赠送精致小纪念品给会务方负责人，加深友情；8、会议完毕 会议完毕，视需要召开总结会，分析会议接待的得失，并将客户意见反应至相关部门，同时销售部应做好回忆资料的存档工作； 扩展阅读：大型会议接待方案筹划及效劳流程 大型会议接待方案筹划及效劳流程： 一会前 1与会议主办方洽谈，了解会议要求及所需效劳工程。 2供应会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息，并制定完备的会议预案书给会议方。 3派专人帮助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、消遣等相关方面的状况。 4确定方案，签订合同，预付定金。 二会中 1会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、公关等效劳。提前在酒店、会议室摆放好欢送调幅、欢送牌、签到台、指示牌等。2会前预备：预备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特别要求。5会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特别客人（回民）确实认。6会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7会议消遣：消遣消费形式、消费标准、消遣地点确实认。 8会议效劳：会议代表合影留念、为代表供应文秘效劳及相关效劳。 三会后 1、结帐：供应会议过程中的具体费用发生明细及说明，专人与客户进展核对并结帐。2、资料：会议后的资料收集，依据客户要求制作会议通讯录或花名册。 3、合影：会议期间参会人员集体合影，会议完毕前冲印出来分发给每位与会人员以做留念。 友情提示：本文中关于大型会议接待程序给出的范例仅供您参考拓展思维使用，大型会议接待程序：该篇文章建议您自主创作。