连锁购物中心、百货商场财务科档案及票据管理制度.doc

连锁购物中心、百货商场财务科档案及票据管理制度第一节 档案管理制度1、资料归档1.1 分店每年建成会计档案，都应由财务部按照归档要求，整理立卷或装订成册；1.2 当年会计档案，在会计年度终了后，可暂由分店财务会计部门保管一年，期满之后，原则上应由财务部编制清册移交分店的档案室保管；1.3 财务部和经办人必须按期将应当归档的会计档案全部移交档案室 ，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，不得推诿拒绝；1.4 档案室接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，应当会同财务部和经办人共同拆封整理，以分清责任；1.5 档案室对于违反会计档案管理制度的行为，有权进行检查、纠正，情节严重的，应当报告分店负责人或事业部。2、会计档案管理、保存2.1 分店的会计档案原则上不能借出。在分店内部，会计档案的借用，须有分店负责人的指令或会计主管的同意；2.2 分店对会计档案必须进行科学管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便；2.3 严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密；2.4 各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、5种。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。3、会计档案销毁3.1 会计档案保管期满，需要销毁时，由分店档案室提出销毁意见，会同财务部共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册；3.2 经分店负责人批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案室保管到结清债权债务时为止；3.3 分店按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务部共同监销；3.4 监销人在销毁会计档案以前，应当认真进行清点核对 ，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告分店负责人。第二节 票据管理 1、支票管理1.1 空白支票和支票印鉴必须设专人负责保管，支票必须在签发时盖章，不得事先盖章备用，严防支票遗失和被盗；1.2 财务部要建立严格的支票管理制度。支票的购买，使用必须指定专人负责，并建立支票登记本，按照支票号码逐一进行登记；1.3 已经签发的支票，要及时催报注销，并定期核对。发现支票丢失短少，必须及时查找，同时向总经理汇报，及时采取措施； 借用支票人员对所借支票必须妥善保管，不得随手乱放，如果发生支票丢失、被盗 ，应立即查找并向上级领导汇报，并向财务、保卫部门反映，迅速到银行办理挂失手续。如因经办人员未及时汇报造成严重后果，应视情况由经办人员赔偿部分经济损失； 签发支票时，支票用途项要填写真实、齐全、字迹要清晰，大小写金额不得更改；1.6 为避免签发空头支票，财会人员应准确地控制银行存款余额 ，及时正确地记载帐务，定期与银行对帐单进行核对 ，及时清理未达帐项； 严格遵守结算纪律，不准签发空头支票；不准签发远期或空期支票；不准将支票出租、出借或转让给其他单位和个人使用；不准将支票做抵押；不准签发印鉴不全或不符的支票； 过期作废支票要按号码订在原始凭证中，妥善保管，不得任意撕毁。2、支票的使用 支票的使用要求: 支票金额起点为100元； 支票有效期为10天（自签发次日算超，到期日遇节假日顺延）； 签发支票应使用碳素墨水填写 ，未按规定填写、被涂改冒领的，由签发人负责； 签发支票后，不得更改任何内容。 采购人员外出采购商品如需用支票，领用时填写款项支付凭单，注明收款单位、支票用途、支票号码、预计用款金额等，由部门经理签字，并报总经理审批签字，由经办人到财务部领取支票，并在挂支单及支票登记簿上签字； 部门与供应商结帐领用支票时，应填写货款结算单，按结帐单所列各项填写清楚； 各部门因工作需要购买办公用品或支付其他费用领用支票时，应填写款项支付凭单，按申请单上所列各项填写清楚，逐项登记日期、支票号码、款项用途、用款限额，并由借用人签字； 财会人员在签发支票时，必须做到“五填写”（即填写日期、抬头、用途、大写、小写）遇有特殊情况，也必须填写日期 、抬头、用途； 借用支票时，财会人员应根据采购人员提出的进货品种、数量、采购权限确定资金使用限额 ，采购人员必须在规定的资金限额内严格掌握使用。遇到特殊情况需要超过使用限额时，要事先与财务人员联系，经财务人员同意后才能使用。违反此规定造成银行“空额”，影响用款或发生银行罚款，由使用人承担责任；2.7 “使用限额 ”当日有效。如当日未能使用而次日继续使用时，须与财会人员重新研究确定限额； 经办人领取开好的支票时必须将支票存根数字与支票票面数字核对相符，支票存根必须按规定填写单位名称、金额、款项用途； 采购人员采购商品后，应持供货单位发票销账，并于当日进行清理。由于客观原因当日不能销账时，应及时向财会人员报告实际使用数额，以便财务部掌握资金情况；2.10 财会人员要及时销账，督促业务部门及时转帐（本市不得超过七天，外埠不得超过二十天），发现逾期挂支时，要及时查询，发现问题时要及时上报；2.11 为防止支票丢失或被盗，未用完的支票，必须于当日交回财务部注销； 收到外单位交来的支票时，要检查各项内容是否符合要求，是否在有效期内，所收到的支票要及时交财务部送存银行。3、发票管理3.1 发票的购买、印刷： 根据业务需要，所需的发票由财务部门提出申请，编制购买计划，到税务部门购买； 销售发票由于使用量较大，由财务部向税务部门提出申请，并持税务部门核发的“印刷发票和资金往来专用发票通知书”到指定的印刷厂印刷。3.2 发票的领取和登记： 销售部门所需的销售发票，由收银部的收银领班领取，其他人员不得领取； 财务部要加强对发票的管理，严格执行领用手续，建立发票领用登记簿；3.2.3 购买、自印、发出时要核对数据并按号码顺序登记，以便备查； 各部门要核定使用发票的固定本数，并以旧发票换取新发票。3.3 发票的使用和管理： 发票和收据必须复写，按照号码顺序使用，内容必须填写齐全，抬头如不填写单位，应划横线，文字数字必须端正清楚，开票人必须要签全名； 如果发现错开错写，必须作废，应另开一份，并将作废的一份贴在原存根联上一并保存；同时，在作废票上写清“作废”字样或加盖“作废”图章； 部门已经使用完的发票存根，由财务人员按照发票顺序号码，逐号检查是否有空白发票、短联和短号。检查无误后再办理换取新发票手续，同时在旧发票上签字盖章，注销旧发票号码； 财务部应责成专人负责销售发票领取、使用、保管，并进行检查核对； 对交回的旧发票，按日期、号码归类整理打捆，并妥善保管； 发票存根保管期为五年。保管期满后，发票存根必须造册登记，并向所在税务部门提出申请，经税务部门批准后方可销毁。 机构变动时，部门应将未使用和已经使用的发票收回，交财务部注销，统一处理。4、增值税专用发票管理4.1 增值税专用发票的购领： 增值税专用发票的认购，由公司财务部统一办理。领购专用发票时，先向主管税务所提出购票申请，经税务所批准同意、并在“发票准购簿”上签字后，方可领购。认领时必须由两人乘专车办理； 税务机关销售专用发票时，由购票单位在每一份专用发票上加盖销货单位名称、税务登记号码、地址、 、开户银行及帐号的印模，交税务销售人员查验，方可办理领购； 财务部负责专用发票的认购和发放工作，认购发放时要核对前后号码是否连续； 要建立“专用登记簿”，详细登记发票起止号码、册数、领用人签字，对专用发票实行以旧换新，并要求在交回使用过的专用发票封面上注明已经使用的份数、作废份数、开出的价款数、税款数、价税合计汇总数。4.2 增值税专用发票的使用： 填写增值税专用发票时必须按号码顺序使用，票内项目填写齐全，不得简化供货、购货单位名称，全部联次一次填写，内容金额全部一致，大小写金额必须相符，不得漏项，无误后签上开票人姓名，并加盖财务专用章； 如开具专用发票金额、名称有误时，应将四联专用发票捏齐粘贴在票根上，一同加盖“误填作废”章，不得撕毁； 发生销售退回、销售折让时，如果尚未将记帐联作帐务处理，应在收到的发票联和抵扣联及相应的存根联、记帐联上注明“作废”字样，并依次粘贴在存根联后，下月领购专用发票时随同其他专用发票存根联一起提交税务机关检查。如果已将记帐联撕下作扣减当期销项税额 的凭证，存根联、抵扣联和发票联不撕下，将蓝字专用发票的抵扣联、发票联粘贴在红字专用联的后面，并在上面注明蓝字、红字专用发票记帐联的存放地点，作为开具红字专用发票的依据； 专用发票只限于本店使用，不得转借、转让，未经税务局批准，不得拆开使用。4.3 收取增值税专用发票： 检查收取的增值税专用发票的真伪，包括对光检查发票来源和抵扣联是否有统一的水印图案，用紫外线灯鉴别防伪标志； 验收税号是否是15位，发票联和抵扣联是否加盖财务专用章或发票专用章，全部联次是否一次填写； 检查取得的增值税专用发票是否按规定填写，所填内容有无漏项，检查是否有涂改痕迹； 对品种较多的商品，可以汇总填写增值税专用发票，这时可不填写，“商品或劳务名称”、“计量单位”、“数量”、“单价”栏。汇总填写专用发票必须附有销售方开具的并加盖财务专用章或发票专用章的销售清单。销售清单应填写购销双方的单位名称、商品或劳务名称、计量单位、数量、单价、销售额； 销货清单的汇总销售额应与专用发票“金额”栏的数字一致。销货清单要一式两份，分别附在发票联和抵扣联之后； 凡由税务部门代开的增值税专用发票，一律要有税务部门加盖的代开增值税专用发票和单位的财务专用章或发票专用章。专用发票税率为6%，税率为17%的增值税专用发票一律视为废票； 增值税专用发票填写的单位，必须与注册登记的所在地一致； 增值税专用发票的进项凭证，必须统一规范装订，严格按25张装订一册，并使用统一格式的抵扣联封面； 财务部有权拒收不符合规定的增值税专用发票。4.4 增值税专用发票的保管： 财务部设专人保管专用发票； 未经税务机关检查，不得擅自销毁专用发票。专用发票应当保存五年期满后报税务机关检查后销毁； 不得丢失专用发票。如发生丢失情况，应于丢失的当天报财务部，由财务部报主管税务机关，并通过报刊声明作废； 以上规定，凡有违反者，扣除当月奖金。由此造成偷漏税、购进应税项目不能抵扣进项税，及因丢失专用发票而给企业带来的经济损失，直接责任人要承担全部的经济责任。5、收据管理5.1 收据作为内部使用的收款凭证，主要用于非商业活动。原则上不对外开据；5.2 客户由于特殊原因（如支付定金）需要时，向客户提供方便； 收据由财务总监掌握，收据金额一笔在万元以下（含万元），由财务总监审批；超过万元，除财务总监审核外，还需由总经理签批。6、会计档案保管期限表顺序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证、记帐凭证和汇总凭证15年其中：涉及外事和对私改造 的会计凭证永久2银行存款余额调节表3年二、会计帐簿类3日记帐15年其中：现金和银行存款日记帐25年4明细帐15年5总帐15年包括日记总帐6固定资产卡片固定资产报废清理后保存5年7辅助帐簿15年8涉及外事和对私改造 的会计帐簿永久三、会计报表类9主要财务指标快报3年包括文字分析10月、季会计报表 5年包括文字分析11年度会计报表（决算）永久包括文字分析四、其他类12会计移交清册15年13会计档案保管清册25年14会计档案销毁清册25年