公司外事接待工作制度.docx

公司外事接待工作制度第一章总则第一条为了规范集团公司外事接待工作，加强集团公司和国外及 港澳台地区的交流与合作，按照上级有关文件精神，结合集团公司的 实际情况，特制定本制度。第二条外事接待的原则：（一）坚定维护国家的主权和利益，维护民族尊严。（二）遵守内外有别的原则，仔细执行党的对外方针政策，郑重遵 守外事纪律和涉外人员守则，严守国家机密，自觉维护国家荣誉。（三）参加外事接待人员应做到热烈、友好、不卑不亢。（四）坚持平等、对等原则。出席外事会见的主宾双方的级别、人 数应大致相当。（五）坚持务实原则，重礼仪、讲实效，厉行节约。外事接待的承 办单位应该有针对性地支配外事会见及须要的参观、宴请等活动。原 则上不接待与集团公司或所属单位业务无关或无实质性内容的外事 拜访。（六）遵守事前请示的原则。未经集团公司批准，各单位（或部门） 不得自行接待有关洽谈合作的外事会见。其次章外事接待审批程序第三条外事接待工作郑重按照以下审批程序举行：（一）集团公司办公室为集团外事接待的综合归口管理和协调部门, 总部各部门、所属各单位的外事活动必须按规定事先报其审核，并经 集团公司领导批准后执行。外事分部为外事接待申请的受理部门。（二）外国公司及涉外活动承办单位以传真或专人递交等方式报送 申请材料。倘若需要公司领导出席接洽的外事接待，原则上需要提前 十天以上上报审批。（三）外事分部对所申请的外事接待的重要性、须要性及时光支配 等方面举行审核，对不符合要求的申请，将在两个工作日内书面或电 话与申请单位反馈修改或不予受理的意见。（四）任务受理后，外事分部将在一个工作日内提出拟办意见。（五）呈送办公室分管领导审核。（六）呈送集团公司分管领导审批。（七伸请如获批准，外事分部将落实会见或宴会的时光、地点， 并在一个工作日内向与会人员所在单位发出外事会见通知或外事宴 请通知。（八）相关单位接到通知后，按要求派员参加，并及时将名单报至 外事分部。（九）外事分部跟进会见的决定工作，落实与会人员、车辆支配、 会场国旗、座签、礼品、宴请、照相等事宜。（十）外事分部跟进会见，须要时供养翻译服务。第四条外事接待申请材料要求（包括但不限于以下材料）：（一）传真函。来函主送集团公司，标题为关于XX公司拟拜会（或 宴请）XX单位的函。内容包括：外国公司（组织机构）的名称，单位背 景，与集团或所在单位的关系，宾客的名单、职务，巴望拜访的集团领导或所在单位领导，拜访的时光、地点，商谈可能涉及的主要内容， 并供养要求会见单位的联系人姓名及联系电话、传真电话、手机等信o（二）重要外事接待须附上议程及行程计划。（三）其他相关材料。第三章外事会见或外事宴请礼仪要求第五条外事会见或外事宴请的部分礼仪要求：（一）条件允许，男士普通穿西装、扎领带，女士普通穿正装。（二）遵守会议时光，我方人员普通需提前五分钟到达会场。决定 时光的会见原则上不能随意更改，异常是有集团公司领导参加的会见。（三）按照对方出席人数，决定好需交换的名片及其他物品等。（四）决定好交谈的话题。普通情况以出席会议的最高领导洽谈的 话题为主。（五）洽谈过程中，不要太拘谨，也不要太随意，要有良好的形象。（六）洽谈过程中，请与会人员将手机关机或调至振动。重要事件 需紧张处理的，要向宾客说明并致歉后才离开会场。第四章外事纪律第六条外事会见或外事宴请必须遵守以下纪律：（一）外事接待中，要自觉遵守国家的法律规矩，洽谈内容需符合 有关保密方面的政策规定。（二）要避免洽谈与主题无关的话题，异常是有关国家政治的敏感话题。（三）要尊重宾客所在国家的习俗，异常是其宗教信仰、饮食习惯等。（四）未经集团公司书面通知，不得采用境外媒体的采访。第五章附则第七条本制度自印发之日起执行。第八条本制度由集团公司办公室负责解释。