财务报销制度及出差管理流程.doc

财务报销制度及出差管理流程财务报销制度及出差管理流程1 1 目的目的为保证公司正常的财务报销运作，规范员工的报销流程，使公司员工出差管理系统化，特制定本制度。2 2 范围范围公司全体员工。3 3 职责职责3 1 各部门主管负责审核本部门员工的借款报销申请。3 2 财务部负责复核相关申请，发放相应款项，处理发票等单据。3 3 行政人事部和财务部共同推进、监督流程的执行及改善。4 4 程序程序41 个人借支及报销411 备用金借支：员工根据业务需要填写借款审批单，直属各级领导审批，累计借款金额不得超过本人的薪金总额并不超过 5000 元，特批除外。412 报销费用必须提供发票及住宿清单等明细的原始凭证，并如实填写费用报销单。413 个人因公借支在公务履行完毕后应及时报销并清偿所借款项，报销及清款期限为事件完成后的五个工作日内，不得超过本月末的最后一天，逾期未结清者应提早向财务部做出合理书面解释，并办理续期申请，否则将从借款员工工资中扣除。414 员工离开公司前必须结清所有款项，离职按离职交接清单相关流程后由财务部审查,不合之处及时更正, 如果离职后再发现有财物、应收款项亏欠未清的, 由该部门主管负责追索，追索不回的，在相关责任人的工资中扣回。5 5 出差规定出差规定51 出差人员必须事先填写出差申请单，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见，分管领导批准后方可出差。52 出差人员借款需持批准后的“出差申请单”，填写“借款审批单”，列明借款金额及用途，预计还款报销日期，由部门负责人签字、分管领导审批，经财务负责人审核后方可借款。53 出差人员返回公司后，应及时就出差完成情况向分管领导汇报。54 出差人员凭“出差申请单”和提供真实发票以及住宿清单等明细的原始凭证，参照公司相关费用标准，经审核后报销差旅费。55 凡与出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的，需经分管领导签署意见后方可报销。56 出差返回公司应在本月内报账，未于本月内报销者（费用报销期限为每月的 25 日，即当月 25 日前必须提交上月 25 日以后产生的差旅费用），财务部应将该员工预借差旅费在当月薪金中先予扣回，待其报支时，再行核付。57 出差时借款，本着“前账不清、后账不借”的原则，延误工作责任自负，特殊情况由分管主管及经理向领导申请特批，对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的，追究相关人员的责任。58 出差员工完成任务后，应立即返回公司，不得借故逗留或办理私事。59 如因个人原因确需额外逗留的，应提前办理休假手续，逗留期间所产生之费用自行负担。510 所有出差员工必须注意保持公司及个人形象，不准有任何行为或言辞诋毁或损坏公司形象。511 交通工具5111 公司员工出差应选择大众交通工具。5112 员工在本市办理公务，应使用大众之交通工具，如公共巴士或地铁。5113 不赶时间的情况下，可选择汽车或火车。5114 以下可以使用计程车。A、时间紧急。B、携大量现款或携带公司证照办事。 C、有客户陪同。D、执行特殊业务或夜间办事不方便的。5125 出差交通工具标准明细明细飞机飞机火车火车轮船轮船长途汽车长途汽车出租车出租车总经理总经理总监总监软卧软卧/ /软座软座二等舱二等舱实报实报高级经理（区）高级经理（区） 省经理省经理 运运营经理营经理 部门经理部门经理 主管主管其他人员其他人员普通舱普通舱硬卧硬卧/ /硬座硬座三等舱三等舱 实报实报预申请预申请513 通信费用5131 通信费用的报销主要用于销售类人员与客户联系时所发生的费用。5132 严禁营私舞弊行为，一经发现取消其通信费用报销资格。5133 通信费用应及时申报，隔月作废。514 住宿费用5141 根据各地区消费水平的差异，公司对住宿费实行按地区按行政级别对待。5142 如有两位以上同性同事同时出差，住宿以双人住为原则。5143 如在出差当地公司有协议酒店的，员工住宿以此作为首选，但住宿金额不得超过相关标准。5144 如陪同客户同行, 经主管批准后可与客户住同一酒店。5145 驻外销售人员长期在固定城市工作的，不得报销当地的住宿费用。515 费用报销规定及膳食补助5151 应酬费需在出差前征得本部门主管同意方能报销。5152 公司为在外出差的员工提供餐费补助;餐费补助按实际出差时间算。5153 由对方单位负责支付用餐的，不再另报销餐费。5154 本市出差，不再另报销餐费。516 临时费用5161 出差人员随带私有物品如有超重, 托运费用自行负担. 如属公物可按合法真实凭证报销。5162 交际费及其它特别开支由需在出差之前申报并由上级主管批准后方能报销。5163 员工出差如有公司安排住宿者或用餐者,不报销住宿费和餐费（公司安排的，则需行政部审核）。517 其他5171 在出差过程中因业务需要发生招待费应事先征得分管领导同意，其相关单据需经领导核准并签署意见后财务部方可审核报销，餐饮票据背后必须注明招待事由、用餐人员、日期。5172 出差人员应保留完整车（船）票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据，对于公司代为订票的，应保留复印件作为审核依据。5173 驾驶公司车辆出差，行车途中的违章罚款一律不准报销。5174 两人以上出差人员，在请示主管领导允许后，可就随行较高级别人员标准执行。5175 去往总部或各地办事处出差的人员，按相关标准报销餐费。抵达后食宿由总部或办事处承担的，不再另行报销食宿费。 5176 外出参加会议，会议费用中包括食宿时不再享受食宿费用，只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时，按相关标准予以报销。5177 凡是公司提供租房费用的，房租及物管费用由公司承担，其他水电等各项费用由个人自负，特批除外。5178 凡是由公司行政部门预定酒店住宿的，退房时均各自结帐，待日后再报销。5179 凡是由公司统一组织的培训等活动，除往返交通费不计各区费用额，其他费用计入各区费用总额。51710 财务部在审核中如发现有虚报、假报的，根据虚报、假报的金额大小，公司可做出如下处理A、当次虚报、假报金额达 100 元（不含）以下的，连同当次所有票据一律不予报销，并全公司通报批评。B、当次虚报、假报金额达 100 至 500 元（不含）的，连同当次所有票据一律不予报销、记大过一次并全公司通报批评。C、当次虚报、假报金额达 500 至 1000 元（不含）的，当月所有产生的所有报销费用一律不予报销、全公司通报批评并记大过一次；如类似情况再次发生，除执行上述处罚之外，另从次月起三个月内所发生的费用报销按其个人所在级别报销标准下调 20%。D、当次虚报、假报金额达 1000 元（含）以上的，根据实际情况可直接解除劳动合同处理。518 费用报销标准5181 市场销售类人员岗位总监高级经理区经理/运营经理省经理/运营经理业务(团购、营业)经理/营业（市场）主任/市场督察/市场专员项目一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区通讯费（月） 500市内交通费（天）352525长途车费实报实销出差住宿费（天）230180 150出差餐费补贴（天）856555招待费单笔费用额度超出 1000 元以上的,须向上级领导请示并同意方可执行.单笔费用额度超出 500 元以上的,须向上级领导请示并同意方可执行.5182 其他人员岗位总监部门经理部门主管职员项目一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区一类地区二类地区三类地区通讯费根据岗位工作性质决定市内交通费352525长途车费实报实销出差住宿费（天） 230180 150出差餐费补贴（天）856555招待费须向上级领导请示并同意方可执行.注: 1、 以上费用标准为上限，所有费用须以实际发生为准,并提供正规合法的发票；2、地区划分：一类地区：北京、上海、广州、深圳二类地区：各省会、直辖市、经济特区三类地区：除一、二类地区以外地区3、特殊情况费用超支需向总经理说明情况并得批准后方可报销。4、一个月内如有出差驻外地的，则市内的交通费限额随之扣除出差天数后，再计算月费用总额数。5、所有报销票据背面必须用铅笔详细记录报销事由或简单说明。6 6 费用报销的规范要求费用报销的规范要求61 所有送上公司财务部报销的费用单据必须是合法、合规、有效。票据中必须包括以下内容：公司名称、日期、金额、项目内容以及收款单位盖章齐全，如有缺项和时间跨月超过一个月的不予报销。（票据包括：机打发票、手写发票、定额发票）62 交通费：包括飞机票、轮船、火车、出租车、公交车费按费用发生城市及时间发生的顺序粘贴，无特殊原因未经批准不准乘坐头等舱。63 业务接待费：不合法、不合规的票据和白条收款收据一律不予报销，按客户名称、招待费金额列明。64 住宿费：须提供加盖酒店发票专用业务章的正规发票、住宿清单（票据背后必须注明出差地点、事由、入住日期），无清单的需酒店提供证明，另外，不得报销除住宿费以外的费用，如：洗衣费等。65 汽车费用：汽车维修、保养费须附清单。7 7 费用报销流程费用报销流程填制费用报销部门负责人审核签名总经理审批财务部审核财务部付款报销人提供完整、有效的发票按财务部的统一要求，在报销单据上整齐粘贴。应酬及车费需注明时间、地点、目标、联系电话部门审核报销人各项费用发生的真实性及部门负责人签名不合格不合格合格合格不合格合格财务审核票据的合法性、完整性及合理性等8 解释解释本规定的最终解释权在财务部。9 附件附件91借款审批单92出差申请单93报销申请单总经办审批：总经办审批：