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基于 ERP 环境下的企业内部控制 摘要：随着信息技术的大力发展，企业管理效率、运营效能的提升和信息技术的应用息息相关，ERP(企业资源计划)，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。其宗旨是对企业拥有的人、财、物、信息等资源进行综合平衡和优化管理，提升企业的管理效率。如何结合企业实际，掌握并运用先进的信息技术及管理软件，对企业发展起着至关重要的作用。关键词 erp 环境 企业内部控制 本文从企业 ERP 系统建设的重要作用入手，分析企业 ERP 系统与内部控制的关系并提出 ERP 环境下企业完善内部控制的策略。1 企业 ERP 系统建设的重要作用 1.1 降低成本，提高工作效率 ERP 的应用，可以大幅度减少大量繁杂琐碎的手工操作，减少基础层面的操作成本，提升工作的效率。1.2 流程标准化，提升企业运营管理效果 ERP 的应用，可以使企业的工作流程标准化、系统化，使部门间的配合更加顺畅，使各生产运营环节无缝对接，减少损耗，有利于管理者全面客观掌握经营的全过程。1.3 加强信息的应用，提升决策效率 通过 ERP 的应用，将企业的供、产、销各环节有效衔接，形成了企业内、外的信息平台，打破了传统企业信息不对称、信息滞后的情况，实现了企业信息共享，使管理者可以根据客观、全面的数据，作出科学、合理的决策。2 企业 ERP 系统与内部控制的关系 2.1ERP 是内部控制的手段和工具之一 在信息化社会，ERP 作为内控管理的重要手段之一，推行及建设 ERP 的过程，不是简单的从手工化到系统化，而是对企业内控过程的检讨、优化以及流程再造的过程，项目人员必须合理设计流程及控制点，使企业的管理思想和内控要求，有效的嵌入到 ERP 的系统中，提升内控的效率。2.2ERP 是内部控制的客体 ERP 是根据企业的业务本质和管理需要，由人进行设计和实施的一个工具，ERP是内控管理的客体，这个工具如何设计，如何操作，直接决定使用的效果。ERP在立项、评估、建设、实施、操作等环节过程中，都受企业内控制度的指导和约束、符合内控要求，真正为提升内控服务。2.3ERP 是内部控制的助推器 ERP 作为内控管理的手段，是为实现企业不断提升管理效益服务的。随着经营管理的发展，ERP 也要不断地进行优化、升级，ERP 的设计，体现了经营管理的思想和内控的要求，其本质上是企业内控的助推器，在企业的不同发展阶段，需要 ERP 给予相应的合适的支持，若企业高速发展，势必要求 ERP 也更新换代。3 企业 ERP 系统的应用对内部控制的影响 3.1 内部控制在形式上发生变化 传统管理模式下，经办人进行账账、账表各项数据的核对，层层传递申请资料进行审批等事项，是内控管理的重要内容。实施 ERP 之后，直接在系统中设置各数据、账表的勾稽关系，数据一旦录入，便可自行比对，可随时预警、及时修复，系统能出具各项核对及管理报表，同时设置合理的授权审批机制。内控的落实，更多的体现为对操作标准、流程设计的合理性管理。3.2 内部控制的范围扩大 传统的内控管理，关注工作任务的落实、工作事项的完成情况，在 ERP 系统下，除了优化企业自身的流程，使系统控制有效嵌入到个业务环境中，还应把和企业相关的供应商、客户、合作伙伴纳入 ERP 的系统，形成紧密的供应链，有效安排企业的供、产、销，实现跨机构、跨业务领域的有效管理。随着 ERP 应用范围的扩大，内控范围也随之扩大。3.3 内部控制的重点发生改变 传统的内控管理，侧重于内部操作是否标准、合规，是否履行岗位职责，在 ERP系统的支持下，更关注于岗位职责的划分、授权分配的合理性，流程优化的可行性，报表呈现、数据分析、预警的有效性，以及对数据安全性的管理，更关注从大数据中提炼关键信息，作出科学合理的决策，提升管理的效率、效果。3.4 对内部控制的要素产生新的影响 首先，在控制环境方面，在 ERP 体系下，由计算机自动进行的审核判断，自动控制代替了人工对接，数据来源的端口也更加广泛，组织结构越发扁平，上下级的关系不仅仅是传统意义上的主管、下属的管理关系，更多的表现为以业务为中心，围绕业务环节开展的各项配合工作。其次，在风险评估方面，实施 ERP 系统，使企业的数据集成度更高，系统的开放性，数据的共享性一方面提升了企业管理效率；另一方面，对于信息的保护以及系统的安全备份，防范黑客攻击，避免企业核心数据及商业机密外泄，也给企业在风险评估和应对方面提出了新的挑战和要求。再次，在控制活动方面，从传统模式下主要对人的控制，改变为对人、机的控制和管理。从对人的工作标准的控制，转变为对业务流程以及计算机流程的优化设计，防范漏洞等方面的控制。最后，在信息与沟通方面，ERP 系统，本质上是一个信息集成系统，ERP 的应用，一方面实现了数据的高度集中、共享，使内、外使用者可以更加直接、便利的获取数据，改变了传统管理模式下要层层获取数据方式，也推动内控管理向纵深方面展开；另一方面，ERP 也是一个相对开放的系统，有利于不同岗位围绕工作职责、目标，客观有效的沟通，协商解决问题，提升内控管理的效果。4ERP 环境下企业完善内部控制的策略 4.1 重新调整优化企业的组织架构 ERP 的主要目的是要实现对企业的有效管理，计划安排、事务处理、控制与决策等功能都在整个系统的业务流程中实现，这就要求各流程之间要无缝衔接，要充分发挥员工的主观能动性和协作精神，这也在客观上推动企业组织架构从“高耸式”向“扁平化”的形式发展，保障各部门能高效协作、沟通、提高决策的效率。4.2 明确岗位职责和分工 在传统模式下，以手工操作为主，经常会出现职责不清，部门和员工之间推诿扯皮的现象，ERP 的应用，大量中间的数据统计、复核岗位的工作被计算机自动处理，大部分的数据处理岗被取消，员工的工作重心，从基础数据的统计、编制，转移到对数据的分析、应用上，提升了作业水平以及数据收集、分析的能力，同时也加强了对系统的依赖，企业应根据内控制度及实际工作要求对岗位职责和分工进行重新的定义，明确权责分配体系，合理设置岗位，并和系统设置、授权相匹配，形成科学的职责分工和约束制衡机制，既要做到事事有人做，人人有专责，也要保障数据安全，操作简便易行，真正实现各司其职，各负其责。4.3 重整业务流程 实施 ERP 系统，不是简单的将线下手工操作，迁移到线上系统，而是对整个业务流程的优化和再造。ERP 是一个先进的管理工具，但其具体的功能、模块、流程、标准，还是由人来设计的。在设计系统流程时，要总结企业在过往经营管理过程中存在的问题，吸取经验教训，同时学习先进的标杆企业高效管理方式，结合公司未来的发展战略，设计实用、高效、易操作的系统流程。尤其是关键点的控制、预警机制、重要岗位授权机制需要和业务过程紧密结合，做到流程标准化，标准系统化，所有人都能严格按系统设置的标准流程操作，使企业在使用 ERP的过程中，能实现对经营过程的动态管理。高效的 ERP 系统，既是一台摄影机，记录着企业生产经营的各个事项和过程，也是一台预警器，根据事项的记录和企业设置的各项指标，及时准确的提供有效信息，为企业的经营决策提供可靠的信息支持。4.4 完善内控管理制度，体现事前计划及事中控制的思想 ERP 作为提升内控管理水平的一种手段，也是内控管理制度的一部分。ERP 的应用，对整个内控管理的内容、标准提出了新的要求。ERP 系统中的计划体系包括生产、物料需求、采购、销售、预算以及人力资源计划等方面，这些计划功能和价值控制的有效应用，需要相应的内控制度进行指导和约束。企业要根据新的组织架构、业务流程、岗位职责，健全内部控制的制度。例如，ERP 作为信息集成系统，一方面加强了数据共享；另一方面，由于网络环境的存在，人为设置及操作的实际情况，也使企业的数据信息处于一个相对公开的环境，如何保证企业数据的安全，以及操作人员的操作标准和职业道德等，是企业必须解决的现实问题。企业要通过制定相应的内控制度，对数据的录入、使用、备份等方面进行严格管理，保障 ERP 的实施，能真正为企业经营目标服务。4.5 加强 ERP 的软件及硬件管理，建立 ERP 的操作管理制度 ERP 作为一个信息化的产品，它的使用效果，首选取决于软件的设计，其次和硬件环境也息息相关，包括服务器的配置，系统的运行维护，定期的数据备份，防止数据的非法修改和删除，保障数据的安全完整。ERP 系统作为企业的一项无形资产，需要对其软、硬件环境都进行合理的使用、管理，并定期出具使用及运维报告，及时对系统的维护、更新出具建设性意见及专项报告，不断的更新、优化ERP 系统，使其能快速配合、积极响应业务发展。同时需要建立 ERP 系统的操作制度，包括作业流程、单据内容、关键字段、事务处理规则等，都要逐一明确并用制度的形式规范、管理。让各管理作业系统模块的使用人员，明确了解所作业的系统模块框架、作业流程，使用标准，明确上机人员的操作权限和内容，明确信息的收集、处理、传递程序，尤其是对外部提供数据的审批授权，对操作密码严格管理，对未经授权人员禁止操作系统等，对操作情况进行完整记录等。4.6 加强内外部审计职能 ERP 系统的实施，也赋予了审计新的职责。审计人员不仅要熟悉公司业务，还要充分了解系统设置，了解管理思想在系统中的体现，这样才能通过系统发现操作中的问题。在 ERP 系统下，减少了人为的操作失误及舞弊行为，但也由于流程和操作的系统化，使管理中的问题变得更为隐蔽。审计人员在专业上、审计方法上都要不断提升，以适应企业信息化发展的阶段，不断完善相应的审计职能，使内控工作得到有效开展。4.7 加强人才的培养和管理 ERP 的应用，对企业员工的职业素养和专业技能都提出了新的要求。作为信息化技术的产品，需要操作者具备熟练的计算器操作和应用水平，要能快速识别和应用系统提示的信息。同时，网络环境及授权操作的可行性，对员工的职业道德也提出了更高的要求。企业不仅要提升员工的专业操作技能、专业的工作水平，还需要加强和培养员工的职业道德，杜绝利用先进的管理系统，做出有损企业利益的事情。5 结语 随着信息化建设的快速发展以及信息技术在各行各业的广泛应用，ERP 的功能也将更加完善，ERP 系统的推行和实施，是企业提升管理效率的一个客观及有效的选择。根据 ERP 系统的特性，结合内部控制的原则和方法，企业有效的利用其优点，并管理其存在的问题或面临的风险。笔者相信，ERP 系统的有效实施，一定能成为企业发展的助推器。