雁栖镇社区股份合作社档案管理制度.docx

怀雁政发（2009） 17号北京市怀柔区雁栖镇人民政府关于社区股份合作社档案管理制度为推进雁栖镇各社区股份合作社（以下简称合作社）档案管 理工作的规范化、制度化，保障有关档案的平安、完整，特制定 本制度，本制度自2009年12月30日起正式实施。1、各合作社助理会计应专门负责合作社的档案管理工作， 负责档案的收集、整理和保管工作。2、合作社档案包括：（1）合作社关于进行产权制度改革的请示、批复、组织机 构名单、公告及相应的各种会议记录。（2）改革基准日的资产清查表、评估报告及户籍清查三榜。（3）合作社改革方案、章程、原始股金清退表（1956及1984 年，签字）、非股东清退表（签字）、股东登记名录、农村集体资 产产权登记证、农村合作经济组织登记证书等；（4）合作社工作计划、工作总结和重要活动方案；（5）合作社股东、股东成员小组、工作机构的请示报告， 合作社工程申报材料，申请报告，对外经验交流材料，股东来信 来访材料，以及往来的各种文书资料；（6）合作社的股东（代表）大会、理事会、监事会会议记录、 工作纪要和会议决议；（由合作社专人负责记录整理定稿后存档）（7）合作社在生产经营活动过程中形成的会计报表等会计 核算专业资料；（除按本制度外，还必须按照国家统一的会计档 案管理方法严格管理）（8）合作社所签订的各种合同、协议；（9）新闻媒体报道本合作社的文稿；（10）其他有保存价值的各种资料（具体视情况而定）3、所有的文档资料必须是有关手续办理完毕后的最终资料。4、归档材料必须用蓝色或黑色钢笔书写，文字清晰，对于 确实不能使用原件者，应使用复印件归档。5、凡归档的文件资料必须完整、真实，遵循文件的形成规 律，进行科学的分类、编目、登记和必需的加工整理。6、整理的材料须统一规格：（1）书面材料原那么上均以A4型纸为统一规格；（2）除书面材料外应备份电子文档、电子文件；（3）照片、磁带、碟片等影像材料应注明内容、时间、地 点及主要参加人员等，与书面材料分开存放。7、档案的查（借）阅必须严格履行登记手续，注明借阅人 姓名、地址、联系方式、借阅事由、借阅内容及借阅期限等。8、任何人查阅档案时，必须严格遵守阅档规定，严禁涂改、 圈划、抽取、撤换等破坏档案完整的行为。9、合作社按照国家规定确定档案保存期限。档案保管期满 需要销毁时，由档案保管人员、财务人员、理事长、监事长共同 鉴定，严格审查，编造档案销毁清册，经股东（代表）大会同意后 方可予以销毁，对于未经允许私自销毁相关档案的，要依据相关 规定追究其责任。10、合作社配备防火档案箱，对档案实行集中管理，确定专 人负责档案保管和文档的传递。11、档案保管人员离任要编制移交清单，移交人、接收入、 监交人要签字盖章。二。九年十二月三十日