第六章 制定计划新.ppt

第五章 制定计划根据管理理论，没有良好的计划和执行力，目标就难以变成现实！我也常常会有宏伟的目标，但为什么总是实现不了?教学目的深刻认识计划的重要性掌握计划管理的工具，并养成计划的习惯目标落实过程总总体体目目标标年度计划组织结构部门职能部门月度计划月度计划部门年度计划岗位职责岗位月度工作计划各岗位工作各岗位工作各部门工作达成的组织目标 组织目标转化为组织成员具体行动的过程示意图 首先在于有一个具体清晰的计划第一节 计划及其类型一、计划的概念 用文字和指标表述的，组织及组织内不同部门和不同成员，在未来一定时间内，关于行动方向、内容和方式安排的文件文件。确定必要的行动方针，以期在未来的发展中确定必要的行动方针，以期在未来的发展中能够实现目标的行动过程。能够实现目标的行动过程。包括调查研究、预测未来、机会把握、目标确定、计划制定、贯彻落实、检查修正等内容。二、计划的内容及表现形式 计划的主要内容 1.明确其所针对的目标；是指一个组织在未来一段时间内要达到是指一个组织在未来一段时间内要达到的目的。的目的。反映组织在特定时期内，在综合考虑内外部环境条件的基础上，希望在某一时间段内履行其使命上能够达到的程度或取得的成效。（1）组织目标的作用目标的重要性目标的重要性好的目标能够激励人的内在工作热情目标是协调岗位、部门之间关系的基础目标达成度是衡量工作好坏的标准目标是一切工作的行动指南确立一个清楚正确的目标是科学管理的前提也是组织开展各项工作的基础目标提供了决策的准则 差异性n不同的组织具有不同的组织目标q不同类型的组织，组织宗旨不同，组织目标也不同。q同一类型的组织，其所处的环境、所拥有的组织资源、价值观念等不同，即使其组织目标指标体系相同，其具体的目标值也常表现出很大的差异性。n组织的管理者，必须掌握确定组织目标的基本技能和方法。（2）目标的特点多元性多元性n在同一个组织中，有不同性质的多个目标q股东 红利 利润q员工 待遇 人均收入q消费者 功能、质量 销售量、质量、品种q竞争者 市场、资源 占有率q社区 环境、贡献 捐赠、环保q政府 税收、守法 税款、计划生育q新闻机构 公开、形象 企业形象q n组织目标的多元性要求管理者要协调处理好各类目标之间的关系。层次性层次性 组织目标是分等分层的总目标战略目标远期目标部门目标行动目标近期目标岗位目标每一个成员的具体行动指南这些多层次多部门的目标之间是相互关联的管理者要将其形成一个“相互支持的目标矩阵”。分解分解细化细化时间性时间性n组织目标是未来一段时间内要达到的目的q是在特定时间内要达到的目的q组织目标随时间发展变化n在确定组织目标时必须指明其时间区限，并根据环境的变化及时制订出新目标创业创业求生存求生存增强生存能力增强生存能力提高盈利率提高盈利率增强适应能力增强适应能力持续发展持续发展提高发展能力提高发展能力百年企业百年企业个人目标也同样具有四性我认为人的一生，“快乐”是最重要的，希望自己能拥有一个快乐的人生。为此，我希望保持身心健康、拥有一个幸福的家庭、事业上能够有一定的 成 就、至于名利，并不重要为了能够在事业上取得一定的成就，成为成功的企业家，首先必须掌握一定的经营管理知识，取得管理学士学位因此，我要在二年内取得管理学士学位，每年参加至少1次社会实践活动，尽可能参加每一次企业家报告，毕业后先进入一家规范 的 企 业 工 作差异性多元性层次性时间性目标的基本特性哈佛精英的人生轨迹结论结论是：目标对人生有巨大的导向性作用10%有清晰但比较短期的目标3%有清晰长远的目标27%没有目标60%目标模糊1970年3%3%各界成功各界成功人士人士10%10%不断实现短期目标不断实现短期目标各界专业人士各界专业人士60%60%安稳生活与工作安稳生活与工作中下层，没有什么突出的成绩中下层，没有什么突出的成绩27%27%过得很不如意，常常抱怨社会和他人过得很不如意，常常抱怨社会和他人1995年二、目标确定原则以满足社会或市场需求为前提以满足社会或市场需求为前提n要把分析社会需求、满足社会需求作为制定组织目标的基础。只有这样，组织才有可能得到社会的承认并取得不断的发展。n组织作为社会的基本单位，需承担一定得社会责任。（3）目标确定原则实现资源的有效配置实现资源的有效配置 以提高组织投入产出率为出发点以提高组织投入产出率为出发点n由于任何组织所拥有的资源都是有限的，所以要充分体现获取最大效益的原则。n要选择能较好地使有限的资源发挥最大的效益的目标方案。组织是一个社会存在体有社会正价值吗？能为社会所接受吗？组织所拥有的资源是有限的我们有实力做吗？是我们能够做得最好的事情吗？能够比其它人做得更好吗？实力分析竞争力分析效益分析需求分析环境分析目标内容的确定原则1：价值导向原则2：效益最大化目标值具有先进性和合理性目标值具有先进性和合理性n订立目标是为了实现目标，所以组织目标值的确定必须有切实可行性；n目标订得过高，组织成员的努力无法实现，产生心理挫折；n目标订得过低，失去激励作用，并使社会对组织的需求无法实现.n拟定原则：基于企业成员的愿景和市场竞争的需要。n合理性判断：通过创新和充分利用社会资源就可能实现。这一目标值能使组织成员兴奋并努力工作吗？达到这一目标值就能在市场竞争中胜出吗？合理性判断通过各种创新和充分利用社会资源后有可能实现吗？可进一步采取的措施能进行哪些创新？能利用哪些社会资源？多少？初定目标值现状先进性判断最终目标值最终目标值企业愿景2.明确如何落实、由谁落实、何时落实、何地 落实、需多大代价落实等；3.明确计划有效的前提。由此，可以看出完整的计划的要素：计划项目内容针对问题前提预测、假设、条件何时有效目标（任务）最终结果、工作要求做什么目的理由、意义、重要性为什么战略途径、基本方法、主要战术如何做责任人选、奖惩谁做、好坏结果时间表起止时间、进度控制何时做范围组织层次涉及部门、何地预算费用、代价资源投入和代价应变措施最坏情况计划意外如何处理计划是对未来活动的事先预测、安排和应变处理计划的主要表现形式目标目标是对组织使命和未来活动方向及相应任务作出的最一般表述，重点在于明确将来应该干什么，最终要达到什么目的。战略战略说明为实现目标将来应该怎样干。着重叙述实现目标的途径，围绕目标形成框架式行动准则，用于指导各部门工作。政策政策即处理各种问题的一般规定。为落实战略，应制定相应政策，它是人们进行决策时思考和行动的指南，因而也是计划。预算预算是用数字来表示活动的投入与产出的数量、时间、方向等，是一种数字化的计划。预算是组织中主要的计划表现形式。规划为达到目标所制订的包括目标、战略、政策、实行步骤、资源预算等在内的综合性蓝图。由规划可派生出具体的进度计划凡是针对未来活动在现在所做的工作都属于计划的范畴 规章制度为切实落实政策，就必须制订一些强制性的行为准则，规章制度规定了过去、现在和将来必须遵守的各种规则和程序。三、计划的作用1.提供方向，增进协调；2.有效配置资源；3.适应变化，防患于未然；4.提高效率，调动积极性；5.为控制提供标准。在一个组织中，计划工作是管理的首要职能，其他工作都只有在确定了目标、制订了计划以后才能开展，并围绕着计划的变化而变化。四、计划的类型1.按时间 长期计划 中期计划 短期计划 计划项目 长期计划 中期计划短期计划时间 3 13 1内容组织的长远目标和发展方向；如何达到本组织的长远目标。长期计划以问题、目标为中心是长期计划的年度细化，主要协调长短计划之间关系的作用；以时间为中心，说明各年应达到的目标和应开展的工作更为具体和详细，说明计划期必须达到的目标及要求，直接指导各项活动的开展例如企业发展纲要企业生产能力五年规划企业年度计划2.按广度n战略计划战略计划：由高层管理者负责制定的具有长远：由高层管理者负责制定的具有长远性、全局性的指导性计划性、全局性的指导性计划 n行动计划行动计划是在战略计划所规定的方向、方针、是在战略计划所规定的方向、方针、政策框架内，为确保战略目标的落实和实现，政策框架内，为确保战略目标的落实和实现，确保资源的取得与有效运用而形成的具体计划确保资源的取得与有效运用而形成的具体计划3.按对象n综合计划综合计划：具有多个目标和多方面内容的计划，：具有多个目标和多方面内容的计划，涉及的内容关联到整个组织或各个方面。涉及的内容关联到整个组织或各个方面。n部门计划部门计划：内容比较专一，局限于某一特定的：内容比较专一，局限于某一特定的部门或职能，一般是综合计划的子计划。部门或职能，一般是综合计划的子计划。n项目计划项目计划:则是为某项特定的活动而制订的计则是为某项特定的活动而制订的计划。划。4.按柔韧度n指令性计划指令性计划是由上级下达的具有行政约束力的是由上级下达的具有行政约束力的计划，它规定了计划执行单位必须执行的各项计划，它规定了计划执行单位必须执行的各项任务，其规定的各项指标没有讨价还价的余地。任务，其规定的各项指标没有讨价还价的余地。n指导性计划指导性计划是由上级给出的一般性的指导原则，是由上级给出的一般性的指导原则，具体如何执行具有较大灵活性的计划。具体如何执行具有较大灵活性的计划。第二节 计划的制定和审定一、计划的制定过程n目标必须转化为各项工作，如果只是将其作为一种“意愿”的表达，那么这些目标便形同废纸。n而要转化为工作，就必须是具体的、清晰的和可测量的，是一项“限期”完成的一项特定的责任指派。1.明确任务或目标 计划中的目标和任务应具体可衡量，简明扼要；一项计划一般只针对一个目标。2.明确与计划有关的条件n计划是行动的指南，对不现实、不可能的条件不能作为计划的基础。3.制定战略或行动方案 分析实现目标所需解决的问题或所需要开展的工作。确定工作之间的相互关系和次序，制定行动方案时，应反复考虑和评价各种方法和程序。4.落实人选，明确责任5.制定进程表6.分配资源何种资源（行动路径）、需要多少（同行评议）注意不能留有缺口，但要有一定得余地。何时需要（进度表）7.制定应变措施 计划的制订过程目标或任务的明确 明确计划的前提或限制条件 制订 战略或行动方案落实人选、明确责任 制订进度表 合理配置资源制订应变措施 二、计划制定方法n经验平衡法n滚动计划法 原理：根据近期计划的执行情况和环境变化情况，定期修订未来计划并逐期向前推移的方法。特点是:长计划短安排长计划短安排 n甘特图 原理：通过对各项活动完成情况的了解，调整工作程序和时间以完成任务。计划实际T时刻活动ABCn优点：简明、直观、易懂、易学。n不足：差距清楚，原因不显；反映局部状况，不能表明各项作业之间的相互关系。n权变计划法 管理者对未来的情况进行多重预测并分析如何有效应对各种可能出现的情况，从而得到的一些列如何应对不同情形的行动方案。优点：优点：计划适用性强，促使管理者对环境的动态性和复杂性有清醒的认识。缺点：缺点：难以确定应针对哪几种情景制定计划三、计划的审定计划完整性审定计划完整性审定 计划的可行性审查计划的可行性审查 计划完整性审定主要是看该项计划要素是否齐全，也可称之为计划形式审查。计划的可行性审查也叫内容审查，主要是评价计划中所列各事项的可行性。审定的方法审定的方法计划的审定可由上级审定、同计划的审定可由上级审定、同事审定，也可由群众讨论评价事审定，也可由群众讨论评价可根据计划评审的要求将问题列成一张清单，作为检核表据此审定。四、时间管理时间的特性时间的特性n时间是一项不可或缺的资源不可或缺的资源：做任何事情都需要时间的投入。n时间是最稀缺的资源最稀缺的资源：时间的供给，丝毫没有弹性；而且根本无法贮存。n时间是一项非常特殊的资源非常特殊的资源：租不到、借不到、买不到、不可再生，没有替代品。n有效的管理者与其他人最大的区别，就是他们非常珍惜自己的时间。时间的类型n响应时间：响应时间：用于响应其他人提出的各种请求、要求和问题的不可控时间。n自由时间自由时间：管理者可以自行控制的时间。n时间管理的重点在时间管理的重点在于：如何用好自由于：如何用好自由时间时间 下属们在等待经理的关注时浪费着时间经 理 在处 理 下属 的 问询 时，忽 略 了自 己 的任务重要性和紧迫性类别类别区分区分标标准准重要性重要性紧紧迫性迫性类类非常重要：必非常重要：必须须做做非常非常紧紧迫：必迫：必须马须马上做上做类类重要：重要：应该应该做做紧紧迫：迫：应该马应该马上做上做类类不那么重要：有用但不必不那么重要：有用但不必须须 不那么不那么紧紧迫：可以稍候再做迫：可以稍候再做类类不重要：无关不重要：无关紧紧要要时间时间上没有限制上没有限制时间安排矩阵重要但不紧迫有时间优先做有时间优先做重要且紧迫马上做马上做既不重要又不紧迫不做或有空时做不做或有空时做紧迫但不重要授权他人做或不做授权他人做或不做 重重 要要 不不重重要要 不紧迫不紧迫 紧迫紧迫43各类人的后果各类人的后果时间管理方法n列出目标清单列出目标清单。即列出你或你所管理的部门在未来一段时间内所要实现的目标。n将这些目标按其重要程度排序将这些目标按其重要程度排序。首先要做的应该是重要的事情。n列出实现目标所需进行的活动列出实现目标所需进行的活动。即明确为了实现上述目标，应开展哪些活动。n对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序对实现每一个目标所需进行的活动排出优先顺序。按每一项活动的重要性和紧迫性程度排列。n按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录。按所给出的优先顺序制订每日工作时间表或备忘录。在前一天下班前或前一天晚上，将当天或第二天所要做的事情按其重要性和紧迫性程度列出一个清单，并制订相应的时间表。n按工作时间表开展工作按工作时间表开展工作。在工作中，要严格按时间表进行，尽可能地按时完成。n每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，并安排第二天的活每天结束工作时，要回顾一下当天的时间运用情况，并安排第二天的活动动。通过不断地总结经验，管理者会不断地提高工作效率。总结：计划管理者的职责计划管理者的职责计划管理者的职责 计划管理人员要负责通过计划工作明确组织的战略目标并使其能一步步地得到实现而不偏离。为此应亲自确定计划工作原则、方针和目标，并为整个计划工作过程制定出计划。综观和掌握整个计划工作过程管理人员要负责对已制定出来的计划草案的评审，审查计划是否完整，有否重要的遗漏；审查计划是否可行，能否保证组织目标的实现。如果不行，就要作出适当修 改 评审已制定出来的计划草案计划工作中出现的某些问题，有时需要作专门解决计划工作中出现的问题的讨论和研究，以确定这些问题对组织目标的实现可能带来的影响。因此要及时掌握各种信息，以及时地妥善解决所出现的问题。计划管理人员必须定期检查计划执行情况，并预测定期检查计划的执行情况前景，确定修订计划的必要性。作为计划管理人员，应记住自己是管理计划的，应时时掌握计划工作的主动权。课后小组调研：学生社团组织n调研学生会或社团组织，了解其组织结构设置情况，以及其运作过程中存在的问题，并分析其问题产生的原因。n要求要求：绘制该组织的组织结构图，说明其分工协作情况；列举存在的问题，分析可能的原因。