股份制有限公司业务外包管理制度.docx
股份制业务外包管理制度一、业务目标1 .业务外包应当符合国家相关法律法规和企业内部规章制度的要求。2 .业务外包内容应当符合公司开展战略。公司应根据自身的管理和资源状况, 有效利用社会资源，合理确定外包业务的范围，防止将核心业务外包。3 .建立和完善业务外包审核批准制度，规范外包业务的管理职责、权限和工 作流程，明确授权的方式、程序、责任和相关控制制度。选择优秀外包方实施合 作，提高外包业务的绩效、减少质量平安风险。4 .根据企业年度预算及生产经营计划，对业务外包的重要方面进行评估。5 .有效发挥财务监控手段，实施有效的外包业务监管，确保外包业务相关的 财务信息真实、准确、完整。6 .所选择的外包方应当资质齐全、管理规范，所有外包经营活动应在公司可 控状态下实施。二、业务风险1 .业务外包违反国家法律法规，可能遭受外部处分、经济损失和信誉损失。2 .外包范围和价格确定不合理，承包方选择不当，可能导致公司遭受损失。3 .业务外包监控不严、服务质量低劣。可能导致公司难以发挥业务外包的优 势。4 .业务外包存在商业贿赂等舞弊行为，可能导致公司相关人员涉案。三、业务范围本业务流程主要描述与外包业务相关的业务流程。包括岗位职责与权限、 承包方选择、业务外包的实施等，工程工程外包不在本业务范围内。外包业务通 常包括：研发、资信调查、可行性研究、委托加工、物业管理、客户服务、IT服 务等。四、外包业务流程1 .概述九、内控矩阵图业务 目标业务风险控制点适用单位不相容职 务别离控 制 点 分 值控制点相关 资料相关制度 索引会计报表认定与会计报表相对应 的工程L存在，发生及真实性；2.完整 性；3.权利与义务；4.估价或分 摊；5.表达或披露；6.准确性123456外包策略的制定1外包业务管理失当，可能涉及 到公司的核心业务专长，使公 司核心商业秘室外泄，使公司 失去核心竞争力、受制于承包 方，影响公司战略目标规划。 1.业务外包过程筹划不科学、 承包方选择不当、监管体系不 完善，可能造成外包为业务不 合格，发生经济纠纷或产生商 业欺诈行为，造成公司资金损 失。各下属中心、片联、特区等经营 管理单位或业务板块应根据自身 业务开展和生产经营需要，适时 实施业务外包管理。实施业务外 包应奔着科学合理、发挥优势、 提高效率的原那么，既有效利用社 会资源，又防止公司核心竞争力 外泄，合理确定业务外包的内 容。中心、片联、 特区等经营 管理单位、 片区、事业 部、分公司业务外包 申请与批 准；业务 外包批准 与执行； 业务外包 主管与监 管业务外包调 查报告、外 包工程计划 书、外包业 务申请报 告、外包业 务实施方 案、外包经营合同不管业务量大小或外包期限长 短，必须与外包方建立书面的外 包经营合同。外包经营合同应考 虑到外包业务可能涉及所有经营 风险，所有外包经营合同或协议 的订立、履行应符合本公司合 同管理制度的有关规定，外包 经营合同在签约前，必须经本公 司法律部门或专业法律顾问审核业务目标业务风险控制点适用单位不相容职 务别离控 制 点 分 值控制点相关 资料相关制度 索引会计报表认定与会计报 表相对应 的工程1.存在，发生及真实性；2.完整 性；3.权利与义务；4.估价或分 摊；5.表达或披露；6.准确性123456通过。外包业务审批权限22.实施业务外包未履行审批流 程、越权审批或监控不当，可 能因重大过失、舞弊、欺诈而 导致外包业务失败或发生违法 行为。股份公司总部明确了业务外包的 审批权限，各下属中心、片联、特 区等经营管理单位或业务板块应 在公司授权范围内组织业务外包 活动。所有业务外包活动均应接受 公司总部审计监察部的业务审计。 涉及公司重大或核心业务的外包 业务,应当提交股东大会会审议通 过后方可实施。股份公司总 部、经营管 理单位、片 区、事业部权限制定 与批准； 权限批准 与执行；外包业务申 请报告、外 包工程计划 书31 .没有外包方选择评价机制， 可能使不具备资质的外包方承 包相关业务，造成外包业务不 能按时交付或施工质量平安不 符合要求，影响公司的正常生 产经营。2 .外包方选择不慎，使公司与 承包方因企业文化、管理理念 差异距大，产生沟通障碍从而各下属中心、片联、特区等经营 管理单位或业务板块应建立承包 方资质审核和遴选制度，确保引 入资质齐全、具备资金和经营实 力、管理规范合格的外包合作伙 伴。应引入承包方竞争机制，以 促进承包方不断改进服务能力， 并降低一方服务失败可能给企业 带来的损失。片区、事业 部外包方考 察与批 准；外包工程招 标书、外包 工程投标 书、外包方 资证件、评 标记录业务目标业务风险控制点适用单位不相容职 务别离控 制 点 分 值控制点相关 资料相关制度 索引会计报表认定与会计报 表相对应 的工程1.存在，发生及真实性；2.完整 性；3.权利与义务；4.估价或分 摊；5.表达或披露；6.准确性123456无法实现业务外包的共同利益 目标。外包过程监管41 .对外包业务过程缺乏监管， 可能使外包方胡乱经营、使用 不合格原材料、施工过程方法 不合格等营私舞弊行为，直接 损害公司利益。2 .对外包业务缺乏有效的跟踪 监管或业务外包会计处理不 当，可能导致外包业力的财务 信息失真，影响公司财务决 策。各下属中心、片联、特区等经营 管理单位或业务板块应当明确每 一项外包业务的主管部门，对外 包业务的全过程实施监督管理。 应当对承包方的服务质量体系实 施评价，以降低外包服务风险。 应当外包方的员工培训、信息沟 通、固定资产管理、流动资产管 理、存货管理、资产存量和增量 的变动、数据信息的使用等活动 提出要求并实施监控。应定期对 承包方的履约能力进行评估，及片区、事业 部、分（子） 公司外包业务 执行与监 管；外包业务监 管记录、原 材料检验报 告外包业务 审计报告业务目标业务风险控制点适用单位不相容职 务别离控 制 点 分 值控制点相关 资料相关制度 索引会计报表认定与会计报 表相对应 的工程1.存在，发生及真实性；2.完整 性；3.权利与义务；4.估价或分 摊；5.表达或披露；6.准确性123456时发现潜在风险并制定相应的应 急方案。外包业务交付与验收51.对外包业务的交付验收不到 位，可能造成业务外包质量不 合格，违反国家地方有关法 律、法规和股份公司内部规章 制度，可能遭受政府主管部门 处分、经济损失或信誉损失。各下属中心、片联、特区等经营 管理单位或业务板块应建立外包 业务产品（或服务）的验收制度。 当外包业务结束时应组织对外包 业务产品（或服务）组织验收。确 保承包方提供的外包产品（或服 务）必须与外包合同或协议约定 一致，到达业务外包的效益和目 标。分（子）公司外包业务 结算与批 准；外包 业务结算 与审计；外包产品验 检验记录、 外包业务交 付验收报 告、外包业 务结算单本业务是指企业利用专业化分工优势，将日常经营中的局部业务委托给本企 业以外的专业服务机构或其他经济组织完成的经营行为，且公司核心业务不得进 行外包。2 .岗位职责与权限2.1. 公司下属各经营管理单位应建立业务外包的岗位责任制，明确外包业务 的岗位职责和权限，确保业务外包的不相容岗位相互别离、制约和监督。2. 2.外包业务审批权限3. 2.1.单项业务金额W50万元的业务外包，由分（子）公司组织招标确定承 包方，招标结果报公司下属各经营管理单位的财务部、总裁批复后，成立外包项 目组实施业务外包。4. 2. 2. 50万单项业务金额W100万元的业务外包，由分（子）公司和公司 下属各经营管理单位派出专业技术人员组织招标确定承包方，招标结果报经营管 理单位的财务部、总裁批复后，上报公司技术研发中心、法务部、经管部、财务 部、财务总监和公司分管副总裁审批后成立外包工程组组织实施。5. 2. 3.单项业务金额100万元的业务外包，由各经营管理单位派遣相关专 业管理部门或技术代表到分（子）公司组织招标，标底由专业管理部门编制，评 标由专业管理部门、审计监察部和分（子）公司共同评标，将评标结果经以上审 批程序后报公司总裁审批，经总裁审批后成立外包工程组组织实施。6. 2. 4,所有业务外包活动均应接受公司总部审计监察部的业务审计。涉及公 司重大业务的外包业务，应当提交董事会或类似权力机构审议通过后方可实施。3.外包业务流程3. 1.外包策略的制定3. 2.公司下属各经营管理单位及下属单位根据自身业务开展和生产经营需 要实施业务包时，必须制定科学合理的业务外包策略，防止将核心业务外包或涉 及公司核心商业机密的外包。3. 2.各单位应根据公司生存开展环境和公司中长期开展战略，本着提高效率、 有效利用社会资源的原那么，合理确定业务外包的内容。3. 3.实施业务外包必须编制外包工程计划书，具体阐述业务外包背景、外包 内容、实施程序、主要风险和预期收益等信息，报上级主管部门审核批准。3. 4.应确定外包业务经营涉及的财务金额，根据财务审批权限的规定确定上 报审批的范围，提交公司下属各经营管理单位主管部门或公司总部审议通过。3. 5.经上级主管部门批准通过的外包业务，其主管公司必须指定具体的职能 部门负责外包业务过程的监督管理。不得以包代管或只包不管。7. 6.重大业务外包，应提交董事会或类似权力机构审批。4.外包方选择4.1. 确定实施外包的业务，必须建立承包方资质审核和遴选制度，确保引入 资质齐全、具备资金和经营实力、管理规范的外包合作伙伴。4. 2.承包方的遴选至少应当考虑以下因素：4. 2.1.承包方是依法成立和合法经营的专业服务机构或其他经济组织，具有 相应的经营范围和固定的办公场所；4. 2. 2.承包方具备相应的服务能力、资格认证和商业信誉；4. 2. 3.承包方与公司不存在直接竞争或潜在竞争关系；4. 2. 4.承包方在知识产权保护方面的力度和效果不影响公司业务；4. 2. 5.承包方应当具备相应的专业资质，其从业人员符合岗位要求和任职条 件，并具有相应的专业技术资格；承包方的技术及经验水平符合本企业业务外包 的要求。4. 3.各经营管理单位业务板块实施业务外包时，必须引入承包方竞争机制, 遵循公开、公平、公正的原那么，采用适当方式，择优选择外包业务的承包方。采 用招标方式的，应当符合招投法的相关规定。公司及相关人员在选择承包方的过 程中，不得收受贿赂、回扣或者索取其他好处。承包方及其工作人员不得利用向 公司及其工作人员行贿、提供回扣或者给予其他好处等不正当手段承揽业务4. 4.分（子）公司在各自权限范围内的业务外包，应将初选的外包方的信息， 包括：业务能力、资格认证、信誉、知识产权保护方面的力度和效果、是否存在 直接竞争或潜在竞争关系、业务外包的行情等信息资料，按程序分别报上级主管 部门或公司下属各经营管理单位总部批准。8. 5.对于重大的业务（外包金额超过500万元）外包应由公司下属各经营管 理单位总部、专业管理部、审计监察部和分（子）公司共同组成招标组，遵循公 开、公平、公正的原那么，通过招标活动选择承包方。承包方招标原那么上实行有底 价招标，投标单位不应少于5家。年经营金额1, 000万元以上的业务外包必须分 为两个或多个标段进行招标，以防止招标失利可能给公司带来的风险。5.外包经营合同所有外包合同的签订应符合公司内部控制制度合同管理制度的有关规定。 如有悖，以公司合同管理内控制度为准。5.1. 各下属单位或分（子）公司实施业务外包时，不管业务量大小、外包 期限长短，必须与外包方建立书面的外包经营合同。5. 2.外包经营合同应针对外包业务涉及的内容和范围、双方权利和义务，服 务和质量标准、经营风险、工作目标、合作范畴、责任划分、所有权归属、结算 方式、付款方式、保密事项、违约赔偿及合约期限等所有问题，拟定合同条款。9. 3.应在合同条款中明确要求外包服务商保持专业技术服务团队的稳定性。 应明确规定新业务开发过程中涉及商业秘密、敏感数据的问题。应当与外包服务 商签订详细的“保密协议”，明确规定承包方的保密义务和责任，要求承包方向 其从业人员提示保密要求和应承当的责任，以保证本公司信息数据平安。4. 4.各下属业务板块制定外包经营合同，应根据外包业务性质的不同，及时 与承包方签订不同形式的合同协议文本，包括：技术协议书、外包加工协议、规 划试验大纲、咨询合同协议等。5. 6.在合同中约定付款事项时，应中选择分期付款方式，尾款应当在外包服 务系统运行一段时间并经评估验收后再支付。6. 7.除外包经营合同或协议约定的保密事项外，各业务板块必须根据业务外 包工程实施情况和外界环境的变化，不断更新、修正保密条款，必要时可与承包 方补签保密协议。7. 8.各类外包经营合同在签约前，必须经公司法律部门或专业法律顾问审核 通过。8. 外包过程监管6. 1.公司应当加强业务外包实施的管理，严格按照业务外包制度、工作流 程和相关要求，组织开展业务外包，并采取有效的控制措施，确保承包方严格履 行业务外包合同。6. 2.公司各下属业务板块设立的外包业务主管部门应当明确外包业务管理 流程，接受公司总部或公司下属各经营管理单位的监管：6. 2. 1.依据授权范围向公司下属各经营管理单位总部上报外包业务，公司下 属各经营管理单位总部按照经营金额的大小组织专业人员进行可行性论证后批 复或报公司总部批准后启动。6. 2. 2.公司下属各经营管理单位总部等专业管理部或审计监察部根据业务 外包的特点，决定是否分别派遣技术代表和工程督察。6. 2. 3.依据业务外包特点，在授权概算或预算范围内按程序组织招标、选择 承包单位、签订承包合同，工程正式启动。6. 2. 4.公司下属各经营管理单位财务部依据概预算批文和对招标结果的批 复向子（分）公司的业务外包实施部门拨付资金和实施资金监督。6. 2. 5.业务外包实施过程中发生增减工程，应由技术代表按授权范围分别向 上级管理部申请或备案。6. 2. 6.公司下属各业务外包单位，应当做好与承包方的 对接工作，加强与承包方的沟通与协调，及时相关信息，发现和解决外包业 务日常管理中存在的问题。对于重大业务外包，公司应当密切关注承包方的履约 能力，建立相应的应急机制，防止业务外包失败造本钱公司生产经营中断。6. 2. 7.业务外包完成后，外包业务主管部门应派专业人员和审计监察部人员 到子（分）公司进行审计和评估。并将审计和评估的结果报公司下属相关经营管 理单位或公司总部。6. 3.实施业务外包后，外包业务主管部门应当建立外包业务的服务质量评价 体系，明确监管部门的职责权限，定期对外包服务商的服务质量进行考评，公布 服务周期的评估结果，实施外包服务水平的跟踪评价。必要时，可以引入业务监 理机制，以降低外包服务风险。6. 4.外包业务主管部门应要求外包方对其员工进行培训I,确保其员工正确理 解和掌握外包业务管理制度、外包业务健康平安风险等。外包业务主管部门应当 指定专人跟踪监督外包业务流程管理制度的执行情况6. 5.外包业务主管部门必须将本单位与承包方的利益冲突、平安事项、商务 往来、市场经营信息等及时以明确方式告知承包方。外包业务归口管理部门必须 指定专人和组织相关人员定期检查和评价与承包方的关系，确保外包业务流程顺 利执行。6. 6.公司下属各经营管理单位必须建立外包业务固定资产管理制度。对于公 司所有或有优先购买权的固定资产，如因业务需要交由承包方使用，各分（子） 公司有权要求承包方按照发包方固定资产管理制度要求使用和管理固定资产。各 分（子）公司必须定期审查承包方使用和管理固定资产的情况。交由承包方使用 但所有权在本公司的资产，只能用于外包业务活动。未经发包方书面同意，承包 方不得将固定资产用作其他用途。6. 7.公司下属各经营管理单位必须建立外包业务流动资产管理制度。对业务 外包过程中形成的原材料、半成品、产成品等流动资产应有明确的防火、防盗等 平安保护措施，防止未经授权批准而挪用、转移等监控措施,并要求承包方遵循。 对由承包方责任造成的流动资产损失，应要求承包方赔偿。业务外包过程中形成 的商业信息资料（如有关咨询材料）等，承包方有责任保密，并防止公司竞争对 手获取同样信息。6. 8.公司下属各经营管理单位必须建立外包业务购存货物的授权管理制度。 对业务外包中由承包方购进的存货，承包方只能接受公司授权批准的存货订单, 并有权检验存货的数量和质量。外购存货的信息必须准确、及时在公司存货系统 中加以记录和反映。6. 9.公司下属各经营管理单位必须建立外包业务的自销存货管理制度。因业 务外包需要由发包方销售给承包方的存货，承包方只能将其用于外包业务活动, 不得挪作他用。存货销售收入应当按照国家统一的会计准那么制度的规定加以确认 和计量。1.10. 公司下属各经营管理单位必须加强由承包方使用的存货的管理。各分 （子）公司必须定期对承包方处的存货进行盘点，盘点频率由公司根据实际情况 确定。对于盘盈盘亏的存货，应当经相关单位财务负责人审批后方可进行会计处 理。1.11. 公司下属各经营管理单位必须建立外部存货库存管理制度。对于本公 司所有的、在承包方（或分包方）储存的存货，承包方应当按照公司存货库存管 理制度要求进行管理。公司应指定专人定期对库存存货进行检查。检查中发现的 次品、损坏品或过期存货，应当及时予以确认、别离和保护。6. 12.公司下属各经营管理单位应建立外包业务存货补偿制度。应指定专人 追踪、调查外部存货的一切变动，查明原因，报存货主管部门审核后处理。对于 承包方无正当原因过度使用存货，造成公司生产本钱上升，公司有权要求承包方 进行补偿。7. 13.公司下属各经营管理单位应当建立健全外包业务的索赔管理制度。对 于因承包方原因导致的外包合同协议未完整履行，应要求承包方赔偿。对于承包 方认可的赔款事项，各分（子）公司应指定专人进行跟踪、报告，及时收回赔款， 并追究责任人责任。对于长期未决赔款，各分（子）公司可以通过法律手段予以 解决。8. 14.对于业务外包过程中所有涉及公司资产存量和增量的变动，应当保有 其书面凭证，财务部据此作适当的会计处理。相关会计处理应当及时报公司下属 相关经营管理单位财务部负责人审核。9. 15.外包业务实施过程，必须对本公司数据信息实施保护，应设置承包方 使用本公司数据的访问权限。数据的授权和访问流程及其控制应当符合股份公司 内部控制制度信息系统的规定。10. 16.公司下属各经营管理单位应制定合理的业务可持续计划，防止外包业 务失败造成公司商业活动的中断，必须定期对所有重要承包方的履约能力进行评 估，据此确定业务可持续能力等级，并制定相应的应急方案。有确凿证据说明承 包方存在重大违约行为，导致业务外包合同无法履行的，应当及时终止合同。公 司外包业务可持续性应定期进行评估，评估报告应及时交管理层审阅。7.外包业务交付与验收7.1. 公司下属各经营管理单位应建立外包业务产品（或服务）的交付验收制 度。当外包业务结束时应组织对外包业务产品（或服务）的验收。7. 2.承包方最终提供的外包产品（或服务）必须与外包合同或协议约定一致。 业务外包主管部门应当对所有产品的差异予以确认，并及时告知承包方进行调整。 验收结果无法达成一致，应当按照外包合同的有关规定进行处理。7. 3.交付验收时因承包方提供附加产品等原因需要额外支付费用的，应当在 公司授权范围内提交主管部门审议批准。7. 4.验收交付时，公司财会人员应当准确计算业务外包中的退款和折扣金额, 报财务部负责人审核后予以确认和计量。11. 5.公司下属各经营管理单位应建立外包业务评审控制措施。明确业务外包 验收交付的岗位责任和权限，确保业务外包验收交付过程中的不相容岗位相互分 离、制约和监督。12. 计系统控制公司应当根据国家统一的会计准那么制度，加强外包业务会计系统控制，做好 对外包业务的会计核算与监督，做好业务外包费用结算工作。13. 任追究13.1. 经授权审批，擅自对外签订外包合同或协议，造成公司经济损失，对 相关直接责任人处以经济损失的20%进行赔付，并负激励2, 000元；9. 2.在业务外包过程中，未予及时掌握和了解承包方生产经营状况和财务状 况，导致产品质量低劣或承包业务不达标，影响公司形象，造成公司经济损失。 根据情节，对相关责任人处0. 万元负激励。9. 3.在外包业务过程中发生舞弊、欺诈等行为，损害公司利益，没收全部非 法所得，并按公司相关规定处5万元负激励及行政处分；构成犯罪的，移交司 法机关处理。五、主要控制点外包策略的制定；外包业务审批权限；外包方选择；外包经营合同；外包过 程监管；外包业务交付与验收。六、相关检查资料业务外包申请报告、业务外包调查报告、业务外包工程计划书、业务外包审 批记录、承包方招标通知、承包方标书、承包方考察评价记录、承包方资质证件、 业务外包合同、合同审查报告、外包业务监管理记录、业务外包评估报告、外包 业务交付验收记录。七、内控流程图业务外包管理流程图:
