建设集团文件控制程序.docx

建设集团文件控制程序 建立集团文件掌握程序 1 目的 保证质量体系、职业安康安全和环境治理体系文件和资料处于受控状态，准时猎取并使用所需文件的有效版本，防止文件丧失、误传，确保质量体系、职业安康安全和环境治理体系正常、有效运行。 2 范围 适用于公司质量、职业安康安全和环境治理体系文件和资料，包括相应外来文件的掌握。 3 职责 3.1 综合治理部负责制订、修改和组织实施本程序，并负责治理体系文件的出版、发放等日常治理工作，并负责监视公司各部门对治理体系文件的治理与掌握。 3.2 综合治理部负责转发政府主管部门、上级单位和本公司公布的文件以及人力资源文件资料的治理。 3.3 综合治理部负责内部审核治理方案的文件和归档治理。 3.4 工程部负责应急预案的文件和工程图纸资料的归档治理。 3.5 工程部负责工程施工组织设计、重要施工方案、职业安康安全和环境掌握措施等文件的审核以及相关文件的归口治理。 3.6 规划部负责合同文件、工程劳务招标文件及其相关文件的归口治理。 3.7 物资部负责设备、物资招标、选购及相关文件的归口治理。 3.8 生产预备部负责生产预备、试运行规程、标准等相关作业文件的归口治理。 3.9 各有关部门负责本职能治理范围内相关文件的猎取、编制、审批、发放、接收、评审、更改和保管等各环节的治理工作，并负责制定文件现行状态的清单。 3.10 各部门应设置专人负责质量、职业安康安全和环境治理体系文件、资料的收发、登记、标识、复制等工作。 4 治理内容与方法 4.1 文件的分类 治理方针和治理目标; 质量、职业安康安全和环境治理手册; 质量、职业安康安全和环境体系程序文件; 为确保体系的有效筹划、运行和掌握所需的作业性文件，包括技术性文件、治理标准、制度、规定、工作标准以及记录表示等; 质量、职业安康安全和环境记录。 4.2 文件的编制 文件由担当其治理职能的部门组织编制。 4.3 文件的审批和公布 4.3.1 质量、职业安康安全和环境手册由治理者代表审核，总经理批准公布。 4.3.2 程序文件由综合治理部组织审核，治理者代表批准和公布。 4.3.3 技术文件由工程部、生产预备局部别组织各自职能范围内的审核，主管副总经理批准和公布。 4.3.4 治理文件由综合治理部组织审核，主管副总经理批准和公布。 4.3.5 对外签订的经济合同按合同治理方法进展审核后，由法定代表人或其授权人签署。 4.3.6 需直接引用的由国家颁发的有关标准、规程、规定等外来文件，由各职能部门提出并列出清单报主管副总经理批准，批准购置的文件经综合治理部登记后分发。 4.4 (受控)文件的编号、发放、更改、评审及存档治理 4.4.1 文件编号按文件编号规定附录B执行。 4.4.2 受控的文件应做好标识，标明文件归口治理部门和分发号等。 4.4.3 文件的发放由公司综合治理部负责，其受控文件应填写内部文件发放登记表，按批准的发放范围发放;非受控文件的发放按相应的规定发放。文件的发放应做好记录。 4.4.4 文件领用人在内部文件发放登记表上签名后领取。 4.4.5 受控的工程施工图纸、资料的领取、分发及收回按工程图纸、资料的治理规定执行。 4.4.6 文件领用人应对受控文件妥当保管和使用，防止污损和遗失。当使用的受控文件严峻破损时，应到综合治理部办理文件更换手续，交回原文件，换发新文件，并仍沿用原文件分发号。 4.4.7 当受控文件丧失后，应到综合治理部重新办理申请领用手续，并做出说明，文件补发后，要注明丧失文件作废。 4.4.8 当受控文件使用人调离该岗位时，应将文件移交岗位接替人或上交文件发放部门。 4.4.9 受控文件的更改审批及发放治理按原文件的治理程序办理，并填写文件更改申请表，当采纳新文件时应将原文件收回作废。并在作废文件上加盖“作废”标志。 作废文件可由文件的治理部门视详细状况按如下方式处置，作废文件的销毁应批准，并有人监视： 文件的治理部门将作废文件统一收回，做好作废标识后封存或销毁记录; 为任何缘由而保存作废文件时，应予以明显标识，并与有效文件分开存放。 4.4.10 质量、职业安康安全和环境治理体系运行过程中，随着质量、职业安康安全和环境方针、目标、法制法规要求、组织构造等引起治理体系变化时，应准时评审(间隔期不超过12个月)，必要时予以更新，以确保文件的有效性，充分性和相宜性。 4.4.11 更改后的文件应标明更改版次，并按原发放名单追踪发放，文件的更改可采纳换页或升版的方式进展。 4.4.12 外来的上级治理部门文件，其收发、传阅等由公司综合治理部实施治理。 4.4.13 受控文件的存档按档案治理规定实施。 4.4.14 文件需复制时，由使用部门提出申请，经文件的治理部门批准，由文件的发放部门办理登记手续，与原件一样实施掌握。 4.4.15 治理文件如有网络版本，由文件治理部门供应只读共享，网络版以文件治理部门在网络上公布的版本为准。 5 相关文件 附录B文件记录编号规定 工程图纸、资料治理规定 档案治理规定 6 相关记录 传真样式 签报 会议办理睬签单 发文稿纸 内部文件发放记录表 文件更改申请表 文件收回登记表 文件销毁申请表 文件销毁登记表 收文登记 发文登记 7 附录 附 录 A 流程图 附 录 B 文件记录编号规定 附 录 C 传真样式 附 录 D 签报 附 录 E 会议办理睬签单 附 录 F 发文稿纸 附 录 G 内部文件发放记录表 附 录 H 文件更改申请表 附 录 I 文件收回登记表 附 录 J 文件销毁申请表 附 录 K 文件销毁登记表 附 录 L 收文登记 附 录 M 发文登记 附 录 A (资料性附录) 流程图 A.1 治理体系内部文件掌握流程图 A.2 治理体系外部文件掌握流程图 附 录 B (标准性附录) 文件记录编号规定 B.1 目的 为促进企业治理标准化、科学化、程序化，特制定本规定。 B.2 范围 适用于公司企业标准的编号。 B.3 治理内容与方法 B.3.1 企业标准文件记录编号格式 Q / GDCF X X XX .XXX XXXX 企业标准 企业名称 企标版本号 企标分层 职能部门 企标、记录挨次号 企标批准年号 B.3.2 编号格式解释 B.3.2.1 企业标准： 用字母Q表示。 B.3.2.2 企业名称： 国电常州发电有限公司简称“国电常发”的汉语拼音字母(大写)的字头组成，即用“GDCF”表示。 B.3.2.3 企标版本号： 以大写字母A、B、C表示，目前采纳“A”版本号。 B.3.2.4 企标分层： 质量、职业安康安全、环境治理手册用数字1表示 程序文件用数字2表示 作业性文件用数字3表示 记录性文件用数字4表示 B.3.2.5 职能部门： 职能部门名称 职能部门名称 综合治理部 01 财务部 04 规划部 02 物资部 05 工程部 03 生产预备部 06 B.3.2.6 企标、记录挨次号 企标的挨次号按公布日期的先后挨次用阿拉伯数字排序，记录的挨次号为记录按文件颁发日期的先后挨次并考虑文件中的记录挨次用阿拉伯数字排号(2023年10月28日公布的A版企标的挨次号和记录挨次号由贯标工组小组统一编制，以后按公布日期的先后挨次进展排序)。 B.3.2.7 企标批准年号 用企标批准年份的四位数字表示，同一企标修改需重新批准公布的，批准年号用批准时年份的四位数字表示。 B.3.3 文件编号中符号的运用 在企业标准与企业名称之间，用斜线“/”分开;在企业名称与标准之间用空格分开;在职能部门与企标挨次号之间用圆点“”分开;在企标挨次与企标批准年号之间，用横短线“”分开。 如文件掌握程序为Q/GDCF A201.001-2023. 如发文登记记录的编号为Q/GDCF A401.002-2023，表示公司综合治理部2023年公布的第2张记录表式。 B.3.4 记录流水号的编号规定 B.3.4.1 记录流水号的编号格式 B.3.4.2 记录流水号编号解释 记录部门为填写记录部门的，部门见A.3.2.5的职能部门。 B.3.4.3 记录流水挨次号 记录流水挨次号用三位数阿拉伯数字表示。 B.3.4.4 记录识别名(可选) 记录识别名用大写英文字母表示，当各部门内部同一记录的应用范围不同时，用于识别记录的应用范围。识别名位数由部门掌握，并可相应增加分割符。 B.3.4.5 记录流水号中符号的运用 在记录部门编号与记录流水挨次号之间用圆点“”分开，记录挨次号与记录识别名之间用“-”分开。 如01.010，表示公司综合治理部填制某记录的第10个记录。 01.010-NS，表示公司综合治理部某记录的第10个关于体系内审方面的记录。 物业经理人：.pmC