酒店办公室标准化管理手册.pdf

XXXXX 酒店 办公室标准化管理手册 二一三年一月 目 录 一、办公室组织架构图 2 二、办公室岗位说明书 3 一 办公室工作职责 3 二 办公室岗位职责 4 办公室主任岗位职责 4 人事主管岗位职责 5 文员岗位职责 6 网管岗位职责 7 三、办公室工作流程 8 一 办事工作流程 8 二 来访工作流程 9 三 人力调配工作流程 10 四 内部接待工作流程 11 五 会议通知与组织工作流程 13 六 收文工作流程 16 七 公文起草工作流程 18 八 公文印发工作流程 20 九 印章管理工作流程 22 十 档案管理工作流程 24 十一 人力资源管理工作流程 34 十二 员工招聘、入职、转正、调动、离职管理工作流程 38 十三 考勤管理工作流程 46 十四 工资核算发放工作流程 50 十五 部门考核工作流程 53 十六 信息发布管理工作流程 58 十七 员工宿舍管理工作流程 63 十八 人事流程相关表格示例 67一、办公室组织架构图 分管副总/总经理 办公室主任 1 名 文员 1 名 副主任 1 名 网管 1 名 人事主管 1 名 司机 1 名 二、办公室岗位说明书 一 办公室工作职责 部门 办公室 部门负责人 办 公 室 主任 直属领导 总经理 工 作 职责 1酒店各项效益指标、战略目标的制定、设立与督导执行责任；2酒店经济效益提升的责任；3酒店品牌塑造的责任；4酒店团队文化建设的责任；5酒店各项成本的节约与控制；6酒店安全保障的责任；7酒店可持续性发展的责任；8酒店各项人事管理制度的制定、实施、监督检查并根据实际情况不断完善制度；9.酒店各级员工的招聘管理；10酒店薪酬体系的建设、管理与完善；11员工入职、离职、退休等各项手续的办理及劳动关系处理；12酒店人事档案等的保存与管理,人才库的建立；13完成董事会临时交办的其他工作;工 作 权限 1.有权主持与酒店经营战略的制订；2.有权主持酒店企业文化的订阅与建设；3.有酒店内人力资源规划、发展的决定权或建议权；4.有权对违反酒店相应制度的行为和过失做出最终裁决；5.有对酒店内部各岗位的员工实行考核及岗位异动、奖惩的最终审核权；6.有行政人事部组织机构建立、员工考核的工作权限；7.有行政人事部内部员工的聘用、解聘的建议权；8.有要求酒店所有部门配合重大经营活动或工作的权限；9.其他有关经营相关的各项权限;编 制 人员 审核人员 批准人员 编 制 日期 审核日期 批准日期 二 办公室岗位职责 办公室主任岗位职责 岗位名称 办公室主任 所属部门 办公室 职位编号 直接上级 总经理、副总经理、助理调研员 直接下级 办公室副主任、人事主管、文员、司机 晋升方向 职责描述 主要工作任务 1、日常行政管理（1）在总经理领导下,协调各部门的工作,协助总经理制订、监督、检查各项方针、政策、上级指示和重要决定及各项规章制度的执行情况；（2）负责酒店公章证照、办公印章的保管工作；（3）负责本部门员工管理,保证遵守酒店管理规范；（4）认真贯彻党和政府有关人事管理方针、政策、法规;根据酒店实际情况,协助部门经理合理制定酒店的组织结构和各部门的人员编制计划,经领导批准后组织实施；（5）贯彻实施有关的劳保政策,建立、完善劳动用工管理制度,严格依法用工,针对员工提出的合理要求,认真、妥善地予以解决,努力改善员工工作环境及条件,不断增强员工的企业凝聚力（6）负责酒店网络监管及网络市场推广工作；（7）负责来访客人的接待管理工作;2、公司级会议管理（1）负责安排各类公司级行政工作会议准备工作、会议纪要管理工作；（2）负责会议精神的传达与会议精神执行等落实工作；（3）负责上级公司各项工作指示及文件精神的传达及落实工作;3、公司级文件管理（1）按照总经理的意图,组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件,并负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务管理工作；（2）领导有关人员做好行政来往文件归档、收发、管理工作；（3）按总经理的指示或要求,接受、审阅、修改各部门上报的请示、报告、文件,提出处理意见;经总经理审批后,按指示下发或提请有关部门贯彻落实;4、车辆管理（1）负责车队管理工作,负责领导用车及酒店各部门用车相关的车务管理,确保安全正常运作；（2）根据计划和申请合理调度车辆；（3）负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；（4）协助司机对车辆进行年检、车辆缴费、保险的购买和办理工作;5、总值管理（1）负责酒店总值班的安排,协调处理值班记录中反映的有关问题,做好来访和酒店内部投诉的处理工作,并保管好值班记录;6、外联等其他工作 1 与行业主管部门保持良好的沟通,处理相关公文函件,并检查相关部门贯彻执行情况；（2）完成领导交办的其他工作;任职资格 1.大专以上学历,行政管理等相关专业；2.五年以上行政管理工作,相关岗位工作经验至少二年以上；3.具有较好的语言与文字表达能力,具有较强的组织协调能力;考核指标 员工对人力资源满意度,会议准备情况,部门文件的整理和归档情况;相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 人事主管岗位职责 岗位名称 人事主管 所属部门 办公室 职位编号 直接上级 办公室主任 直接下级/晋升方向 职责描述 主要工作任务 1、日常行政人事管理（1）参与制订或修改员工手册、劳动合同等人力资源管理政策和规定；（2）组织落实并监督人事、行政管理相关的各项规章制度；（3）负责酒店内部招聘、员工离职入职、员工考评、薪酬管理、奖惩等各项人事工作（4）及时了解政府政策和同行业情况变化,对酒店各部门人员招聘及薪酬计划等提出意见;2、员工档案管理（1）组织建立并完善员工档案；（2）组织建立并丰富人才数据库；（3）组织人事档案的维护与管理工作;3、部门内外（1）与酒店其他部门保持有效的沟通,解释并改进人事工的协调工作 作；（2）组织与高校、人才交流中心建立良好的工作关系,保证招聘渠道的畅通；（3）协调保持与政府相关部门及其他相关部门良好关系;4、部门内部 管理（1）传达酒店方针政策,下达上级的命令；（2）指导、监督、考核下属人员的日常工作；（3）发掘培养有发展潜力的下属人员;5、其他工作 1 完成上级交办的其他工作;任职资格 1.大专以上学历,具备人力资源管理等相关专业知识；2.三年以上人力资源工作经验；3.严谨、责任心强、人际沟通、协调、组织能力强;考核指标 人事工作计划完成率、招聘计划完成率、绩效考评实施情况;相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 文员岗位职责 岗位名称 文员 所属部门 办公室 职位编号 直接上级 办公室主任 直接下级/晋升方向 职责描述 主要工作任务 1、日常行政管理 1 协助管理本部门人员,保证遵守酒店管理规范；2 负责酒店公章证照、办公印章的保管和使用登记工作；3 负责办公室办公用品的保管、发放和登记；4 管理与维护打印机等设备；5 对酒店办公用品、低质易耗品、固定资产进行登记汇总和定期核查；6 对来访的客人、应聘人员接待登记；7 协助办公室主任做好酒店印章、介绍信、法人授权书等的使用管理工作；8 负责本部门人员考勤工作；9 配合街道居委会,负责酒店计划生育和流动人口管理工作;2、会议事务准备 1 负责各类会议事务的会场布置和准备工作；2 负责通知参加酒店会议人员按时出席会议；3 负责记录会议纪要,并整理成文后下发至各部门；4 对来访人员做好接待、登记工作;3、文件管理 1 负责酒店公文、文件的收、发、转等日常事务处理工作；2 负责文件的打印、复印和装订工作；3 负责酒店行政文件、人事档案的整理和编号归档;4、车辆管理 1 受理酒店各部门、领导用车计划或申请；2 协助总经办主任根据计划和申请合理调度车辆；3 负责司机出车各类台账的登记和汇总工作；4 协助司机对车辆进行年检、车辆规费、保险的购买和办理工作;5、其他工作 1 完成领导交办的其他工作;任职资格 1.大专以上学历、文秘、计算机、管理等相关专业；2.一年以上行政人事相关工作经验；3.熟练掌握英语的听、说、写技能,具有较强的文字处理能力,能熟练操作各种办公自动化设备;考核指标 员工对人力资源满意度,会议准备情况,部门文件的整理和归档情况;相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 网络管理员岗位职责 岗位名网络管理所属部办公室 职位编 称 员 门 号 直接上级 网络工程师 直接下级/晋升方向 职责描述 1.负责内部局域网络维护和日常管理；2.进行服务器、路由器等设备管理,以及网络平台的运行监控和维护；3.进行酒店办公设备的日常维护及管理；技术档案维护；4.负责病毒的查杀,维护网络系统安全；5.处理网络及计算机故障；6.负责内部信息系统建设、维护；7.负责机房服务器的故障排查及维护；8.熟悉 PC 机硬件维护,各种网络设备基本维护；9.对服务器、路由器、防火墙能熟练操作及维护,具备故障诊断和处理能力；10.熟悉网络流量监测与控制软件；11.熟悉网络布线、公司集团电话布线、数字集团电话主机配置和维护等;任职资格 1.大专及以上学历,计算机、通讯相关专业；2.二年以上网管工作经验；3具有良好的职业道德,较强的沟通、协调能力,具有强烈的责任心;考核指标 工作计划的完成率、计算机及网络故障维修及时率;相关说明 编制人员 审核人员 批准人员 编制日期 审核日期 批准日期 三、办公室工作流程 一 办事工作流程 办公室主任 酒店领导 安排工反馈情酒店各职能部门 要求协反馈情副 主 任 安排工反馈情文员专责、人资专责、网管专责分工协作 安排工反馈情二 来访工作流程 起立招呼、礼貌让座敬茶 询问来访人姓名、单位、身份、来电话来访 决定接待对象和方本人接待、领导接待、其他人接待 接待完毕,礼貌送客至办公室门口 填写来访记录,必要时向主任汇报 三 人力调配工作流程 重要接待或大型从外部调配有特殊技能要求 用人部门编制人力需办 公无特殊要求 酒 店 内 部办公室落实办公室落实用人部门签到确定调配人员将人员分配到实时监督跟进四 内部接待工作流程 1.目的 理顺、规范酒店内部接待管理,使之在成本控制的基础上实现预期友好接待目标;2.范围 酒店客房、餐饮、康乐各区域内的免费接待、招待,以及各种业务来访、参观接待;3.操作规程 业务接待范畴和分工 3.1.1 凡来酒店检查工作或参观考察的上级领导及有关单位,均统一归口办公室接待;办公室在接受上级布置的接待任务后,及时填写接待通知单,注明接待对象、人数、姓名、职务、招待内容等,及时通知相关部门配合;3.1.2 凡来酒店参观的人员必须出具单位介绍信或有效证件,经酒店领导同意后由办公室通知酒店宾客关系主任及相关对口部门负责接待;3.1.3 大堂副理根据办公室安排,拟定接待参观方案;3.1.4 在接待过程中,属酒店公关对象的,由市场营销部陪同接待,并特别注意接待规格和要求,做好接待的准备工作;3.1.5 凡来酒店参观的人员,由酒店市场营销人员视情况负责分送酒店宣传资料;3.1.6 要求各部门在接待过程中与来访者建立和保持良好业务合作关系的同时,注意利用每次接待作为捕捉开发公共关系的契机,宣传酒店,树立酒店形象;3.1.7 凡无酒店办公室通知,任何部门不得随意引领客人参观酒店不开放部门;酒店保安人员有权对参观者的证件进行检查,并对未经酒店批准的擅自参观者予以阻止;接待工作程序 3.2.1 对所有来访客人,都必须笑脸相迎,热情有礼,认真接待;3.2.2 对来联系工作的客人,清楚地了解对方的办事要求,需向总经理引见的,须征求总经理的同意方能引见；与其他部门有关的,及时与有关部门联络并介绍给有关部门;3.2.3 对酒店的重要客人,要及时通报总经理,根据总经理的指示,协助做好接待安排;3.2.4 对总经理约见的客人,要及时提醒总经理,如因总经理忙于其他工作未能按时会客,要代为接待,并与总经理联络,按照指示办理;对客人提出的要求,在原则允许的范围内,尽量给予满足;3.2.5 对上门投诉的客人或员工,要心平气和,耐心倾听其意见,并将客人的投诉予以记录,将记录报分管副总经理批示后转相关部门处置;接待过程中,若有必要,可进行用餐、住房或其他有关项目的免费接待或折扣接待;五 会议通知与组织工作流程 1.会前准备 酒店各类行政会议,如酒店总经理办公会议、各类业务会议、部门经理会议、周工作指令会、各种座谈会、员工大会、经济分析会、民主对话会等,均由办公室根据总经理或相关副总经理意图妥善筹划、安排和综合协调;根据总经理意见和有关情况,办公室主任迅速周密地制定出会议题案,即会议的筹备方案,内容包括：1.2.1 会名:明确开什么会；会名与内容名实相符,妥帖恰当;1.2.2 议题:及早收集和确定议题,会议不讨论没有列入议题的问题;1.2.3 会期:会议时间和议题内容联系起来考虑,不开马拉松式会议;1.2.4 根据议题确定会议出席人员范围,不邀请无关人员参加会议;1.2.5 若是酒店内较大规模或较为严肃的会议,要拟定会议议程和程序;开会时,主席台上人手一份,并将议程告诉与会人员;1.2.6 根据会议内容和人数,与相关部门协调,在以经营为主的前提下,确定会议地点;1.2.7 做好会场布置;会场布置包括坐席安排序次卡摆放、会标、标语、花卉置放、音响效果、照明通风控制、茶水供应等;会场布置要讲究气氛和效果,并视会议性质和内容而定;有关会场准备工作可分别安排相关人员分头准备,如会标、音响、花卉等;准备会议材料 1.3.1 总经理办公会、经营业务会议等涉及的有关材料,由办公室主任负责收集整理,做到充分、完整;1.3.2 大型会议中,总经理讲话稿件要认真准备,并经总经理审定;1.3.3 需会议详细讨论并予以通过的材料,要在精心拟写、认真核稿的基础上,及时复印、装订,保证与会人员人手一份;会议通知 1.4.1 办公室制定出的会议预案,经办公室主任、有关领导审定无误后,立即准备发出会议通知;1.4.2 会议通知必须包括会名、议题、会期、起始时间、地点、出席人员范围,有发言议程的,还要通知做好发言准备;1.4.3 由办公室按既定人员范围发出会议通知,确保通知到位,不漏不缺;原则上通知各与会人员提前5分钟进入会场;1.4.4 重大会议通知,须发书面通知；若属临时小型会议,可口头通知;会前检查 1.5.1 会议之前,办公室要对会议的各项准备工作进行全面、细致的检查;1.5.2 办公室主任着重对会议材料准备和大型会议会场准备进行检查;1.5.3 会议临开之前半小时,办公室主任或者指定负责人提前到达会场,检查环境布置情况,音响、话筒使用状况和材料到位情况;根据会议主题,确定会场播放音乐曲目如需要;2.会议组织 办公室主任提前15分钟进入会场,按区域指挥与会人员进场、入座;维待入场秩序,清理闲杂人员;核定各部门出席会议人数;主任清点人数完毕,向会议主持人汇报会议出席情况;办公室及时做好会议记录,发放会议有关材料;中型和大型会议,安排供应茶水等会议服务;会议进行中若临时调整议题,增加与会人员,或发生其他特殊情况,要根据情况采取应急措施做好会议调度工作;会议结束后,记录人要全面检查记录,对错漏字字迹不清、内容遗漏的地方,要及时补正,会上没弄清楚或发言者表述不清的地方,要及时找有关人员核对;3.会后工作 会议结束后及时协助工作人员整理会场;根据会议决定,迅速编写会议纪要或酒店备忘录文件,报请相关领导审签后上报或下发执行;及时向缺席会议的人员传达会议精神和决定,尤其是指令性的工作;将所有的会议文件、资料立卷、存入档案室,便于日后查询;对于会议的最终决议,积极协调有关部门进行落实,并将执行情况上报总经理;六 收文工作流程 1.收文处理流程 收文签收、整理、登记填写收文处理单办公室主任根据文件内容,提出拟办意见送酒店主要领导批阅送酒店分管领导转办或传阅送相关部门按批办意见提出承办意见承办人具体承办办结后,文档退回办公室办公室督办向领导报告办理情况文件归档;2.职责 收文 2.1.1 分工：由办公室文员负责;2.1.2 要求：收文后及时向办公室主任报告,办理签收、整理、登记程序;签收、整理、登记 2.2.1 分工：由办公室文员负责;2.2.2 要求：1 机要通讯、上级文件等紧急、重要来文,须在收到文件后马上送办公室主任或电话报告,由办公室主任提出拟办意见；涉密文件不得在电话中涉及相关内容,需呈送办公室主任阅办;2 其它文件须在收到文件后 1 小时内整理、登记完毕文件登记包括登记发文单位,文号、密级、紧急程度、标题、份数、收文日期、顺序号等;所有来文必须当日收文当日办理;呈送 2.3.1 分工：根据办公室主任提出的文件拟办意见,由文员负责呈送酒店领导阅批;2.3.2 要求：及时准确 转办或传阅 2.4.1 分工：根据酒店领导批示,将领导批示文件转送具体部门或专人落实;2.4.2 要求：及时准确、高效有序;督办 2.5.1 属于酒店领导交办事项或有领导批示的文件等,由办公室主任负责专项督办;2.5.2 要求：对酒店领导交办事项和有领导批示的文件的,要将领导交办事项和领导批示下发相关承办部门责任人,原则上领导交办事项,各部门应在交办期限内完成,若无法按时完成的,要及时向办公室说明情况,申请领导视工作难度同意适当延期完成；有领导批示的文件,一般应在2 个工作日内处理完成,对一时难以完成的也要及时向办公室和分管领导报告说明情况;对未按时完成的,办公室要进行督办,并将督办情况列入酒店绩效考评;办结或归档 2.6.1 分工：由办公室文员负责;2.6.2 要求：对已传阅完毕的文件进行分门别类的整理归档,并建立归档文件目录,包括文件标题、来文单位、存档时间等,以备查阅；对于办结件,及时向批示领导报告文件办理结果,一份呈批示领导阅示,另一份归档;七 公文起草工作流程 1.公文起草流程 接受任务承办人拟稿办公室文员校稿办公室主任核定送酒店领导审签 输出修改后文稿清样办公室重核办公室主任拟写呈签意见呈酒店主要领导签发登记编号办公室文员校对印发,同时将底稿附三份正式文件送办公室归档;2.职责 公文起草 2.1.1 分工：1 涉及全局性工作、主要领导讲话、工作报告等由酒店领导指定人员起草;2 一般性公文由办公室文员负责起草;3 各职能部门一般性文件由各部门负责人起草;4 紧急、重要的公文,由办公室主任负责组织起草、跟踪工作;要求：符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级的指示,完整地体现发文的意图,全面、准确地反映客观实际情况,确保内容翔实、文种正确、结构严谨、文字精炼、标点准确、文面整洁、格式规范,坚决杜绝形式主义公文和繁琐公文;2.2.1 校稿人应当重点把握行文观点是否正确、情况是否真实；结构是否严谨,字词是否规范,有无错字、漏字,文字是否通顺、严密；业务上有没有错误；标题是否达意,文种使用是否规范准确等等;对不当之处,应作修改并签署意见;2.2.2 办公室审核应重点检查文稿形式是否符合要求,是否应会签,行文关系是否正确,发布范围、形式是否恰当,附件是否相符,内容文字是否通顺,按行文规则要求是否有遗漏项目；检查发文稿签标题、字号、印制份数、日期、联系电话有无填写等等;对不当之处,应作修改并签署意见;2.2.3 办公室主任审核应重点把握是否需要行文,文稿内容是否符合相关政策；提出的要求和措施是否明确具体,切实可行；涉及其他部门的问题是否协商一致等等,如认为不妥之处可退回修改并签署意见;重点检查行文关系是否正确；行文规则是否准确,体例格式是否规范；标题、文种、公文特定用语等是否标准；主题词标注是否准确；应该会签的是否会签等;签发 2.3.1 分工：由办公室主任审核后呈送酒店主要领导签发;2.3.2 要求：认真仔细、从速办理;登记编号 2.4.1 分工：由办公室文员负责编发文号,填写文件密级和缓急程度;2.4.2 要求：登记编号要做到准确、详细、工整;八 公文印发工作流程 1.公文印发流程 编文号修改、输出文件清样办公室文员核对校稿修改、输出文件清样办公室主任核稿并在发文处理单上提出拟办意见呈送酒店主要领导审核办公室文员印制红头文件一般部门性文件可印白头文件办公室用印折叠、装订分发 2.职责 校对 2.1.1 分工：由文件拟稿人和办公室文员负责校对;2.2.2 要求：准确无误地核对好公文的格式、文字、标点符号等;校对人在公文清样校对后签名;修改 2.2.1 分工：由办公室主任和文员负责；2.2.2 要求：及时、准确;办公室主任对公文清样核稿后,在公文清样中进行修改,将修改后的清样交文员在电子版中修改,确定无误;印制 2.3.1 分工：由办公室文员负责;2.3.2 要求：准确、及时、规范、安全,文面清晰、工整;用印 2.4.1 分工：由办公室文员负责;2.4.2 要求：规范、清晰、安全;折叠、装订 2.5.1 分工：由办公室文员负责;2.5.2 要求：需折叠的文件,纸的四个角对齐且工整；装订要订在一条直线上,钉子要均匀、整齐;分发 2.6.1 分工：由办公室文员负责;2.6.2 要求：准确、及时、无误;九 印章管理工作流程 1.目的 规范各种印章使用,避免因非法及滥用印章给公司带来的损失;2.适用范围 公司公章、财务专用章、合同专用章、发票专用章;3.职责 总经理指定专人负责公司公章保管及使用管理工作；总经理指定专人负责公司财务专用章和发票专用章的保管及使用管理工作；总经理指定专人负责经济合同专用章的保管及使用管理工作；各部门负责本部门印章的保管及使用管理工作;4.印章使用范围 公司公章：用于以公司或酒店名义对内对外的发文、介绍信、公司证件影印本、劳动合同、法人授权书,法人委托书及其他法律文件等；经济合同专用章：以公司名义对外签订的各种经济业务合同；财务专用章：用于对外的各种财务报表、银行事务及其他法律规定的事情；5.印章使用手续 因工作需要,部门需盖公司公章,要经总经理批准签字后,方可盖章;法人委托书、授权书及其他需总经理签名的文件应在总经理亲笔签名之后方可盖章;因工作需要,部门需盖经济合同专用章,要先填写经济合同会签单,经执行部门、办公室、财务部一次会签并报总经理批准后,方可盖章;因工作需要,部门需盖财务专用印章和发票专用章,要经分管财务的总经理批准后,方可盖章;部门印章经部门主管领导批准后使用;6.印章管理规定 办公室负责公司所有印章的刻制、建档及领用登记;如因工作需要或业务变更,需刻制、变更或缴销印章,经总经理同意后,报总经理办公室建档备案;不止一页纸的合同或协议,需加盖齐缝章;未经总经理批准的空白信签,一律不予盖章;公司印章原则上不予外借,若因特殊情况需在外面盖章的,须先填写印章使用登记表,经总经理同意后,由办公室派公章保管人外出协助办理;因印章使用不当、不合理或违反规定使用的,给公司造成损失,公司将视情节轻重,追究责任人的经济责任并进行行政处罚,同时保留进一步追究法律责任的权力;十 档案管理工作流程 1.目的 规范酒店档案文件的归类、存放、查询、借阅、定时报表等系列管理,保证酒店文件档案齐全、查阅迅捷、时效性强;2.范围 管理体系文件、酒店外来文件和资料、酒店内部文件;3.职责 办公室负责酒店行政文件的档案管理工作;计财部负责酒店会计档案的管理工作;办公室负责酒店人事档案的管理工作;工程部负责酒店设备资料档案的管理工作;4.操作规程 酒店档案分类 4.1.1 行政文件档案酒店内部文件含管理体系文件、酒店外来文件和资料 4.1.2 会计档案 4.1.3 人事档案 4.1.4 设备档案 行政文件档案管理 4.2.1 酒店设档案室,专用于酒店行政文件档案的存放管理,由办公室具体负责档案管理工作;各部门文件档案管理由各部门文员负责;4.2.2 行政文件档案的分类 按文件的来源分为外来文件和酒店内部文件;外来文件包括恩施电力总公司文件、市内文件、市级以上外来文件专指国家旅游局、中国旅游饭店业协会、中国饭店协会、省政 府、省旅游局、省统计局等省级以上文件；酒店内部文件包括酒店发红头“XXXXX酒店”、备忘录、管理体系文件、工作指令、上行报告及各种资料;4.2.3 办公室文员根据存文目录建立相应存放文件盒柜,贴上相应标签,同时建立卷内文件目录,方便查找;4.2.4 日常文件归档程序 1 传阅文件阅完、拟办文件办完以后,统一将文件原件交办公室文员;2文员认真阅读文件内容,根据文件发文单位或文件形式正确区分文件种类存入相应科目文件盒柜;3文件存入之前,认真填写卷内文件目录,按来文的先后顺序编定卷内文件目录号,同时在文件右侧贴上对应目录号标签,然后依次存入,卷内文件目录放于首页;4 各种存放文件盒柜整齐、集中、规范陈放,卷内文件目录与文件对应;5待发文件一经发放生效,即归入相应目录文件档案;6 每年年终对所有文件进行集中整理;对所存全部文件按存文类别进行分类,并运用档案文件夹将文件分别装订成册,贴上标签包括年代、文件类型,集中存放;4.2.5 文件档案管理要求 1酒店文件档案属企业机密,实施专室、专人管理,未经授权,其他任何人不得随便翻阅文件档案;2办公室文员必须熟悉档案室存文范围、类别、时限,熟悉所存文件大体内容,能够快速区分、识别并找出任一文件;3 保证文件档案归存的及时性、存文的完整性,不允许任何文件丢失、遗漏现象发生;4 档案室随时保持通风、空气良好,防潮、防阳光暴晒,以免造成文件霉烂或字迹消退;4.2.6 档案文件内部借阅规范 1 凡因工作需要需借阅档案文件的,先报请本部门经理或办公室主任批准对借阅人资格、要求借阅文件密级进行审定;2 经审定,能够借阅的,由借阅人到办公室文员处登记,填写文件借阅登记,注明借阅时间、归还时间,并签字后方可借阅;3 办公室文员将借阅文件备份,将复印件借给借阅人;4 借阅文件在事先商定的时间内归还;没有按时归还的,每迟1天计罚1元,超过10天的记口头警告1次,超过30天的,记书面警告1次;文件遗失,记遗失人书面警告l次;并根据遗失文件的重要程度处以相应罚款;4.2.7 过期文件处理 档案文件达到或超过保存期限以后,成为过期文件,可以报废;由档案管理人员根据报废文件管理要求进行正确处理;各类档案文件保存期限见“附表一”;会计档案管理 4.3.1 会计档案包括各种会计凭证、会计账簿、会计报表等会计资料;软件系列一经鉴定正式投入运行,系统建设过程中发生的全部资料以及软件系列交接签认单视同会计档案;4.3.2 财务部指定会计人员根据国家和上级关于档案管理办法的规定和要求,对酒店的各种会计资料定期收集、审查核对,按照归档要求,负责整理立卷或装订成册,并集中存放;整理立卷的工作程序：1将每个年度的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计资料收集齐全;发现短缺,应查明原因;2按照会计档案资料的不同形式和相互联系,组合成案卷;凭证分现金收付款凭证、银行收付款凭证和转帐凭证各自立卷,帐薄分各种帐册个自立卷,报表分年度、季度、月度各自立卷;3 装订案卷;A、装订会计资料时注意质量,毛边齐订,整齐、牢固、美观、不掉页、不倒置、不压字,便于翻阅;超过卷皮规格的大型原始凭证和汇总表等,可折叠摆放；与卷皮规格相等中型原始凭证等,应压摞摆放、小型凭证单据等,可仿鱼鳞式由上到下依次摆开压页摆放;会计凭证均应依次在顶部取齐,每册厚废不超过40毫米;B、记账凭证装订时连同所附原始凭证一起装订成册;对于数量过多的原始凭证,可以单独装订保管,在封面上注明记账凭证日期、编号、种类：同时在记账凭证上注明“附件另订”和原始凭证名称及编号;各种经济合同,保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证应另编目录,单独登记保管,并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号;会计凭证的装订不得超过一个月;C、年度终了结转新账后,应将结清余额的旧账打印装订;装订时,按科目顺序整理成册,编上页码,做好目录,用软性优质纸作封面封底,在封面上写明账簿名称、编号、年度或其他会计期间、本年期共册、本册系第册以及单位名称,并在封面后制作扉页,写明记册人姓名、总帐会计并盖章、账户名称及起讫页数,装订后登记入档保存,以便以后查账用账人检索;4 拟写案卷标题,使之与案卷内容一致;根据卷内内容填写目录;5 填写案卷封面,注明单位名称、年度、季度、月份、档案种类,起讫日期,起讫号码等,由装订人在装订线封签处签名或盖章;会计报表的封面除注明以上内容外,还应注明：主管部门,规定报送日期,送出日期等;6 装订后的会计档案应建立会计档案登记簿;4.3.3 由财务部负责,对会计档案进行科学管理和积极利用;1专人管理,专门箱柜存放：存放有序,查找方便;同时,严格执行安全和保密制度,不得随便堆放,严防毁坏、散失和泄密;对磁介质档案应建立保管设施,并健全管理制度;2各种会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起;当年会计档案在会计年度终了后,由财务部财务档案管理人员编造清册送至财务档案室保管;软件周期完成或对版本更新后,原技术文档和软件系列交接签认单应保存三年后方可销毁;各种会计档案的具体保管期限见“附表二”;3调阅会计档案,要严格办理手续;本单位人员调阅会计档案,要经会计主管人员同意：外单位人员调阅会计档案,要有正式介绍信,经会计主管人员批准后详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位、调阅理由、归还日期等;调阅人员不得将会计档案携带外出、如有特殊需要,须报经会计主管人员批准;4.3.4 会计档案保管期满;需要销毁时,由酒店档案管理部门提出销毁意见,会同会计部门共同鉴定,严格审查,经确认无误后,编造会计档案销毁清单;然后,按照规定的审批程序,经批准后销毁;在按规定销毁会计档案时,应由财务会计部门会同安全部共同派员监销;监销人在销毁会计档案以前,应认真进行清点核对,销毁后在销毁清册上签书或盖章,并将销毁情况向酒店总经理报告;销毁清册的内容包括：会计档案销毁目录、案卷号、原凭证号、卷内文件张数等;4.3.5 合并、撤销酒店会计档案,应根据不同情况,分别移交给并入单位、上级主管部门或主管部门指定的其他单位接收保管,并由交接双方在移交清册上签名或盖章;人事档案管理 4.4.1 人事档案包括：1 由员工本人填写的“员工登记表”,内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、婚姻状况、家庭情况、联系电活、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长、专业技能、奖惩记录等项目;2有关员工人事调动表、劳动合同书、身份证、专业文凭、证书、待业证明等文件资料的复印件;3有关员工“面试考评表”、“试用期满评估表”、“工作表现评估表”等有关考评记录;4员工在酒店服务工作中的各种岗位调动、职位变动、级别变动等人事调整资料;如人事令、部门内部调动资料、晋升和晋级相关资料等;5 员工日常工作中的各种处罚记录,如“警告处罚单”、“消防处罚单”、“设备责任损坏赔偿通知单”及有关处罚通报等;6 员工日常工作中的各种奖励记录,如“宾客表扬信”、“奖励审批记录表”、酒店内部“白手套奖”、“优秀员工”、“微笑大使”、“技术标兵”、“消防标兵”等;4.4.2 各类人事资料由办公室人力资源管理专责负责收集、审查核对、分类、整理立卷或装订成册,并进行维护管理;1 归档时,以部门为大单位统一分类,以岗位为小单位按照级别排序归档存放；各岗位员工档案册前按照员工姓名登记台账；个人档案按照材料性质、时间顺序装订；装订纸张统一为16K大小,要求材料字迹清晰,无破损;2 由人力资源管理专责负责,以月为单位,针对档案内容变动或增减统一进行档案调整;3 所有档案统一存放于档案室,每年进行一次通风、除虫等保护处理;4.4.3 由办公室对员工人事档案实行严格保密控制,材料内容不得删除、销毁或随意更改;酒店外来人员需查询时必须出示由政府或企业单位人事部门开具的介绍信,并经办公室主任同意后方可查阅；属酒店内部查阅的,必须书面申请并经办公室主任同意方可查阅;4.4.4 除离职员工档案及时转出外,各类人事档案应长期保存;设备档案管理 4.5.1 设备档案包括竣工资料及设备资料;竣工资料包括建筑结构图、建筑装饰平面图纸、通风系统图纸、电气图纸、管道图纸等;设备资料包括酒店内各类设备的使用说明书、图纸等;4.5.2 设备档案存放于工程部办公室,由工程部负责人具体负责档案管理工作;工程部负责人根据资料类别,建立相应存放文件盒柜,贴上相应标签,同时建立卷内文件目录,方便查找;4.5.3 设备档案归档程序 1 酒店各部门购买的设备、设施到位后,需将设备设施的使用说明书及相关技术资料原件交工程部;2工程部文员正确区分资料类别,存入相应文件盒柜;3 资料存入之前,认真填写卷内文件口录,按资料的存入顺序编定卷内文件目录号;同时在文件右侧贴上相应目录标签,然后依次存入,卷内文件目录应放人首页;4各种存放文件盒柜整齐、集中、规范存放,卷内文件目录与资料相对应;5每年年终对所有资料进行集中整理;4.5.4 设备档案管理要求 1 设备档案实施专人工程部文员管理,未经许可,其他任何人不得随便翻阅文件档案;2 工程部负责人必须熟悉设备档案存入范围、类别,熟悉所在文件的大体位置,能够快速区分、识别并找出任一档案;3 保证资料档案归存的及时性、存入的完整性,不允许任何资料丢失、遗漏现象发生;4 资料存放要注意通风、状况良好,防潮防晒,以免造成文件霉烂或宇迹消退;4.5.5 设备档案的借阅规范 1 因工作需要,需借阅设备档案的,如属本部门人员可直接办理借阅手续,如属外部门人员,需经工程部负责人许可方可借阅;2 借阅人在工程部登记,填写文件借阅登记,注明借阅资料名称、借阅时间、归还时间,并签字后方可借阅;3工程部将借阅件备份,将复印件借给借阅人;4 借阅资料需按期归还;到期未归还,工程部需督促其归还;若资料遗失或损坏,应根据资料重要程度及损坏程度给子相应处罚;4.5.6 设备档案的报废 设备档案应长期保存;若与资料相关的设备已报废,则在设备办理报废手续后,资料可报废报废时经工程部经理审核,由工程部负责销毁;5.记录 名称 形式 保存部门 保存期限 索引 卷内文件目录 表格 各部门 1年 日期 文件借阅登记表 表格 各部门 1年 日期 附表一：行政档案保管期限 序号 档案名称 保管期限 备注 一、管理体系文件 1 管理体系文件 5 年 包括管理手册、程序文件、作业指导书等 二、外来文件 2 总公司文件 3 年 3 市内文件 3 年 4 市级以上外来文件 3 年 专指国家旅游局、中国旅游饭店协会、中国饭店协会、省政府、省旅游局、省统计局等省级以上文件 三、酒店内部文件 5 酒 店 发 红 头“XXXXX 酒店文件”永久 6 备忘录 永久 7 工作指令 2 年 包括周工作指令、月度工作计划、年度工作计划书 8 上行报告 5 年 9 文字资料 1 年 包括各种文字资料 附表二：会计档案保管期限 序号 档案名称 保 管 期限 备注 一、会计凭证类 1 原始凭证、记帐凭证和汇总凭证 15 年 2 银行存款调节表 3 年 二、会计帐薄内 3 日记帐 15 年 其中现金和银行存款日记帐 25 年 4 明细帐 15 年 5 固定资产卡 固定资产报废清理后保存 5 年 6 辅助帐薄 15 年 三、会计报表内 包括各级主管部门的汇总会计报表 7 主要财务指标快报 3 年 包括文字分析 8 月、季度会计报 5 年 同上 表 9 年度会计报表决算 永久 同上 四、其他类 10 会计移交清册 15 年 11 会计档案保管清册 25 年 12 会计档案销毁清册 25 年 十一 人力资源管理工作流程 1.目的 根据国家政策法规与酒店经营管理的需要,确保酒店人力资源的合理利用和开发;2.范围 适用于酒店劳动人事的管理与控制;3.术语和定义 过程:一组将输入转化为输出的相互关联或相互作用的活动;文件:信息及其承载媒体;办公会:酒店最高决策层,包括总经理、副总经理、总经理助理;关键岗位员工:凡是可能对酒店质量活动或环境管理产生重大影响的人员;包括高中级管理人员、工程部特种作业人员如：维修电工、电梯维修工、电焊工、锅炉工、制冷设备维修工等、其他技术工种人员如：汽车驾驶员、网络管理员等;4.职责 酒店总经理负责审核并批准人力资源管理的各项报告并对实施情况进行总体控制;酒店副总经理分管人力资源的劳动工资工作