小区业主档案管理控制工作程序.docx

小区业主档案管理控制工作程序_物业经理人 物业程序文件 -小区业主档案治理掌握程序 1.0目的 标准对业主档案保管与查询工作。 2.0适用范围 适用于物业效劳中心对业主档案的保管与跟踪。 3.0职责 3.1客服部负责监控业主档案保管与跟踪工作。 3.2客服部资料专管员负责详细实施业主档案的保管与跟踪。 4.0工作程序 4.1业主资料的整理，内容包括：收楼资料和装修资料。 4.1.1收楼资料 4.1.1.1住户资料登记表 4.1.1.2（前期）物业效劳合同 4.1.1.3业主规约签约页 4.1.1.4证件办理申请表 4.1.1.5消防安全承诺书 4.1.1.6业主收楼物品/资料签收单 4.1.1.7楼宇状况验收检查表 4.1.1.8业主/住户身份证复印件 4.1.1.9收楼通知书/物业交付使用通知书 4.1.1.10交款通知书等 4.1.2装修资料 4.1.2.1装修申请表复印 4.1.2.2相关图纸及装修单位证件复件 4.1.2.3业主授权/托付书 4.1.2.4闭水试验确认书 4.1.2.5房屋装修工程、防水工程质量、防火安全承诺书 4.1.2.6消防安全承诺书 4.1.2.7整改通知单 4.1.2.8装修验收申请表等 4.2录入电脑：由资料专管员负责将4.1项相关资料录入电脑物业系统，并保证精确率达100%。 4.3资料装订：将业主档案分类进展装订在档案夹内，装订为收楼资料、装修资料。 4.4建立名目：左右两边分边建立资料名目，并清晰注明文件名称、归案日期、归案人、页数/码等。 4.5业主档案的跟踪：当发生以下状况变化时，资料专管员应将变化资料记录在业主档案中 4.5.1通讯电话联络方式发生变化时； 4.5.2业主发生更替时。 4.6业主档案查阅按质量记录掌握程序执行。 4.7属绝密档案，不得外泄。 4.8业主档案应归为永久保存性文件。 5.0支持性文件 5.1质量记录掌握程序 6.0质量记录 6.1资料名目 6.2记录查阅审批表 编制： 审核：批准: