access 第03章(精品).ppt

第第 3 章章 数据库的创建数据库的创建 3.1 Access 2002开发环境开发环境3.2 创创 建建 数数 据据 库库3.3 创创 建建 表表3.4 字字 段段 操操 作作3.5 设定表关系（联系）设定表关系（联系）3.6 操操 作作 记记 录录 3.7 数据的导入和导出数据的导入和导出3.1 Access 2002开发环境开发环境3.1.1 Access 2002的安装、启动及关闭1Access 2002安装安装Access 2002是是一一个个32位位的的软软件件，可可以以在在Windows 9x/NT/2000/XP等等操操作作系系统统下下运运行行。在在 Windows环环 境境 下下，将将 Microsoft Office XP的的安安装装光光盘盘放放入入驱驱动动器器，系系统统启启动动Microsoft Office XP的的安安装装界界面面，根根据据窗窗口提示信息一步一步地安装即可。口提示信息一步一步地安装即可。2Access 2002的启动的启动图3-1 Access 2002的主界面 3退出退出Access 20023.1.2 Access操作基础操作基础在在Access 2002主主窗窗口口中中，其其中中菜菜单单、工工具具栏栏的的操操作作与与Word和和Excel完完全全相相同同，以以下下主要介绍数据库窗口的有关操作。主要介绍数据库窗口的有关操作。1数据库窗口的操作数据库窗口的操作2组的使用组的使用图3-2 新建组对话框 3Access 2002帮助系统帮助系统Access 2002采采用用了了HTML帮帮助助形形式式，具具有有强强大大的的帮帮助助系系统统。通通过过帮帮助助系系统统，可可以以随随时获得问题的解答。时获得问题的解答。3.2 创创 建建 数数 据据 库库Access数据库以数据库以.mdb作为扩展名。与传统作为扩展名。与传统的某些数据库管理系统不同，它可以把各的某些数据库管理系统不同，它可以把各种有关的表、索引、窗体、报表以及种有关的表、索引、窗体、报表以及VBA程序代码都包含在一个文件中，程序代码都包含在一个文件中，Access为为用户处理了所有的文件管理的细节。用户处理了所有的文件管理的细节。建立一个建立一个Access数据库的基本步骤如下。数据库的基本步骤如下。进进行行系系统统需需求求分分析析，确确定定新新建建数数据据库库的的目的。目的。设计数据库的表。设计数据库的表。规划表中的字段，并确定主键。规划表中的字段，并确定主键。确定表之间的关系。确定表之间的关系。根根据据表表间间的的关关系系，优优化化表表、表表中中字字段段的的设计。设计。输输入入数数据据并并创创建建其其他他数数据据库库对对象象，如如查查询、窗体、报表、宏和模块等。询、窗体、报表、宏和模块等。使使用用数数据据库库分分析析工工具具来来分分析析和和改改进进数数据据库的性能。库的性能。设置数据库的安全性。设置数据库的安全性。3.2.1 建立数据库Microsoft Access 提提供供两两种种创创建建数数据据库库的的方方法法：一一是是使使用用【数数据据库库向向导导】仅仅一一次次操操作作即即可可为为所所选选数数据据库库类类型型创创建建必必要要的的表表、窗窗体体及及报报表表，这这是是开开始始创创建建数数据据库库的的最最简简单单的的方方法法；二二是是先先创创建建一一个个空空数数据据库库，然然后后再再添添加加表表、窗窗体体、报报表表及及其其他他对对象象，这这是是最最灵灵活活的的方方法法，但但需需要要分分别别定定义义每每一一个个数数据据库库要要素素。无无论论哪哪一一种种方方法法，在在数数据据库库创创建之后，都可以随时修改或扩展数据库。建之后，都可以随时修改或扩展数据库。1使用使用【数据库向导数据库向导】创建数据库创建数据库如如果果需需要要在在创创建建数数据据库库的的时时候候，就就为为所所选选择择的的数数据据库库创创建建所所需需的的表表、窗窗体体及及报报表表，可选择可选择【数据库向导数据库向导】来创建数据库。来创建数据库。3.2.2 数据库的打开与关闭数据库的打开与关闭如如果果已已经经创创建建了了数数据据库库，就就可可直直接接打打开开已已创创建建的的数数据据库库。要要打打开开一一个个已已经经存存在在的的数数据据库库，可可以以单单击击工工具具栏栏上上的的【打打开开】按按钮钮，或或选选择择【文文件件】|【打打开开】命命令令，在在弹弹出出的的窗窗口口中中指指定定要要打打开开的的数数据据库库文文件件即即可可。也也可可以以使使用用【新新建建文文件件】面面板板直直接接打打开开最最近近使用过的数据库。使用过的数据库。在在Access中，数据库文件的打开有中，数据库文件的打开有4种种方式，如图方式，如图3-7所示。所示。图3-7 数据库的打开方式选择 以共享方式打开数据库文件以共享方式打开数据库文件 以只读方式打开以只读方式打开 以独占方式打开以独占方式打开 以独占只读方式打开以独占只读方式打开3.2.3 数据库转换数据库转换由由于于Access版版本本的的不不同同，所所创创建建的的数数据据库库应应用用系系统统的的文文件件格格式式会会有有所所区区别别。在在Access 2002中中，可可以以将将旧旧版版本本的的Access数数据据库库转转换换成成新新版版本本的的数数据据库库格格式式，也也可可进进行反向操作。行反向操作。要转换一个数据库文件的格式，应先要转换一个数据库文件的格式，应先在在Access 2002中打开此数据库，然后选择中打开此数据库，然后选择【工具工具】|【数据库实用工具数据库实用工具】|【转换数据转换数据库库】中的相应选项，如图中的相应选项，如图3-8所示。所示。图3-8 转换数据库菜单 3.3 创创 建建 表表3.3.1 表的构成 同一类的所有实体都被数字化为一张表，同一类的所有实体都被数字化为一张表，也就是说，实体的信息都是以表的形式存也就是说，实体的信息都是以表的形式存储在数据库中的。表是由记录和字段组成储在数据库中的。表是由记录和字段组成的，表中的一个记录代表对应实体的一个的，表中的一个记录代表对应实体的一个实例；表中的一个字段代表对应实体的一实例；表中的一个字段代表对应实体的一种属性。种属性。表表是是数数据据记记录录的的集集合合，是是数数据据库库最最基基本本的的组组成成部部分分，一一个个数数据据库库可可以以有有多多个个数数据据表表，它它们们包包含含了了数数据据库库的的所所有有数数据据信信息息，一一个个表表由由多多个个具具有有不不同同数数据据类类型型的的字字段段组组成成。一一个个表表对对象象就就是是一一个个关关于于特特定定主主题题的的数数据据集集合合，每每一一个个表表在在数数据据库库中中具具有有不不同同的的用用途。途。为为了了惟惟一一地地表表示示表表中中的的某某条条记记录录，表表中中必必须须含含有有关关键键字字。Access的的主主关关键键字字（主主键键）可可以以是是表表中中的的一一个个或或多多个个字字段段，而而且且“主主键键”字段的值不能空，也不能重复。字段的值不能空，也不能重复。3.3.2 使用表向导创建表在在建建立立Access表表时时，可可以以先先创创建建一一个个空空的的数数据据表表，然然后后向向其其中中输输入入数数据据，也也可可以以通通过过直直接接输输入入数数据据创创建建数数据据表表。Access提提供供了了3种种创创建建表表的的方方法法：使使用用数数据据库库向向导导创创建建表表、使使用用表表向向导导创创建建表表和和在在设设计计视视图图中中创创建建表表。不不管管使使用用哪哪一一种种方方法法创创建建数数据据表表，用用户户都都可可以以在在数数据据库库设设计计视视图图中中进进一一步步定定义数据表，如新增字段、设置默认值等。义数据表，如新增字段、设置默认值等。利用向导创建表时，可以在表对象窗利用向导创建表时，可以在表对象窗口选择口选择【使用向导创建表使用向导创建表】，如图，如图3-9（a）所示；也可单击）所示；也可单击【新建新建】按钮，在按钮，在出现的出现的【新建表新建表】对话框中选择对话框中选择【表向导表向导】，如图，如图3-9（b）所示。）所示。（a）数据库窗口中的向导选项 （b）新建表对话框图3-9 3.3.3 自定义表自定义表不不论论是是使使用用向向导导创创建建的的表表，还还是是通通过过输输入入数数据据直直接接建建立立的的表表，大大部部分分都都需需对对其其做做相相应应的的修修改改，如如更更改改字字段段的的名名称称、字字段段的的数数据据类类型型、设设置置主主键键等等。在在设设计计视视图图中中，不不仅仅可可以以创创建建一一个个新新表表，还还可可以以对对已已有有的的数数据表进行修改。据表进行修改。1表的设计视图表的设计视图打打开开表表的的设设计计视视图图有有多多种种方方法法，可可直直接接双双击击数数据据库库窗窗口口中中的的【使使用用设设计计器器创创建建表表】，也也可可以以选选择择新新建建表表中中的的【设设计计视视图图】，还还可可以以单单击击【设设计计】按按钮钮打打开开一一个个已已存存在在的的表。图表。图3-13所示为所示为“产品产品”表的设计视图。表的设计视图。图3-13 表设计视图 数数据据表表的的设设计计视视图图包包含含两两个个区区域域：字字段段输输入入区区和和字字段段属属性性区区。在在字字段段输输入入区区中中输输入入每每个个字字段段的的名名称称、数数据据类类型型和和说说明明。在在字字段段属属性性区区中中输输入入或或选选择择字字段段的的属属性性值值，如如字段的大小、格式等。字段的大小、格式等。2【表设计表设计】工具栏工具栏Access里里有有7种种对对象象，每每个个对对象象会会产产生生不不同同的的窗窗口口，针针对对不不同同的的对对象象窗窗口口，Access会会显显示示不不同同的的工工具具按按钮钮。表表设设计计窗窗口口中中的的工工具具栏栏，如如图图3-14所所示示。其其中中，【视视图图】按按钮钮用用于于切切换换表表的的视视图图模模式式，主主要要是是设设计计视视图与数据表视图间的切换。图与数据表视图间的切换。图3-14 【表设计】工具栏 3.4 字字 段段 操操 作作字段名称是用来标识字段的，字段名字段名称是用来标识字段的，字段名称可以由英文、中文、数字组成，但必须称可以由英文、中文、数字组成，但必须符合符合Access数据库的对象命名规则。数据库的对象命名规则。字字段段名名称称的的长长度度为为164个个字字符符，一一个个汉字占汉字占2个字符。个字符。字字段段名名称称可可以以来来用用字字母母、数数字字和和空空格格以以及及其其他他一一切切特特别别字字符符，但但不不能能包包含含点点（.）、叹号（！）及中括号（叹号（！）及中括号（）等字符。）等字符。不能使用不能使用ASCII值为值为031的字符。的字符。不能以空格为开头。不能以空格为开头。3.4.1 指定字段的名称及类型指定字段的名称及类型利利用用表表设设计计视视图图，在在给给字字段段命命名名后后，就就应应确确定定字字段段的的数数据据类类型型。将将光光标标置置于于第第二二列列，就就会会在在输输入入框框右右侧侧出出现现下下拉拉箭箭头头，单单击击下下拉拉箭箭头头就就可可为为字字段段选选择择合合适适数数据据类类型型，Access提供了提供了10种数据类型，如表种数据类型，如表3-1所示。所示。3.4.2 定义字段属性定义字段属性每每一一个个字字段段都都有有一一些些用用于于自自定定义义字字段段数数据据的的保保存存、处处理理或或显显示示的的属属性性，例例如如，可可通通过过设设置置文文本本字字段段的的【字字段段大大小小】属属性性来来控控制制允允许许输输入入的的最最多多字字符符数数。每每个个字字段段的的可可用用属属性性取取决决于于为为该该字字段段选选择择的的数数据据类类型型，图图3-16是是付付费费表表的的CardholdzersName字字段段的属性。的属性。在在字字段段属属性性中中，【字字段段大大小小】用用于于指指定定文文本本的的长长度度或或数数字字数数据据的的大大小小；【小小数数位位数数】指指定定数数字字、货货币币数数据据的的小小数数位位数数；【标标题题】指指定定在在数数据据表表视视图图以以及及窗窗体体中中显显示示该该字字段段时时所所用用的的标标题题；【默默认认值值】为为字字段段指指定定缺缺省省值值。这这类类字字段段属属性性含含义义比比较较明明显显，但但有有部部分分字字段段属属性性如如格格式式、输输入入掩掩码码、有有效性规则等需要在作进一步说明。效性规则等需要在作进一步说明。图3-16 付费表的CardholdzersName字段的属性 1格式格式（1）文本、备注型数据的格式）文本、备注型数据的格式（2）数字、货币型数据的格式）数字、货币型数据的格式（3）日期）日期/时间型数据的格式时间型数据的格式（4）是）是/否型数据格式否型数据格式2有效性规则与有效性文本有效性规则与有效性文本【有有效效性性规规则则】属属性性用用来来定定义义字字段段数数据据输输入入的的规规则则，以以保保证证所所输输入入数数据据的的正正确确性性。例例如如，在在性性别别字字段段中中用用0表表示示女女、1代代表表男男，如如果果用用户户输输入入其其他他数数据据或或字字母母，就就会会显显示示一一个个出出错错提提示示信信息息，至至于于提提示示信信息息是是什什么么，则则取取决决于于【有有效效性性文文本本】属属性性设设定定的字符串。的字符串。向有效性规则文本框输入一个表达式，向有效性规则文本框输入一个表达式，可定义一个字段的简单核查。单击有效性可定义一个字段的简单核查。单击有效性规则框右边的规则框右边的按钮，打开按钮，打开【表达式生成表达式生成器器】对话框，如图对话框，如图3-18所示。所示。图3-18 【表达式生成器】对话框 3输入掩码输入掩码利用利用“输入掩码输入掩码”属性可以创建字段模属性可以创建字段模板板。输入掩码主要用于文本和日期输入掩码主要用于文本和日期/时间字段，时间字段，也可以用于数字或货币字段。定义字段的输入也可以用于数字或货币字段。定义字段的输入掩码时，可通过输入掩码右边的掩码时，可通过输入掩码右边的按钮，打开按钮，打开【输入掩码向导输入掩码向导】对话框，如图对话框，如图3-19所示。所示。图3-19 【输入掩码向导】对话框 4索引索引索索引引属属性性可可以以分分为为【无无】、【有有（无无重重复复）】和和【有有（有有重重复复）】3种种，默默认认值值为为【无无】，如如果果设设定定为为【有有（无无重重复复）】的的索索引引，在输入数据时、可以自动检查是否重复。在输入数据时、可以自动检查是否重复。索索引引有有助助于于快快速速查查找找和和排排序序记记录录，就就像像在在书书中中使使用用目目录录来来查查找找某某些些内内容容一一样样。既既可可以以基基于于单单个个字字段段创创建建索索引引，也也可可以以基基于于多多个个字字段段来来创创建建索索引引。使使用用多多个个字字段段索索引引进进行行排排序序时时，一一般般按按索索引引中中的的第第一一个个字字段段进进行行排排序序，如如果果第第一一个个字字段段有有重重复复值值，则则系系统统会会使使用用索索引引中中的的第第二二个个字字段段进进行行排排序序，依次类推。依次类推。3.4.3 设定主键主主键键也也称称为为主主关关键键字字，是是表表中中能能惟惟一一标标识识一一条条记记录录的的字字段段，可可以以是是一一个个字字段段或或多多个个字字段段的的组组合合。建建立立用用户户自自定定义义的的主主键键，有有如下优点。如下优点。可以加快查询的速度。可以加快查询的速度。系系统统默默认认的的排排序序次次序序是是按按主主键键的的升升序序方方式显示数据。式显示数据。在在一一个个表表（设设表表A）中中加加入入另另一一表表（设设表表B）的的主主键键作作为为该该表表的的一一个个字字段段，此此时时这这个个字字段段又又被被称称为为（表表A的的）外外键键，这这样样可可以建立两个表间的关系。以建立两个表间的关系。定定义义主主键键时时，先先要要指指定定作作为为主主键键的的一一个个或或多多个个字字段段，如如果果只只选选择择一一个个字字段段，可可单单击击字字段段所所在在行行的的选选定定按按钮钮，若若需需要要选选择择多多个个字字段段作作为为主主键键，可可先先按按下下【Ctrl】键键，再再依次单击这些字段所有行的选定按钮。依次单击这些字段所有行的选定按钮。选选定定字字段段后后，可可在在鼠鼠标标右右键键快快捷捷菜菜单单中中选选择择【主主键键】命命令令，或或直直接接单单击击工工具具栏栏上上的的【主主键键】按按钮钮，即即可可把把所所选选字字段段设设为为表表的的主主键键。如如果果主主键键在在设设置置后后发发现现不不适适用用或或不不正正确确，可可以以通通过过【主主键键】按按钮钮取取消消原原有有的的主键。主键。如果没有为表设置主键，在关闭数据如果没有为表设置主键，在关闭数据表时，系统出现是否设置主键的提示框。表时，系统出现是否设置主键的提示框。若在若在【尚未定义主键尚未定义主键】中选择中选择【是是】，则，则会自动添加一个会自动添加一个“自动编号自动编号”类型的字段类型的字段作为表的主键。作为表的主键。3.4.4 建立索引索索引引实实际际上上是是一一个个二二维维列列表表，其其中中仅仅有有两两列列数数据据：关关键键字字值值和和记记录录的的物物理理位位置置。关关键键字字值值是是包包含含字字段段的的排排序序规规则则表表达达式式，记记录录的的物物理理位位置置指指向向关关键键字字值值在在表表中中所所在在的的物理位置。物理位置。在在Access 2000中中，用用户户可可以以根根据据一一个个字字段段建建立立单单一一字字段段索索引引，也也可可以以根根据据多多个个字字段段的组合建立多字段索引。的组合建立多字段索引。通通过过设设置置【表表设设计计视视图图】中中【字字段段属属性性】部部分分的的【索索引引】属属性性，可可以以设设置置单单字字段段索索引引。选选择择【视视图图】|【索索引引】命命令令可可以以在在【索索引引】窗窗口口中中设设置置单单字字段段索索引引、多多字字段段索索引。引。3.5.1 完整性完整性关关系系模模型型的的完完整整性性是是对对关关系系的的某某种种约约束束条条件件。在在关关系系模模型型中中有有3类类完完整整性性约约束束：实实体体完完整整性性、参参照照完完整整性性和和用用户户定定义义的的完完整整性性。其其中中实实体体完完整整性性和和参参照照完完整整性性是是关关系系模模型型必必须须满满足足的的约约束束条条件件，是是关关系系的的不不变变性性条条件，应该由关系系统自动支持。件，应该由关系系统自动支持。3.5 设定表关系（联系）设定表关系（联系）1实体完整性实体完整性规规则则：若若属属性性A是是基基本本关关系系R的的主主属属性性，则则属性属性A不能取空值。不能取空值。实实体体完完整整性性规规则则规规定定基基本本关关系系的的所所有有主主属属性性都都不不能能取取空空值值，而而不不仅仅是是主主键键整整体体不不能能取空值。取空值。2参照完整性参照完整性现现实实世世界界中中的的实实体体之之间间往往往往存存在在某某种种联联系系，存存在在着着关关系系之之间间的的引引用用，引引用用时时必必须须取取基基本本表表中中已已经经存存在在的的值值，由由此此提提出出参参照照引引用用规则。规则。参参照照完完整整性性规规则则是是定定义义外外键键与与主主键键之之间间的的引用规则。引用规则。若若属属性性（或或属属性性组组）F是是基基本本关关系系R的的外外键键，它它与与基基本本关关系系S的的主主键键KS相相对对应应（基基本本关关系系R和和S不不一一定定是是不不同同的的关关系系），则则对对于于R中中每每个个元元组组在在F上上的的值值必必须须为为：或或者者取取空空值值或或者者等等于于S中中某某个个元元组组的的主主键键值值；称称基基本本关关系系R为为参参照照关关系系，基基本本关关系系S为为被被参参照照关关系系或目标关系。或目标关系。3用户定义的完整性用户定义的完整性不不同同的的关关系系数数据据库库系系统统应应根根据据其其应应用用环环境境，设设定定一一些些特特殊殊的的约约束束条条件件，用用户户定定义义的的完完整性就是针对具体的系统而提出的。整性就是针对具体的系统而提出的。3.5.2 Access中的关系中的关系所所谓谓的的关关系系（此此关关系系实实为为联联系系，以以下下同同），指指的的是是两两个个表表中中都都有有一一个个共共同同的的字字段段，利利用用这这个个字字段段建建两两个个表表之之间间的的联联系系。通通过过这这种种表表之之间间的的关关联联性性，可可以以将将数数据据库库中中的的多多个个表表联联结结成成一一个个有有机机整整体体。关关系系的的主主要要作作用用是是使使多多个个表表中中的的字字段段协协调调一一致致，以以便便快快速地提取信息。速地提取信息。Access是是一一个个关关系系型型的的数数据据库库，用用户户建建立立了了所所需需要要的的表表后后还还要要创创建建表表之之间间的的关关系系，Access凭借关系来连接表或查询中的数据。凭借关系来连接表或查询中的数据。两两个个表表之之间间只只有有存存在在相相关关联联的的字字段段才才能能在在二者之间建立关系。二者之间建立关系。在在两两个个相相关关表表中中，起起着着定定义义相相关关字字段段取取值值范范围围作作用用的的表表称称为为父父表表，该该字字段段称称为为主主键键；而而另另一一个个引引用用父父表表中中相相关关字字段段的的表表称称为为子子表，该字段称为子表的外键。表，该字段称为子表的外键。根根据据父父表表和和子子表表中中相相关关联联字字段段的的对对应应关关系系，表表间间关关系系可可以以分分为为两两种种：一一对对一一关关系系和和一一对多关系。对多关系。一一对对一一关关系系：在在这这种种关关系系中中，父父表表中中的的每每一一条条记记录录最最多多只只与与子子表表中中的的一一条条记记录录相相关关联联。若若要要在在两两个个表表之之间间建建立立一一对对一一关关系系，父父表表和和子子表表都都必必须须以以相相关关联联的的字字段段建建立立主主键。键。一一对对多多关关系系：在在这这种种关关系系中中，父父表表中中的的每每一一条条记记录录可可以以与与子子表表中中的的多多条条记记录录相相关关联联。若若要要在在两两个个表表之之间间建建立立一一对对多多关关系系，父父表表必须根据相关联的字段建立主键。必须根据相关联的字段建立主键。3.5.3 创建表关系创建表关系在在规规划划了了“产产品品订订单单”数数据据库库中中各各表表区区的的关关系系后后，就就可可以以在在表表关关系系视视图图中中创创建建8个个表表之间的关系了。之间的关系了。在在Access 2002，实实施施参参照照完完整整性性之之后后，将按以下原则处理用户的操作。将按以下原则处理用户的操作。（1）不不能能在在子子表表的的外外键键字字段段中中输输入入不不存存在于父表主键中的值。在于父表主键中的值。（2）如如果果在在子子表表中中存存在在匹匹配配的的记记录录，则则不能从主表中删除这个记录。不能从主表中删除这个记录。（3）如如果果在在子子表表中中存存在在匹匹配配的的记记录录，则则不能在主表中修改主键的值。不能在主表中修改主键的值。实实施施参参照照完完整整性性后后，则则当当更更改改或或删删除除父父表表中中的的记记录录时时，Access会会按按所所创创建建的的关关系系来来检检查查数数据据，若若违违反反了了这这种种关关系系，就就会会显显示示出出错错信信息息且且拒拒绝绝相相关关操操作作。如如果果某某些些情情况况下下需需要要更更改改或或删删除除父父表表中中的的记记录录，可可设设置置【级联更新级联更新】和和【级联删除级联删除】功能。功能。级级联联更更新新相相关关字字段段：如如果果在在定定义义一一个个关关系系时时选选择择了了该该项项，则则无无论论何何时时更更改改父父表表中中记记录录的的主主键键值值，Access都都会会自自动动在在子子表表所所有有相关的记录中将外键更新为新值。相关的记录中将外键更新为新值。级级联联删删除除相相关关字字段段：如如果果在在定定义义一一个个关关系系时时选选择择了了该该项项，则则在在删删除除父父表表中中的的记记录录时时，Access将会自动删除相关表中相关的记录。将会自动删除相关表中相关的记录。3.5.4 查看、修改、删除表关系查看、修改、删除表关系表表之之间间的的关关系系并并不不是是一一成成不不变变的的，如如果果要要查查看看、修修改改或或删删除除已已创创建建的的关关系系，可可重重新新进入进入【关系关系】窗口。窗口。如如果果要要删删除除两两个个表表之之间间的的关关系系，可可单单击击所所要删除的关系连线，然后按要删除的关系连线，然后按Del键即可。键即可。若若要要修修改改两两个个表表之之间间的的关关系系，双双击击所所要要修修改改的的关关系系连连线线，打打开开【编编辑辑关关系系】对对话话框框即即可可对对其其进进行行修修改改。为为防防止止意意外外删删除除或或更更改改相相关关数数据据，Access使使用用参参照照完完整整性性来来确确保相关表中记录之间关系的有效性。保相关表中记录之间关系的有效性。Access中默认的关系为内连接，即只中默认的关系为内连接，即只选择两个表中字段值相同的记录。选择两个表中字段值相同的记录。3.6 操操 作作 记记 录录 3.6.1 输入数据表表结结构构设设计计好好后后，就就可可以以在在数数据据表表视视图图中中输输入入数数据据记记录录。在在数数据据表表视视图图中中操操作作数数据据与与Excel基本相同。基本相同。1文文本本、数数字字、货货币币型型数数据据的的输输入入如如果果要要输输入入文文本本、数数字字、货货币币型型数数据据，可可直直接在网格中输入。接在网格中输入。2是是/否型数据的输入否型数据的输入在在“性性别别”字字段段的的网网格格中中，显显示示了了一一个个复复选选框框。选选中中则则表表示示输输入入“是是（-1）”，不不选选中中表示输入了表示输入了“否（否（0）”。为为了了使使含含义义更更加加明明确确，该该字字段段最最好好显显示示“男男”、“女女”，实实现现这这种种功功能能需需要要用用到到“查查询询向导向导”。3日期日期/时间型数据的输入时间型数据的输入输输入入日日期期/时时间间型型数数据据时时，只只按按最最简简捷捷的的方方式式键键入入，不不需需将将整整个个日日期期全全部部键键入入，Access会会自自动动按按设设计计表表时时在在格格式式属属性性中中定定义的格式显示这类数据。义的格式显示这类数据。4OLE对象型数据的输入对象型数据的输入这这种种字字段段应应使使用用插插入入对对象象的的方方式式来来插插入入数数据。据。5超链接型数据的输入超链接型数据的输入超链接型数据的输入，可用超链接型数据的输入，可用【插入超插入超链接链接】对话框来实现。如在输入职员表中对话框来实现。如在输入职员表中的的“EmailName”字段时，可选择字段时，可选择【插入插入】|【超链接超链接】命令，或单击工具栏中命令，或单击工具栏中【】【】的的按钮，则会打开按钮，则会打开【插入超链接插入超链接】对话框，对话框，如图如图3-27所示。所示。图3-27 【插入超链接】对话框 6创建值列表和查阅列表字段创建值列表和查阅列表字段一般情况下，表中大部分字段的内容都来自一般情况下，表中大部分字段的内容都来自用户输入的数据，或从其他数据源导入的数用户输入的数据，或从其他数据源导入的数据。但在有些情况下，某个字段的内容也可据。但在有些情况下，某个字段的内容也可以取自于一组固定的数据，或者其他表中的以取自于一组固定的数据，或者其他表中的某个字段，这就是字段的查阅功能。某个字段，这就是字段的查阅功能。3.6.2 改变字段顺序改变字段顺序在在默默认认情情况况下下，数数据据表表显显示示记记录录时时，字字段段的的次次序序和和设设计计时时的的次次序序是是一一致致的的，为为了了更更好好地地分分析析数数据据，可可将将相相关关的的字字段段放放在在一一起起。单单击击要要移移动动的的字字段段并并选选中中此此列列，也也可可以以利利用用Shift键键或或鼠鼠标标拖拖动动选选中中多多列列，按按住住鼠鼠标标左键并拖动到合适的位置，放开鼠标即可。左键并拖动到合适的位置，放开鼠标即可。移移动动数数据据表表视视图图中中字字段段的的显显示示次次序序，并并不不会会影影响响到到设设计计视视图图中中字字段段的的次次序序，而而只只是是改变了表的显示布局。改变了表的显示布局。如如果果进进入入表表设设计计视视图图，单单击击行行选选定定器器中中某某个个字字段段所所在在行行，并并拖拖动动鼠鼠标标改改变变字字段段所所在在行行，不不仅仅会会改改变变该该字字段段在在数数据据表表视视图图中中显显示示效效果果，还还会会改改变变该该字字段段的的列列标标识识。这这种种改改变变必必须须要要慎慎重重，因因为为有有可可能能有有其其他他字字段段采采用用查查阅阅方方法法绑绑定定到到该该字字段段，而而该该字字段段的的列列标标识识发发生生了了改改变变，就就会会造造成成绑绑定定到到该该字字段的其他字段的数据错误。段的其他字段的数据错误。3.6.3 记录排序列记录排序列在在数数据据表表视视图图中中，不不仅仅可可以以添添加加记记录录、删删除除记记录录和和修修改改记记录录，还还可可以以对对数数据据表表中中的的记录进行排序与筛选。记录进行排序与筛选。排排序序就就是是按按照照某某个个字字段段的的内内容容值值重重新新排排列列记记录录。在在默默认认情情况况下下，Access会会按按主主键键的的次次序序显显示示记记录录，如如果果表表中中没没有有主主键键，则则以以输输入入的的次次序序来来显显示示记记录录，如如果果字字段段上上设设置置了索引，则按该字段排序过程会更快。了索引，则按该字段排序过程会更快。要对表中的数据进行排序或筛选，可选择要对表中的数据进行排序或筛选，可选择【记录记录】菜单中的相应命令，但更多的是菜单中的相应命令，但更多的是使用数据表视图的工具栏，如图使用数据表视图的工具栏，如图3-30所示。所示。图3-30 数据表视图工具栏 3.6.4 筛选记录筛选记录如如果果数数据据表表中中的的记记录录太太多多，可可将将无无关关的的记记录录筛筛选选掉掉，Access允允许许应应用用筛筛选选来来指指定定哪哪些些记记录录出出现现在在表表或或查查询询结结果果集集视视图图中中，筛筛选选的的方方法法有有按按选选定定内内容容筛筛选选、按按窗窗体体筛筛选选和高级筛选和高级筛选/排序。排序。1按选定内容筛选按选定内容筛选按选定内容筛选是应用筛选中最简单按选定内容筛选是应用筛选中最简单和快速的方法，可以选择某个表的全部或和快速的方法，可以选择某个表的全部或部分数据建立筛选制度准则，部分数据建立筛选制度准则，Access将只将只显示那些与所选样例匹配的记录。显示那些与所选样例匹配的记录。2按窗体筛选按窗体筛选3高级筛选高级筛选/排序排序借借助助于于高高级级筛筛选选/排排序序，可可以以针针对对数数据据库库中中的的一一个个或或多多个个表表、查查询询进进行行筛筛选选，还还可可以以在一个或多字段上添加排序次序。在一个或多字段上添加排序次序。3.6.5 设置数据表格式设置数据表格式在在数数据据表表视视图图中中可可以以修修改改表表的的布布局局格格式式，使使界界面面更更加加个个性性化化。例例如如，利利用用工工具具栏栏或或格格式式菜菜单单中中的的【字字体体】命命令令，可可以以为为表表设设定定自自己己喜喜欢欢的的字字体体；还还可可以以选选择择【工工具具】|【选选项项】命命令令，在在弹弹出出的的【选选项项】窗窗口口中中，改变数据表的默认设置。改变数据表的默认设置。1设置数据表的外观设置数据表的外观选选择择【格格式式】|【数数据据表表】命命令令，可可设设置置数数据据表表的的外外观观，如如图图3-34所所示示。用用户户可可根根据据需需要要改改变变单单元元格格效效果果、网网格格线线显显示示方方式式、背景色及网格线颜色等。背景色及网格线颜色等。图3-34 数据表格式设置 2设置行高和列宽设置行高和列宽有有时时由由于于字字段段中中数数据据太太多多而而无无法法全全部部显显示示出出来来，可可以以调调整整数数据据表表的的行行高高，使使数数据据表表分分行行显显示示在在窗窗口口中中。也也可可以以调调整整字字段段的的列列宽宽到到适适当当的的大大小小，使使数数据据能能正正常常地地显显示示出出来来。改改变变表表的的默默认认行行高高或或列列宽宽有有两两种种方方法法：使使用用鼠鼠标标拖拖动动、使使用用菜菜单单命命令令指指定定精精确确的的值。值。鼠鼠标标拖拖动动比比较较直直观观，也也是是常常用用的的方方法法，只只需需将将鼠鼠标标指指针针移移动动到到字字段段行行或或列列的的分分割割线线上上，当当鼠鼠标标变变为为垂垂直直或或水水平平的的双双箭箭头头时时，按按住住鼠鼠标标左左键键向向上上或或向向下下拖拖动动即即可可改改变变行行高，向左或右拖动即可改变列宽。高，向左或右拖动即可改变列宽。使使用用菜菜单单命命令令，即即选选择择【格格式式】|【行行高高】或或【列列宽宽】，在在弹弹出出的的【行行高高】或或【列列宽宽】对对话话框框中中，输输入入合合适适的的数数值值即即可可。在在【列列宽宽】对对话话框框中中，还还可可以以单单击击【最最佳佳匹匹配配】按钮，使系统自动调整列宽。按钮，使系统自动调整列宽。3隐藏列、冻结列隐藏列、冻结列在在浏浏览览数数据据时时，如如果果数数据据表表中中字字段段太太多多，则则可可将将某某些些字字段段隐隐藏藏起起来来当当需需要要的的时时候候再再重重新新显显示示。将将插插入入点点定定位位在在需需要要隐隐藏藏的的列列上上，选选择择【格格式式】|【隐隐藏藏列列】命命令令即即可可。如如果果想想把把隐隐藏藏的的列列重重新新显显示示出出来来，选选择择【格格式式】|【取取消消隐隐藏藏】命命令令，并并在在弹弹出出的的对对话框中选中需要显示的列。话框中选中需要显示的列。如如果果字字段段很很多多，有有些些字字段段必必须须通通过过滚滚动动条条才才能能看看到到。若若想想总总能能看看到到某某些些列列，则则可可将将其其冻冻结结，即即在在滚滚动动字字段段时时，这这些些列列在在屏屏幕幕上上固固定定不不动动。例例如如，在在职职员员表表中中选选中中“姓姓名名”、“性性别别”两两列列，然然后后选选择择【格格式式】菜菜单单或或鼠鼠标标右右键键快快捷捷菜菜单单中中的的【冻冻结结列列】命命令令，则则当当滚滚动动字字段段时时，这这两两列列始始终终显显示示在在固固定定的的位位置置上上不不动动。选选择择【格格式式】|【取取消对所有列的冻结消对所有列的冻结】命令，可将其解冻。命令，可将其解冻。3.7 数据的导入和导出数据的导入和导出利用数据的导入、导出和链接功能，利用数据的导入、导出和链接功能，可将外部数据源如可将外部数据源如Access数据库、文本文数据库、文本文件、件、Excel、FoxPro、ODBC及及SQL Server数据库等的数据，直接添加到当前的数据库等的数据，直接添加到当前的Access数据库中，或者将数据库中，或者将Access数据库中数据库中的对象复制到其他格式的数据文件中。的对象复制到其他格式的数据文件中。3.7.1 导入数据导入数据在使用外部数据源时，采用导入方式在使用外部数据源时，采用导入方式可将外部数据变为可将外部数据变为Access格式，此时外部格式，此时外部数据不会被修改，因为这个过程只是创建数据不会被修改，因为这个过程只是创建一个新表来保存外部数据的一个副本。一个新表来保存外部数据的一个副本。图3-35 【导入数据表向导】对话框 图3-36 导入生成的表 图3-37 【导入对象】对话框 3.7.2 导出数据导出数据导导出出数数据据是是将将Access数数据据库库中中表表（查查询询、报报表表）复复制制到到其其他他格格式式的的数数据据文文件件中中，其其操操作作较较为为简简单单，也也就就是是选选定定数数据据库库窗窗口口中中的的某某个个表表，选选择择【文文件件】|【导导出出】命命令令，在在打打开开的的对对话话框框中中选选择择文文件件的的类类型型及及存存储储名称即可