采购流程管理概述.ppt

专题四专题四采购流程管理采购流程管理学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析一、采购作业流程概述一、采购作业流程概述 采购作业流程就是详细论述采购部门职责或采购作业流程就是详细论述采购部门职责或任务的运营指南，是采购管理中最重要的部任务的运营指南，是采购管理中最重要的部门之一，是采购活动具体执行的标准。门之一，是采购活动具体执行的标准。采购作业流程采购作业流程通常是指由制造需求的厂家选通常是指由制造需求的厂家选择和购买生产所需的各种原材料、零部件等择和购买生产所需的各种原材料、零部件等物料的全过程。物料的全过程。一个完善的采购作业流程应满足所需物料在一个完善的采购作业流程应满足所需物料在价格与质量、数量、区域之间的价格与质量、数量、区域之间的综合平衡综合平衡。二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（一）采购作业流程的内容（一）采购作业流程的内容 作业流程的第一部分往往是介绍性的，是关作业流程的第一部分往往是介绍性的，是关于具体内容的索引或表格；第二部分一般总于具体内容的索引或表格；第二部分一般总结与该作业流程相关的公司或部门策略；第结与该作业流程相关的公司或部门策略；第三部分指出作业流程中的各职位、部门或者三部分指出作业流程中的各职位、部门或者领域；最后一部分常常描述执行作业流程的领域；最后一部分常常描述执行作业流程的实际过程。实际过程。学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（二）采购作业流程的步骤（二）采购作业流程的步骤 1、确定需求、确定需求 在采购之前先确定买什么、买多少、何时买、在采购之前先确定买什么、买多少、何时买、由谁决定等由谁决定等 2、需求说明、需求说明 确认需求后，对需求的细节，如品质、包装、确认需求后，对需求的细节，如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均需加以明售后服务、运输及检验方式等，均需加以明确的说明。确的说明。学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（二）采购作业流程的步骤（二）采购作业流程的步骤 3、选择可能的供应来源、选择可能的供应来源 在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：在选择供应商时，企业应考虑的主要因素有：价格价格质量质量服务服务位置位置供应商的库存策略供应商的库存策略柔性柔性学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（二）采购作业流程的步骤（二）采购作业流程的步骤 4、适宜价格的决定、适宜价格的决定 决定可能的供应商并进行价格谈判。决定可能的供应商并进行价格谈判。5、订单安排、订单安排 价格谈妥后，应办理订货签约手续价格谈妥后，应办理订货签约手续 6、订单追踪与稽核、订单追踪与稽核 签约订货后，督促厂商按约交货，并予以严格签约订货后，督促厂商按约交货，并予以严格的验收入库。的验收入库。学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（二）采购作业流程的步骤（二）采购作业流程的步骤 7、核对发票、核对发票 厂商交货验收合格，随即开具发票。厂商交货验收合格，随即开具发票。8、不符与退货处理、不符与退货处理 凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。格者，应依据合约规定退货。学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析二、采购作业流程的内容和步骤二、采购作业流程的内容和步骤（二）采购作业流程的步骤（二）采购作业流程的步骤 9、结案与验收、结案与验收 合格付款，或验收不合格退货，均需办理结案手续，合格付款，或验收不合格退货，均需办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报清查各项书面资料有无缺失、绩效好坏等，并签报高级管理者或权责部门核阅批示高级管理者或权责部门核阅批示10、记录与档案、记录与档案 维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记维护凡经结案批示后的采购文件，应列入档案登记编号分类，予以保管。编号分类，予以保管。学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析三、采购作业流程的注意事项三、采购作业流程的注意事项采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配采购结构应与采购数量、种类、区域相匹配先后顺序与实效控制先后顺序与实效控制关键点设置关键点设置权责或任务的划分权责或任务的划分配合作业方式的改善配合作业方式的改善采购流程应反映集体决策的思想采购流程应反映集体决策的思想避免作业过程中发生摩擦、重复预混乱避免作业过程中发生摩擦、重复预混乱价值与程序相适应价值与程序相适应处理程序应适合现实环境处理程序应适合现实环境学习情景一学习情景一 采购流程分析采购流程分析学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理一、采购订单和采购订单管理一、采购订单和采购订单管理（一）采购订单（一）采购订单采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是采购订单是存货在采购业务中流动的起点，是详细记录企业物流的循环流动轨迹、累计企详细记录企业物流的循环流动轨迹、累计企业管理决策所需要的经营运作信息的关键。业管理决策所需要的经营运作信息的关键。采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正采购订单表示了对与供应商进行采购业务的正式的和最终的确认，标明了供应商、要订购式的和最终的确认，标明了供应商、要订购的物料或服务、数量、价格、供货日期和供的物料或服务、数量、价格、供货日期和供货条款、支付条款。货条款、支付条款。学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理一、采购订单和采购订单管理一、采购订单和采购订单管理（二）采购订单管理（二）采购订单管理采购订单管理以采购单为源头，对从供应采购订单管理以采购单为源头，对从供应商处确认订单、发货、到货、检验、入商处确认订单、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确库等采购订单流转的各个环节进行准确的追踪，实现全过程管理。的追踪，实现全过程管理。学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理一、采购订单和采购订单管理一、采购订单和采购订单管理（三）采购订单管理的内容（三）采购订单管理的内容1、采购订单的制定过程、采购订单的制定过程2、采购订单的管理、采购订单的管理3、采购订单的跟踪、采购订单的跟踪二、采购订单的类型二、采购订单的类型采购订单依照业务类型可以分为以下几类：采购订单依照业务类型可以分为以下几类：1、普通采购、普通采购2、外发加工采购、外发加工采购3、服务采购、服务采购4、寄售采购、寄售采购5、试产采购、试产采购6、现货采购、现货采购学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（一）制定采购订单计划（一）制定采购订单计划采购订单计划的制定主要包括以下四个环节：采购订单计划的制定主要包括以下四个环节：1、准备订单计划、准备订单计划预测市场需求预测市场需求确定生产需求确定生产需求准备订单环境资料准备订单环境资料制定订单计划说明书制定订单计划说明书学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（一）制定采购订单计划（一）制定采购订单计划2、评估订单需求、评估订单需求 是采购计划中非常重要的一个环节，只有准是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。主供参考依据，以便制定出好的订单计划。主要包括三个方面的内容：要包括三个方面的内容：分析市场需求分析市场需求分析生产需求分析生产需求确定订单需求确定订单需求学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（一）制定采购订单计划（一）制定采购订单计划3、计算订单容量、计算订单容量分析供应资料分析供应资料计算总体订单容量计算总体订单容量计算承接订单容量计算承接订单容量确定剩余订单容量确定剩余订单容量学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（一）制定采购订单计划（一）制定采购订单计划4、制定订单计划、制定订单计划主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余主要包括对比需求与容量、综合平衡、确定余量和认证计划。量和认证计划。一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。个方面。下单数量下单数量=生产需要量生产需要量计划入库量计划入库量现有库存量现有库存量+安全库存量安全库存量下单时间下单时间=需求到货时间需求到货时间认证周期认证周期订单周期订单周期缓冲时间缓冲时间学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（二）选择供应商（二）选择供应商了解采购环境了解采购环境估算供应商供应情况估算供应商供应情况确定意向供应商确定意向供应商发放订单说明书发放订单说明书确定物料供应商确定物料供应商学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（三）签订订单（三）签订订单1、订单制作、订单制作2、订单审批、订单审批3、与供应商签订订单、与供应商签订订单4、订单执行、订单执行学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（四）订单跟踪（四）订单跟踪在实际的采购过程中，订单的跟踪包括跟在实际的采购过程中，订单的跟踪包括跟踪供应商工艺文件的准备、跟踪原材料、踪供应商工艺文件的准备、跟踪原材料、跟踪加工过程、跟踪总装及测试过程、跟踪加工过程、跟踪总装及测试过程、跟踪包装入库。跟踪包装入库。学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（五）物料检验（五）物料检验1、确定检验日期、确定检验日期2、通知检验人员、通知检验人员3、进行物料检验、进行物料检验4、处理检验问题、处理检验问题学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（六）物料接收（六）物料接收1、与供应商确定物料检验日期、与供应商确定物料检验日期2、与仓储部协调送货事务、与仓储部协调送货事务3、通知供应商送货、通知供应商送货4、库房接受及物料入库、库房接受及物料入库5、检验问题处理、检验问题处理学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（七）付款操作（七）付款操作付款前需要做以下工作：付款前需要做以下工作：1、查看物料检验入库信息、查看物料检验入库信息2、准备付款单、准备付款单3、主管审批、主管审批4、资金平衡、资金平衡5、向供应商付款、向供应商付款6、供应商收款、供应商收款学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理三、制定采购定的主要环节三、制定采购定的主要环节（八）供应评估（八）供应评估评估的目的是为了建立优化的采购环境，主要评估的目的是为了建立优化的采购环境，主要有有5个步骤个步骤1、制定供应评估计划、制定供应评估计划2、订单部门绩效评估、订单部门绩效评估3、订单角色绩效评估、订单角色绩效评估4、供应商供应绩效评估、供应商供应绩效评估5、建议调整采购分配比例、建议调整采购分配比例学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理四、付款方式的操作技巧四、付款方式的操作技巧企业间货款的结算一般以银行为中介，通企业间货款的结算一般以银行为中介，通过银行提供信用方式或代理方式支付货过银行提供信用方式或代理方式支付货款，最常用的付款方式有：汇付、托收、款，最常用的付款方式有：汇付、托收、信用证三种。信用证三种。学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理五、订单跟踪的操作技巧五、订单跟踪的操作技巧（一）订单跟踪过程（一）订单跟踪过程1、合同执行前跟踪、合同执行前跟踪制定订单合同之后，订单人员要及时了解制定订单合同之后，订单人员要及时了解供应商是否接受订单，是否及时的签订供应商是否接受订单，是否及时的签订等情况。等情况。学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理五、订单跟踪的操作技巧五、订单跟踪的操作技巧（一）订单跟踪过程（一）订单跟踪过程2、合同执行过程跟踪、合同执行过程跟踪与供应商签订的合同具有法律效力，订单人员应全力与供应商签订的合同具有法律效力，订单人员应全力跟踪，确实需要变更的需要征得供应商的同意。跟踪，确实需要变更的需要征得供应商的同意。合同跟踪应把握以下事项：合同跟踪应把握以下事项：跟踪合同供应商准备物料的详细过程，保证订单跟踪合同供应商准备物料的详细过程，保证订单正常执行正常执行紧密相应生产需求形势紧密相应生产需求形势慎重处理库存控制慎重处理库存控制控制好物料验收环节控制好物料验收环节学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理五、订单跟踪的操作技巧五、订单跟踪的操作技巧（一）订单跟踪过程（一）订单跟踪过程3、合同执行后跟踪、合同执行后跟踪应按合同规定的支付条款方式对供应商进应按合同规定的支付条款方式对供应商进行付款，并进行跟踪行付款，并进行跟踪学习情境二学习情境二 采购订单管理采购订单管理五、订单跟踪的操作技巧五、订单跟踪的操作技巧（二）合同跟踪补充说明（二）合同跟踪补充说明合同跟踪补充说明有以下几个方面：合同跟踪补充说明有以下几个方面：1.合同跟踪过程中，要注意供应商的质合同跟踪过程中，要注意供应商的质量、交货期的变化情况量、交货期的变化情况2.注意把合同、各种验收数据的分类保注意把合同、各种验收数据的分类保存工作做好存工作做好3.注意利用供应商的历史情况决定对其注意利用供应商的历史情况决定对其实施的过程方法。实施的过程方法。