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企业公务文书写作企业公务文书写作福建行政学院副教授 班玉冰课堂要求课堂要求2x 禁止吸烟禁止吸烟课间休息课间休息洗手间洗手间紧急出口紧急出口关闭移动电话关闭移动电话学习的原则学习的原则3忘记外界的事快乐地参与奉献你的体验积极踊跃发言和回答问题空杯的心态 公文是企业上传下达、对外联系、正常运转的保证。公文是企业形象的写照。形象形象审美审美实用实用怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?关于公文写作常见的几个问题关于公文写作常见的几个问题消息与通讯请柬与邀请函新闻稿与常用礼仪性文书的写作新闻稿与常用礼仪性文书的写作 怎样写比较怎样写比较“象象”公文公文?主旨主旨结构结构材料材料语言语言一文一事，主旨单一。精拟标题，突出主旨。开宗明义，文首现旨。提炼领句，段首撮要。篇末作结，卒章现志。主旨的表达主旨的表达真实典型新颖全面材料的选择材料的选择 公司领导：按照公司的工作部署，今年4月底前我部门要需要完成20块土地的实地测绘，工作量非常巨大，但我部门目前所用设备均为97年前购进，非常落后，已远无法适应工作需要，根据工作要求，现需购买新型测绘仪器6台，绘图仪1台，大型打印、复印机1台，特此报告，请领导批示拨付所需资金22万元。部 2008年1月17日 关于购买办公设备的请示报告关于购买办公设备的请示报告关于购买办公设备的请示报告关于购买办公设备的请示报告 “图穷匕见”式结构的安排结构的安排 ：三段论模式：三段论模式 行政公文结构模式：行政公文结构模式：诉状文书结构模式调查报告等文体结构模式诉讼请求事实依据事实分析建议准确性简明性庄重性模式性公务语言的规范公务语言的规范某厂规定：凡本厂职工，每月请事假在5天以上者，不发奖金；5天以下者，发半全勤奖。王某在一个月中刚好请了5天事假，厂里决定不发他奖金；王某却认为应发他半全勤奖。例一：例一：今年天气可真怪！眼看滚滚稻浪就要变成丰收的果实了，可正当水稻成熟时节，却阴雨连绵天公不作美呀！我县的农民可就惨了，最起码也将有3万亩农田绝收，直接经济损失少说也有13万元。市里面应该救济一下才能帮助我县农民生产自救、度过难关，我们求求你们了，至少要拨10万元救灾款到县里！例二：例二：称谓用语经办用语引叙用语期请用语表态用语征询用语期复用语承转用语结尾用语应用文常用特定用语简表应用文常用特定用语简表在公文中表示称谓关系的词语。常见的是指代关系的称谓词。第一人称有“我”“本”；第二人称的有“你”“贵”；第三人称用“该”。称谓用语称谓用语在公文中说明工作处理的过程的时态，表明处理时间及经过情况的词语。“经”“业经”“已经”“前经”“兹经”“即经”“复经”“并经”等等。经办用语经办用语在公文中引叙来文时的用语。“前接”“近接”“悉”“欣悉”“惊悉”“谨悉”“均悉”“已悉”等。引叙用语引叙用语在公文中向受文者表示期望或请求的敬辞。主要有“请”“敬请”“谨请”“恳请”“务请”“烦”“希”“希望”“敬希”“望”“尚望”等。期请用语期请用语在公文中表明对某一事项的态度的词。主要有“同意”“不同意”“照办”“可行”“不可”“拟同意”“原则批准”“准予”“宜”。表态用语表态用语用于上行文表示请求答复的词语。主要有“请指示”“请批示”“请核示”“请回复”“请审批”等等。这类用语一般同征询用语连用，如“当否，请批示。”期复用语期复用语在公文中承上文、转下文的过渡词语。主要有“为此”“据此”“故此”“综上所述”“总而言之”“有鉴于此”“由此可见”等等。承转用语承转用语上行文“特此报告”“以上报告，请审阅”“以上意见妥否，请批复”等。平行文“特此函告”“特此函复”等。下行文 “特此通知”“以上各点，请认真执行”等。结尾用语结尾用语订还是定？做还是作？度还是渡？介时还是届时？同音字的辨析同音字的辨析怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?关于公文写作常见的几个问题关于公文写作常见的几个问题常见企业公务文书分类常见企业公务文书分类企业公务文书企业公务文书行政公文行政公文请示请示通知通知函函事务文书事务文书计划计划述职报告述职报告调查报告调查报告专用文书专用文书新闻类新闻类礼仪类礼仪类法律类法律类2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法中将我国现行行政公文分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。应该选择用哪一个文种行文应该选择用哪一个文种行文?看行文目的看行文关系看行文方向用哪一个文种行文？用哪一个文种行文？组织结构图组织结构图层级管理隶属关系请示通知函会议纪要常见行政公文写作要点常见行政公文写作要点l适用范围:向上级机关请求指示、批准。l特点：祈请性、期复性、双向性、单一性l种类:请求指示的请示、请求批准的指示 请示请示标题 单位名称+事项+文种主送机关 正文：请示缘由+请示事项+结语 “妥否，请批示。”“特此请示，望批复。”“以上请示如无不妥，请批准。”“以上请示当否，请批示。”落款附注：写明联系人、联系电话。请示的写作要点请示的写作要点必须事前行文。必须一文一事，主旨单一集中。遵循行文规则，逐级请示。只写一个主送机关，不多头主送。其余机关可抄送，但不得抄送下级机关。请示写作注意事项请示写作注意事项l适用范围：向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。l特点：陈述性、汇报性l种类：1.按性质分：综合报告、专题报告2.按内容分：工作报告、情况报告、答复报告、报送报告报告报告标题主送机关 正文：报告引据+报告事项+结语 报告结语：“以上报告如有不妥，请指示”、“以上报告，请审阅”、“特此报告”等。落款报告的写作要点报告的写作要点在不同类型的报告中，正文中报告事项的内容可以有所侧重。工作报告在总结情况的基础上，重点提出下一步工作安排意见，大多都采用序号、小标题区分层次。答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题，陈述理由。报送报告，只需要写清楚报送的材料（文件、物件）的名称、数量即可。报告事项报告事项适用范围：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。特点：通用性、广泛性、时效性、执行性。通知通知1指示性通知 2颁转性通知 印发性（发布性）通知 批转、转发性通知 批转性通知3知照性通知通知的种类通知的种类标题主送机关正文成文日期通知的写作要点通知的写作要点适用范围：用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函按内容可分为商洽函、询问函、答复函和请批函。按行文去向可分为发函、复函。函函发函的正文开头，一般先写商洽、请求、询问或告知事项的依据、背景、原由。事项部分应采用叙述和说明的写作方法，是什么就写什么，要简明扼要，又要交待清楚。要求部分可多可少，如果事项很简单，可同事项写在一段，一气呵成；如果事项较复杂，或要求较多，往往要单列一段甚至分条列项写。不论是哪一种内容，对哪一级，要求的语气都应是谦和的，既不巴结，也不生硬。如果要对方回复，则还要明确提出“请函复”、“请复”之类的结语。发函的写法发函的写法复函的正文写法同批复正文写法基本一样，由引语和答复意见两部分组成。引语就是引述来函标题及来函文号。答复意见即针对来函所提出的商洽、询问或请求等问题予以答复，即表示同意或不同意，不同意是什么原因，或应该怎么办，不应该怎么办，或对询问问题做出说明等。常用的结语有“特此函复”、“此复”等等。复函的写法复函的写法会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。会议纪要具有指导性、纪实性、概括性的效果。会议纪要会议纪要标题。会议纪要的标题一般由会议名称和文种两项构成。正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：”主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间。会议纪要格式构成会议纪要格式构成怎样写比较“象”公文?应该选择用哪一个文种行文?公文的规范格式应该是怎样的?应该避免的常见的错误有哪些?关于公文写作常见的几个问题关于公文写作常见的几个问题中国共产党机关公文处理条例（中办发199614号）国家行政机关公文处理办法（国发200023号）国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）公文处理的其它有关规定公文格式规范公文格式规范 现行公文用纸采用A4型纸，尺寸为:210mm297mm。图文区尺寸为：156mm225mm。行政公文的格式可以分成：文头、主体、文尾三个部分来说明。天头订口图文区 翻口（版心）地脚 行政公文首页第一条横隔离线以上部分为文头。也称版头或眉首。它包括六个格式项目：文件名称、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、份号。份号 秘密等级 缓急时限文件名称发文字号文件标题主送机关：正文 附件：印章成文时间 附注主题词 抄送：印发单位印制时间文头部分格式项目文头部分格式项目图文区图文区文文头头主主体体文文尾尾机关代字+年号+顺序号国务院办公厅关于促进房地产市场平稳健康发展的通知 国办发20104号 福建省建设厅关于转发住房和城乡建设部房屋登记簿管理试行办法等文件的通知 闽建房200810号发文字号发文字号1.标题2.主送机关3.正文4.附件5.成文日期6.印章7.附注 份号 秘密等级 缓急时限文件名称发文字号文件标题主送机关：正文 附件：印章成文时间 附注主题词 抄送：印发单位印制时间主体部分格式项目主体部分格式项目图文区图文区文文头头主主体体文文尾尾公文标题是公文核心内容的概括。通常由三个要素组成：发文机关+事由+文种。例：国务院办公厅关于促进房地产市场平稳健康发展的通知公文标题排列规范：1.不宜通行排满 2.不宜两头排齐 3.不宜破排公文标题的拟写公文标题的拟写1.抄送机关2.印发单位3.印制时间 份号 秘密等级 缓急时限文件名称发文字号文件标题主送机关：正文 附件：印章成文时间 附注主题词 抄送：印发单位印制时间文尾部分格式项目文尾部分格式项目图文区图文区文文头头主主体体文文尾尾下行文格式上行文格式1.文本错误 （1）公文结构层次序号错误（2）数字的使用错误（3）标点符号使用错误（4）名称规范与引文的使用企业公务文书常见错误企业公务文书常见错误 法规、规章和职能部门的一些行业文书，不少都使用了条文式结构。全文从头到尾都用条文组织内容，显得眉目清楚，排列有序，简洁明了。应用文书中的条文式结构，一般可采用以下两种：1.章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分为有关法规、规章的层次，各章下的“条”不依章断开另起开头，而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条，极少数还在章下分节，节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示，如第一章、第一节、第一条。条下有的分款，款不带序数，一个自然段就是一款；条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码，如(一)、(二)等。项下可分目，目冠以阿拉伯数字，如1、2等。2.条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若是非法规、规章的其他应用文书，通常不用“第条”标示，其标法形如：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”；不另以其他数码为序数。若是只有一层时，则以“一、”这类数码为序数。条文式结构条文式结构 一、-。（一）-。1.-。（1）-。（二）-。（三）-。二、-。（一）-。规范的序号规范的序号国家行政机关公文处理办法第二十九条规定：“公文中的数字、除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。”数字的使用数字的使用主送机关的标点问题 例：各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：标题中的标点问题国家行政机关公文处理办法明确规定：“公文标题中除法规、规章名称加书名符号外，一般不用标点符号。”例：关于表彰“2009年度先进单位”的通知标点符号的规范使用标点符号的规范使用2.文种使用错误（1）请示还是报告？（2）请批函还是请示？（3）批复还是复函？（4）通知还是通报？（5）会议记录还是会议纪要？行文目的不同行文时间不同内容繁简不同收文处理不同请示与报告的区别请示与报告的区别使用函还是请示，主要依据发文机关与受文机关的关系。函主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。向主管单位请求批准有关事项，主管单位用复函批准请求事项。请示则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。因此，在使用请示和函时，我们首先要弄清发文机关和受文机关的关系，然后才能确定用什么文种。请批函与请示的区别请批函与请示的区别 函有发函与复函之分，复函是用于回复不相隶属机关来函提出的事项，批复则是用来批准答复下级机关的请示。从使用范围来看，函比批复更广泛，使用更灵活。复函与批复的区别复函与批复的区别性质不同成文过程不同作用不同会议记录与会议纪要的区别会议记录与会议纪要的区别3.体式不规范（1）请示件项目未全（2）所附附件不全或未标注附件4.行文错误（1）越级行文（2）多头主送（3）主送领导者个人新闻通稿原本是一些新闻通讯社的“专利”。他们在采访到一些重要新闻以后，会以一种统一的稿件方式发给全国的需要稿件的媒体。这就叫做通稿。后来，很多企业在对外发布新闻的时候，为了统一宣传口径，也会组织新闻通稿，以提供给需要的新闻媒体。新闻通稿新闻通稿新闻通稿基本都是模仿平面媒体的稿件形式来写的，按照基本的形式来分，可以分为消息稿和通讯稿。企业的新闻通稿就是要模仿这些不同的文体，把需要传达的内容预先写好。消息与通讯消息与通讯对于媒介公关经理来说，新闻通稿应该准备两篇以上，至少保证一篇消息，一篇通讯。消息中应该包括整个事件的过程。通讯则是对消息内容的补充。可以是整个事件组织的背景情况介绍、也可以是一些花絮或者是企业中参与事件的人物故事等。消息稿是指用叙述的表达方式将事实简明扼要及时告诉受众的一种新闻体裁。一般字数较短，在600字以内，实效性很强，发布起来比较快。何事、何人、何时、何地、何因是消息的五要素。因为在英文当中这每个要素开头的字母都是“W”，所以简称“五个w”。对于企业发布的消息型新闻通稿而言，只要交代清楚了事件发生的时间、地点、人物、事件和起因，就应该算比较完整和成功了。消息稿的五项要素消息稿的五项要素 通讯稿一般篇幅较长，内容充实，多是深度分析，重点报道。消息不能讲清楚的背景等问题可以在通讯稿里进行详细阐述。通讯一般分为人物通讯、事件通讯、工作通讯、风貌通讯、人物专访等。对企业来说，通稿中的通讯内容重点就是学会讲故事，把与事件相关的内容以一种讲故事的形态描述出来。通常来说，通讯稿的字数在20008000字之间。通讯稿要学会讲故事通讯稿要学会讲故事 从企业的单独案例中找到社会关注点或行业特性。对媒体记者而言，“一厂一店”的稿子是最难处理的，这类稿件不仅有广告稿的嫌疑，而且本身很难做大处理。所以媒介公关人员一定要从中找到普遍性的东西，把稿件写成是反映普遍问题的文章，而自己的企业不过恰巧是代表这种现象的一个例子而已。新闻通稿写作技巧新闻通稿写作技巧 一、把通稿写成广告文案 新闻通稿的作用是通过一种媒介把事情说清楚，而不是免费的广告机会。很多企业的新闻通稿是由广告部门或委托广告公司制作的。由于本身业务的习惯，很多新闻通稿会写成广告文案的方式。通稿中文字唯美飘渺，但具体的时间、地点却没提到。新闻通稿的新闻通稿的5 5个禁忌个禁忌 二、新闻通稿应该尽量少用生僻字和古汉语等，这也是广告人容易犯的一个习惯，为了推出唯美的效果，往往会使用某种风格。事实上，新闻稿件应该越平实越好。三、把通稿写成企业公文 公文有公文的语言。很多企业经常会把新闻通稿写成一篇公文。很多的通稿是用“随着”两个字开篇的。用得较多的公文语言模式还有：喜欢用“该”，喜欢用“第一第二第三”，喜欢用“一是二是三是”。这些字或句式用在公文中是很合适的，因为公文本身的性质决定了公文的用语必须严谨明了，容不得花里胡哨。但这类字、句式出现在新闻报道中就使报道显得不伦不类了，既不像公文，又不像报道。四、专业语言汇编成通稿 很多新闻通稿，由于主办方为了显示权威和行业特色，往往会使用大量的专业术语和专业称谓。不仅给记者了解信息增加了很多困难，甚至很容易影响刊出效果。毕竟，有不少的编辑和记者在修改稿件过程中，会把很多普通读者看不懂的内容直接删掉。五、没有细节的新闻通稿 细节是最能表明真实情况的资料了。因此企业完全可以在企业对外发布的资料中公开无需保密的细节内容。另外数字也可以说明新闻材料的真实，而新闻媒体往往可以从数字中找到新闻点。礼仪性文书写作礼仪性文书写作有人把当今社会称为“全面公共关系的时代”，随着经济、社会的繁荣和发展，组织与个人的各种社会活动也越来越广泛，邀请、祝贺、迎送、答谢等活动日益频繁。所以，学会写作这类相关的应用文体十分必要。请柬请柬请柬，又叫请帖，是为邀请宾客而发出的书面通知。请柬在社会交际中被广泛应用。我们组织一些商务活动包括召开较隆重的会议或是典礼时往往需要用请柬来邀请客人赴会。发请柬是为了表示对客人的尊敬，也表明邀请者的郑重态度，所以请柬在款式和装帧设计上应美观、大方、精致，使被邀请者体味到主人的热情与诚意，感到喜悦和亲切。双柬与单柬双柬与单柬现在通行的请柬形式有双柬与单柬两种：双柬即双帖，将一张纸折成两等分，对折后成长方形。单柬帖即单帖，用一张长方形纸做成。无论双帖、单帖，帖文的书写或排版款式均有横排、竖排两种。请柬 张跃峰经理：为庆祝我公司成立30周年，特定于2002年6月13日上午九点在本公司大礼堂举办庆祝活动。敬请光临！宏大房地产公司公关部 2002年6月8日 请请柬柬 张张跃跃峰峰经经理理：为为庆庆祝祝我我公公司司成成立立30周周年年，特特定定于于2002年年6月月13日日上上午午九九点点在在本本公公司司大大礼礼堂堂举举办办庆庆祝祝活活动动。敬敬请请光光临临！宏宏大大房房地地产产公公司司公公关关部部 2002年年6月月8日日 邀请函邀请函邀请函是为了增进友谊、发展业务、邀请客人参加庆典、会议及各种活动的信函。邀请函格式邀请函格式称谓 正文：1.向被邀请人简单问候。2.交待时间、地点和活动内容、邀请原因等。3.参加活动的细节安排。4.联系人、电话、地址落款和日期 “网聚财富主角”阿里巴巴年终客户答谢会邀 请 函 尊敬的先生/女士：过往的一年，我们用心搭建平台，您是我们关注和支持的财富主角。新年即将来临，我们倾情实现网商大家庭的快乐相聚。为了感谢您一年来对阿里巴巴的大力支持，我们特于2006年1月10日14:00在青岛丽晶大酒店一楼丽晶殿举办2005年度阿里巴巴客户答谢会，届时将有精彩的节目和丰厚的奖品等待着您，期待您的光临！让我们同叙友谊，共话未来，迎接来年更多的财富，更多的快乐！阿里巴巴（中国）网络技术有限公司 2006年1月3日回执回执为了保证商务礼仪活动的顺利举办，确保宾主双方在活动期间愉快的交流，使活动取得圆满成功，邀请函既要向被邀请方告知礼仪活动的有关信息，还要通过“回执”来确认被邀请方是否有参与活动的意愿和要求。邀请函回执有两个作用，一是确认对方能否按时参加活动，二是可以根据回执了解被邀请方参会人员的详细信息，如参会企业、参会人员姓名、性别、职务级别、民族习惯等，便于在礼仪活动中制定合理、适当的礼仪接待标准和规格，安排相应的礼仪接待程序，避免因安排不周、礼仪失范而造成不良影响。回执确认单回执确认单姓名姓名性别性别职务职务/职称职称单位名称单位名称通讯地址通讯地址邮编邮编联系电话联系电话传真传真e-mail手机号码手机号码谢谢大家！谢谢大家！联系邮箱：联系邮箱：联系邮箱：联系邮箱：