企业财务往来中《企业询证函》的法律效力.pdf

企业询证函的法律地位和效力分析 一、企业询证函的概念：基本涵义：企业询证函只是企业在财产清查中为了核实往来款项的真实性而寄送往来单位的一种核对函件。主要作用：询证函一般只做项目核对之用，通常企业询证函中会标注“本函仅为复核账目之用，并非催款清算”；因此，从财务工作角度而言，发送企业询证函是会计师事务所对公司账目进行审计过程中为了证明财务报表的真实性而搜集的一种审计证据，二、企业询证函的法律地位 一是企业询证函有一定的滞后性，不一定能及时反映企业资产变动情况。因为企业的会计处理都是在业务发生之后的，所以会计处理会有一定的滞后性；反映到财务报表中预付账款科目同样会产生滞后，而预付账款是资产科目，企业并不会每时每刻对资产进行清查和估值，所以企业并不一定能够及时确认资产已经发生了减值并在会计上进行确认。二是企业询证函反映的是内部财务管理的意思。只服务于财务报表，是一个公司内部管理的材料，并不是公司对外的意思表示。三是企业询证函对外指向固定内容，是限制意思的表达。通常企业询证函确认后会加盖公司印章或财务章，但这也只说明企业对于对方财务报表上的“预付账款”这个科目予以确认，并不能说明双方之间存在债权债务关系达成了一致的意思表示，对外而言主要作为双方存在经济往来的审计证据。三、企业询证函的法律效力 清楚了其法律地位之后，就可以知道，企业询证函只是审计证据，对于双方之间是否存在债权债务关系其只能作为间接证据存在，效力远远低于直接证据。两个法人主体之间是否存在债权债务关系需要具有法律效力的证据来证明，如买卖合同、债权转让协议、借贷合同等直接证据。后附案例和分析，希望对您理解企业询证函的法律效力有帮助。案例 1 A 企业与 B 企业在无书面合同的情况下进行了一笔奶粉买卖。B 企业在收到货品后未按约定支付货款，经多次催讨仍然未支付。虽然两企业间多次就此问题进行磋商，但是未形成纪要等书面材料。等 A 企业意识到问题的严重性时已经超过了两年的诉讼时效。经法律顾问提示，A 企业向 B 企业发出询证函，B 企业财务部门对帐后盖章确认。A 企业随即凭增值税发票及询证函诉至人民法院，要求 B 企业支付拖欠的货款。分析如下：一、询证函的法律作用 询证函作为一种确认企业之间债权债务的审计文书被广泛用于审计实践中。通常情况下，企业收到要求确认债权债务的询证函，财务人员将对双方企业之间的往来账目进行确认，如果数额一致，则予以盖章确认，如果数额不一致，即进行说明并盖章。并且，鉴于询证函往往采用审计业务中通用的格式，会有类似“只为对账并非请求付款”的表述，所以财务人员通常认为进行盖章确认无法律风险，不会产生相应的法律效力，但现实中并非如此。二询证函能起到中断、重新计算诉讼时效的作用 询证函在司法实践中被认定为是对债权债务的一种确认，能起到中断、重新计算诉讼时效的作用；即便在诉讼时效已过的情况下，债权人发出询证函实质上是向债务人主张债权的行为；债务人签章认可被视为是对原债务的重新确认。诉讼时效从询证函签订之日起重新起算。最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复（2003民二他字第 59 号）规定：对债务人于诉讼时效期间届满后主动向债权人发出询证函核对贷款本息行为的法律后果问题可参照 关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复的规定进行认定和处理。关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复中规定：债务人在该通知单上签字或者盖章的，应当视为对原债务的重新确认，该债权债务关系应受法律保护。最高人民法院关于审理民事案件适用诉讼时效制度若干问题的规定第十条的规定，具有下列情形之一的，应当认定为民法通则第一百四十条规定的“当事人一方提出要求”，产生诉讼时效中断的效力：(一)当事人一方直接向对方当事人送交主张权利文书，对方当事人在文书上签字、盖章或者虽未签字、盖章但能够以其他方式证明该文书到达对方当事人的。询证函本质上是事务所为了确认相关事项，经客户同意，以客户的名义发出的由于它的使用者其实是事务所，所以它往往只会去函证某些事实或者非事实，但不会出现任何倾向性或者代替客户履行责任的情况因此你会发现所有的询证函都会有这么一句话：本函证仅为确认*，不做催收*之用。因为对事务所来说，我只需要确认债权债务真实性即可，至于说客户还不还钱或者别人还不还钱给客户，不关我事。也就是从常规上理解，询证函只是债权债务确认单据，不算催收或同意履行单据，不导致诉讼时效中断。但是诉讼时效后债权债务（重新）确认，到底有没有催收功能，特别是询证函、对账单这类有着双方公司公章，法律责任比较明显的正式文书，就现在而言，询证函是确实会导致诉讼时效中断。三企业须谨慎正确对待询证函 企业不宜对任何询证函置之不理的做法，因为企业间还要考虑长期的合作等非法律方面的因素。但是企业财务人员在面对类似询证函的确认问题上应综合考虑多种因素。财务人员除了对账目进行审核之外，更需要根据合同来判断是否已过诉讼时效，进而决定是否予以确认及确认的金额。特别在企业间交往频繁，存在多个合同的情况下，更需要理顺支付款项与合同的对应关系。在司法实践中，由于证明债务人履行付款义务的主要证据是债权人出具的发票，而发票是否能与具体的合同进行关联，往往也存在一定的问题，往往对债务人不利。因此企业在收到询证函时应慎重，财务人员宜注意与常年法律顾问的工作衔接，以控制法律风险。四、注意性规定 中国人民银行 关于做好企业的银行存款、借款及往来款项函证工作的通知（财协字19991 号）第四条规定、注册会计师应当遵守中国注册会计师独立审计准则，对收到的回函信息严格保密。而且中国注册会计师协会专家技术援助小组发布了第 5 号 公告，就一些会计师事务所询问能否将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据作出答复，根据独立审计具体准则第 6 号审 计工作底稿第二十二条和二十三条的规定，除法院、检察院及其他部门依法查阅审计工作底稿、注册会计师协会对执业情况进行检查以及前后任注册会计师沟通等 情况外，会计师事务所不得将审计工作底稿提供给任何部门或个人，也不宜将往来账项询证函回函提供给客户作为法律诉讼证据。案例 2 因上市需要在协调会时对该部分款项金额进行了确认，并要了债权人地址，会计师发函并直由客户直接寄回了所里。款项时间 3-5 年。现在对方拿着询证函复印件来要钱了。说他们自己没账，就要询证函上的钱。客户直接质问会计师为什么要这么做。眼看估计要黄了这个项目。幸好有会议纪要，时间日期人员结论都有，不然无言以对。分析：转载自：中国注册会计师（非执业会员版）2015 年第 1 期总第 20 期 作者：张天林 从中国注册会计师审计准则第 1312 号函证（2010 年修订）第五条对函证的定义，以及财政部、中国人民银行关于做好企业的银行存款、借款及往来款函证工作的通知（财协字19991 号）中企业函证函参考格式来看，询证函在本质上为对账函，目的仅限于核实和确认相关当事人及应收应付账款记录的真实性与正确性，属于审计证据。由于其内容能够证明当事人交易、债权债务未清偿的事实存在，询证函同样可作为诉讼证据。本文就询证函的法律效力表现形式，以及实务中如何正确适用法律略作探讨。一、发函人“仅为对账而非催款结算”意思表示的法律效力 企业询证函中“仅为对账而非催款结算”的格式记载，意在表明发函人仅为对账目的，请求就应收应付账款事实予以核对确认，而并无向对方催讨归还欠款、主张债权，或承诺归还欠款、履行债务的意思表示。显然，根据诉讼时效法律规定，既然发函人行为并非权利主张或债务同意履行行为，则诉讼时效不产生中断法律效果。但是，实务中的下列特殊情形，需正确适用法律。1.债权已超过诉讼时效，债务人收到债权人发函并确认的，能否使得债权人的债权主张重新获得法律支持？询证函的法律性质为双方对事实确认，债务人确认行为也仅表明曾经存在欠债事实，并未作出愿意履行的意思表示。毕竟“承认双方之前曾经存在某种交易、债权债务”是个客观事实问题，而“同意归还、何时归还、何种形式归还”则是主观意愿问题，法律并不视债务人对事实的确认行为属于当然、明确同意履行还款的意思表示，如同诉讼案件债务人对案件事实予以承认，但援引诉讼时效超过对抗债权人主张以拒绝履行债务时，则债权人诉讼主张同样不能得到法院支持。因此，债权超过诉讼时效，而当事人并未就是否偿还达成新的意思一致表示时，该债权将丧失法律强制性保护。2.债权已超过诉讼时效，债务人主动向债权人发函，能否导致债权人的债权主张重新获得法律支持？权利人发函，要求确认应收账款，不视为催款权利主张，无论是从法律原理还是生活常理角度，都不难理解。但债务人主动发函时，法律效果截然相反。从民俗习惯、社会情理来看，债务人主动向债权人声明尚存债务，尽管未明确表述还款，但若无还款意图，仅表述欠款事实，似乎说不通。因此，债务人主动发函要求债权人确认应付账款，有理由推定其有表明归还之意思表示，而债务人的承诺债务履行行为将使得债权人主张重新获得法律支持。对此，最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复（2003民二他字第 59 号）也有类似规定。3.发函人仅借鉴 询证函 格式，但无“仅为对账而非催款结算”文义记载，其法律效果是否有所不同？询证函的法律性质判断，究竟是对账函还是催款函，在于文义内容是否有体现催讨还款、主张权利的明示或默示意思表示，包括“请尽快依约支付”等抽象表述方式，而不在于“仅为对账而非催款结算”是否积极表述或不表述。因此，若询证函仅无上述文义记载，则仍然为对账目的，不影响诉讼时效。二、被询证人对询证函确认行为的法律效力 发函人发函意在对账，被询证人对发函人确认询证函内容，则当然意味着被询证人对发函人主张的双方交易关系、债权债务关系事实均予以确认，无需赘言。但是，被询证人直接回函的对象是会计师事务所，能否视作义务人对权利人表示承认其权利的行为？（一）回函确认效力的理论依据 “委托授权”观点认为，会计师事务所之所以对发函人与被询证人之间的交易余额予以确认，乃是基于委托服务合同要求作为询证人的受托方。因此，被询证人形式上向受托人会计师事务所回函，但实际上属于对委托人即发函人的回函行为。该种观点明显不足，发函主体是事务所的服务客户，事务所并非以自身名义（隐名代理）或委托方（即发函人、附带表述被授权）名义，之所以接受发函人名义出具的询证函，并由事务所寄出、事务所接收回函，仅仅是因为会计师事务所审计的独立性、客观性要求而作的技术性处理，并不存在服务客户的授权查核，因查核确认发函人与被询证人之间的债权债务，是事务所自身法定、当然义务，不存在委托授权之说。“契约观点”认为，契约历经要约与承诺两个阶段，并自承诺到达时成立，该到达包括到达要约人指定处等间接方式。被询证人向发函人指定的事务所回函确认（或部分确认）的询证函，将构成一份就款项金额达成一致（或部分一致）意思表示的契约。事实上，双方并非就权利义务达成合意，而仅仅就曾经存在的债权债务事实予以确认而已，因此，本质上来看，回函行为使得双方既存债权债务的事实得以固定，从而形成证据。将“证据说”作为回函法律效力的理论依据，具有相当合理性。意思自治、能够自主自愿表达真实意思的行为主体，应当对其承诺和行为担责。市场主体盲从、不谨慎判断，恣意违背承诺而不承担责任后果，将对市场秩序和法律公平公正精神构成严重冲击和危害。倘若被询证人不尊重基本事实而随意回函又不承担责任后果，将使得注册会计师的询证行为徒劳无益，既无助也有害于注册会计师作出的职业判断，而这显然与现代审计理论及审计程序设计目的背道而驰。基于此，被询证人对询证函确认行为，认定为可能为债权人用以主张权利的证据材料形式，符合行为自担的基本法律精神和现实需要。（二）被询证人确认后，其能否单独作为债权凭证？债务方能否对之反悔？既然询证函作为诉讼证据之一，能够对双方真实交易、债权债务存在及未清偿事项起到证明作用，债权人可以单独以询证函作为债权凭证，提起诉讼主张债权。然而，实践中需要注意，基于谁主张谁举证的举证规则，债权人有必要穷尽其可能提供其他能够证明双方真实交易发生、货物或服务履行等证据材料，以与询证函形成完整证据链，防范诉讼举证不能法律风险。但是，现实生活中，由于债务方企业内部治理不完善、对询证函风险判断不足等主客观多重因素，可能存在询证函内容与事实不一致情况。如此，债务方事后能否以“仅为对账，非真实债权债务关系”为由推翻其回函？社会生活形式纷繁复杂、多变万化，不分情势固守诚信原则，反而有悖诚信之公平公正应有之义，举证规则出现，更好平衡了诚实守信与实际情势两者关系。既然行为人要对当初的确认意思予以撤销，应当允许其对撤销理由充分阐述和证明。如果其有充足证据证明（如充足举证对账函所指期间中全部债务往来）其出具函件的内容确实与事实不符，询证函的证据形式可不予采纳。但是，因其出具不实询证函给相关主体造成损失的，应根据损失可预见规则予以损害赔偿。三、询证函的法律风险防范 发函主体不同、文义表述不同，询证函的法律效果不同。询证函实务操作中要对以下法律风险进行防范：第一，债权人实体权利永久丧失的风险。超过诉讼时效的债权固然难以得到法律强制性支持，但是良好的证据意识、有效的沟通氛围，在当今中国熟人社会，依然有其存在的现实意义。另外，对于债权人而言，一份经过适当调整，表述恰当的询证函，仍然存在重新获得法律保护从而起死回生的理论可能。第二，债务人诉讼程序利益误判的风险。被询证人作为债务人时，主动发询证函时，应当知悉其诉讼程序利益可能受到相应减损，相反，其作为债务人接收询证函时，应当仔细阅读询证函的名称、内容，谨慎判断该询证函的法律性质，根据对账或催款等实际情况给予合适回应，不可因疏忽大意而将催款函当做普通对账函，从而避免日后有以时效超过为由拒绝付款的不合适行为。第三，被询证人出具不实或虚假回函的风险。因过错而给他人造成损失予以赔偿不言而喻，司法实践亦按照过错原则要求被询证人承担补充赔偿责任，如最高人民法院关于金融机构为企业出具不实或者虚假验资报告资金证明如何承担民事责任问题的通知（法200221 号）对银行出具验资类询证函的规定。因此，被询证人应确保询证函中记载的内容与其自身内部真实记录保持完全一致。第四，询证函内容被变造的风险。发函人发函内容或回函人回函都存在被变造的风险，任何一方理应注意：询证函金额系手工填写的应当在金额前不留缝隙地填写货币符号；询证项目空白处用划线或填“无”；询证函多页时，对询证函编页码并加盖骑缝章；被询证人严格按照规定回函至指定的会计师事务所。原文网址：http:/ 案例 3 企业询证函对诉讼时效的影响。一、历史缘由 关于超 过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复（1997 年应该还有个文件，由于说法过于错乱，后来大家都不提了），出台背景：在上世纪末，国内的法院系统对于过了诉讼时效的债权应该处理存在困惑，最高院出了该批复，说过了诉讼时效债权本身并不消灭，胜诉权消灭，但如果对方愿意还，债权人当然可以要。在催款通知书上重新签字，就是对过了诉讼时效债权的重新确认！（困惑的核心在于没能正确理解请求权与抗辩权的学说体系，掰了个胜诉权消灭，这个说法影响深远，很多老法官和律师还在说这。n年不看书了）之后在 2001 年，最高法又出了对这个问题进一步解读：最高人民法院关于哈尔滨市商业银行银祥支行与哈尔滨金事达实业(集团)公司借款合同纠纷一案 如何处理问题的答复（法民二2001016 号）（为行文方便，以下简称“解释一”）中有规定：该案所涉询证函虽然是采用 哈尔滨审计事务所函稿纸，且注明仅作审计报表之用，其他方面用途无效，但基于该询证函是由贷款人哈尔滨商业银行银祥支行（原哈尔滨银祥城市信用合作社）发 出，且该贷款人和借款人哈尔滨豪华家具大世界都在该函上对尚欠贷款额予以确认并加盖公章的事实，可以表明该询证函既有贷款人追索欠款的意思表示，又体现了 借款人对所欠债务的确认。2003 年其再次发文对于这个问题进行解释：最高人民法院关于超过诉讼时效期间后债务人向债权人发出确认债务的询证函的行为是否构成新的债务的请示的答复（2003民二他字第 59 号）规定：对债务人于诉讼时效期间届满后主动向债权人发出询证函核对贷款本息行为的法律后果问题可参照 关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或盖章的法律效力问题的批复 的规定进行认定和处理。之前这所有的文件都是建议在当初对于过了诉讼时效为胜诉权消灭这一基础上的。这玩意压根就是一个抗辩权啊！过了诉讼时效，债务人享有一个抗辩权，而不是你妹的原告胜诉权消灭。最高院后来深刻意识到这个问题了。对于单纯在对账通知上签字这一行为的认识又有了新的改变。最高人民法院在 关于债务人签收“贷款对账签证单”的行为是否属于对已经超过诉讼时效的原债务的履行进行重新确认问题的复函（2007 年 3 月 4 日）（2006）民立他字第106 号中对安徽省高级人民法院进行回复：你院（2006）皖民二监字第 7 号关于安徽省投资集团有限责任公司与安徽电力临泉供电有限责任公司借款合同纠纷复查一案的请示报告收悉。经研究认为：我院关于超过诉讼时效期间借款人在催款通知单上签字或者盖章的法律效力问题的批复（以下简称批复）中所称“对原债务的重新确认”，是指债权人要有催收逾期贷款的意思表示，债务人签字或盖章认可并愿意继续履行债务。你院请示所涉的案件中，安徽省投资集团有限责任公司（以下简称投资集团公司）2003 年 3 月向债务人临泉县供电局发出的“贷款对账签证单”，其名称和内容均无催收贷款的明确表示。临泉县供电局局长张修法在“贷款对账签证单”上签署“通知收到”，表明债务人已经收到了“贷款对账签证单”，但不能推定为其有偿还已过诉讼时效债务的意思表示。因此，既不能把本案所涉“贷款对账签证单”简单理解为就是批复中的“催款通知单”，也不能把双方当事人发出和签收“贷款对账签证单”的行为视为对原债权债务的履行重新达成了协议。我院同意你院请示报告中的少数人意见。二、在具体实践中的认识 在单纯的对账单上签字，就等于是说：哦，有这事？我知道了。不等于是说我要还你钱啦！以询证函形式发出对账单，效果当然也一样。两个阶段最高院对于这个问题的看法不一样，是因为对于诉讼时效的认识不同，过了诉讼消失期间后的债务保护认识不同。单纯的询证函具有主张债权的意思？在询证函上签收等同于我方愿意承担债务？因为最高院曾经有过两种态度，大家对于这个问题的理解就各不一样啦。现在司法实践中询证函主要有两种作用：第一、确认债权的存在，确认债权发生的时间，及其具体金额。第二、表示还款意思，具体体现为中断诉讼时效啊，过了诉讼时效愿意履行啊。不管怎么说，应付账款的询证函有风险，大家须谨慎。案例 4 最后发一个上市过程中询证出的麻烦事。下是法院的判决原文：2012 年 2月 2 日，同方环境公司向清华同方公司发出一份往来款询证函，确认就 SG01 合同及 SG02 合同尚欠清华同方公司应付账款 1632043.8 元。同方环境公司称该询证函系因其上市需要，由华英证券公司作为保荐机构对其账目审计后，向清华同方公司发出，体现的仅是发票金额与实际付款金额的差额，不具有确认债务和偿还债务的意思表示，因此不产生诉讼时效中断的效力。对此，清华同方环境公司不予认可，认为同方环境公司在询证函中加盖公章确认了双方之间债权债务关系的存在，以及具体的欠款数额，可以产生诉讼时效中断的效力。该院认为，同方环境公司在询证函中加盖公章，表明其对询证函内容的认可。作为负有付款义务的一方当事人，其主动向清华同方公司发出询证函核对欠款情况的行为，应当视为其对相应债务的重新确认，该债权债务关系应受到法律保护。自清华同方公司收到询证函之日起，清华同方公司对同方环境公司所享有的本案二份合同项下债权的诉讼时效期间重新开始计算。