Excel 2003电子表格应用(精品).ppt

工作薄和工作表工作簿管理公式与函数数据管理与分析数据图表 Excel 2003是Microsoft Office 2003办公套装软件的重要组成部分，是一个通用的电子表格制作软件，具有强大的电子表格处理功能。利用该软件，用户不仅可以制作各类精美的电子表格，还可以用来组织、计算和分析各种类型的数据，方便地制作出复杂的图表和数据统计表。n Excel 2003Excel 2003的功能的功能u Excel 2003的基本功能l 制作电子表格。l 强大的计算功能。l 制作电子图表。l 数据清单的处理和分析。u Excel 2003新增的其他功能 统计函数的改进 新增任务窗格 信息的交流和获取 列表功能 另外还有并排比较文档、自动重新发布、工作表保护等。uExcel 2003Excel 2003的启动和退出的启动和退出 启动Excel 2003后，屏幕显示出Excel 2003的主窗口，Excel 2003窗口中的标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、任务窗格都与Word类似，Excel 2003也具有自己独特的工具。其组成部分为：【名称框】、【编辑框】、【工作表标签】、【行号】、【列标】、【单元格】、【活动单元格】、【任务窗格】。工作薄与工作表 Excel 2003文档就是工作簿，它为用户提供了一个计算操作环境。工作簿不仅提供了完整的计算功能，还结合了许多应用数据处理的功能，如数据筛选、图表制作、统计分析等，在各行各业都有广泛应用。本节主要介绍工作簿的基本操作，如建立新工作簿和打开工作簿等。u 建立和打开工作簿建立和打开工作簿l Excel 2003的基本概念工作表：它是Excel 2003用来存储和处理数据的最主要的文档，系统默认的分别是Sheetl、Sheet2、Sheet3，由行号、列标和网格线构成。工作表是由行和列组成的二维表格。工作薄：在Excel 2003中，用于保存数据信息的文件称为工作簿。在一个工作簿中，可以有多个不同类型的工作表，默认情况下包含3个工作表，最多可达到255个工作表。工作簿文件以XLS为默认的扩展名。数据清单：工作表中的一系列数据行，这些数据互相都有一定的相关性，如学校职工基本情况登记表。单元格地址：工作表中，行、列坐标所对应的位置称为一个单元格地址。每个单元格以它们的列头（字母）和行首（数字）组成，列标在前，行号在后。例如，L8表示L列第8行的单元格。单元格区域：是指一组选定的单元格，单元格可以是连续的，也可是不连续的。连续的单元格区域一般用“左上角单元格地址：右下角单元格地址”来表示。如：B2：F10，表示以B2单元格为左上角，F10单元格为右下角的单元格区域。u 创建工作薄创建工作薄启动Excel 2003时，系统将自动创建一个空白的工作簿，等待用户输入信息。用户还可以根据自己的实际需要，创建新的工作簿。l 新建空工作簿 如果要在启动Excel 2003后新建一个空白工作簿，可以使用下列步骤进行操作：选择【文件】|【新建】命令，打开【新建工作簿】任务窗格。在该任务窗格中单击【空白工作簿】，即可新建一个空白工作簿。l 使用模板新建工作簿 如果要使用Excel 2003提供的模板来新建工作簿，可以按照下列步骤进行操作：选择【文件】|【新建】命令，打开【新建工作簿】任务窗格。在该任务窗格中单击【本机上的模板】，打开【模板】对话框。打开【电子方案表格】选项卡，在该选项卡中选择一种表格样式。单击【确定】按钮，完成操作。l 打开工作簿 选择【文件】|【打开】命令，或者单击【常用】工具栏中的【打开】按钮，或者按【Ctrl+O】组合键，均可打开【打开】对话框，如右下图所示。在该对话框中选择目标文档所在的文件夹，双击该文档即可在窗口中打开该文档。提示：单击提示：单击【常用常用】工具栏中的工具栏中的【新建新建】按钮，或者按按钮，或者按Ctrl+N组合键，均可快速新建空白工组合键，均可快速新建空白工作薄。作薄。u 工作表的创建、编辑与删除工作表的创建、编辑与删除l 创建工作表 工作表中直接输入数据 数字数据 在Excel 2003中，数字是仅包含下列字符的常数值：0、l、9、（、）、/、$、￥、E、e和千分位符号（，）等特定符号组成。数字数据在单元格中的默认对齐方式是右对齐。文本数据 单击需要输入数据的单元格，输入具体文本数据。文本数据在单元格中的默认对齐方式是左对齐。时间和日期数据 在日常编辑表格数据时，有时会涉及到日期和时间。用户可以使用多种格式来输入一个日期，例如，输入日期2005年8月15日，可以输入以下格式：2005/8/15、2005.8.15、05.8.15、8.15和15-AUGUST。如果要在单元格中输入时间，小时、分钟与秒之间用冒号分隔(小时：分钟：秒)。数据的自动填充 在单元格中输入相同的内容：在输入数据时，如果有一批单元格需要输入相同的内容，在编辑框中输入需要的内容后，按下【Ctrl-Enter】组合键。在同一行或列中填充数据：对于一些能构成序列的内容，比如星期、数列、月份等，Excel 2003在填充时能自动按序列依次填充。或单击出现的【自动填充选项】下拉按钮，可以打开一个下拉菜单，从中可以选择填充的方式。l 编辑工作表编辑工作表 单元格与区域的选取 选定一个单元格：要选择单个单元格，只需用鼠标单击相应的单元格即可。选择单元格区域：Excel 2003中，可以选择一个单元格区域和多个单元格区域。选定整行：单击工作表中的行号。选定整列：单击工作表中的列标。选定相邻的行或列：用鼠标单击并拖动工作表行号或列标。选定不相邻的行或列：单击第一个行号或列标，按住【Ctrl】键，再单击其他行号或列标。全部选定：单击工作表左上角行号和列标相交处的全选按钮l 单元格区域的合并 在Excel 2003中，有时需要将多个连续的单元格合并成一个单元格，合并的方法如下：首先选取要合并的单元格区域。然后单击【格式】工具栏中的【合并并居中】按钮。单元格单元格/行行/列的增加列的增加根据插入单元格的不同要求，利用【插入】菜单中的【行】/【列】/【单元格】命令来进行操作：单元格以及整行/整列的删除 利用【删除】对话框，根据要求完成删除的操作。移动和复制单元格数据 移动或复制单元格或单元格区域的方法基本相同，具体操作步骤如下：选定要移动或复制数据的单元格或单元格区域，选择【编辑】|【剪切】或【复制】命令。选定要粘贴数据的位置。选择【编辑】|【粘贴】命令，即可将单元格或单元格区域的数据移动或复制到新位置。删除和更改单元格内容 要删除单元格中的内容，可以先选定该单元格再按【Delete】键；要删除多个单元格中的内容，先选多个单元格，然后按【Delete】键。插入批注 如果要对单元格的内容进行说明，可以通过添加批注来实现。为单元格添加批注的步骤如下：单击需要添加批注的单元格。在【插入】菜单中，单击【批注】命令。在弹出的批注框中键入批注文本。完成文本键入后，单击批注框外部的工作表区域。要编辑或修改单元格的批注，可以右击此单元格，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令即可。u 格式化工作表格式化工作表l 工作表的格式设置 选定要进行格式设置的单元格或单元格区域，选择【格式】菜单中的【单元格（E）命令】子菜单。选定要进行格式设置的单元格或单元格区域，右击选定的单元格或单元格区域，在弹出的快捷菜单中执行【设置单元格格式】命令，在相应的选项卡中进行设置即可。设置数字格式设置对齐方式设置字符格式设置边框线设置底纹设置行高和列宽u管理工作表管理工作表l插入工作表l工作表重命名l复制或移动工作表 在工作簿内移动或复制工作表在工作簿之间移动或复制工作表在同一个工作簿内移动工作表的方法很简单，只需单击要移动的工作表标签，然后拖曳鼠标，将会出现一个图标和一个三角箭头来指示该工作表将要移到的位置。如果要在同一个工作簿内复制工作表，则可以在拖曳工作表的同时按住【Ctrl】键，拖到目标位置时，先释放鼠标，再释放【Ctrl】键，即可在该位置复制一个完全相同的工作表。在工作簿内移动或复制工作表在工作簿之间移动或复制工作表要将一个工作表移动或复制到另一个工作簿中，可以按照下述步骤进行操作：打开要接收工作表的工作簿。打开包含要移动或复制工作表的工作簿，并选中要移动或复制的工作表。单击【编辑】|【移动或复制工作表】命令，打开【移动或复制工作表】对话框。在【工作簿】下拉列表框中选择用于接收工作表的工作簿名称。在【下列选定工作表之前】列表框中选择移动或复制后的工作表的位置。复制工作表，则选中【建立副本】复选框，否则只是移动工作表。设置完成后，单击【确定】按钮即可。删除工作表用鼠标右键单击要删除的工作表标签如Sheetl，在弹出的快捷菜单中选择【删除】选项即可。页面设置和预览页面设置页面设置页眉页眉/页脚设置页脚设置工作表设置工作表设置打印预览打印预览打印打印n 公式与函数公式与函数 Excel 2003具有非常强大的计算功能，特别是Excel 2003的公式和函数的应用十分广泛。函数是一些预定义的特殊公式，通过使用一些称为参数说明的特定数值来按特定顺序或结构执行计算。=80”），确认后，即可统计出B1至B13单元格区域中，数值大于等于80的单元格数目。提示：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。提示：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现。AVERAGE函数功能：求出所有参数说明的算术平均值。格式：AVERAGE(number1,number2,）参数说明：number1,number2,：需要求平均值的数值或引用单元格（区域），参数说明不超过30个。文本和数据函数文本和数据函数RIGHT函数功能：从一个文本字符串的最后一个字符开始，截取指定数目的字符。格式：RIGHT(text,num_chars）参数说明：text代表要截字符的字符串；num_chars代表给定的截取数目。MID函数功能：从一个文本字符串的指定位置开始，截取指定数目的字符。格式：MID(text,start_num,num_chars）参数说明：text代表一个文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的数目。格式：LEFT(text,num_chars）参数说明：text代表要截字符的字符串；num_chars代表给定的截取数目。LEN函数功能：统计文本字符串中字符数目。格式：LEN(text）参数说明：text表示要统计的文本字符串提示：提示：LENLEN要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为要统计时，无论中全角字符，还是半角字符，每个字符均计为“1”1”；与之相对应的一个函数与之相对应的一个函数LENBLENB，在统计时半角字符计为在统计时半角字符计为“1”1”，全角字符计为，全角字符计为“2”2”。LEFT函数功能：从一个文本字符串的第一个字符开始，截取指定数目的字符。CONCATENATE函数功能：将多个字符文本或单元格中的数据连接在一起，显示在一个单元格中。格式：CONCATENATE(Text1，Text）参数说明：Text1、Text2为需要连接的字符文本或引用的单元格。其他函数其他函数INDEX函数功能：返回列表或数组中的元素值，此元素由行序号和列序号的索引值进行确定。格式：INDEX(array,row_num,column_num）VALUE函数功能：将一个代表数值的文本型字符串转换为数值型。格式：VALUE(text）参数说明：text代表需要转换文本型字符串数值。FV函数功能：基于固定利率及等额分期付款方式，返回某项投资的未来值。格式：FV(rate，nper，pmt，pv，type）参数说明：Rate为各期利率，Nper为总投资期(即该项投资的付款期总数），Pmt为各期所应支付的金额，Pv为现值(即从该项投资开始计算时已经入帐的款项，参数说明：Array代表单元格区域或数组常量；或一系列未来付款的当前值的累积和，也称为本金），Type为数字0或1(0为期末，1为期初）。MATCH函数功能：返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中元素的相应位置。格式：MATCH（lookup_value,lookup_array,match_type）参数说明：Lookup_value代表需要在数据表中查找的数值；Lookup_array表示可能包含所要查找的数值的连续单元格区域；Match_type表示查找方式的值（-1、0或1）。u 单元格的引用单元格的引用在公式中的引用有相对引用、绝对引用、混合引用、三维应用等。l 相对引用当某个单元格的公式被复制到另一个单元格时，原单元格内公式中的地址在新的单元格中就要发生变化。但其引用的单元格地址之间的相对位置间距保持不变。l 绝对引用绝对引用又称绝对地址，在表示单元格的列标和行好前加“$”符号就称为绝对引用，其特点是在将 此单元格复制到新的单元格时，公式中的单元格地址始终保持不变。l 混合引用混合引用是指单元格地址的行号或列号前加上“$”符号，如“$C1”或“C$1”。当公式单元因为复制或插入而引起行列变化时，公式的相对地址部分会随着位置变化，而绝对地址部分仍保持不变。l 三维引用三维引用是指在一个工作薄中，从不同的工作表引用单元格地址，或从不同的工作薄引用单元格地址。u 公式的复制公式的复制l 复制公式复制公式方法一：下面举例说明复制公式的步骤（将工作表中将B5中的公式复制到C5中）。选定单元格B5。选择【编辑】|【复制】命令，复制该单元格。选定单元格C5。选择【编辑】|【选择性粘贴】命令。在【选择性粘贴】对话框中，选中【公式】单选按钮。单击【确定】按钮，就将单元格B5中的公式复制到C5中了。方法二：利用自动填充方式。创建一个工作表。在单元格B5中输入公式：=B3*B4。按【Enter】键或者单击编辑栏中的【输入】按钮，计算出结果用鼠标拖动单元格B5右下角的填充柄，将公式复制到C5：G5单元格区域中,可以看到在这些单元格中显示出相应的结果。l 移动公式将单元格B5的公式移到单元格C5中，具体操作步骤如下：选取单元格B5。将鼠标指针移动到单元格B5的边框上，当鼠标指针变为专形状时按下鼠标左键。拖曳鼠标到单元格C5，释放鼠标即可。提示：对于相对地址引用，用户在复制单元格时，提示：对于相对地址引用，用户在复制单元格时，Excel 2003Excel 2003会自动调整新粘会自动调整新粘贴单元格区域内的所有相对地址引用和混合引用的相关部分。如果要复制后的贴单元格区域内的所有相对地址引用和混合引用的相关部分。如果要复制后的公式的引用位置保持不变，应该使用绝对地址引用和混合地址引用。公式的引用位置保持不变，应该使用绝对地址引用和混合地址引用。n 数据的管理与分析数据的管理与分析u 数据清单的概念数据清单的概念 在Excel 2003中，数据清单是指包含一组相关数据的一系列工作表数据行。ExceI在对数据清单进行管理时，把数据清单看作是一个数据库。数据清单中的行相当于数据库中的记录，行标题相当于记录名，数据清单中的列相当于数据库中的字段，列标题相当于数据库中的字段名。u 数据排序数据排序数据排序是指按一定规则对数据进行整理、排列.这样可以为进一步处理数据做好准备。Excel 2003提供了多种对数据清单进行排序的方法，如升序、降序。用户也可以自定义排序方法。l 简单排序简单排序 要针对某一列数据进行排序，可以单击常用工具栏中的【升序】按钮或【降序】按钮进行操作。也可以使用【排序】对话框对工作表中的数据进行排序。l 多重排序多重排序利用【排序】对话框，不但可以对工作表中的某一项数据进行排序，而且还可以对多项数据进行多重排序。【例】：将光标定位到工作表中，单击【数据】|【排序】命令，弹出【排序】对话框。在【主要关键字】下拉列表框中选择“销售额”选项，并选中其右侧的【降序】按钮，在【次要关键字】列表框中选择【销售数量】选项，并选中其右侧的【降序】按钮。单击【确定】按钮。u创建数据清单创建数据清单在Excel 2003中，用户可以通过创建数据清单来管理数据。数据筛选是从数据清单中查找和分析符合特定条件的记录数据的快捷方法。Excel 2003提供了两种筛选命令：自动筛选和高级筛选。l自动筛选自动筛选适用于简单条件，通常是在一个数据清单的一个列中，查找相同的值。【自动筛选】功能的使用方法，具体操作步骤如下：选定数据清单中的任意一个单元格。选择【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，可以看到数据清单的列标题全部变成了下拉列表框，如：在【销售数量】下拉列表框中选择【(自定义）】选项。打开【自定义自动筛选方式】对话框，在【销售数量】下拉列表框中选择“大于”选项，在后面的下拉列表框内输入3。单击【确定】按钮。l高级筛选如果数据清单中的字段比较多，筛选的条件也比较多，则可以使用【高级筛选】功能来筛选数据。要使用【高级筛选】功能，必须先建立一个条件区域，用来指定筛选的数据需要满足的条件。条件区域的第一行是作为筛选条件的字段名，这些字段名必须与数据清单中的字段名完全相同，条件区域的其他行则用来输入筛选条件。需要注意的是：条件区域和数据清单不能连接，必须用一个空行将其隔开。需要注意的是：条件区域和数据清单不能连接，必须用一个空行将其隔开。【例】：在工作表中选定一个条件区域并输入筛选条件：在C16单元格中输入“销售数量”，在C17单元格中输入6000。选定数据清单中的任意一个单元格，单击【数据】|【筛选】|【高级筛选】命令，打开【高级筛选】对话框进行设置。单击【确定】按钮。u数据分类汇总数据分类汇总当用户对表格数据或原始数据进行分析处理时，往往需要对其进行汇总，还要插入带有汇总信息的行。Excel 2003提供的“分类汇总”功能将使这项工作变得简单易行，它会自动地插入汇总信息行，不需要人工进行操作。“分类汇总”功能可以自动对所选数据进行汇总，并插入汇总行。汇总方式灵活多样，如求和、平均值、最大值、标准方差等。l分类汇总步骤：选定工作表，单击【数据】|【分类汇总】命令，将弹出【分类汇总】对话框，在【汇总方式】下拉列表框中选择【平均值】选项，在【选定汇总项】列表框中选中相应的复选框，单击【确定】按钮。提示：对数据进行分类汇总后，还可以恢复工作表的原始数据，方法为：再次选定工提示：对数据进行分类汇总后，还可以恢复工作表的原始数据，方法为：再次选定工作表，单击作表，单击【数据数据】【分类汇总分类汇总】命令，在弹出的命令，在弹出的【分类汇总分类汇总】对话框中单击对话框中单击【全全部删除部删除】按钮，即可将工作表恢复到原始数据状态。要得到如图的效果，还要先按销按钮，即可将工作表恢复到原始数据状态。要得到如图的效果，还要先按销售人员排序。售人员排序。l数据合并通过合并计算可以对来自一个或多个源区域的数据进行汇总，并建立合并计算表。这些源区域与合并计算表可以在同一工作表中，也可以在同一个工作簿的不同工作表中，还可以在不同的工作簿中。合并计算的方式合并计算的方式 使用三维公式进行合并计算：这种方式对数据源区域的布局投有限制，可将合并计算更改为需要的方式，当更改源区域中的数据时，合并计算将自动进行更新。按位置进行合并计算：如果所有源数据具有同样的位置顺序，可以按位置进行合并计算。按分类进行合并计算：要汇总计算一组具有相同的行和列标志但以不同的方式组织数据的工作表，则可按分类进行合并计算。通过生成数据透视表进行合并计算：这种方式可以根据多个合并计算的数据区域创建数据透视表，类似于按分类合并计算,但它可以重新组织分类，从而具有更多的灵活性。建立合并计算（按位置合并计算数据）建立合并计算（按位置合并计算数据）如果数据来自同一模板创建的一系列工作表，则可按位置合并计算数据，单击【数据】|【合并计算】命令。u建立数据透视表建立数据透视表l使用数据透视表的优点：Excel提供了向导功能，易于建立数据透视表，真正按用户设计的格式来完成数据透视表的建立。当原始数据更新后，只需单击【更新数据】按钮，数据透视表就会自动更新数据。当用户认为己有的数据透视表不理想时可以方便地修改数据透视表。l建立数据透视表 选择【数据】|【数据透视表和数据透视图】菜单，将打开【数据透视表和数据透视图向导】，根据向导的提示建立数据透视表。n 图表图表 在Excel 2003中，提供了强大的图表功能，使用图表能够更加直观地将工作表中的数据表现出来，使原本枯燥乏味的数据信息变得生动形象起来。u 制作图表制作图表 l Excel 2003的图表概念 Excel 2003中的图表是指将工作表中的数据用图形表示出来。新创建的图表根据位置的不同分为两类。嵌入式图表、图表工作表。嵌入式图表：即把图表作为工作表的一部分，一般情况，在打印时它会与工作表中的数据紧挨在一起。想要把实际数据和它的图表放在一起作为参照时，使用嵌入式图表。图表工作表：即生成独立于工作表的图表，这种图表可以单独打印。l 创建图表 用户要创建图表，可以使用“图表”工具栏和“图表向导”两种方法来创建 选择【视图】|【工具栏】|【图表】命令，弹出【图表】工具栏。使使用用“图图表表”工工具具栏栏使用图表向导创建图表使用图表向导创建图表选择【插入】|【图表】命令，或直接单击【常用】工具栏中的【图表向导】按钮，弹出【图表向导】，根据向导的提示进行创建。u 缩放、移动和复制图表缩放、移动和复制图表 在Excel 2003中移动图表非常容易，单击要移动的图表，用鼠标移动它到一个新位置，松开鼠标即可。嵌入的图表是可以自由移动的，单击图表区域的任一处，按住鼠标左键不放拖动图表到另一处，松开鼠标即完成图表移动的操作。要改变一个图表的尺寸，单击鼠标选定该图表，在图表四周会出现黑色的小方块标记，将鼠标指向黑色标记，待指针变成双向箭头，按住鼠标左键并拖动边框即可改变图表的大小。复制图表的方法更复制数据的方式基本相同，不在重复。u 编辑与格式化图表编辑与格式化图表 l 图表的编辑 在使用Excel 2003的过程中，数据经常要增加或减少，当数据表格的数据增加或减少时，就要改变数据表格的数据行或数据列来同步增删图表数据的内容。增加数据列增加数据列删除数据列删除数据列改变图表数据改变图表数据修改文本修改文本更改分类轴标志更改分类轴标志插入数据标志插入数据标志格式化图表格式化图表 为了使图表更加清晰美观，在Excel 2003中，可以对图表进行格式化操作，如修改数据格式、设置图表填充效果、修改文本格式、设置坐标轴格式及设置三维格式等。