小区住户投诉处理标准作业程序.docx

小区住户投诉处理标准作业程序_物业经理人 小区住户投诉处理标准作业程序 一、目的 标准投诉处理工作，确保住户的各类投诉能准时、合理地得到解决。 二、适用范围 适用于住户针对公司治理效劳工作的有效投诉处理。 三、职责 1、治理处主任负责处理重要投诉。 2、事务部主管负责帮助主任处理一般稍微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。 3、治理处相关主管负责帮助事务部主管和治理处主任处理本部门的被投诉大事，并准时向事务部反应投诉处理信息。 4、事务部治理员负责投诉现场接待工作。 四、程序要点 1、处理投诉的根本原则 接待投诉时，接待人员应严格遵守礼貌、乐观、热忱、友善、急躁、公平的十二字效劳方针，严禁与住户进展辩论、争吵。 2、投诉处理流程图 3、投诉界定 (1)重大投诉。以下投诉属重大投诉： 公司承诺或合同规定供应的效劳没有实施或实施效果有明显过失，经住户屡次提出而得不到解决的投诉; 由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身损害的; 有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。 (2)重要投诉 重要投诉是指因公司的治理效劳工作不位、有过失而引起的投诉。 (3)稍微投诉 稍微投诉是指因公司的设施、设备和治理水平有限给住户造成的生活、工作稍微不便而非人为因素造成的影响，可以通过改良而较易得到解决或改良的投诉。 4、投诉接待 (1)当接到住户投诉时，接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意，并马上在住户投诉意见表中作好具体记录： 记录内容如下： -投诉大事的发生时间、地点; -被投诉人或被投诉部门; -投诉大事的发生经过(简洁明白地表达); -住户的要求; -住户的联系方式、方法。 接待住户时应留意： -请住户到沙发入座，急躁倾听住户投诉，并照实记录; -必要时，通知事务部主管或治理处主任出面解释; -留意力要集中，适时地与住户进展沟通，不应只埋头记录。 (2)投诉的处理承诺： 重大投诉，当天呈送公司总经理进入处置程序; 重要投诉，接待后1小时内转呈主管经理进展处置程序; 稍微投诉，不超过2天内或在住户要求的期限内解决。 5、住户效劳中心接待员依据投诉内容10分钟内将住户投诉意见表发送到被投诉部门，领表人在投诉处置记录表签收记录。住户效劳中心接待员应将重大投诉及重要投诉经事务部主管当天转呈公司总经理或治理处主任。 6、投诉处理内部工作程序 (1)被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕，并按住户投诉意见表对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将住户投诉意见表交到住户效劳中心。接待员收处处理完毕的住户投诉意见表后，应在投诉处置记录表记录。 (2)公司总经理、治理处主任在接到重大投诉和重要投诉后应按公司不合格订正与预防标准作业程序文件的规定处理。 7、住户效劳中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反应信息后，将状况上报事务部主管，并在当天将处理结果通报给投诉住户。通报方式可彩电话通知或由巡楼组人员上门告之。 8、事务部主管在投诉处理完毕后通知治理员安排回访。在每月30日前对投诉大事进展统计、分析，将统计、分析结果上呈主管经理，并将住户投诉意见表汇总上交品质部，由品质部长期保存。 9、其他形式的投诉(如信函)，效劳处参照本程序办理。 10、投诉的处理时效 (1)稍微投诉一般在2日内处理完毕，超时需经治理处主任批准。 (2)重要投诉一般在3日内处置完毕，超时需经公司总经理批准。 (3)重大投诉应当在2日内给投诉的住户明确答复，解决时间不宜超过10日。 五、记录 1、住户投诉意见表 2、投诉处置记录表