药品监督管理局档案管理办法.docx

药品监督管理局档案管理办法第一章总 则第一条为实现档案管理的统一化、规范化、制度化， 发挥档案查询利用作用，根据中华人民共和国档案法档 案法实施办法和国家档案局有关规定，结合我局实际情况， 制定本办法。第二条 本局各处、所属事业单位(以下简称各部门) 在履行职能过程中形成的具有查考利用价值的各种文件材 料，必须按照规定，定期向档案管理部门移交，集中管理。第三条各部门要重视文件材料的整理和归档工作，配备 专职或兼职人员负责此项工作。第四条各部门的档案归档工作由综合处负责监督和指 导。第二章 归档范围第五条 凡在日常工作中形成的具有查考保存价值的各 种文件、电报、技术资料、薄册、照片、图表、信函、物证、 笔录的原件、录音、录像、磁盘等均属归档范围。第六条上级机关文件材料应归档的有：(-)上级领导同志的重要指示、讲话、批示、题词、 照片和录像带等材料；（二）上级机关下达的和同级机关发来的属本局主管业 务或非业务需要，但需要贯彻执行的办法、规章、通知、 决定、通报和重要电报等；（三）参加上级机关召开的会议所带回的文件材料；（四）代上级机关草拟并被采用的文件最后草稿和印本。第七条本局各部门文件材料应归档的有：（一）局机关颁发的各种正式文件（包括联合行文、局 发文、办公室发文、各部门发文）的印制稿、签发稿、修改 稿和草稿；（二）以局及各部门名义召开的各种综合会议、专题会 议的全套文件材料；（三）局党组和机关党委、团委、工会召开的各种会议 的全套文件以及在工作活动中形成的重要文件；（四）局机关及各部门的工作规则、工作计划、总结、 报告；（五）本局的各种音像材料、荣誉证书、有纪念意义和 凭证性的实物、照片材料；（六）本局在各种普查、调研工作中形成的文件材料；（七）各部门行政许可、备案、监督检查等过程形成的 有关专业档案资料。（A）本局所办提案、议案、复议、审批和经审核回访 没有问题的案卷以及查处的案件材料；（九）局机关的历史沿革、年鉴和反映本局重要工作活 动的剪报、照片、录像、录音等；本局关于机构成立、合并、 撤销、更改名称、启用印鉴等文件；（十）本局干部、党员、团员名册、报表；本局干部的 任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、招工 的录用、转正、定级、调资、退职、退休、奖惩、年度考核 资料、学历学位证明等文件材料；（十一）重要的或领导有批示的群众来信、来访记录及 处理情况的材料；（十二）本局有关基本建设工程的请示、报告、批复、 设计、招投标、施工、竣工等全套文件材料；（十三）本局与外单位签订的重要合同、协议等材料。第八条同级机关和非隶属机关应归档的有：（一）同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业 务但需要执行的文件材料；（二）有关业务机关对本局相关业务的批复性文件；（三）有关业务机关对本局机关工作检查形成的重要 文件；（四）同级机关和非隶属机关与本局联系、协商工作的 重要来往文件；（五）同级机关和非隶属机关颁发的其他有参考利用 价值的文件材料。第三章归档程序第九条档案的建立。各部门应在每年1月向综合处档 案室移交上一年档案，交接双方根据移交目录清点核对，并 履行交接手续。第十条档案室根据档案的性质区分出永久和定期两种, 定期一般分为30年、10年，并分别保管。第四章归档要求第十一条档案室接受的档案，应符合下列要求：（一）应归档的文件材料齐全、完整；（二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（三）归档的文件材料，区分保存价值，分类整理、立 卷，案卷标题简明确切。第十二条档案室归档的档案应符合以下要求：（一）文稿必须用钢笔起草、修改，使用碳素墨水或计 算机打印、修改，无圆珠笔、铅笔或其他不耐字迹；（二）文件底稿盖有印章，文件文号填写正确;（三）文件原底稿要经部门负责人审阅修改，稿件应尽 量书写在右侧（左侧空白留待装订），并在眷清的稿件上签 名；（四）归档文件材料的种类、份数及每份文件的页数齐 全完整。第十三条立卷文件资料的排列顺序：正件在前，附件 在后；印件在前，签发稿在后；批复在前，请不在后；文件 材料在前，依据材料在后；其他文件资料以时间先后排列。第十四条文件材料按年度、组织机构、问题、保管期 限、名称等特征分类立卷，没有文号的文件资料按各自特征 分类。第十五条案卷标题要求简洁明了、便于查找，一般包 括办文者、文号、标题三部分。第十六条抄写案卷目录，并按排列次序，逐页打上页 号。第十七条装订档案时，要去掉附在文件资料上的金属 物，按文件、资料的大小、厚度，折好案卷填写封皮。第五章档案的鉴定、移交与销毁第十八条档案室所存档案要根据自治区档案局有关规 定定期进行鉴定，对已失去继续保存价值的档案进行销毁。第十九条机构撤销或合并，档案室要及时组织做好档案 移交工作，确保档案不受损失。第十八条档案的销毁。对经鉴定需要销毁的档案，要登 记造册，经局主要领导批准后，方可销毁。第十九条需销毁的档案材料要在自治区涉密载体销毁 中心定点销毁，有2人以上监销，并在销毁清册上签字。第六章档案的管理第二十条档案的存放。档案一律用专用铁柜存放。档 案室要设立档案库。档案库要安装铁门、铁窗、配备防火、 防潮、避光、恒温的设施设备。第二十一条 档案库管理（一）档案库是保管档案的重要场所。为使档案得以安 全保管，必须确定专人负责管理，切实遵守保密制度。（二）保持档案库内的清洁，定期打扫卫生。（三）档案柜内要放置防虫剂，经常检查有无虫咬、霉 变现象，发现问题及时采取补救措施。（四）档案库要挂好窗帘，避免阳光直射，经常通风, 保持适当温湿度。（五）档案库内严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品，不 准使用电炉及明火，彻底消除火灾隐患。离开档案库要及时 关闭电源，锁好门、窗。（六）未经档案管理部门许可，其他人员不得进入档案库。（七）档案库配备的消防器材，不得随意挪用，要定期 检查，使其处于完好有效状态。第二十一条档案资料借阅程序（一）凡借阅档案资料，必须办理借阅手续。（二）借阅本部门的档案资料，由借阅人在借阅登记本 上签字即可借阅。借阅涉密档案资料，须经本部门分管领导 签字，不得复印。（三）借阅党组会议纪要和会议记录，应经党组书记或 副书记批准，只限在档案室查阅。（四）外单位人员借阅、索取、摘抄档案资料，须持单 位介绍信，写明借阅档案用途，经档案管理部门负责人签字 后，方可借阅。（五）档案借阅人员，应妥善保管档案，不得遗失，泄 密和污损，不准抽换、涂改、勾画文件，不准拆散案卷。用 后及时归还，非经档案部门同意不得复印或转借。第七章 附则第二十二条自治区食品药品检验研究院按有关规定加 强内部档案管理。第二十三条本办法由综合处负责解释。第二十四条本办法自2019年7月5日起施行。XX自治区药品监督管理局综合处2019年7月8日印发