耗材更换系统网上操作帮助.pdf

惠普耗材 DOA 更换网上操作说明 时间:2010/12/23 编号:Supplies/Process/reseller/101223V3 惠普耗材 DOA 更换网上操作说明 1.网上 DOA 更换流程.2 2.首次登陆.2 2.1 修改登陆密码.2 2.2 补充经销商资料.2 2.3 下载“耗材型号和产品线对应表”.3 3.系统操作.4 3.1 新添申请.4 3.2 查询历史申请.4 3.3 取消申请.5 4.其它系统操作.5 4.1 打印申请单.5 4.2 查询额度状况.6 4.3 其它帮助文档.6 5.新增加系统功能.2 5.1 查看分销商发货日期.2 5.2 复制开单功能.2 5.3 填写正确的邮件地址，系统会自动通知单子的审批和检测结果.3 1.网上 DOA 更换流程 新添申请是否先检测后更换HP是否同意先检测HP是否同意更换查询历史申请，打印申请单按要求寄回故障耗材查看系统收货情况和发货分销商系统收货一个工作日后可查询审批意见查询历史申请，打印申请单按要求寄回故障耗材查看系统收货情况否是是是查看先检测意见中的拒绝原因查看审批意见中的拒绝原因否EndEnd系统登陆否图 1 2.首次登陆 2.1 修改登陆密码 首次登陆后，请马上点击页面上方的“密码更改”，修改登陆密码。（见图 2）注意事项：密码最多只能设置成 8 位，如果超过 8 位，下次登陆时将提示密码错误，无法登陆。2.2 补充经销商资料 点击左侧链接“经销商公司资料”（见图 2），将右侧经销商的联系方式补充完整，以便分销商供货，因为分销供货是以此处的联系方式为准，如果以后有公司联系方式的变更，请及时修改此处的信息 若经销商只销售打印机不销售耗材，请在“只销售硬件”处打勾（见图 2）。图 2 2.3 下载“耗材型号和产品线对应表”首次登录后，请下载耗材型号和产品线对应表，可以了解哪种型号的耗材哪个产品线,点击“下载”按钮，请将此表保存到本地。（图 3）若无法下载，请按住 Ctrl 键，点击“下载”按钮，一直到成功保存 excel 文件后，再松开 Ctrl 键 图 3 3.系统操作 3.1 新添申请 点击左侧链接“新添申请”，完整填写申请表（图 4）如果不选择“先检测后更换”项，申请的是先更换单，系统会在一个工作日内批复是否同意更换，审批情况请查看“额度审批意见”项；如果选择“先检测后更换”项，申请的是先检测单，系统会在一个工作日内批复是否同意检测，HP 会根据检测结果决定是否更换，审批情况请查看“惠普同意先检测”项。图 4 3.2 查询历史申请 通过点击左侧的查询历史申请-刷新数据，可以查询到当前所有的申请记录，同时，设置不通的条件，可以根据相应的条件进行查询（见图 5）。图 5 查询历史申请中各字段的意思：1.当前状态 A、新申请申请已提交，但未批准更换 B、已拒绝申请已被拒绝，HP 并未同意检测或更换 C、已撤销经销商自己取消了申请（此申请只有经销商的用户名可以操作）2.发货分销商可以查询已审批的耗材由哪个分销发货 3.回收日期可以看到 HP 是否收到经销商返回的故障耗材 3.3 取消申请 申请单的状态为“新申请”时，经销商是可以取消申请的。操作方法如下：查询历史申请记录-刷新数据-找到需要的单-点唯一编号-取消申请(见图 6)图 6 4.其它系统操作 4.1 打印申请单 通过查询历史申请找到要打印的申请单，点击唯一编号右边的打印机的小图标，会弹出一个新的窗口（见图 7），点击打印即可 图 7 请注意：只有系统同意检测或更换的耗材才需要将申请单打印出来随故障耗材一起按要求寄回，如果系统状态为“已拒绝”，请不要打印申请单和寄回故障耗材，惠普收到后不会将此类故障耗材退回给经销商。4.2 查询额度状况 选择相应的月份，查看各月的额度使用量，剩余额度量。若选择的是最新月份，可以看到截止到目前为止可用的额度，即“剩余额度”项（见图 8）。额度可以累积使用，惠普每月根据上个月经销商的提货量进行额度计算（单位为耗材的支数），对计算的额度保留小数点，不做四舍五入进位。图 8 4.3 其它帮助文档 其它帮助文档见 DOA 系统页面上方（见图 9）。图 9 A、如果不知道如何看耗材保质期，请查看保质期查看及判断 B、故障耗材返还和邮寄要求，请查看包装标准及指定快递 C、确认新耗材的供货情况，请查看分销联系方式，与相应的发货分销商联系 5.1 查看分销商发货日期 点击页面左侧的查询历史申请，然后点击刷新数据 可以查询到分销商发货日期（分销商自 2010-12-27 日会在系统里填写发货日期）5.2 复制开单功能 点击页面左侧的查询历史申请，然后点击刷新数据 在每一个唯一编号的后面都有一个复制开单的按键，你可以选择一个跟你即将要开单的类型或者信息详细的编号的单子进行复制。系统会自动弹出页面，你可以进行信息的修改，修改完毕后，点击提交申请资料，即完成了复制开单的操作。5.3 填写正确的邮件地址，系统会自动通知单子的审批和检测结果 点击系统左侧的经销商公司资料，将所有系统标出为必填项的填写完毕，尤其是电子邮件处，此处要求填写正确的邮件地址，否则经销商无法正常开单。填写完毕后点击保存。邮件地址填写完毕后，每当经销商在系统里提交 DOA 申请后，HP 系统会自动将每张单子的审批结果及耗材的检测结果直接发邮件到经销商的邮箱告知具体情况。例如：唯一编号 84672 的审批结果为:同意先检测，请尽快将故障耗材寄回北京。唯一编号 85304 的检测结果为:更换 更多帮助，请发邮件到