广告公司设计部文件管理制度.docx

文件管理制度一,纸质文件（一）、客户或业务提供的说明文件1、客户或业务提供的纸质说明文件需妥善保管，未完成工程的纸质说明文件需 使用本夹夹在一起，工程完成后将纸质说明文件按月份保存在档案单中。2、每季度末集中销毁上一季度保存的纸质说明文件，由设计部和业务部共同监 督执行。（二）、印刷品成品1、印刷品成品送至门店后需至少留存1张存档。2、从印刷品成品中并挑选局部优秀设计及行业分类设计作为模板样品留存。（三人设计单1、设计单需按照日期倒序排放，夹于设计联单本夹中。2、每月整理装订后与粉色设计联单共同放入档案袋保存。.二、电子文件（一）、客户或业务提供的电子文件1、客户或业务提供的文件类型分为以下三类电子文裆如 txt、word、excel> ppt> pdf 等;图片文件如:jpg> png、bmp、tif> gif 等;设计文件如：psd、psb、ai> eps> cdr> dwg> tif 等；2、客户或业务提供的电子文件禁止重命名文件及修改文件内容；3、客户或业务提供的电子文件需存放在工程文件夹内，如需更改内容需复制并 按照标准进行重命名后更改。4、临时客户提供的文件如打印文档、图片除客户要求删除外禁止使用后立刻将 文件删除，需将文件存储在临时文件夹内，定期清理。（二）、文件储存和命名规那么1、设计部文件存储采用服务器模式，设计师电脑仅留存必须的软件及进行中项 目的文件；所需的素材、原始文件从共享服务器中获取；设计完毕的所有文件按 照文件命名制度命名后上传至共享服务器相应的个人文件内，新建文件夹命名为 工程名称储存；设计部主管每周审查已完成的设计文件，并将文件转移至服务器 内已完成工程'文件夹存档。2、服务器内文件分为以下几个文件夹：工程文件：进行中工程、已完成工程、取消工程底稿；素材：软件安装包、Windows系统安装包、字体、素材；文档：新奇迹广告、新奇迹装饰、晨讯商贸及文件夹内部门子文件夹；3、设计师个人电脑分为以下几个文件夹：工程：进行中工程；素材：素材；文档：公司制度、部门制度、公司下发的文件；临时文件：客户临时文件4、统一命名存储客户文件资料，新工程需按照：首字母-客户全称的格式新建文 件夹存储，公司名之前有地区名不写，除地区名外禁止缩写；例如：公司全称为三河市新奇迹广告'文件夹命名为'X-新奇迹广告股份'禁 止简写为'新奇迹广告公司'或'新奇迹广告5、新建文件命名格式为：工程名称-材质-尺寸-数量-日期例如：XX超市-喷绘布-2000X3000-1张-170101XX 酒店-门头-6500X2000-1701016、转制作的文件命名格式为：新奇迹-工程名称缩写-材质（特殊要求）-尺寸-数 量-日期例如：新奇迹-XX-相纸写真四角打扣眼-80X180-2张-161010新奇迹-XX-157克铜版纸单面覆亚膜-A4-5000张-正面T610107、分店人员每周二例会时将上周一至周日的设计文件使用移动存储设备及相对 应联单带至1店进行存档备份。（三）、设计稿件规定1、PS文件除非必要禁止合并图层，如必须合并才可编辑，可编组复制后隐藏原 编组在新编组进行编辑；尽量使用智能对象、图层蒙版、调整图层等方法对图层 进行非破坏性编辑；矢量文件需留存一份可编辑文字的文件后才可转曲；目的在 于最大化保存文件的后期可编辑性。2、发光字、雕刻的矢量文件需去除无用的路径和图片，仅保存雕刻路径。3、禁止随意更改其他设计师的设计稿，如有需要那么需另存为：原文件名+新日期 后进行编辑；已有原稿且无需改动进行制作的文件需重命名为原文件名+新日期 后发送。（四）、设计稿的发送1、转制作的文件通常为JPG图片或转曲后的矢量文件，如有需要发送其他格式 时需另存为发送文件名格式后对文件进行处理，去除其可编辑性。2、客户如需设计稿，只可提供截图或低分辨率版本，经部门主管同意方可提供 给客户制作文件或设计文件。（五）、文件平安1、客户所携带的移动硬盘、手机、U盘等移动存储设备连接电脑后需先进行查 杀后才可进行操作，不运行可疑的未知exe （可执行程序）、bat （批处理文件）、 ink （快捷方式）文件；2、设计师电脑必须设置显示文件后缀名，显示隐藏文件。3、设计师软件必须设置自动保存功能。4、拔出移动存储设备前必须先弹出。5、公司提供专用存储设备（U盘、移动硬盘），禁止擅自携带存储设备拷贝公司 文件。6、禁止无关人员操作设计师电脑。