物业服务采购管理制度.docx

XXXX编 号：XXXX-CG-02版 本：L0 生效日期：管控体系文件物业服务采购管理制度发放编号： 风之大陆 批.准：版本修订记录序号修订日期修订内容修订人 版本 备注物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0生效日期：1. 目 的通过对秩序维护类、保洁类物业服务采购及供应商的系统管理，有效控制本钱费用支出，确保 良好的采购质量、效率和配合服务。2. 范围适用于公司各工程的物业专项外包类服务供方（如秩序维护服务、保洁服务、外墙清洗服务、 石材处理、环境消杀、垃圾清运等）的采购与供方管理。对到达公开招标条件的采购工程，按上级公司和国家相关规定执行。3. 术语和定义无4. 职责权限4.1 总部品质管理部：1）收集物业服务供应商基础信息与资料，并组织供应商考察。2）组织秩序维护类和保洁类、绿化类外包服务采购的实施及合同洽谈与签订。3）组织物业服务中心对秩序维护类、保洁类和绿化类供应商合作情况进行履约评价。4.2 总部财务管理部、综合管理部1）参与供方考察与招投标工作。2）参与外包合同谈判与会签。4. 3各物业服务中心秩序组/环境组1）参与供方考察，配合推荐适合供应商。2）提报外包采购立项需求，参与招投标工作。3）负责本工程外包服务日常检查和月度、年度评估，并提出是否续约意见。5. 管理规定5.1 合格供应商资源库建设5.1.1 供应商资料收集与审查1）总部品质管理部负责寻找意向供应商，并向意向供应商（每类专业供应商应至少保证在3 家以上，政府或行业垄断专业除外）发放物业服务供应商信息登记表，要求供应商填制 完善并按要求提供相关附件资料。2）总部品质管理部收到供应商反应资料后进行初审，如供应商提供表格和附件不符合要求， 那么联系供应商进行完善，之后仍不符合要求的将放弃对其进行进一步考察。物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0生效日期：3）物业服务供应商信息登记表及附件资料均符合要求的，可对其进行综合考察。5. 1.2综合考察1）供应商的考察由总部品质管理部组织进行，考察小组成员一般由总部品质管理部、财务管 理部、物业服务中心等部门人员组成。参与人数必须在三人或三人以上。考察内容主要包 括供应商的组织结构、收费标准、工程运作方式、操盘实例、服务质量等方面。2）考察结束后，由总部品质管理部起草物业服务供应商考察报告，提出初选建议，经考察 小组成员会签后，按组织权责手册报公司领导审批。考察报告在招标过程中作为资格 预审附件。3）初选的合格供应商基本要求：a）应是工商部门注册、具有法人资格的经济实体。b）技术能力基本满足公司要求，有良好的质量保证能力。C）具备行业必要的资质条件。d）交付、服务和价格基本满足公司要求。经公司领导批复合格的供应商，由总部品质管理部纳入公司合格物业服务供应商资源库。 对于通过正常的招标程序产生的各类物业服务工程的供应商，在工程结束并顺利通过履约评估 符合要求的，自动进入合格资源库。5. 2采购实施管理5. 2.1采购方式选择原那么物业服务供方采购一般采取邀请招标、内部议标、内部比价、直接谈判四种采购方式。对到达 公开招标条件的采购工程，按上级公司和国家相关规定执行。采购方式选择原那么如下：1）邀请招标采购：预估合同金额在10万元（含）以上或全年合同总金额在30万元（含）以 上，且有多家供选择时，采取邀请招标。上级公司另有规定的按规定执行。2）内部议标采购：预估合同金额单次在5万元以上10万以下或全年合同总金额在10万元以 上30万元以下的采购工程，且有多家供选择时，采取内部议标。3）内部比价采购：单次采购金额在5万元（含）以下，且有多家供选择时，采取内部比价。4）直接谈判采购：半年内同类采购，或所购服务的来源渠道单一，或行政垄断、行业垄断等 无法进行正常竞争性采购的工程（如消杀、垃圾清运、化粪池清理等），采取直接谈判。5. 2. 2采购立项对于到达公开招标、邀请招标和内部议标条件的采购工程，由物业服务中心提前3个月填写招 标申请单，提出立项申请并附相关费用预算，按组织权责手册报公司总经理审批后，送 总部品质管理部进行采购。5. 2.3邀请招标程序程序工作要点招标小组组建总部品质管理部负责组建评标小组，小组成员由总部品质管理部、财务管理部、 物业服务中心相关人员组成（一般为部门负责人），小组成员数量须为3人或以 上单数。招标文件编审总部品质管理部组织评标小组成员编写招标文件，招标文件经评标小组成员会签 后按组织权责手册报分管领导审批。招标文件内容及制作要点详见附件一： 招标文件制作要点。招标邀请总部品质管理部向3家（含）以上供应商发出招标邀请书，并请其提供资格 预审材料。原那么上只向合格物业服务供应商资源库中的供应商发出邀请（资 源库尚未建立完善时，那么可向市场意向供应商发出邀请，但应事先将拟邀请供应 商名单报公司总经理确认）。公司各部门及物业服务中心均可推荐供应商。资格审查入围总部品质管理部负责收集供应商提供的资格预审材料，并组织评标小组进行资格 预审，将审查意见和推荐入围单位意见填入入围资格审查表，经评标小组成 员会签后按组织权责手册报公司总经理审批。推荐入围单位应保证在3家（含） 以上。资格预审重点：审核营业执照、资质证书、业绩证明（相关合同、中标通知书、 荣誉证书等）以及其他招标规定的证明材料，以上材料原件审核无误后留存加盖 公章的复印件。发标总部品质管理部向入围供应商出售招标文件，并要求供应商领取招标文件时在 招标文件领取登记表上签收。出售招标文件时应查验领取人的资格证件，如 身份证、单位介绍信或授权书，并留存备查。答疑需投标单位答疑的，由总部品质管理部联系、协调投标单位向评标小组做答疑和 澄清补充。答疑和澄清内容需形成书面文件并签字或盖章确认，此答疑和澄清确 认书作为书面的标书补充材料计入合同。需金洪物业答疑的，由总部品质管理部组织评标小组向各投标单位进行答疑，答 疑记录应向所有投标单位公开。开标在投标书确定的回标日期，总部品质管理部负责接收投标书及其附件，并检查其 密封性和有效性。评标小组在规定时间和各投标单位见证下共同开标，并作好开 标记录表。评标评标小组依据招标文件中规定的评标标准，从合同条件、投标报价、财务能力、 技术能力、管理水平以及投标人以往业绩及履约信誉等方面进行评标，并做好评 标记录表。物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0生效日期：编 号：XXXX-GC-02物业服务采购管理制度版本：L0生效日期：4物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0生效日期：评标小组根据中标原那么，提出中标单位建议。定标评标结束后，总部品质管理部填写批标报告（附评标记录表），经评标小 组成员会签后，按组织权责手册报公司领导审批。如意向中标单位报价高于公司预算或预期，经双方协商无法达成一致，公司应废 弃本次招标结果并按照议标流程进行议标。备注：废标界定原那么：1）在评标过程中，发现投标人以他人的名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄虚 作假方式投标的，该投标人的投标应作废标处理。2）在评标过程中，发现投标人的报价明显低于其他投标报价或者在设有本钱价标底时明显低于标 底，使得其投标报价可能低于其个别本钱的，应当要求该投标人做出书面说明并提供相关证明材 料。投标人不能合理说明或者不能提供相关证明材料的，其投标应作废标处理。3）评标人员应当审查每一投标文件是否对招标文件提出的所有实质性要求和条件做出响应。未能在 实质上响应的投标，该投标人的投标应作废标处理。4）无单位或法定代表人或法定代表人委托的代理人印鉴的，该投标人的投标应作废标处理。5）投标人未按招标文件的要求提交投标保证金的，该投标人的投标应作废标处理。6）标书中有严重错漏的，该投标人的投标应作废标处理。7）组成联合体投标的，未附联合体各方共同投标协议的，该投标人的投标应作废标处理。8）未按规定的格式填写，内容不全或字迹模糊识别不清的，该投标人的投标应作废标处理。9）逾期送达的，该投标人的投标应作废标处理。5. 2.4内部议标程序议标小组组建议标前，总部品质管理部应组建议标小组，小组成员由总部品质管理部、财务管 理部、物业服务中心相关人员组成（一般为部门负责人），小组成员数量须为3 人或以上单数。供应商选择总部品质管理部应选择3家（含）以上供应商进行议标，因特殊情况供应商无法 到达三家的应提报总经理批准后方可予以实施。原那么上只选择合格物业服务供 应商资源库中的供应商（资源库尚未建立完善时，那么可选市场意向供应商，但 应事先将拟选供应商名单报总经理确认）。公司各部门及物业服务中心均可推荐 供应商。议标议标小组负责议标并做好议标记录表，议标重点是供应商资格验证、过往业 绩、注册资金、报价等。议标小组根据中标原那么提出中标单位建议。物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0 生效日期：定标议标结束后，总部品质管理部填写批标报告（附议标记录表），经议标小 组成员会签后，按组织权责手册报公司领导审批。内部比价程序1）总部品质管理部选择3家（含）以上供应商进行比价（物业服务中心负责人参与比价过程）, 因特殊情况供应商无法到达三家的应提报公司总经理审批准后方可予以实施。2）内部比价时应对供应商资格、过往业绩、注册资金、服务报价等内容进行验证。3）内部比价采用合理最低价中之的原那么，如供应商合理最低价高于公司预算或预期，应同合理 最低价报价供应商进一步协商，如双方无法达成一致，可以废弃本次比价结果并重新进行比 价。4）比价结束后，总部品质管理部填写供应商比价记录单提出中选单位建议，按组织权责 手册报公司领导审批。5. 2.6直接谈判程序总部品质管理部在合格供方中选择一家进行谈判（物业服务中心负责人参与谈判过程），谈判结 束后做好谈判纪要，按组织权责手册报公司总经理报批。5. 2.7采购合同签订1）确定供应商后5个工作日内，总部品质管理部负责与供应商洽谈合同细节，草拟合同并填写 合同审查会签表，按组织权责手册发起合同审批程序。2）经过公司领导审批通过后，总部品质管理部组织与供应商的合同签订工作。3）合同签订完毕后，总部品质管理部应就合同范围（着重说明范围模糊、与其他工作有交接的 划分界线）、重要合同条件、质量要求等向物业服务中心进行交底。5. 2.8物业服务费用结算1）物业外包服务结算时，由物业服务中心提交月度外包服务评估表并附扣款单据送总部品 质管理部审核，具体执行财务付款管理制度。5. 3物业服务供应商管理5. 3. 1总部品质管理部负责为每一个合格供应商建立一个档案，并定期跟踪供应商信息变化情况，动 态更新档案。档案应包括以下材料：1）有关营业执照、许可证等资格证明文件。2）合同执行情况的记录，不合格情况及整改资料等。3）评价记录和其他需存档资料。5. 3.2供方履约评估：1）各物业服务中心应每日对物业外包的人员数量、服务质量和管理能力进行考核，每月汇总 考核情况，形成月度外包服务评估表，按组织权责手册报批后送总部品质管理部。6物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：L0生效日期：2）在物业外包合约期结束三个月前，各物业服务中心对物业外包服务进行评估，评估内容包 括但不限于工作业绩、服务质量、响应能力、工作配合、人员素质等情况，形成年度外 包服务评估表并提出续约或重新招标建议，按组织权责手册报批后送总部品质管理 部。3）对外包服务的年度评价具体按秩序外包服务监督管理指引、保洁外包服务监督管理 指引执行。5. 3.3对因服务质量不合格不续签的，总部品质管理部应在公司合格物业服务供应商资源库中进 行备注，拉入我司外包单位黑名单，且在三年内不得投标我司其他工程。6. 相关附件附件一：招标文件制作要点（参考）7. 相关记录7.1 物业服务供应商信息登记表7. 2 物业服务供应商考察报告7. 3 合格物业服务供应商资源库7.4 招标申请单7. 5 招标邀请书7.6 入围资格审查表7. 7 招标文件领取登记表8. 8 开标记录表8.9 评（议）标记录表8.10 批标报告7. 11 中标通知书7.12 供应商比价记录单7.13 直接谈判纪要（无固定格式）7. 14 合同审查会签表7.15 月度外包服务评估表7.16 年度外包服务评估表物业服务采购管理制度编 号：XXXX-GC-02版 本：1.0生效日期：附件一：招标文件制作要点（参考）1. 招标工程介绍：告知招标工程基本情况，界定招标工程总体要求及选择标准。2. 投标须知2.1 招标单位基本信息：包括招标单位地址、联络人及 等。2. 2招标说明及对象要求：1）招标说明：包括招标形式、有效期限、招标文件范围及效力、文件费用承当等。2）招标对象：明确招标对象的经营及管理资质要求1.3 投标保证金:根据需要及工程标确实定保证金的金额，交纳及退还方式。1.4 投标人资格证明文件：明确资格文件正副本要求、份数、检查规那么等。1.5 投标书 详细描述招标工程的技术要求和投标报价要求，投标文件应响应招标文件要求，不响应招标文件的一律作为废标。1.6 投标书的份数和编写：明确投标书的书写要求、份数要求、印鉴要求等。1.7 投标书的密封、递交与处理：明确投标书密封要求及密封标志、投标书递交截止时间、投标书的修改和撤回规定、投标结束后如何处理等。1.8 开标、评标、定标：由评标小组研究确定开标、评标、定标规那么，特别强调二次报价规那么，投 标单位多于四家（含）时，首轮唱标后价格最高和次高者不能进行二次报价，投标单位仅为三 家的价格首轮价格最高者不能进行二次报价。2 . 9合同授予：根据评标结果授予合同。3 .10 合同全部条款纳入招标文件。