物业低值易耗及消耗材料管理作业指导书.docx.pdf

物业低值易耗及消耗材料管理作业指导书(一)资产分类：1、低值易耗品：指单位价值在100元(含)以上，2000元 以下，并且使用年限在一年以上的各种财产物资，按其 用途分为办公设备、工具器具、包装物、通信工具等几 大类，展台、展架、收银台纳入低值易耗品办公设备管 理。(1)办公用具：包括办公桌椅、沙发、茶几、防盗门、床、展台、展架、收银台、文件柜、书柜、衣柜、保险柜、电话机、打印机、验钞机、传真机等；(2)家具用具：冰箱、电视、洗衣机、空调、热水器、饮 水机、电饭煲、电磁炉等；(3)工具器具：包括小型仪表仪器、维修器械工具、消防 器具、装卸搬运工具、小型建筑工具、手推车、三轮 车等(单价较小但使用年限较长的工具器具要求列入 低值易耗品管理)；(4)包装物：指用来包装商品，可以多次使用各种包装箱、包装容器等；(5)通信工具：路由器、交换机、UPS等通信设备、网络 工具等；(6)其他：上述各项未包括的项目。2、材料物资：是指不符合固定资产和低值易耗品确认条件 的公司拥有所有权的各种材料物品。按其用途主要分为以下 几类：修理用零配件及材料、办公用具及用品、汽车用各种 油料、广告宣传用品、各种消耗性材料等。具体为：(1)修理用材料是指用于修理公司的固定资产、低值易 耗品、包装物等资产而购置的各种材料、配件、零 件等；(2)办公用具及用品是指办公耗用的笔墨纸张、硒鼓、墨盒、低值U盘、鼠标、键盘、账表票卡、邮票、价签、各种针、钉等；(3)汽车用各种油料是指交通工具、机械器具等消耗的 汽油、机油、柴油等；(4)广告宣传用品是指广告宣传用的各种灯箱、条幅、标语、标牌、印刷品、POP笔、POP补充液等；(5)消耗性材料是指日常经营中消耗的各种材料，包括 电工电料、网线、工服、清洁卫生用品和材料、一 次性包装材料、照明材料、消防材料和其它各种材 料等。(6)其他：上述分类中未包括的物资。(二)资产购入 1、物资购置计划、审批按相关费用授权执行。物资购置计 划的申请中，分部购置与外埠店或直营门店的购置计划 必须分开上报，如有新增门店应在申请中注明开具发票 资料（如发票台头、税票号），若需单独发货应同时注明 收货地址、收货人姓名及联系电话。2、原则上所有的物资都由总部集团配发，如确实有特殊原 因需当地自购的，则由总部授权领导批准后方可进行当 地购买，配发标准按公司相关标准执行。3、总部集中配发物资的同时，将出库单或相关单据（此单 上应有单价、发票是否为增值税发票等信息）传真至分 部，以便分部在发票未达的情况根据随货联等信息将资 产录入到金力系统。4、总部行政中心收到各分部的购置计划时，须先审核分部 的购置计划是否合理，并在金力软件系统中查询是否存 在闲置之物资可供调拨。（1）如可调拨，调入、调出分部行政部按照总部行政中 心的批示在金力系统中办理调拨手续；（2）如无物资可调拨，总部行政中心按授权报相关领导 审批后办理米购事宜。（三）物资的保管 1、低值易耗品编码原则（1）为了便于低值易耗品编码的识别和控制，总部及分 部的低值易耗品，行政中心/行政部（分部）必须根 据金力系统中资产唯一的21位码对低值易耗品进行 编号标识，并粘贴于物资实体之明显位置；各使用 部门必须保证所做编号标识的清晰、完整。(2)编码要求如下：4位资产分类码+4位公司代码+6位 时间标签+7位流水码。(3)低值易耗品如遗失、报废、或者出售等，其编码在 系统中已予以注销，不再使用，以免发生混淆。(4)物资之保管由物资使用部门负责，如为各部门间共 同使用的，则由行政中心/行政部负责。2、物资的保管由物资使用部门负责(1)如为各部门间共同使用的物资，则由行政中心/行政 部(分部)指定部门负责或该中心兼职资产管理员 负责；部门内共同使用的，则由部门第一负责人及 兼职资产管理员负责物资的保管；员工个人使用的 物资，由员工个人保管。(2)物资保管人离职或者调职前，应将其保管物资移交 清楚，如缺损或者遗失应负赔偿责任，并按物资处 置作业程序办理，离职手续由部门负责人、兼职资 产管理员签署意见并在金力系统中制作人员转移 单；部门负责人、兼职资产管理员离职或调职时必 须办理物资管理工作移交手续，移交时必须由行政 部资产管理专员监督，及时在金力系统中更改兼职 资产管理员，并在公司信息中修改人员状态，在权 限信息中重新定义兼职资产管理员；资产管理专员 离职或调职时必须办理工作交接手续，和财务进行 账务核对，移交工作由行政部负责人监督，并在金 力系统中重新定义操作员，更改资产管理员名称，原帐号系统自动注销；行政部负责人离职或调职时 必须办理工作交接手续，由分部总经理监督，在金 力系统中重新定义，更改负责人名称，原帐号系统 自动注销，不再使用。(3)物资的保修卡一律由行政中心/行政部负责统一保 管。(四)物资的发放 1、资产管理部门发放实物时，由资产管理员在金力系统中 制作资产领用单，经过逐级审批后，领用人必须在领用 单上签字后，实物管理员进行实物发放；2、领用单签字后由行政转给财务进行帐务处理，兼职资产 管理员按照实物，登记部门财产清册，并及时和金力 系统中的部门帐务进行核对；3、行政中心/行政部定期将签字后领用单转交财务部门，财 务部门相关人员在金力系统财务接口中进行结转凭证，保证与NC帐核对一致；4、物资未经授权领导的批准不得外借。（五）物资的帐务处理 1、财务部门按部门设置低值易耗品分类帐。2、低值易耗品按“五五摊销法”进行摊销，领取时按原价 摊销一半，报废时摊销其另一半。（六）资产管理部门物资台帐设置要求 1、行政中心/行政部指定专人负责账务管理，在金力系统中 登记低值易耗品入库、冲红、领用、转移、返仓、退厂、回收领用、重估、损益、处置等进行管理；2、各部门兼职资产管理员设立本部门部门财产清册，登记低值易耗品的增加、减少、调拨、保管人等情况，如为台帐类资产要单独注明。定期与金力系统中的数据 核对,如低值易耗品的保管人在部门内部之间或部门与 部门之间发生变化，由本部门兼职资产管理员在金力系 统中制作人员转移单，经行政部门批准后方可办理，否 则责任由部门兼职资产管理员承担.。（七）物资的调拨与借用 1、低值易耗品的调拨与借用参照固定资产的相关规定办 理。2、材料物资除总部集中采购及集团采购的外，不允许办理 调拨。（A）低值易耗品之修理 1、对低值易耗品的修理，可参照固定资产修理的程序办理。2、对低值易耗品修理支出，一律在当期费用列支。（九）低值易耗品之处置 1、对低值易耗品的处置包括出售、报废、遗失、毁损、闲 置情况的处理。2、对低值易耗品的处置依据固定资产的处置程序按授权要 求办理。3、人为造成物资损失的一律由责任人赔偿，赔偿方案为：（1）已使用时间未超过1年的低值易耗品，赔偿原值的 50%0（2）已使用时间在12年的低值易耗品，赔偿原值25%。（十）IT设备的管理:IT设备的购置计划、采购、日常维护、修理、报废等由IT部人员负责，同时必须报行政中心/行政 部（分部）审批并及时向财务、行政部传递相关单据。此类 物资的账务、实物管理流程按本办法规定执行。（十一）台账类物资的管理（参照固定资产管理办法台账类 资产管理原则执行）（十二）奖惩规定 1、奖励：（1）物资管理合乎规范，连续三个月账账相符、账实相 符，达到公司物资管理办法要求的，给以表彰以上 奖励；（2）对公司物资管理提出合理化建议并经公司采纳的,给予“记功“以上奖励或者给予200元以上的现金 奖励。2、处罚：（1）未按授权经领导批准擅自采购，经领导核查情况属实 的则由责任人负责退回所购物资并书面指导一次。（2）对公司物品的日常保管及维护不负责任，野蛮操作，造成财产损坏，按公司财产清册中标明的保管人负责 赔偿。（3）物资报销过程中，未经行政中心/行政部办理入库手 续，财务部门擅自予以报销，将给予财务部门负责人 及报销人口头指导一次。（4）低值易耗品编码不规范或未进行编码管理给予行政中 心/行政部后勤主管、资产管理专员口头指导一次。（5）对低值易耗品编码保护不负责任，损坏后不及时到行 政中心/行政部补办，给予物品保管人口头指导一次。（6）公司财产清册部门财产清册登记不规范，物品 保管未落实到责任人，造成实物丢失、帐实不符的，由后勤主管、资产管理专员和部门资产管理员负责照 价赔偿。（7）对需进行报废处理的物品，部门资产管理员未提出书 面申请的，造成部门物资帐实不符的，对部门资产管 理员口头指导一次。(8)所有物资的购入、异动、报废等未及时到财务部、行 政部办理相关手续的处于口头指导一次。(9)分部未按规定时间内上传结帐确认单或入库单 的，对后勤主管处于口头指导一次。(10)对资产管理专员、兼职资产管理员的奖惩见资产管 理专员、兼职资产管理员相关规定。(11)此办法中奖惩部分与单项考核相冲突的部分，以单 项考核为准。(十四)注意事项：1、因对资产(包括固定资产、低值易耗品、材料物资)进 行修理而购入的物资，一律作为费用性支出，不增加物 资价值，也不作为低值易耗品管理。2、因修理或者在建工程剩余的物资，根据其价值转入低值 易耗品或材料物资进行管理。3、对于接受捐赠的物资，处理流程参照固定资产的管理办 法，设置台帐单独记录。4、对于由广宣部购买转为公司物资的赠品，实物管理参照 本规定。行政部门凭广宣部购买赠品发票的复印件、领 取赠品的批单和物资入库单办理财务及行政部门入帐手 续。5、对于集团配发，实物已到发票未到的物资，处理流程参 照固定资产管理办法执行。6、大区所使用的资产作为所在地分部的一个部门由该分部 行政部负责管理。（十五）相关工作使用表格：结账确认单、资产调拨单、公司财产清册（低值易耗品）部门财产清册（低值易耗 品）、闲置资产汇总表（低值易耗品）财产处置单（分 部适用）、资产借用单、资产借用确认函、资产维修 单。