岗位职责办公室文员的岗位职责及工作说明书.docx

岗位职责办公室文员的岗位职责及工作说明书岗位职责办公室文员的岗位职责及工作说明书第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总文件治理工作程序 标准 核对媒介 留意事项1.成文 1.内部通启(MEMO)成文： 2.依据经理要求撰写初稿; 3.请经理核对签字; 4.局部治理制度成文： 5.依据经理要求撰写初稿; 6.审核通过后，在发文本上填写的内容包括：文件标题、发文时间、拟稿局部、恳求审批时间、主送及抄报、抄送局部、有附件的，应列明名称; 7.审核通过后，送企业治理部审批; 8.呈报总经理审批。 1.发文稿纸2.发文 1.将文件原件复印存档; 在发文登记簿上登登记发文件的名称、 发文时间、接收局部名称; 到相干局部下发文件; 请相干局部的文员以上治理职员在发文登记簿中“外收发签字”一栏签收。 1.发文登记簿 收文 收到各局部发出的酒店内部文件后，签收并上报经理; 将VIP信息填写在办公室VIP信息栏上; 将报纸等需要张贴的材料，在规定版面张 贴; 监视局部职员在扫瞄文件后，在文件上签 字。 对重要的接 待通知，要在 非常钟内向经 理进展汇报; 对收到的计 划、MEMO等 文件，应检查 有没有局部有效 签字人的签 字。分类存放 对时效性较强的文件，如贵宾团体接待效劳规划单、MEMO等设专用表格夹存放; 对本局部下发的文件原件设专用文件夹 存放，规章制度存放于相应的制度夹中; 对酒店下发的规章制度依据发放的局部 进展分类存放; 在文件的每页右上角用铅笔标明该文件在 名目中的序号、总页数及当前页数，如 “1-3-1”指的是本制度夹中的第一份制度，本制度共有三页，这是第一页; 在存放新下发的制度时，对制度中已明确标明作废的旧制度要作出作废标志，同新下发的制度一并进展存放，对一些补充规定，要将原文件找出后，与新文件一并存放，同时在名目上作出标注; 规章制 度明细 表 对标明作废 的文件不能自 行进展处理， 要做好同一保 管。装订整理 每个月月底将当月的贵宾团队接待通单、 MEMO 等整理汇总，装订成册，在封皮上写明年、月、日和保存期限; 每个月月底要对存放的制度进展整理，对内容有相互联系的要进展合并存放。 借用 局部员工借用文件时要在借用登记表上登记，注明借用文件的名称、借用日期、借用人及需借用的时间; 对外局部借用文件的，要经经理同意前方可办理借用手续; 外局部办理借用文件手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的缘由、借用的文件名称及所需借用的时间，并在借用登记表上登记文件名称、时间及借用人; 文件回还后，要查看有没有遗失、破损现象， 并由借用人在借用登记表上签字，记录回还时间。 借用登 记表 对到期没有 回还的文件， 要找该局部负 责人进展跟 催，对需要 延长使用时间 的，应办理续 借手续。烧毁 对到保存期限的贵宾团体接待效劳规划单、MEMO等文件，请示是不是烧毁; 同意后，以MEMO的情势，列明需烧毁文件的名称、文件下发日期、保存的起止日期，上报审批签字; 将审批签字后的MEMO上报质检部进展审批; 接到质检部同意烧毁的书面批复后，方可烧毁; 烧毁时依据表格数目的大小可实行到锅炉 房烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 文件烧毁时要 在现场，确保 文件真正被销 毁，避开资料 外流。工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总表格治理工作程序 标准 核对媒介 留意事项 申领 对酒店同一外出印刷的表格依照酒店核 定的表格月用量，每个月列进物品月规划申报单中申领; 对局部专用表格月用量在三十张以上的，依照局部月用量，每个月月初填写印刷申请单，经审批签字后，上报质检部审批; 对月用量较少，但长时间使用的表格，亦应依据实际使用状况，定期申请印刷使用; 接到表格印刷终了的通知后，到美工室将表格领回，并在印刷申请单中局部确认一栏签字确认; 对酒店同一使用但没有外出印刷的表格，依照酒店规定的表格领取时间到质检部领取。 印刷申 请单登记 对领取的表格要进展登记，设立表格台 帐; 局部员工在领用表格时，要在领用登记表上登记，注明日期、名称、数目及领用人; 月末将当月表格领用状况汇总，并在表格台帐支出栏内登记当月发放的总数目。 表格台 帐 领用登 记表 发放进程中要 留意核算和控 制表格的月用 量。整理 对使用过的不需当天上交给相干局部的 表格，要每十天进展一次整理; 月末将当月的表格进展汇总、装订，在封皮上标明名称、月份; 对需要进展总结分析的，要统计出有关数据。 对表格要进展 分类整理。存放 在表格存放橱内标明存放期限，如一个月、 三个月、半年等; 将整理好的表格依照保存期限分开存放。 借用 对各局部需要借用使用过的表格时，需经经理同意前方可办理借用手续; 外局部办理借用表格手续时，要持对方负责人签字的MEMO，注明借用的缘由，借用的表格名称、借用日期及所需借用的时间，并在借用登记表上登记表格名称、借用日期及借用人; 表格回还后，要查看有没有遗失现象，并由借用人在借用登记表上签字，记录回还时间。 借用登 记表 对到期没有 回还的表格， 要找该局部负 责人进展跟 催; 对需要延长 使用时间的， 应办理续借手 续。烧毁 对到达保存期限的表格，需请示是不是销 毁; 征得同意后，以MEMO的情势，列明需烧毁的表格名称、日期、表格保存的起止时间由审批签字; 将经理审批签字的MEMO上报质量治理部进展审批; 接到质检部同意烧毁的书面批复后，方可烧毁; 烧毁时依据表格量的大小可实行到锅炉房 烧毁或用碎纸机粉碎等方式; 表格烧毁时要 在现场，确保 表格真正被销 毁，避开资料 外流。工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总物质治理工作程序 标准 核对媒介 留意事项盘点 每个月20日对局部办公用品、固定资产、低 值易耗品及机油等物质进展盘点，并分别与 其台帐的帐面结存数目进展核对，保证帐物 符合; 如盘点中发觉物质短缺现象应准时查明原 因，并上报局部。 编制月 规划 每个月24日前依据盘点状况及局部下月的工 作规划，作出下月物质申领规划; 填写一式四份的物品月规划申报单，列 明物品品名、规格、上月用量、本月结存、 本月申报、物品单价、每种物品的申报金额， 并计算累计金额，对特别申领的物品，要在用处一栏单独注明申领缘由，在经手人一栏签字。 物品月 规划申 报单 所做的各种物 资的月规划金 额应掌握在酒 店下达的月各 项用度指标范 围内。审核上 报 将填写好的物品月规划申报单上报经理 审批签字; 将经理审批通过的物品月规划申报单在 每个月25日前上报仓管部。 物品月 规划申 报单领取 持酒店审批通过的物品月规划申报单在 规定领取物质的时间内到仓管部记帐员处 开具物品申领单，并由经理签字确认; 持物品申领单到仓管部相干库房办理物品领用手续，领取物品。 物品申 领单登记 物品领回后，依照实际领取的物质名称及数 量分别在相干的台帐办公室文员的岗位职责及工作说明书欢送您访问范,文,家上进展登记。 台帐发放 物品发放时，应在台帐支出栏内做好登记; 由领用人在领用登记表上签字确认。 各种台 帐 领用登 记表 借用 其它局部因工作需要借用物品时，应征得理 同意; 借用时应持借用物品局部负责人签 MEMO，注明借用的物品名称、借用的原 因、需借用的时间，并在借用登记表上 进展登记; 回还时，要检查物品是不是完好，如有损坏应 由借用局部予以赔偿; 检查合格后予以接收，并由借用人在借用 登记表上进展签字并记录回还时间。 借用登 记表工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总劳保用品治理工作程序 标准 核对媒介 留意事项制定规划 每个月5日依照劳保用品规定将需要领用 的劳保用品填列在一式两份的物品月规划 申报单中。 物品月 规划申 报单 遇节假日提早 制定规划;审核上报 将列好的物品月规划申报单上报审批签 字; 审批通过后，持劳保用品申领规划到人事部 劳保福利员处开具; 物品月 规划申 报单领取 到仓管部办理领取手续。登记 劳保用品领回后，在台帐上登记。 台帐发放 发放时，在台帐上做好登记; 由领用人在领用登记表上签字确认。 台帐 领用登 记表工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总出勤统计 工作程序 标准 核对媒介 留意事项 整理表 格 每天上班后整理前一日的出勤登记表， 核对应出勤人数和实际出勤人数，查看有没有迟到、早退、请假状况，并在出勤登记表上注明; 对出勤登记与实际状况不符的题目，上报局部经理; 依据局部出勤状况填写工作出勤日报表; 以上表格填写终了，在填表人一栏签字; 依照酒店要求检查前日的员工离岗往向跟踪调查表，并在检查人一栏签字确认。 出勤登 记表 工作出 勤日报 表 员工离 岗往向 跟踪调 查表 留意检查员工 是不是有全天未 按规定填写 员工离岗往 向跟踪调查 表的现象。填写 出勤 表 依照实际出勤状况填写出勤簿; 如有请假单，要粘贴在出勤簿的反面。 出勤簿 填写考勤时要 严格采纳考勤 符号; 请假单应由经 理签字。 上报审批 将填写好的工作出勤日报表连同出勤 登记表和员工离岗往向跟踪调查表上 报经理审批签字; 将检查中发觉的题目列出明细，汇报给经 理; 审批签字后，于每天中午12:00前将上述表 格与出勤簿一起上报人事部; 工作出 勤日报 表 出勤登 记表 员工离 岗往向 跟踪调 查表 出勤簿取出勤簿 每天16:00后到人事部将出勤簿取。汇总统计 每个月2日前，参照出勤簿将上月局部每 名员工的出勤状况，并将统计状况填写到 月份出勤状况报表上，对缺勤状况写 明缺勤天数及缘由; 对当月新到岗员工，应注明到岗时间; 将填写好的月份出勤状况报表上报局部经理审批签字; 每个月2日前报送人事部; 月份出 勤状况 报表 对全勤职员 注明全勤即 可。工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总(!-t资/料来.源,于:/网 办公室文员的岗位职责及工作说明书www.fwJI 】奖金核算工作程序 标准 核对媒介 留意事项抄写奖金拨进数 接到人事部劳开工资核算员抄写局部奖金 拨进数的通知后，应于当日到人事部抄写; 抄写时，留意核对所拨进的奖金数额是不是正 确，如有异议向人事部劳开工资核算员咨 询。 填写征求意 见表。 分解酒店扣罚 到质检部领取上月酒店对局部的扣罚汇总 表; 依照扣罚汇总表上所列的扣罚状况核对 罚款单，对罚款单不全的，要马上 到相干局部进展领取; 按酒店扣罚及连带比例，对罚款单进展 分解，责任到人; 按分解好的扣罚，填写扣罚明细表。 扣罚明 细表 对责任人不 明确的扣罚， 请示经理。申请减免 对需要申请酒店赐予减免的扣罚，应以MEMO情势列出惩罚工程及罚款单号，注 明申请减免的缘由; 将写好的减免申请上报经理审批签字; 于酒店下发奖金拨进数之日起三日内，将经 理签字确认后的减免申请上报质检部进展 审批。 MEMO统计内部扣罚 参照员工日考评表统计局部员工个人的局部内部扣罚总数; 汇总局部内部扣罚总数。 员工日 考评表计算奖金 对局部的奖金拨进数进展二次 请示经理如何进展内部加发; 员工当月奖金实发金额=员工当月奖金应 发金额+加发金额-酒店扣罚金额-局部扣 罚金额。填表 将每位员工的奖金应发金额、加发金额、酒 店扣罚金额、局部扣罚金额、实发金额分别 填写到月份奖金发放明细表上; 在月份奖金发放明细表的填表人一栏签字。 月份奖 金发放 明细表审批上报 将做好的月份奖金发放明细表连同扣 罚明细表一起上报经理审批签字; 在人事部下达的规定上交的时间内将经理 审批签字的月份奖金发放明细表上报给 人事部劳开工资核算员。 月份奖 金发放 明细表 扣罚明 细表发放 当接到财务部现金出纳员通知领取奖金的 通知后，到财务部办理领取手续 依照月份奖金发放明细表上所列的实发 金额进展发放，并由领取人签字。 月份奖 金发放 明细表 应提早将每 位员工的应 发款项分好.交表 将员工领用签字的月份奖金发放明细表 交财务部现金出纳员; 月份奖 金发放 明细表 要做到帐目 清晰、钱帐相 符。工作工程名称：第 1 页：文件治理第 2 页：表格治理第 3 页：物质治理第 4 页：劳保用品治理第 5 页：出勤统计第 6 页：奖金核算第 7 页：用心做事事例汇总用心做事事例汇总工作程序 标准 核对媒介 留意事项筛选 每天对员工上报的用心做事事例经筛选后， 填写在以情效劳、用心做事典型事例汇总 表上。 以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表 要写明时间、 地点及事情经 过。上报 将填写好的以情效劳、用心做事典型事例 汇总表上报经理进展批阅; 于每天放工前将经理批阅签字后的以情服 务、用心做事典型事例汇总表上报企业文 化部。 以情服 务、用 心做事 典型事 例汇总 表登记 将当天上报的员工用心做事的事例登记在 用心做事事例汇总表上，要注明姓名、 事例发生日期及内容。 用心做 事事例 汇总表