团队协作要靠有效沟通.docx

团队协作要靠有效沟通有效沟通一实现，团队关系更和谐。如果不能面对面,就要选择六媒介。虽然大多数公司将协作视为重中之重，但许多公司未能做 出战略考虑，并采用适当的技术手段来支持和鼓励团队在项 目上更好地沟通。想想交流的方式是如何随着关系和交流的信息而变化的。 例如，当人们想要提供特殊新闻或敏感信息时，他们通常会对面交谈，并使用各种非语言线索来最大限度地进行情感 交流，并做出适当的回应。如果两个大学朋友一年或更长时间没有接触后，想再次取得联系，在这种情况下，一个 、一封电子邮件或信件 能够取得很好的效果。而没有事先联系，贸然到访那么可能会 令人非常尴尬。在日常生活中，人们根据各种因素，包括关系、信息内 容和现有的沟通媒介等，决定采取什么沟通方式。这些选择 极大地影响了人们的生活和他们之间的关系。在一个工程环 境里，团队成员通常依靠或者仅仅局限于某种沟通方式，事 实上其他方式可能会更加合适、更有说服力并且更加有效。虽然大多数组织都把信息沟通和协作列为头等大事，很多组织却并未制定和实施相应的战略，以支持工程团队进行 沟通，尤其是未能提供指导和最好的方法，帮助团队从各种 各样的沟通媒介中选择最合适的一个。如果公司为工程团队建立一个多层次的沟通系统，针对 不同需要提供不同的媒介，将可以提高生产率，有助于解决问题，降低关系紧张度，并且在参与人员之间建立更密切、 更持久的关系。首先，面对面沟通最有效 面对面沟通是最有效的沟通方式，因为双方不仅能了解言语的意思，而且能够了解肢体语言的含义，比方手势和面 部表情。哈佛大学和哥伦比亚大学最近的一项研究说明，面 对面的会议能多吸引38%的注意力。而且"亲自参加会议"本身 也传递了一个有力的信息，表达了对工程、团队成员以及他 们需要与之打交道的利益相关者的承诺。面对面的交流是建立业务合作的最正确方式。在许多文化环 境中，面对面的交流是做生意的唯一途径。此外，在处理微妙的人际关系或传达复杂信息时,对面的沟通仍然是最合适的方式。比方涉及支出和收入的敏感薪 资或合同谈判，双方同处一室谈判会更容易取得进展。面对的交流或模拟面对面的互动有助于人们讨论复杂的问题, 并在截止日期临近时快速做出决定。其次，还有六种沟通媒介 如果人们要进行远距离沟通，面对面的方式就不可行了，他们必须借助一个媒介来传递信息。有些沟通媒介，比 如电子邮件和音频会议是一维的。其他媒介，比方插图书籍 和报纸，在文字的基础上增加了照片、表格和插图，又增加 了 一维。还有一些媒介，比方视频会议、网络会议和信息流(streaming)是真正的多媒体方式，结合了声音、图像和文本，增强了用户的感受，增加了多层次的意义。今天，最常 用的沟通方式包括:电子邮件：电子邮件打破了时间和空间的限制，使不同工 作时间或地点的人能够有效地沟通。电子邮件使人们能够同时向几个人发送信息，还可以发送电子文件、图片或文档等 附件。然而，电子邮件的普及导致了它的滥用，它经常被用 于不正当的目的。电子邮件几乎不包含人们的外貌、气质和形象的信息，也不能传达微妙的手势或非语言的暗示。可能 因此，许多研究人员和管理人员建议，在交流有争议或敏感 的问题时，应防止使用电子邮件。会被误解或曲解，导致矛盾。对面的交流没有这些问题。即时讯息：即时讯息简称IM,是一种接近于实时进行的文字信息沟通，它可以在两个或更多用户之间进行。它和普 通电子邮件的不同之处在于，它的信息沟通立即就完成，而 且进行“对话沟通”相当简便。因为参与人员是“好友名单”上 的，即时讯息有一种浓厚的社区气氛。在很多情况下，这种 气氛有助于建立有效的沟通区域。用来发送没有争议的信息 给一大群人，IM是行之有效的沟通方式。但它不适合所有的 场合或者工作关系。两个工作联系不是很紧密的人对于这种 亲密的实时聊天可能会感到尴尬，而两个试图解决难题的人 可能会认为即时讯息的固有缺陷阻碍了解决问题的进程。音频会议： 方便快捷、使用简单，加上今天的语音邮件功能，在沟通方面具有很大的灵活性，即使另一方不能 接听 也没关系。和电子邮件或者即时讯息相比，音频会 议最突出的优点是，与会者之间有了更加"实质性"的接触。 在音频会议上，与会者可以通过改变语气、音调或者音量, 使用停顿和语气词（嗯、呃），来衔接话题，增加音频本身没 有的弦外之音。不幸的是，音频会议最大的缺点是看不见与 会人员。最近一个调查显示，在音频会议上只有23%的人在全 神贯注地开会。总的说来，音频会议在一些商业应用上非常 有效，但它也让与会者更容易做其他与会议不相干的事情。带音频的网络会议：网络会议增加了一定的视频信息， 能让与会者观看PowerPoint演示，在主持人引导下浏览网 络，或者和其他人沟通、讨论文件。网络会议和网络音频或 者视频不同，与会者在参加远程会议的同时，可以通过浏览 器共享文件。它是一种相对廉价和有效的团队协作技术，有 不少独到之处，可以增强团队的会议体验。然而，网络会议 和音频会议类似，与会人员是隐蔽的。所以，与会人员往往 在会议过程中"忙私活，如果要建立合作关系或者促进团队 工作，网络会议和音频会议都不是理想的选择。信息流：信息流也叫网络传播(web casting),它将极具震撼力、内容丰富的信息传输给任何一个拥有电脑和网络浏 览器的人。凭借它，人们可以在互联网或者公司内部网上快 速传输音频和视频文件，用户不必苦苦等候文件下载就可以 看到视频画面或者听到声音。在直播或实时信息流中，参与者被告知在预定时间访问特 定网站，所有人同时观看节目。在存档或点播信息流中，事 件被转换成数字文件并存储起来以供以后查看。这种情况不 如直播直接，用户需要下载后才能观看。最重要的是，信息 流本质上是从主持人到观众的单向交流。如果一个话题需要 参与者讨论，或者要求演讲者和参与者在准备好的问题和答 案之外进行对话，信息流不是最好的沟通方式。视频会议：视频会议是一种召开现场会议的方法，它为 处在两个或者两个以上不同地点的人提供面对面的会议。这 种技术利用计算机网络把音频和视频数据传输到所有的会议 地点。视频会议同样也提供远程共享其他媒介的方法，包括 录像带、书写板和PowerPoint等计算机程序。视频会议提供了面对面沟通的所有独特好处，而不用支付召集异地人员集中到一个会议室的直接和间接本钱。在会 议中，与会人员可以展示与工作相关的物品，比方器械或者 产品，这样就可以发现其他人是否在认真听取会议观点和信息并做出适当的反响。与会人员还可以被分成两个或多个小 组，同时对问题展开讨论，推进决策进程。多数组织都使用多种沟通方式帮助员工保持联系和正常 工作。过去，很多沟通方式都被当作孤立的方案来解决特殊 需要。现在，必须把它们放在更大的环境下考虑，尽量将不 同的沟通方式整合到一个统一的、多层次的沟通平台。选择：权衡沟通本钱与价值 显然，组织和团队拥有许多可以用在企业内外沟通与合作上的工具。当然，最大的难题是如何利用这些工具实现利 益最大化，最终实现组织的沟通能力最大化。Wainhouse研 究公司的戴维斯(Andrew Davis)指出，企业前进的动力来自 正确决策的能力，而决策能力的增强源于沟通，而沟通的改 善依赖于全面应用一整套完善的工具和技术。根据本钱选择通信方式是一个谨慎的计划。因为所有的组 织都必须控制本钱底线。但这并不是最合适的，尤其是当你 要权衡某一种方式的本钱和整个沟通过程所创造的价值时。那么，你是怎么衡量价值的呢?在沟通过程中，某个沟通 方式的价值取决于它包含的非言语信息的数量。事实上，研 究人员认为，一条信息的50%到90%是通过暗示、信号或者符 号来传达的。暗示是一个人发出的提醒，让另一个人开始特 定的发言或者行动。信号是表达需要、感情和欲望的动作。 而符号那么在沟通中代表一件事情或者一个动作、一件东西、 一个人或者地点。在某个沟通方式里包含的非言语的沟通系统越多，使用者之间的沟通就越直接。换句话说，一个沟通方式越接近面 对面沟通，其信息沟通也就越丰富。因此，视频会议的信息比 更丰富，而 那么比即时讯息更丰富，即时讯息比电 子邮件更丰富。显然，组织必须权衡使用某种沟通方式的本钱和其信息 沟通的丰富程度。试图把每个会议都安排成面对面的互动沟 通，其代价太高，无法操作;完全依靠电子邮件那么会造成混乱 且疏远关系。有鉴于此，组织应该采取更加平衡的沟通方案，做到投入 小，效果好，适应各种关系。比方新建立的关系要多安排面 对面的交流，这种交流充满了非语言信息，可以建立信任和 和谐的关系。关系稳定后，可以用其他沟通方式代替面对面 的互动。但是，再牢固的关系，如果长时间没有面对面的交 流，也会逐渐疏远。