入职培训系列之一职场沟通.ppt

入职培训系列之一职场沟入职培训系列之一职场沟通通书面表达与沟通书面表达与沟通故事：新任总经理助理的麻烦故事：新任总经理助理的麻烦无论是公司的内部部门之间还是与外部客户之间，相互无论是公司的内部部门之间还是与外部客户之间，相互之间的协调、沟通与支持都应当有书面沟通函件之间的协调、沟通与支持都应当有书面沟通函件 在在IT企业，常用到的书面表达和沟通包括通知、会议纪企业，常用到的书面表达和沟通包括通知、会议纪要、入职总结、项目总结和计划要、入职总结、项目总结和计划通知通知通知通知Y2全体学员：全体学员：本星期日（本星期日（8月月18日）上午十时，中心签约日）上午十时，中心签约IT企业代表与企业代表与Y2全体学全体学员在中心第二教室举行北大青鸟招聘说明会，请准时出席。员在中心第二教室举行北大青鸟招聘说明会，请准时出席。通知通知关于关于2008年元旦放假的通知年元旦放假的通知全体员工：全体员工：根据全国年节及纪念日放假办法的规定及国务院办公厅关根据全国年节及纪念日放假办法的规定及国务院办公厅关于于2008年部分节假日安排的通知精神，今年公司元旦放假时间为：年部分节假日安排的通知精神，今年公司元旦放假时间为：元月元月1日至日至3日，共日，共3天。元月天。元月4日正常上班。日正常上班。2007年年12月月29日（星期日（星期六）、六）、30日（星期日）分别上元月日（星期日）分别上元月2日（星期三）、日（星期三）、3日（星期四）的日（星期四）的班。班。放假期间，公司安排值班人员要坚守岗位、高度负责，做好节日放假期间，公司安排值班人员要坚守岗位、高度负责，做好节日期间防火防盗工作，切实保障员工和财产的安全。预祝大家过一个愉期间防火防盗工作，切实保障员工和财产的安全。预祝大家过一个愉快的元旦！快的元旦！*市市*科技开发有限公司科技开发有限公司2007年年12月月21日日训练：写通知训练：写通知请在请在5分钟之内，写一篇拔河比赛的通知分钟之内，写一篇拔河比赛的通知内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 会议纪要会议纪要概念：概念：会议纪要是指根据会议记录、会议文件及其他有关材料加工整理会议纪要是指根据会议记录、会议文件及其他有关材料加工整理而成的，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位或部门执而成的，是会议议定事项和重要精神，并要求有关单位或部门执行的一种文体。行的一种文体。会议纪要特点：会议纪要特点：综合性综合性指导性指导性备查性备查性会议纪要会议纪要会议纪要一般分两大部分会议纪要一般分两大部分开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、开头第一部分一般应写明会议概况，包括会议进行的时间、地点、届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行届次、组织者、出席和列席人员名单、主持人、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等。情况以及对会议的总体评价等。第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和第二部分是纪要的中心部分，反映会议的主要精神、讨论意见和议决事项等。议决事项等。根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下三种根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下三种写法：写法：集中概述法集中概述法分项叙述法分项叙述法发言提要法发言提要法会议纪要的写法会议纪要的写法会议纪要样例会议纪要样例产学研讨论会议纪要产学研讨论会议纪要 时时 间：间：2004年年2月月16日上午日上午 主主 持持 人：毛大龙人：毛大龙 出出 席席 人：人：黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜黄立鹏、王梅珍、陈星达、陈运能、张福良、黄炜 列列 席席 人：人：林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、林建萍、徐进、李克让、梁慧、朱国定、吕秀君、郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、郑禄红、李滨、张剑锋、董珍时、夏朝丰、陆丽君、刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波刘雪燕、任振成、冯盈之、范建波会议要点：会议要点：1、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和、毛大龙同志传达了全国第二次产学研工作会议精神和2004年全省年全省教育工作要点。要求要结合上级指示精神，创造性地开展工作。教育工作要点。要求要结合上级指示精神，创造性地开展工作。2、会议决定，王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。、会议决定，王梅珍同志协助毛大龙同志主持学院行政日常工作。各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作，分管领导要在职权各单位、部门要及时向分管领导请示、汇报工作，分管领导要在职权范围内大胆工作，及时拍板。如有重要问题需要学院解决，则提交办范围内大胆工作，及时拍板。如有重要问题需要学院解决，则提交办公会议研究。公会议研究。会议纪要与会议记录的区别会议纪要与会议记录的区别性质不同性质不同会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是行政公文。是行政公文。功能不同功能不同会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 总结计划总结计划概念：概念：总结：单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾总结：单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。性文书。总结总结总结的写法总结的写法 标题标题 正文正文 前言前言主体主体结尾结尾落款落款总结样例总结样例试用期工作总结试用期工作总结试用期工作总结试用期工作总结 项目总结项目总结 项目总结应达到的目的：项目总结应达到的目的：1、确认本项目中什么是行之有效的、确认本项目中什么是行之有效的2、防止重复错误、防止重复错误3、激励团队成员、激励团队成员4、作为项目实践的证据、作为项目实践的证据项目总结内容 项目时间项目时间项目成本项目成本 实际开发结果实际开发结果 产品产品 主要功能和性能主要功能和性能 项目质量项目质量 基本流程基本流程 进度进度 人员管理以及沟通交流人员管理以及沟通交流 采用的新技术或新方法采用的新技术或新方法 项目特点项目特点 开发工作评价开发工作评价 客户反馈客户反馈 经验与教训经验与教训 内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 项目计划项目计划计划的概念计划的概念 机关、团体、企事业单位或个人机关、团体、企事业单位或个人，对一定时期的工作预先做出安，对一定时期的工作预先做出安排和打算时，都要制定计划。计划的内容和写法要比规划具体、排和打算时，都要制定计划。计划的内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中。深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中。计划包括的内容计划包括的内容开头开头 主体主体 要做哪些事要做哪些事做到何种程度做到何种程度怎么做（详细步骤和安排）怎么做（详细步骤和安排）谁来做（具体到人）谁来做（具体到人）结尾结尾 写计划常见的问题写计划常见的问题对计划不重视对计划不重视 把目标当成计划，只有目标，没有完成目标具体的方法、把目标当成计划，只有目标，没有完成目标具体的方法、步骤、策略步骤、策略计划不具体、不明确，没有落实到人计划不具体、不明确，没有落实到人 案例讨论：突发奇想案例讨论：突发奇想 A公司是从事外包和系统集成的软件开发商，经常需要在公司是从事外包和系统集成的软件开发商，经常需要在不同的行业打单。不同的行业打单。最近他们又为河南的一个投标的软件项目组织了一个临时最近他们又为河南的一个投标的软件项目组织了一个临时的突击小组，主要是为该项目构造一个原型，为竞标演示的突击小组，主要是为该项目构造一个原型，为竞标演示做准备。软件小组组织架构是这样的做准备。软件小组组织架构是这样的内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 平级沟通（平级沟通（1）做个让人喜欢的人做个让人喜欢的人维护他人的自尊；维护他人的自尊；不自私，不逞强；不自私，不逞强；尽量使自己成为一位随和的人；尽量使自己成为一位随和的人；避免发怒；避免发怒；不嫉妒不嫉妒做个让人信服的人做个让人信服的人诚实，做人的灵魂；诚实，做人的灵魂；真诚，信赖的基石；真诚，信赖的基石；守信，说到就要做到；守信，说到就要做到；平等，绝不盛气凌人。平等，绝不盛气凌人。平级沟通（平级沟通（2）如何寻求帮助如何寻求帮助尽心尽力地帮助他人：不带个人目的去帮助他人；尽心尽力地帮助他人：不带个人目的去帮助他人；强化自己的团队合作精神；不可贪功，不要独揽荣誉；强化自己的团队合作精神；不可贪功，不要独揽荣誉；用具体的行为描述赞美他人以及指出问题；用具体的行为描述赞美他人以及指出问题；不要过于直率地、特别是当众指出别人的错误；不要过于直率地、特别是当众指出别人的错误；勇于承认你需要别人帮助：不要害怕勇于承认你需要别人帮助：不要害怕“丢面子丢面子”而不懂装懂；而不懂装懂；案例分析：同事之间案例分析：同事之间 李明是一个项目的领导，刘刚是他团队里的软件工程师。李明是一个项目的领导，刘刚是他团队里的软件工程师。李明：李明：“几个星期以前，我给项目团队每人发了一份电子几个星期以前，我给项目团队每人发了一份电子邮件，告诉大家今天离开中心前提交每个人的进度及项目邮件，告诉大家今天离开中心前提交每个人的进度及项目模块开发文档。而且，你可能要用到这些，因为明天下午模块开发文档。而且，你可能要用到这些，因为明天下午2：00我们组的项目情况阶段评审，需要你代表我们项目我们组的项目情况阶段评审，需要你代表我们项目组进行讲演组进行讲演”内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 客户沟通客户沟通多用请求句多用请求句 少用否定句少用否定句 运用负正法运用负正法 语气应委婉、尊敬语气应委婉、尊敬 用词不能太专业用词不能太专业 案例分析：难缠的小鬼案例分析：难缠的小鬼 前前段段时时间间，刘刘笑笑参参与与的的两两个个项项目目都都碰碰到到了了客客户户沟沟通通问问题题。在在做做出出产产品品试试用用版版本本后后，总总有有那那么么几几个个用用户户“百百般般刁刁难难”，提提出出各各种种各各样样的的问问题题，他他们们甚甚至至会会帮帮项项目目组组规规划划开开发发的的思思路路，提提供供设设计计界界面面，会会从从他他们们理理解解的的软软件件工工程程角角度度给给项项目目组组出出谋谋划划策策，如如果果不不按按照照他他们们的的思思路路做做，系系统统就就不不可可能能过过他他们们这这一一关关，后后来来关关系系搞搞得得比比较较对对立立。项项目目马马上上就就验验收收了了，可可是是那那几几个个“难难缠缠的的小小鬼鬼”如如果果过过不不去去的的话话，一一切切将将白白搭搭内容概要内容概要书面沟通书面沟通通知通知会议纪要会议纪要总结总结计划计划职场沟通职场沟通与同事沟通的一般原则与同事沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与客户沟通的一般原则与上司沟通的一般原则与上司沟通的一般原则 与上司沟通（与上司沟通（1）沟通原则沟通原则了解上司的性格特点；了解上司的性格特点；记下领导交办事项的重点；记下领导交办事项的重点；确认理解命令内容和含义；确认理解命令内容和含义；快速响应，主动请示汇报；快速响应，主动请示汇报；沟通的基调：尊敬、执行、配合。沟通的基调：尊敬、执行、配合。与上司沟通（与上司沟通（2）汇报：汇报：向直接上级汇报，切忌越级；向直接上级汇报，切忌越级；充分准备，把握报告的时机；充分准备，把握报告的时机；语言简洁、用词准确无歧义；语言简洁、用词准确无歧义；列出详细的资料和分析结果；列出详细的资料和分析结果；避免直接地指出上司的错误；避免直接地指出上司的错误；除非有上司明确指示，否则不能只提问题，不谈解决方案；最好除非有上司明确指示，否则不能只提问题，不谈解决方案；最好提供两种以上的解决方案，并列出每个提案的优缺点。提供两种以上的解决方案，并列出每个提案的优缺点。案例分析：与项目经理吵架案例分析：与项目经理吵架 李爽是项目组的设计师和高级程序员。李爽是项目组的设计师和高级程序员。昨天李爽和项目组的项目经理吵了整整一下午，为什么？昨天李爽和项目组的项目经理吵了整整一下午，为什么？全部在一个测试报告上，李爽认为应该把第三期迭代测试全部在一个测试报告上，李爽认为应该把第三期迭代测试中发现的问题和第一、二期迭代测试中发现的问题汇总起中发现的问题和第一、二期迭代测试中发现的问题汇总起来，写到测试总结报告上。李爽认为客户有权力知道他们来，写到测试总结报告上。李爽认为客户有权力知道他们要使用的系统在测试中出现了什么问题、项目组解决了什要使用的系统在测试中出现了什么问题、项目组解决了什么问题、还有多少遗留问题无法解决么问题、还有多少遗留问题无法解决总结职场沟通的原则职场沟通的原则谦虚、坦诚谦虚、坦诚 沟通以对方为主，多站在对方的立场考虑问题沟通以对方为主，多站在对方的立场考虑问题 结束语结束语善用书面表达，提升工作效率善用书面表达，提升工作效率学会主动沟通，工作更加顺畅学会主动沟通，工作更加顺畅结束结束