chap2 行政公文写作3 应用文写作 教学课件.ppt

Chap2行政公文写作行政公文写作中国矿业大学管理学院中国矿业大学管理学院中国矿业大学管理学院中国矿业大学管理学院刘刘刘刘 宁宁宁宁二一年十月二一年十月二一年十月二一年十月知识回顾知识回顾通报的写作通报的写作报告的写作报告的写作请示的写作请示的写作本节讲述本节讲述批复的写作批复的写作函的写作函的写作会议纪要的写作会议纪要的写作 三、批复三、批复批复适用于答复下级机关请示事批复适用于答复下级机关请示事项。批复属于被动行文。项。批复属于被动行文。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作总公司关于同意总公司关于同意拨款修建地下消火栓的批复拨款修建地下消火栓的批复 食品公司：食品公司：你公司你公司关于提请拨款增设地下消火栓的请示关于提请拨款增设地下消火栓的请示（食字食字号）已悉。号）已悉。经研究批复如下经研究批复如下：同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，同意你公司在仓库库区范围内修建四处地下消火栓，有关手续请尽快同消防部门联系办理。有关手续请尽快同消防部门联系办理。拨款拨款3 3万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要万元作为你公司修建消火栓专项包干用款，要求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹解决。求专款专用，不得挪作他用。不足部分请自筹解决。年年月月日（公章）日（公章）（一）批复的涵义和用途（一）批复的涵义和用途 批复适用于答复下级机关的请示事项。批复适用于答复下级机关的请示事项。先有请示，后有批复。批复是下行文。先有请示，后有批复。批复是下行文。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （二）批复的特点（二）批复的特点 1 1被动性。被动性。批复依赖下级机关的请示而被动行文。批复依赖下级机关的请示而被动行文。2 2针对性。针对性。针对性体现在两个方面：一是批复内容必针对性体现在两个方面：一是批复内容必须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主须紧扣请示的内容，请示什么就批复什么；二是批复的主送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。送机关是请示的下级机关，即是谁请示就给谁批复。3 3权威性。权威性。批复是上级机关领导意图和领导权威的具批复是上级机关领导意图和领导权威的具体体现。体体现。批复对下级机关具有行政约束力。批复对下级机关具有行政约束力。有了批复，下有了批复，下级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样级机关便明确能否得到上级机关的支持和帮助；准许怎样做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认做，不准许怎样做；应该怎样认识和理解，不应该怎样认识和理解。识和理解。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （三）批复的类型（三）批复的类型 1 1请求指示性批复。请求指示性批复。即对下级机关领会不准或不甚了即对下级机关领会不准或不甚了解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，解的国家的有关方针政策或上级机关的有关规定、决定，作出的解释性、指示性的答复。作出的解释性、指示性的答复。2 2请求批准性批复。请求批准性批复。即对下级机关请求办理或请求处即对下级机关请求办理或请求处理的事项表明态度的答复。理的事项表明态度的答复。3 3请求支持、帮助性批复。请求支持、帮助性批复。即针对下级机关在遇到难即针对下级机关在遇到难于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示于解决或无力克服的困难时而提出请求支持或帮助的请示所作的答复所作的答复。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作县人民政府关于县人民政府关于乡人民政府兴建乡人民政府兴建砖瓦厂问题的批复砖瓦厂问题的批复 乡人民政府：乡人民政府：你乡你乡年年4 4月月1616日日关于兴建砖瓦厂的请示关于兴建砖瓦厂的请示（发发号）收悉。经研究，现答复如下：号）收悉。经研究，现答复如下：改革开放以来，农村盖房使用砖瓦量确实明显增加，因此各乡纷改革开放以来，农村盖房使用砖瓦量确实明显增加，因此各乡纷纷兴建了砖瓦厂。据调查，我县已经有纷兴建了砖瓦厂。据调查，我县已经有4040的农户盖了新房；约的农户盖了新房；约3030的农户近年内不拟盖新房，砖瓦需求量相对趋于缓和。其余拟盖房户的农户近年内不拟盖新房，砖瓦需求量相对趋于缓和。其余拟盖房户所需砖瓦的数量，我县现有砖瓦厂完全可以满足。因此，凡申报新建所需砖瓦的数量，我县现有砖瓦厂完全可以满足。因此，凡申报新建砖瓦厂的请求一律不予同意，以免供过于求，出现新的问题。砖瓦厂的请求一律不予同意，以免供过于求，出现新的问题。特此批复。特此批复。县人民政府（印）县人民政府（印）年四月二十日年四月二十日该文属于不批准批复。该文属于不批准批复。（四）批复的结构和写法（四）批复的结构和写法 1 1、标题、标题 批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写批复的标题比较复杂，有的批复标题还比较长。通常有下列几种写法：法：（1 1）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。）由发文机关、批复事项、行文对象和文种构成。如如总总公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复公司关于扩建业务大楼给第三分公司的批复。（2 2）由发文机关、事由和文种构成。）由发文机关、事由和文种构成。如如国务院关于编纂中华大国务院关于编纂中华大辞典问题的批复辞典问题的批复。（3 3）由上级机关态度、事由和文种构成。）由上级机关态度、事由和文种构成。如如关于同意人文社科关于同意人文社科系举办秘书训练班的批复系举办秘书训练班的批复。（4 4）由发文机关、请示标题和文种构成。）由发文机关、请示标题和文种构成。如如市人民政府对市人民政府对关于处理沿江路关于处理沿江路3 3号商业大厦失火事故的请示号商业大厦失火事故的请示的批复的批复。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 2 2、正文、正文 正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。正文一般由批复引语、批复事项和批复结语组成。（1 1）批复引语。）批复引语。批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字批复引语的写作规定：先引请示标题，再引发文字号，发文字号应加圆括号。如号，发文字号应加圆括号。如“你公司你公司关于关于的请示的请示（1919号）收悉。号）收悉。”引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，引叙来文是为了说明批复根据，点出批复对象，使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。使请示机关一看批复的开头，就明白是因何事而作的批复。（2 2）批复事项。）批复事项。这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答这是批复的关键部分，需针对请示事项给予明确答复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。复或具体指示。一文一批复，做到态度鲜明，语言简明。若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说若不同意请示事项，则除在批复中表明态度外，一般还需要适当说明理由，明理由，以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。以使对方能较好地接受，并及时作出相应的工作安排。（3 3）批复结语，）批复结语，一般在正文末尾写上一般在正文末尾写上“特此批复特此批复”、“此复此复”等。等。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。有些批复在批复事项之后还另提出有关执行要求。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 （五）注意事项（五）注意事项 1 1要核实请示事项的真实性，要核实请示事项的真实性，研究请示所提方案的可行性，以及下研究请示所提方案的可行性，以及下级机关提出问题的背景。级机关提出问题的背景。2 2一个批复针对一份请示。一个批复针对一份请示。有时数个下级机关联合请示同一件事，有时数个下级机关联合请示同一件事，经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。经研究后，应分别给各个下级机关行文批复。3 3要有理有据。要有理有据。批复下级的请示，不能违反有关法律和政策规定，批复下级的请示，不能违反有关法律和政策规定，不能超越本机关的职权。不能超越本机关的职权。4 4态度要鲜明，意思要明确。态度要鲜明，意思要明确。同意或不同意，立办还是缓办，绝不同意或不同意，立办还是缓办，绝不能含糊其辞，模棱两可，让下级机关不得要领。切忌使用能含糊其辞，模棱两可，让下级机关不得要领。切忌使用“似属可行似属可行”、“酌情办理酌情办理”、“最好去做最好去做”之类的词语。之类的词语。5 5若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。若批复内容涉及其他部门，应进行协调，根据协调结果行文。6 6及时批复及时批复，以免贻误下级机关的工作。，以免贻误下级机关的工作。报告、请示和批复的写作报告、请示和批复的写作 一、函一、函 函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。题，请求批准和答复审批事项。函是行政公文中函是行政公文中唯一的平行文唯一的平行文。函的使用范围是很广。函的使用范围是很广的，用途也会越来越多。的，用途也会越来越多。函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机函在行政公文中使用信函格式，即文头只显示发文机关名称，不带关名称，不带“文件文件”字样。字样。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作关于商洽委托代培涉外秘书人员的函关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院：大学文学院：本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识，业务素质亟待提高务素质亟待提高(行文的缘由、背景；行文的缘由、背景；)。据报载，贵院将于今年。据报载，贵院将于今年9 9月开月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务、公关礼仪、实用文书写作等课程写作等课程(写知悉对方开办秘书培训业务写知悉对方开办秘书培训业务)。这个培训项目为我集团公。这个培训项目为我集团公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会(认为对方认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会的培训是我方秘书难得的在职进修机会)。为能尽快提高本集团公司涉外。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质秘书人员的从业素质(以以“目的句目的句”写行文的目的写行文的目的)，我们拟选派，我们拟选派 8 8名名在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其在岗秘书人员随该班进修学习，委托贵院代培。有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付他相关经费，将按时如数拨付(为商洽的事项为商洽的事项)。如蒙慨允，恳请函复为盼如蒙慨允，恳请函复为盼(请求对方答复请求对方答复)。集团公司（印章）集团公司（印章）二二五年七月二十日五年七月二十日 关于给关于给超市总公司商租超市总公司商租商场一事的复函商场一事的复函 上海上海超市总公司：超市总公司：贵公司贵公司关于商租关于商租商厦五楼的函商厦五楼的函（沪（沪超函超函2020号）收悉号）收悉(引述对方来函标题及发文字号引述对方来函标题及发文字号,以作复函缘由以作复函缘由)，经研究，经研究，现答复如下现答复如下(一语过渡到主体部分一语过渡到主体部分)：贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市，这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源、扩大我商厦的经营规模与商品种类的好事品种类的好事 (先概括对方来函所商洽的事项及意义先概括对方来函所商洽的事项及意义)，本商厦欢迎，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽贵公司来我商厦五楼开设超市。具体租金请贵公司来人面洽(表达了表达了自己的态度自己的态度,并提出面谈要求并提出面谈要求)。特此复函。特此复函。上海上海商厦商厦 年四月一日年四月一日 这是答复对方商洽事项的函。这是答复对方商洽事项的函。（一）函的涵义和用途（一）函的涵义和用途 函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。准和答复审批事项。用途：用途：1 1平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系、往来。2 2向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。3 3业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。业务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项。4 4机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （二）函的特点（二）函的特点 1 1使用广泛性。使用广泛性。函的使用函的使用不受级别高低、单位大小的不受级别高低、单位大小的限制，限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系。上至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛至国务院，下至基层组织、企事业单位、社会团体都广泛地使用函。地使用函。2 2行文多向性。行文多向性。函函可以上行、下行，但大多数函作平可以上行、下行，但大多数函作平行文。行文。3 3用语谦敬性。用语谦敬性。不论什么类型的函，用语不论什么类型的函，用语皆得注重谦皆得注重谦恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。恭有礼，尊重对方，力求得到对方更多的理解和支持。函函是是最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性最注重使用文言词汇的公文。函是公文中最富有文学性的文种。的文种。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （三）函的类型（三）函的类型 1 1商洽函。商洽函。即不相隶属机关之间商洽工作、联系有即不相隶属机关之间商洽工作、联系有关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。关事宜的函。如人员商调、联系参观学习等。2 2询答函。询答函。即不相隶属机关之间相互询问和答复有即不相隶属机关之间相互询问和答复有关具体问题的函。关具体问题的函。询答函实际上又可分出询答函实际上又可分出“询问函询问函”和和“答复函答复函”。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。有些不明确的问题向有关机关和部门询问，用询问函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。对机关和部门所询问的问题做出解释答复，用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 3 3批请函。批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的函。批审批事项的函。批请函实际上又可以分为请函实际上又可以分为“请批函请批函”和和“审审批函批函”。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项，而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。4 4告知函。告知函。即告知不相隶属机关有关事项的函。即告知不相隶属机关有关事项的函。以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式以上是按内容和用途对函所作的分类。若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函。分类，函可以分为公函和便函。若按照行文去向分类，函又若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函。可以分为去函和复函。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （四）函的结构和写法（四）函的结构和写法 1 1、标题、标题 函的标题一般由函的标题一般由发文机关、事由和文种发文机关、事由和文种构成，有时也可以只由事由构成，有时也可以只由事由和文种构成。和文种构成。2 2、正文、正文 开头。写行文的缘由、背景和依据。开头。写行文的缘由、背景和依据。一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙一般来说，去函的开头或说明根据上级的有关指示精神，或简要叙述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来述本地区、本单位的实际需要、疑惑和困难。复函的开头引用对方来文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法文的标题及发文字号，有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同。继而，有的复函以基本相同。继而，有的复函以“现将有关问题复函如下现将有关问题复函如下”一类文种承一类文种承启语引出主体事项，即答复意见。启语引出主体事项，即答复意见。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 主体。主体。写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事写需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的事项。项。函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。函，或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合为一段。如果事项比较复杂，则分条列项书写。如果事项比较复杂，则分条列项书写。结语。结语。不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回不同类型的函结语有别。如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常用复，则结语常用“特此函告特此函告”、“特此函达特此函达”。若是要求对方复函的，若是要求对方复函的，则用则用“盼复盼复”、“望函复望函复”、“请即复函请即复函”等语。请批函多以等语。请批函多以“请批请批准准”、“请大力协助为盼请大力协助为盼”、“望能同意望能同意”、“望准予望准予是荷是荷”等等习惯用语收束。复函的结语常用习惯用语收束。复函的结语常用“特此复函特此复函”、“特此回复特此回复”、“此此复复”等惯用语。也有的函不写结语。等惯用语。也有的函不写结语。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （五）注意问题（五）注意问题 1 1注意批请函与请示的区别，注意批请函与请示的区别，向向有隶属关系有隶属关系的上级机关请求指示、的上级机关请求指示、批准事项用请示，而向批准事项用请示，而向没有隶属关系没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项，的业务主管机关请求批准有关事项，则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。则用请批函。主管机关答复请求审批事项，用审批函。2 2开门见山，直奔主题。开门见山，直奔主题。无论去函还是复函，都无论去函还是复函，都不要转弯抹角，不要转弯抹角，切忌空话、套话和发空泛的议论。切忌空话、套话和发空泛的议论。3 3一文一函，简洁明了。一文一函，简洁明了。4 4语言要规范得体，并体现函的用语特色。语言要规范得体，并体现函的用语特色。发函要使用平和、礼发函要使用平和、礼貌、诚恳的语言，对主管机关要貌、诚恳的语言，对主管机关要尊重、谦敬尊重、谦敬，对级别低的单位要，对级别低的单位要平和，平和，对平行单位和不相隶属的单位要对平行单位和不相隶属的单位要友善。友善。切忌使用生硬、命令性的语言。切忌使用生硬、命令性的语言。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。复函，则态度要明朗，语言要准确，避免含糊笼统、犹豫不定。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 二、会议纪要二、会议纪要二、会议纪要二、会议纪要会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。纪与记同音，纪要用纪与记同音，纪要用“纪纪”，记录用，记录用“记记”，区别，区别是是“纪纪”当整理、综合整理讲当整理、综合整理讲；“记记”是把事物写下来。是把事物写下来。会议纪要需要对会议情况、发言和议事情况综合整理，会议纪要需要对会议情况、发言和议事情况综合整理，然后传达出去；会议记录仅是如实记录会议情况和按发然后传达出去；会议记录仅是如实记录会议情况和按发言顺序、按人记下发言，成为一种内部原始资料。言顺序、按人记下发言，成为一种内部原始资料。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作企业集团办公会议纪要企业集团办公会议纪要（年一月十一日）年一月十一日）年年1 1月月2121日下午，陈日下午，陈总裁在总部主持召开了新年第一次总总裁在总部主持召开了新年第一次总裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会裁办公会议，确立今年企业集团的工作思路，布置了工作任务。参加会议的有各部门负责人议的有各部门负责人(导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人导言介绍了会议主题，会议时间、地点、主持人和出席人员和出席人员)。会议议定事项如下。会议议定事项如下(承启语承启语)：一、企业集团今年的工作思路是：一、企业集团今年的工作思路是：“扶持和培育扶持和培育10151015家骨干企业；稳家骨干企业；稳定定3030家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业家左右中等企业；撤、并、停、转、重组一批小企业和困难企业”，减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议减少企业集团下属子企业数量，促进有潜力的企业快速发展。会议要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。要求集团总部各部门依据工作思路制订出今年的工作计划。二、今年的工作重点是二、今年的工作重点是建立建立“三库三库”，即建立企业资产财务信息库、，即建立企业资产财务信息库、人力资源库和企业基本情况数据库。人力资源库和企业基本情况数据库。三、今年要加强集团内部管理，三、今年要加强集团内部管理，强化服务意识，理顺工作程序，严格强化服务意识，理顺工作程序，严格考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良考勤考核工作，增强执行制度和各项规定的自觉性，树立企业集团的良好形象。好形象。四、年初出台新的企业考核体系。四、年初出台新的企业考核体系。对不同性质的企业出台不同的考核对不同性质的企业出台不同的考核办法。办法。这是一篇分项式会议纪要。这是一篇分项式会议纪要。（一）会议纪要的涵义和用途（一）会议纪要的涵义和用途 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料议纪要是根据会议记录、会议文件和会议的其他有关资料整理而成的，既可以上行也可以下达。整理而成的，既可以上行也可以下达。用途用途:主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指主要表现为沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转导工作。有些会议纪要可经上级领导机关或主管部门批转或被转发。或被转发。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （二）会议纪要的特点（二）会议纪要的特点 1 1内容的纪实性。内容的纪实性。它是它是在会议后期或者会后根据会议在会议后期或者会后根据会议记录和各种会议材料整理而成的，真实、准确记录和各种会议材料整理而成的，真实、准确地体现了会地体现了会议情况和会议精神。议情况和会议精神。2 2表述的纪要性。表述的纪要性。它不像会议记录那样对会议发言和它不像会议记录那样对会议发言和会议内容逐一记载，它会议内容逐一记载，它只是对会议结果的择要归纳。只是对会议结果的择要归纳。3 3作用的受限性。作用的受限性。它只对与会单位、与会人员有一定它只对与会单位、与会人员有一定的约束力，的约束力，要求他们对会议议定的事项共同遵守、信守承要求他们对会议议定的事项共同遵守、信守承诺。诺。若希望会议纪要扩大读者范围和影响力，则需由上级若希望会议纪要扩大读者范围和影响力，则需由上级机关将之作为机关将之作为“通知通知”的附件下发。的附件下发。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （三）会议纪要的类型（三）会议纪要的类型 按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型：按照会议内容的不同，会议纪要可以划分为以下几种类型：1 1决策性会议纪要。决策性会议纪要。主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和主要记载和反映领导层制定的决策事项，作为传达和部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。部署工作的依据，对今后的工作具有指导作用。常用于领导办公会议。常用于领导办公会议。2 2研讨性会议纪要。研讨性会议纪要。主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会主要记载和反映经验交流会议、专业会议或学术性会议的研讨情况，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。议的研讨情况，旨在阐明各方的主要观点、意见或情况。主要用于职能部门和主要用于职能部门和学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。学术研究机构召开的专业会议或学术研讨会议。3 3协调性会议纪要。协调性会议纪要。主要记载双边或多边会议达成的协议情况，主要记载双边或多边会议达成的协议情况，以便作为以便作为会后各方执行公务和履行职责的依据，对协调各方今后的工作具有约束作用。会后各方执行公务和履行职责的依据，对协调各方今后的工作具有约束作用。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。常用于领导机关主持召开的多部门协调会或不同单位联席办公会。根据写法的不同，会议纪要则可分为根据写法的不同，会议纪要则可分为分项式会议纪要、综述式会议纪要和分项式会议纪要、综述式会议纪要和摘要式会议纪要摘要式会议纪要三种类型。三种类型。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （四）会议纪要的结构与写法（四）会议纪要的结构与写法 1 1、标题、标题 会议纪要的标题有两种写法：会议纪要的标题有两种写法：（1 1）由）由会议名称和文种会议名称和文种“会议纪要会议纪要”组成组成 (最常最常用用)。如。如全国农村工作会议纪要全国农村工作会议纪要,全国高校大全国高校大学语文教学研讨会纪要学语文教学研讨会纪要。（2 2）由）由召开会议的机关、内容和文种召开会议的机关、内容和文种“会议纪要会议纪要”组成，如组成，如省经贸委关于企业扭亏会议纪要省经贸委关于企业扭亏会议纪要。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 2 2、正文、正文 会议纪要的正文由会议纪要的正文由导言、主体和结尾导言、主体和结尾三部分组成。三部分组成。（1 1）导言。即会议组成情况。）导言。即会议组成情况。通常采用简述式写法，简述会议时间、地点、出席人通常采用简述式写法，简述会议时间、地点、出席人员、中心议题和议程等。员、中心议题和议程等。（2 2）主体。）主体。即会议的主要精神。即会议的主要精神。综述式会议纪要。综述式会议纪要。即对会议的内容或议定事项，进行综合概括，按性质分成若干部即对会议的内容或议定事项，进行综合概括，按性质分成若干部分，然后依据一定的逻辑顺序排列写出。议题比较重大，涉及面较广的会议纪要，多属此分，然后依据一定的逻辑顺序排列写出。议题比较重大，涉及面较广的会议纪要，多属此类。类。分项式会议纪要。分项式会议纪要。即把会议的内容或议定事项，分条列项地写出。许多办公会议纪要即把会议的内容或议定事项，分条列项地写出。许多办公会议纪要或讨论解决较具体、较专门问题的会议纪要属于这一类。或讨论解决较具体、较专门问题的会议纪要属于这一类。摘要式会议纪要。摘要式会议纪要。即将与会者的发言按中心议题的要求择其要点摘录出来，按内容性即将与会者的发言按中心议题的要求择其要点摘录出来，按内容性质归类后写出。对发言者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反映与会者的质归类后写出。对发言者要写出真实姓名和职务、职称。这种写法能客观地反映与会者的观点和主张，还能较大限度地保留谈话风格。观点和主张，还能较大限度地保留谈话风格。（3 3）结尾。）结尾。一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾。一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作 （五）注意事项（五）注意事项 1 1会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，会议纪要是对会议全部材料的概括、综合和提炼，因此，必须广泛搜因此，必须广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。集会议材料，全面掌握会议情况；按照会议精神，对材料分类和筛选。2 2抓住要点。抓住要点。突出会议主题。把会议的主要情况简明真实、准确、扼要突出会议主题。把会议的主要情况简明真实、准确、扼要地反映出来，把会议议定的事项一一叙述清楚。地反映出来，把会议议定的事项一一叙述清楚。3 3语言表达上，以叙述为主。语言表达上，以叙述为主。语言要精炼、通俗，篇幅一般不宜太长。语言要精炼、通俗，篇幅一般不宜太长。4 4根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构。根据会议的内容及规模，选用恰当的写作结构。结构安排要合乎逻辑，结构安排要合乎逻辑，条理清楚。条理清楚。5 5注重使用会议纪要的习惯用语。注重使用会议纪要的习惯用语。会议纪要会议纪要常常以常常以“会议会议”为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应为第三人称而记述会议内容。因而，主体部分应注重使用注重使用“会议认为会议认为”、“会议提出会议提出”、“与会者一致认为与会者一致认为”、“会议决定会议决定”、“会议要求会议要求”、“会议希望会议希望”、“会议号召会议号召”等作为层次或段落的开头语。等作为层次或段落的开头语。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作（六）会议纪要与会议记录的区别（六）会议纪要与会议记录的区别 会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。围内传达或传阅，要求贯彻执行。函和会议纪要的写作函和会议纪要的写作第三节第三节 行政公文写作行政公文写作注意事项及处理要求注意事项及处理要求公文工作基本要求公文工作基本要求4合法合法（党的路线方针政策，国家的法律法规，上级机关的指令等）4合规合规（语言文字、结构体式、文种等准确规范）4合理合理（全面、准确地反映客观实际，提出的政策、规定、措施等切实可行，紧急公文应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度等）行文规则行文规则41.确有必要，注重效用42.按隶属关系行文43.按职权范围行文44.同级机关可联合行文45.党政分开行文46.“请示”的相关规定47.主送与抄送的规定 行文规则行文规则41、行文应当确有必要，注重实效。省政府、省厅都有明确要求，要避免文山会海。发文要坚持少而精的原则，既要提高质量，又要控制数量。这里把握五个原则：4凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题，不发公文。4凡是可以用办公室公文解决的问题，不发部门公文；可以用便函解决的问题，不发正式公文；可以用电子公文解决的问题，不发纸质公文。4除有特别规定的外，涉及人、财、物等具体业务问题的，可以直接向有关主管部门行文，不必经政府转办。4各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等，一般不以政府或政府办公室名义批转或者转发。上级的公文，如需各地、各部门贯彻执行的，一律将原件翻印下发；确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。42、下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。43、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。44、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文，确有必要和有关部门联合行文的，应当明确主办部门。45、政府各部门可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。46、行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使用复印件会签。47、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。48、“报告”不得夹带请示事项。49、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。42、下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。向下级机关的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。43、各部门需要请示政府的事项，应当抓紧做好前期工作及时上报，给政府留出研究、决策的时间：一般事项不得少于2周，紧急事项不得少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日以内批复的，除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外，必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。44、属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文，确有必要和有关部门联合行文的，应当明确主办部门。45、政府各部门可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文，一般不得向下一级政府正式行文；如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公室转发。46、行政机关联合行文，主办机关排列在前、首先签署意见，协办机关依次会签；一般不使用复印件会签。47、“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关，也不得抄送个人。48、“报告”不得夹带请示事项。49、不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准，或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项，应当使用“函”，不得使用“请示”或“批复”。党的机关公文版头形式党的机关公文版头形式4中共文件 用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。4中国共产党委员会（）用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。4中共办公厅（室）文件、中共办公厅（室）（）用于各级党委办公厅（室）根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。4中共部文件、中共部（）用于除办公厅（室）以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。行政机关公文格式行政机关公文格式4文件格式4公文的特定格式信函式格式命令格式会议纪要格式信函式格式信函式格式4发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。4每行居中排28个字。首页不显示页码。4发文机关名称及双线均印红色。4发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。4发文字号下空l行标识公文标题。4如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。4两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。命令格式命令格式4命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号；令号下空2行标识正文；4正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务；4联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。4在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。4分送机关标识方法同抄送机关。4其他要素从本标准相关要素说明。会议纪要格式会议纪要格式4会议纪要标识由“会议纪要”组成。标识位置距版心上边缘25mm。用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。4会议纪要不加盖印章。4其他要素从本标准相关要素说明。本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要，可用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显示。公文的要素公文的要素4主旨4材料4结构4语言公文主旨公文主旨表现形式：表现形式：标题 开头 小标题 段旨句 结尾要求要求:一文一旨 篇前撮要 合法合理 鲜明一致公文材料的筛选公文材料的筛选4切题4真实4典型4现实4概括公文语言的要求公文语言的要求4准确4庄重4平实4简明阿