Excel在学校中的应用1数据录入技巧.pdf
Excel 在学校中的应用 1-数据录入技巧 数据录入技巧 1快速录入分数 通常在单元格内输入分数 8/9，将会显示为 8 月 9 日。如果想避免这种情况发生，除了将单元格的格式设置为“分数”外(Excel 2000 有分数格式)，输入 8/9 时在它前面添加一个 0 和一个空格即可。用此法输入的分母最大不能超过 99。2录入文本格式数字 如果要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码”)，除了事先将单元格设置为文本格式的方法外，还可以在数字前面加一个【单引号】“”即可。3行或列重复填充 如果要在同一行或列内重复填充某些数据，可按以下方法操作：选中包含原始数据的单元格或区域；将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为黑色十字状时，按下左键不放，拖过所有需要填充的单元格，松开鼠标左键即可。注意：如果被选中的是数字或日期等数据，可能会以序列方式填充，这时应按下【Ctrl】键再拖动。4周围数据填充 如果要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同，可用以下方法快速重复填充。（1）按【Ctrl】+【D】键，将上方单元格中的数据填充进来，按下【Ctrl+R】键，将左侧单元格中的数据填充进来。（2）单击【编辑】【填充】【向上填充】（【向左填充】）菜单项，可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。如果要填充的是一个区域，可先将其选中，再按上法操作，即可将对应区域内的数据填充进来。5简单序列填充 数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充。（1）在起始单元格中输入序列的初值，然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值，这两个值的差就是序列的步长。（2）选中已输入的所有单元格，将鼠标移至所选区域右下角的填充柄，当光标变为小黑十字时，按下左键沿行或列拖动。如果要按升序排列，应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列，应由下而上或由右而左拖动。6自定义序列填充 如果你输入的序列比较特殊，可以先加以定义，再向内置序列那样使用。自定义序列的方法是：（1）单击【工具】【选项】菜单项，打开【选项】对话框中的【自定义序列】选项卡。（2）在【输入序列】框中输入自定义序列的全部内容，每输入一条按一次回车键，完成后单击【添加】按钮。整个序列输入完毕后，单击对话框中的【确定】按钮。此后，只要输入自定义序列中的前两三项，就可以按前面介绍的方法将其输入。7选择填充 若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合，纯数字不行)。可以采用以下方法：（1）让光标停留在需要填充的单元格。按【Alt】+【】键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的【选择列表】命令，打开本列已填充内容列表。（2）用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车，或直接用鼠标单击所需的内容，它就被填入内容列表上方的单元格。8双击序列填充 此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况，用于排名次等场合非常方便。填充方法是：（1）若要填充数字序列，可在起始单元格中输入两三个数字，全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格处为止。（2）若要填充含数字的文本序列(如“第 1 名”之类)，可在起始单元格中输入序列初始值(如“第 1 名”)，将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充，直到左侧数据列的空白单元格为止。9工作表重复填充 如果你想一次填充多张相同的工作表，省略以后的复制、粘贴等操作，可采用以下方法：（1）选中需要填充相同数据的工作表。方法是：若要选中多张相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Shift】键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表，可先单击第一张工作表标签，按住【Ctrl】键后单击要选中的其他工作表标签。（2）在已选中的任意一张工作表内输入数据，则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表，可采用以下方法：按下【Ctrl】键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表，再选中含有数据的单元格区域，最后单击【编辑】【填充】【至同组工作表】菜单项，在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后单击【确定】按钮即可。10.在单元格中插入特殊字符 在 Excel 工作表中，除了比较常用的数字、文本、日期以及公式外，有时还需要在单元格中插入特殊符号。这些特殊符号的类型通常有：中文标点符号、中文拼音、数字序号、数学符号和其他特殊字符。这里以插入“”为例，将光标定位要插入特殊符号的单元格，单击【插入】【特殊符号】菜单项，打开【插入特殊符号】对话框，切换到包括要插入特殊符号的选项卡，本例切换到【单位符号】选项卡，如图 1 所示。然后单击【确定】按钮，即可完成特殊符号的插入。11.Excel 快速录入小数技巧 首先选定需要输入数据的单元格，选择【工具】【选项】菜单项，切换到【编辑】选项卡；选中【自动设置小数点】复选框。在【位数】文本框中，输入需要的小数位数，单击【确定】按钮即可。12.将阿拉伯数字转换为中文大写金额 如果需要将阿拉伯数字转换为中文大写金额。例如现有一些阿拉伯数字使其转换为中文大写金额格式的具体操作步骤如下。（1）选中需要转换的单元格区域“A1:A6”。右键单击该单元格区域，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框。（2）切换到【数字】选项卡，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在【类型】文本框中输入“DBNum2G/通用格式元”，如图 3 所示。（3）单击【确定】按钮，即可得到转换后的效果。从图 7 中可以看出，单元格格式设置中对整数货币处理得较好，但是小数后面的数值却没有处理为角和分。要实现角和分的处理，还需要使用公式进行转换，其具体操作步骤如下。（1）在工作表中输入数据，（2）在单元格 B1 中输入公式。=IF(17-INT(17)=0,TEXT(17,DBNUM2)&元整,IF(INT(17*10)-17*10=0,TEXT(INT(17),DBNUM2)&元&TEXT(INT(17*10)-INT(17)*10),DBNUM2)&角整,TEXT(INT(17),DBNUM2)&元&IF(INT(17*10)-INT(17)*10=0,零,TEXT(INT(17*10)INT(17)*10,DBNUM2)&角)&TEXT(RIGHT(17,1),DBNUM2)&分)（3）拖动单元格 B1 右下角的填充句柄，将单元格 B1 中的公式复制到单元格区域“B2:B4”中。13.在 Excel 中输入 0 开头数字 在日常工作中，经常需要在 Excel 单元格里输入类似“04170”这样的数字，例如输入成绩时需要输入学生学号（假设学生学号为 04001 到 04100），但是直接输入时会发现前面的“0”消失了，可以采用以下两种方法。（1）首先输入一个单引号，然后输入需要的数字，前面的“0”就不会消失了。但是这种方法是把这些数字作为文本格式输入，这样一来就不能用自动填充功能进行填充。（2）设置该单元格格式为自定义格式，选中该单元格，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置单元格格式】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其右侧的类型文本框中输入“00000”。利用这个方法既可以保留输入的“0”，同时又可以用填充功能实现学号的自动生成。自定义了内容的长度后，如果你输入的内容长度不够设定的位数，Excel 就会在前面补上相应位数的“0”。14.巧用 Excel 输入分数 Excel 在数学统计功能方面确实很强大，但在一些细节上也有不尽如人意的地方，例如想输入一个分数，就可采用以下几种方法。（1）整数位+空格+分数 如果需要在单元格中输入二分之一，可以输入 0(空格)1/2；如果要输入一又三分之一，可以输入 1(空格)1/3。（2）使用 ANSI 码输入 如果需要输入二分之一，可以先按住【Alt】键，然后输入“189”，再放开“Alt”键即可(“189”要用小键盘输入，在大键盘输入无效)。（3）设置单元格格式 如果需要输入二分之一，可以选中一个单元格后，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【分数】选项，然后在其右侧的下拉列表中选择【分母为一位数】选项，单击【确定】按钮后，返回工作表中。在此单元格输入 0.5，即可以显示出“1/2”。（4）自定义输入法 如果需要输入二分之一，首先选中该单元格，选择【格式】【单元格】菜单项，在打开的【单元格格式】对话框中切换到【数字】选项卡中，在【分类】列表框中选择【自定义】选项，然后在其右侧的文本框中输入“#(空格)?/2”，单击【确定】按钮后，返回工作表中，再在此单元格中输入分数。15.输入人名时使用分散对齐 在 Excel 表格中输入人名时为了美观，一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。首先选中“姓名”列，选择【格式】【单元格】菜单项，打开【单元格格式】对话框，切换到【对齐】选项卡中，在【水平对齐】下拉列表中选择【分散对齐】选项，单击【确定】按钮即可。
