08.信息交流管理程序.docx

文件名称：信息交流管理程序文件编号：P08（内部文件不得泄漏）文件版本：A生效日期：2014年04月05日 日期：2014年04月01日 日期： 日期：分发部门：品质部、制造部、市场部、计划部、研发部、采购部、行政部、财务部1.0.目的:文件变更记录原版本新版本修订条修订日修订内容简要审批A首次发行信息交流管理程序文件会签记录部门会签日期部门会签日期品质部计划部制造部研发部市场部采购部财务部行政部制定内部、外部沟通程序，使得有关质量、环境方面的信息均能迅速传播 至相关部门或利害相关方，并促使问题获得解决。2. 0.范围：适用于组织质量、环境各项议题对内、对外的通知与联络。3. 0.定义：无。4. 0.权责：无。5. 0.程序5. 1.内部沟通1.1.内部员工有任何环境方面的建议时，可及时填写环境议题建议书， 转至环境管理委员会依据相关程序予以处理5.1. 2.有关环境方面的建议由责任部门负责予以处理,并将有关处理的结果转 达给有关的建议人员。如内部员工的提议有对改进环境管理体系的附有 价值时，应列为环境管理评审议题之一。5. 2.环境议题宣导5. 2.1.环境管理委员会应采用适当方式宣传环境方面的议题，首先宣传到各部 门主管，再由各部门主管转达所属员工。5.2. 2,环境方针政策、环境目标、环境指标及环保法规宣传以公告、函件、会 议、海报、传单等方式，让环保信息能迅速传达至相关部门及人员，如 有需要时，那么可通过教育训练的方式进行专题培训。5. 2. 3.环境管理委员会应定期公布组织的整体环境绩效的情况。5. 3.外部沟通5. 3.1.环境管理委员会指定专门的部门负责接收外界相关方就环境方面的任 何建议、要求。并将有关情况记录于环境情报接受记录表中。5. 3. 2.接收的方式可采用 、面谈、 、信件、刊物、或其它任何可行的 方式，并将有关回复的情况填写于环境情报回答记录表中。5. 3. 3.接收的信息应记录于环境情报接受记录表中，并送由环境管理委员 会转有关部门进行处理，如短期内不能获悉处理结果时，应视情况向 相关方告知处理情形。5. 3. 4.相关方的提案未能及时处理的，应作为下一阶段的环境目标与环境指 标，提供给相关部门作为拟订环境管理方案的依据。5. 4.质量信息沟通：,可通过各种传递讯息的方式，如：看板、宣传、标语、板报等，传达公 司的质量方针、质量目标，让全体员工均了解实施。5. 4. 2,内部员工的意见、建议或提案用书面形式，如提案改善单逐级向上 级回馈，由专人负责汇总、分类、分析并对意见、建议或提案作最高裁 示并告知相关人员。5. 4. 3.部门之间的信息沟通以内部联络单、 、会议等形式进行传送交 流。5. 4. 4.会议召开的要求：由指定负责人召开，通知相关人员准时参加，并在会议签到表 中进行签到。5. 4. 4. 2.参加会议人员应对此次会议议题及上次会议决议的执行状况等作汇 报，相关人员作好会议记录和跟踪的要求。6. 0.考前须知：无。7.0.衍生文件：7.1. 环境议题建议书7.2. 内部稽核总结报告7.3. 3.环境情报接受记录表7.4. 环境情报回答记录表7. 5.内部联络单7. 6.会议签到表0.附件：无。