学院档案工作管理规范.docx
学院档案工作管理规范根据教育部、国家档案局发布的高校档案管理办法 文件精神，结合我校档案工作具体情况，特制定本规范。第一章档案立卷归档一、按国家档案局有关规定，结合本单位、部门档案工 作实际，认真鉴定各类档案材料归档与不归档的范围。二、坚持文书处理部门和各业务部门立卷归档制度。凡 属文书、科技、会计等各门类档案归档范围内的文字材料、 图表、声像、照片等均由承办部门负责收集，并按有关要求 立卷归档。三、各类文件材料立卷归档时间除有特殊规定外，一般 都要在翌年六月以前立卷归档完毕。四、确保档案齐全完整，保持立卷归档文件材料之间的 有机联系。五、保证立卷归档质量，要求组卷合理、整理规范、编 号准确、字迹整洁美观。各类档案整理均应符合国家档案行 政部门或有关专业主管部门的业务规范要求。第二章档案管理一、凡属于本单位、部门归档范围内的各类文件材料, 必须按规定向学校档案馆移交，实行统一管理。二、针对文书、科技、财务档案及其他专门档案的特点 及载体的差异，采用不同的保管形式和方法。三、学校档案馆接受档案时，应进行审查，根据案卷目 录查点清楚，及时入库。四、档案库房管理要按照国家有关规定做好防火、防光、 防毒、防盗、防鼠、防高温高湿、防有害气体等工作，确保 档案安全。五、保持库房整洁，定期对档案资料进行检查、清理、 核对工作。发现问题要及时向领导报告，对破损档案应及时 抢救。六、非档案馆管理人员不得进入档案库房。七、档案有关资料的收集、移交、销毁，必须严格履行 交接手续和审批制度。八、学校档案馆应定期会同各相关单位、部门对超过保 管期限的档案进行审查、鉴定，经过鉴定，对确无保存价值 的档案提出销毁建议，报分管校领导批准后销毁。九、对已批准需销毁的档案，必须在归档总目录上予以 注销，并执行两人签字和两人监销制度。十、档案管理部门应根据工作需要，配备必要的设备设 施。十一、档案管理部门应根据工作需要编制必要的检索工 具。第三章档案利用（借阅）一、档案借阅（一）档案利用必须严格遵守保密制度。查阅人不能随 意离开查阅室，外单位来我校查阅未开放的档案，除须持有 单位介绍信外，还须经我校有关领导批准方可查阅，不得抄 录或借出。学校各部门借阅档案，必须办理借阅手续。（-）非档案馆工作人员未经许可，不能进入档案库房 查找档案材料。（三）机密、秘密、绝密档案借阅一律按照档案安全 保密标准耍求办理。（四）档案管理工作人员应做好档案登记和效果记录, 做好信息反馈、总结经验，促进档案管理工作的开展。（五）查阅档案应在档案室（或阅文室）进行，不得改 变档案原始状态，不得在档案文件上划道、涂改、折卷、裁 剪、拍照、撕毁，确保档案的原貌与整洁。特殊情况需借出 的，须经档案馆负责人批准，必要时须经主管校领导批准, 借出时间不得超过一周,需继续使用者必须办理续借手续, 确保档案的完整与安全。所借档案不得转借他人或无关人员 阅读。（六）借阅人员如出差或调动工作，应将所借档案材料 全部归还档案管理部门。（七）借阅档案归档时，档案管理人员应当面核查无误 后，在档案借阅登记表上注销并签字。如发现归还的档 案有缺页缺卷现象，应立即要求借阅人弥补，如有遗失，应 由借阅人所在单位写出书面报告，按有关规定处理。（A）珍贵的实物档案，重要的照片、底片、缩微胶卷 等档案一律不得借出。（九）凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、册U刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家档案法保密法追究法 律责任。二、档案的复制（一）普通档案材料应在档案管理部门复印。（二）涉密档案一般不得复制。特殊情况需要复制的机 密（含）以下档案，需经拟复制单位、部门负责人和档案馆 主要负责人、必要时经主管校领导审批。复制绝密级档案需 经文件制定机关批准。（三）外单位复制档案资料，需持单位介绍信，经批准 后办理。第四章档案保密一、严格遵守保密法档案法和高等学校档案 管理办法。二、不因工作以外的原因打听国家秘密或案件情况。三、不在公共场所，不和家属、子女、亲友谈及国家机 密。四、不在私人交往中泄露国家秘密和案件情况。五、不私自抄录、复印秘密文件资料。六、不携带秘密文电和案卷到宿舍和公共场所。七、不用普通电话和无线电话传递国家秘密事项。八、不用传真机传输秘密文件。九、不在个人著作和文章中引用国家秘密。十、发现泄密问题时要及时向有关领导汇报，并采用补 救措施，防止扩散。第五章档案人员岗位职责一、严格遵守并执行中华人民共和国档案法及实 施办法，认真贯彻党和国家关于档案工作的方针政策。二、认真学习党的路线、方针、政策，坚持四项基本原 则，努力提高政治思想水平。热爱本职工作，刻苦钻研业务， 努力提高自身的文化、业务素质。三、认真收集、鉴定、归档、整理本部门的档案材料。 积极开发档案信息资源，为学校的各项工作服务。四、严格遵守党和国家的保密制度，不得擅自提供档案 或向他人泄露档案内容。五、严格按照档案工作的各项规章制度办事。六、忠于职守，确保档案载体和档案机密的完整与安全。第六章附则本规范由档案馆负责解释，规范自发文之日起执行。
