特种设备检验检测机构档案管理规范财务档案(T-GDCKCJH 008—2020).pdf

ICS 01.140.20 A14 团体标准 T/GDCKCJH 0082020 特种设备检验检测机构档案管理规范 财务档案 Specification for archives management of special equipment inspection and testing institutes financial archives 2020-04-23 发布 2020-05-10 实施 广东省测量控制技术与装备应用促进会 发 布 T/GDCKCJH 0082020 I 前 言 本标准按照GB/T 1.12009给出的规则起草。本标准由广东省特种设备检测研究院珠海检测院提出。本标准由广东省测量控制技术与装备应用促进会归口。本标准起草单位：广东省特种设备检测研究院珠海检测院、珠海安粤科技有限公司、珠海市安粤科技有限公司、珠海市机电工程师学会、广东省特种设备检测研究院肇庆检测院。本标准主要起草人：袁少琼、张少琼、覃晓燕、吴娟、杨毅、曾俏慧、戚政武、苏宇航、郭欣欣、黄永坚、崔靖昀、罗伟立、陈行、朱料明。本标准为首次发布。T/GDCKCJH 0082020 1 特种设备检验检测机构档案管理规范 财务档案 1 范围 本标准规定了特种设备检验检测机构财务档案管理的术语和定义、一般要求、归档范围及分类、档案编号和整理、档案移交和装盒、档案保管和利用、档案电子化。本标准适用于特种设备检验检测机构对财务档案的管理。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。DA/T 1 档案工作基本术语 T/GDCKCJH 0052020 特种设备检验检测机构档案管理规范 总则 T/GDCKCJH 0122020 特种设备检验检测机构档案管理规范 电子档案 3 术语和定义 DA/T 1中界定的，以及下列术语和定义适用于本文件。3.1 财务档案 financial archives 记录和反映特种设备检验检测机构经济业务发生情况的重要史料和证据，包含会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算专业资料。4 一般要求 4.1 应建立严格的财务档案管理制度，实施全程和集中管理，做好档案的收集、整理、保管工作。4.2 档案各类凭证的规格应基本一致，折叠整齐，装订牢固。4.3 装订时应注意调整成册的厚薄，以利保管和查阅，封面应书写工整，编号清楚。4.4 归档文件一般应为原件。无原件情况下可将复印件归档，复印件须与原件相符。传真件材料必须复印后方可归档。5 归档范围及分类 5.1 归档范围 5.1.1 单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的财务资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子档案。5.1.2 财务报告应包含月度、季度、半年度、年度财务会计报告（包括文字分析、财务报告）。T/GDCKCJH 0082020 2 5.1.3 会计账簿应包含总账、明细账、日记账、固定资产明细账及其辅助性账簿。5.1.4 会计凭证应包含原始凭证、记账凭证、汇总凭证，以及其他会计凭证等。5.1.5 其他财务资料应包含银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、移交清册、保管清册、销毁清册、鉴定意见书及其他具有保存价值的财务资料。5.2 分类 5.2.1 档案应按财务报告、会计账薄、会计凭证和其他财务资料分类。5.2.2 档案应按规定的归档范围及保管期限进行分类、编号、编目、装盒，见附录 A。5.2.3 档案的保管期限应从财务年度终了后的第一天算起（翌年的 1 月 1 日）。档案的保管期限分为永久保存和定期（30 年、10 年）保存。6 档案编号和整理 6.1 编号 6.1.1 档案的编号应按财务报告类、会计账薄类，会计凭证类和其他财务资料类四个一级属类区分，每个一级属类分别按年度顺序排列，按流水顺序编制案卷号。其结构模式为：大类代号+一级属类代号+目录顺序号+案卷顺序号，见附录 B。6.1.2 档案案卷号一般不超千位数，即编列若干年就要断号，另起目录号，再从“1”开始编写案卷流水号。6.2 档号章 6.2.1 档号章应按规则编写。案卷应依排序和分类顺序逐件编号，在文件首页右上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。档号章必须清晰、端正。6.2.2 档号章应包含四项内容，如图 1 所示。全宗号为指立档单位的数字代号，若没有不填写；目录号为大类代号+一级属类代号+目录顺序号；期限为永久保存和定期（30 年、10 年）保存；案卷号为案卷顺序号。全宗号全宗号 目录号目录号 期期 限限 案卷号案卷号 图1 6.3 编目 6.3.1 档案应根据财务报告、会计账薄、会计凭证及其他财务资料进行编目。6.3.2 档案目录的项目应包含顺序号、类别、卷（册、袋）标题、起止时间、保管期限、卷内张数、应销毁年限及备考。（参照附录 C.1）6.3.3 档案目录夹正面应包含全宗名称、全宗号、目录号、年度、起止卷号。侧面项目包括：全宗号、目录号、起止卷号、年度。（参照附录 C.2、C.3）7 档案移交和装盒 T/GDCKCJH 0082020 3 7.1 装订 7.1.1 档案装订的材料不应包含或产生任何可能损害文件的物质。7.1.2 应使用浆糊、棉纱线、打孔装订机、封套等材料装订。7.2 档案移交 7.2.1 财务档案可在财务管理部门临时保存一年，但最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。7.2.2 纸质财务档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。7.2.3 财务档案期满后应编制档案移交清册，建立严格的登记制度和登记手续，移交档案管理部门集中保管。7.2.4 档案管理部门应对档案进行核验后办理归档交接手续，做到账物相符。7.2.5 档案管理部门应对接收的档案建立配套的检索工具，检索工具至少应有档案目录。7.2.6 档案管理部门接收电子档案时，应对电子档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行验证。8 档案保管和利用 8.1 档案保管 档案的保管参照T/GDCKCJH 0012020第8章执行。8.2 档案鉴定 8.2.1 档案管理人员应定期对财务档案进行初步鉴定，并形成档案鉴定意见书，每年不得少于一次。8.2.2 档案管理人员应对保管期限需要调整的档案及时进行调整，对保管期限已满无保存价值的档案予以剔除，剔除后应在案卷目录或卷内备考表中加以说明。仍需继续保存的档案，应重新划定保管期限，对保管期满，确无保存价值的档案按规定销毁。8.2.3 保管期满但未结清债权债务的会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，档案应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。8.2.4 单独抽出立卷或转存的档案，应在档案鉴定意见书、档案销毁清册和档案保管清册中列明。8.3 档案销毁 8.3.1 档案管理部门应编制档案销毁清册。8.3.2 单位负责人、档案管理部门负责人、财务管理部门负责人、档案管理部门经办人、财务管理部门经办人应在档案销毁清册上签署意见。8.3.3 应由档案管理部门负责组织档案销毁工作，并与财务管理机构共同派员监销。监销人在档案销毁前，应按照档案销毁清册所列内容进行清点核对，在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。8.3.4 电子档案的销毁还应符合国家有关电子档案的规定,并由档案管理部门、财务管理部门和信息系统管理部门共同派员监销。8.3.5 档案销毁后，鉴定销毁过程中形成的鉴定意见、鉴定报告和销毁清册全部作为永久档案保存。8.3.6 库藏档案未经鉴定和履行审批手续的严禁销毁。9 档案电子化 T/GDCKCJH 0082020 4 单位内部形成且属于归档范围的、从外部接收且附有符合中华人民共和国电子签名法规定的电子签名的电子财务资料，可仅以电子形式归档保存，形成电子档案。电子档案应同时满足下列条件：a)形成的电子财务资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；b)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子财务资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等财务资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；c)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子档案与相关联的其他纸质档案的检索关系；d)采取了有效措施，防止电子档案被损坏或篡改；e)建立了电子档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；f)形成的电子财务资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的档案。T/GDCKCJH 0082020 5 A A 附 录 A（规范性附录）档案资料归档基本内容及保管期限 A.1 档案资料归档基本内容及保管期限 档案资料归档基本内容及保管期限见表A.1。表A.1 资料类别资料类别 档案名称档案名称 保管期限保管期限 备注备注 企业和其他组织企业和其他组织 行政、事业单位行政、事业单位 财 务 凭 证 原始凭证 30 年 30 年 记账凭证 30 年 30 年 传票汇总表 30 年 财 务 账 簿 总账 30 年 30 年 明细账 30 年 30 年 日记账 30 年 30 年 其他辅助性账簿 30 年 30 年 固定资产卡片 固定资产报废清理后保管 5 年 财 务 会 计 报 告 年度财务会计报告、部门财务报告 永久 永久 所属单位报送的保管2 年 部门决算 永久 所属单位报送的保管2 年 月度、季度、半年度财务报告 10 年 10 年 所属单位报送的保管2 年 其 他 财 务 资 料 档案保管清册 永久 永久 档案销毁清册 永久 永久 档案鉴定意见书 永久 永久 档案移交清册 30 年 30 年 银行存款余额调节表 10 年 10 年 银行对账单 10 年 10 年 纳税申报表 10 年 10 年 T/GDCKCJH 0082020 6 B B 附 录 B（规范性附录）档案编码规则 B.1 档案编码规则 档案编码采用下列编码规则：D -案卷顺序号，档案的案卷顺序流水号；目录号，档案目录的目录顺序流水号；一级属类代号：1 代表财务报告，2 代表会计账簿，3 代表会计凭证，4 代表其他财务资料；大类代字:D 代表会计档案。示例：D1.3-1 表示第一本目录第一卷的会计凭证 T/GDCKCJH 0082020 7 C C 附 录 C（资料性附录）档案工作用表样式 C.1 财务档案目录 财务档案目录见表C.1。表C.1 档档 案案 目目 录录 顺序号 类 别 卷（册、袋）标题 起 止 时 间 保管期限 卷内张数 应销毁年 限 备考 C.2 财务档案目录夹的正面样式 财务档案目录夹的正面样式见图2:图 2 全宗名称全宗名称 全全 宗宗 号号 目录号目录号 年度年度 起止卷号起止卷号 T/GDCKCJH 0082020 8 C.3 财务档案夹目录侧面样式 财务档案夹目录侧面样式见图3:图 3 全宗号全宗号 目录号目录号 起止卷号起止卷号 年年 度度 _