印章管理制度(试行).pdf

.可编辑XXXXXX 有限公司内部管理文件印章管理制度(试行)文件编号：机密等级：版本：生效日期：提 案 人：杨朝剑审 核 人：批准人归口部门：目的：为加强公司印章管理，防止用印风险，特制订本制度。范围：公司各部门内容：一、印章的类别1、公章本制度所指公章是指对外具备法律效力，用印后将承担法律责任的印章。2、专用章指专门用于办理某些事项使用的印章，包括但不限于合同专用章、业务专用章等。3、其他印章指除上述印章以外的其他带有公司名称的印章。二、印章刻制及作废处理1、所有带有公司名称的印章的刻制、变更均应填写印章刻制申请表（附件 1），印章作废应填写印章作废备案登记表（附件2），经总经理以上分管领导审核，报股份公司行政人资部备案后方可刻制/作废。2、所有印章刻制/作废由公司各行政人资部门负责办理，并需负责对各单位审批通过后的印章刻制申请表和印章作废备案登记表原件作备案登记和存档。3、因机构变更或其他原因废止的印章，由印章保管部门及时将所持原印章交至所在公司行政人资部门留存，未及时上缴者，将对所在公司行政人资部负责人处以100 元/次罚款。回收印章时行政人资部要为原持章部门出具印章回收证明（附件 3）。除特别需要，由股份公司行政人资部将废止印章保存三年，然后在征得原持章部门意见后再进行处理。.可编辑4、公司印章如发生被盗、遗失的情况时，管章人应立即向所在公司行政人资部报告，公司行政人资部需立即调查事故原因，避免公司风险，并立即逐级报告至总经理及以上领导、股份公司行政人资部。对于印章保管人或印章遗失的责任人处以300 元/次罚款，如因此而导致公司发生损失，按公司规定予以经济赔偿处罚。三、印章管理信息登记公司行政人资部负责公司印章管理信息登记。1、印章使用范围公司公章使用范围以公司名义上报和下发文件。以公司名义开具介绍信。以公司名义上报相关材料。以公司名义对外签订合同。必须以公司名义发出的便函。必须加盖公司公章的其他材料。2、各部门（不含财务部）行政章使用范围以部门名义上报材料和下发文件，必须加盖行政章的其他材料。各部门行政章原则上只供在公司内发放部门文件或联系工作时使用。业务管理部门的印章可用于与对口上级部门的固定业务联系。3、各种专用章使用范围各种专用章（不包括财务专用章）只能用于专项业务需要的材料及合同签订，不得使用专用章办理其它使用范围以外的事项。4、其他印章使用范围其他印章使用范围需在申请刻制报批时予以说明，后期按报批的使用范围执行。四、印章的保管.可编辑1、公司公章、专用章由所在公司第一负责人指定专人保管；部门行政章由部门第一负责人指定专人保管。2、当印章保管人发生离职或职务变更而无法继续保管时，需在离职或职务变更的当日内指定他人进行保管，并在 24 小时内将新的保管责任人报所在公司行政人资部和股份公司行政人资部备案，未及时报告者，将对管章部门负责人处以50 元/次罚款。如中间发生交接不及时导致无人管理的现象，将对管章的部门负责人处以200 元/次罚款。五、用印申请及审批1、公章公司公章由公司第一负责人或授权责任人签字审批后即可用印。行政章各部门行政章由部门第一负责人审批后方即可用印。专用章专用章由分子公司第一负责人签字审批后即可用印。其它类别的专用章由对口业务的部门负责人（主管级及以上）批准后即可用印。其它印章其它印章在印章刻制时需对用印审批人作规范，需经印章刻制申请表上规定的用印审批人签字审批后方可用印。五、用印要求1、原则上公司不开具没有日期及有效期的介绍信、在空白信纸或空白介绍信、空白表单上加盖公章。若确有需要，必须在用章请示时向印章有权批准人做特殊说明并征得同意，印章保管人需另作备注记录。2、用章人可采用在印章保管人在场情况下以电话或短信方式请示印章有权批准人，印章保管人在批准人一栏注明详细的审批记录，事后及时进行补签。六、用章1、用章前均需在用章登记表上进行登记（附件5），并经有权领导批准后方可使用。.可编辑2、印章外借原则上不允许携出各类印章或外借。若因工作需要，确须将印章带出，需办理外借登记手续，公司公章、财务专用章外借需总经理、其他各类印章须经用章有权批准人同意后方可外借。印章外借期间，借用印章人只可将印章用于申请需办理的事由，并对印章的使用全程承担一切责任，在借用期间不得转借他人。归还印章时，也应由借章人亲自还到印章保管人的手中，并在用章登记表中填写归还的具体时间。各部门若因工作需要外借公章，需提前1 个工作日告之管章人。印章保管人在使用公章时必须亲自加盖或监印。印章保管人依据领导签批的意见加印，未签批的公文或合同一律不能用印。七、违规及责任承担1、各类印章的保管人严格执行公司印章管理制度，不得私自使用印章，不得私自携出或外借印章，不得因任何人指示、要求而违规用章。若违规，将对印章保管人处以50 元 200 元/次罚款。若因此造成经济损失，公司按规定给予印章保管人赔偿罚款。如发生重大经济问题或触及法律，除追究相关经济责任，还将追究法律责任。2、若发现印章未指定印章保管人的，将处罚印章刻制部门或印章管理部门负责人50 元/次；若发现印章保管不严谨，出现多人均可取用印章的情况，处罚印章保管人50 元/次。3、公司严禁伪造、变造公司印章，若经查实，公司将给予重处并移送司法机关处理。4、印章保管人不得擅自用印、不得未经审核用印审批手续用印、不得未经用印登记用印，一经发现，严肃处理；若因上述事由导致公司遭受经济损失时，一经查实由印章专管员承担全部赔偿责任并按公司的规定进行处罚，直至移交司法机关追究法律责任。八、其他本制度不包含对公司财务印章的管理，其规定按财务另行规定执行。九、附件1、印章刻制申请表.可编辑2、印章作废备案登记表3、印章回收证明4、印章管理信息登记表5、用章登记表附件 1：印章刻制申请表编号（行政部编写）：申请日期：年月日申请单位管章部门.可编辑管章人职位管章人姓名印章类别公章行政章专用章其它旧章处理方式启用日期印章使用范围用印审批人印章全称印章枚数印模设计：鲜印模：申请单位负责人：总经理：行政人资部意见:股份公司行政部：刻制部门与申请单位的交接记录：.可编辑附件 2：印章作废备案登记表编号（行政部编写）：备案日期：年月日附件 3：备案单位管章部门管章人作废印章处理方式印章交行政人资部销毁（必须有销毁证明）印章移交股份公司行政人资部保管股份公司行政人资部销毁（经部门经理、分管领导审批的销毁申请）印章遗失（若为公章要有登报原件）作废日期年 月日作废印章全称印章枚数作废印章鲜印模：备案单位负责人：总经理以上分管领导：行政人资部意见:股份公司行政人资部：备案部门与相关单位的交接记录：.可编辑印章回收证明申请公司印章全称交章人接章人印章模样年月日附件 4：.可编辑印章管理信息登记表序号启用时间印章全称印章类别刻章批准人管章部门管章人备注.可编辑附件 5：印章登记表时间用章事由报送部门加盖数量用章类别用章人批准人管章人借出时间归还时间注：用章类别包括外借、加印二种