分仓管理办法演示教学.doc

Good is good, but better carries it.精益求精，善益求善。分仓管理办法-分仓管理办法1订单管理1.1分仓库存分为订单库存与战略库存两类。订单库存是指按销售计划订单储备的库存，战略库存是集团或公司因战略需要调到分仓的、订单库存以外的库存。管理好订单库存是分仓会计的职责。1.2每月25日各产品事业部汇集订单并进行客户订单调整，最终形成下月销售订单计划。其中各分仓所属的区域经理在上报客户订单计划时已标明客户是否从分仓发货，由各产品计划员将分仓发货订单汇集报物流统计员，由物流统计员发相应分仓及各驻工厂物流部，形成分仓次月销售计划（分仓产品库存量），分仓会计根据下月该产品库存量积极备货。1.3分仓订单发货，必须由分仓会计出具货物调拨申请，经对应工厂分仓专管员、仓储、物流负责人审核后办理发货手续；对分仓订单有变更的，分仓会计根据业务人员提供的订单变更计划，按照相关程序经签批后，向工厂提报补仓订单及时补仓。补仓订单或货物调拨单采用集团统一的格式。1.4物流管理部将根据分仓订单计划量及分仓实际库存量对分仓会计进行分仓月度货物调拨及时率进行考核。1.5分仓会计对本分仓最佳库存量负责，合理安排订单计划，既不能影响市场销售也不能造成库存大量积压。对在途时间较长的货物，要综合平衡分仓库存容量、客户需求及公司战略库存等因素，按排好订单时间、到货时间、发货时间。2库存管理2.1分仓会计负有货物保管的职责，须履行集团的物资保管管理规定，对分仓货物账实相符负责。2.2货物到达车站或码头后，分仓会计接到货运部门通知后及时联系车辆办理货物入库。2.3入库的物资的品名、规格、数量等信息与进货单位“调拨单”信息核对无误，方可办理入库手续。物资数量不符、有损坏的按损耗管理的相关规定，及时办理各种损耗有关的手续，若出现迟延上报，视为没有货损。2.4库存物资必须摆放码跺整齐，以便于清点。2.5货物存储，采取有效措施，搞好物资管理，根据货物的类别进行分产品分品种存放，桶装产品不能超过三层，必要时中间用铁板、顶棍。对袋装产品要防湿、防潮、防鼠，对桶装产品要防备破损。2.6分仓会计对库存物资的完整、合格负责。定期不定期对库存物资检查，发现有变质、超保质期及其他异常情况的及时汇报处理。对因个人原因导致出现库存物资毁损给公司造成损失的，追究责任人责任。2.7客户回返包装物到分仓，须分仓会计与业务人员在场共同清点，严格按包装桶破损标准执行，并对非公司包装物、油渍桶、异味桶、毛桶拒收。对有破损或短缺的，界定责任追偿损失。业务人员不在现场的，发现的不合格包装物由业务人员承担。2.8包装桶及附属物（铁皮、顶柱等）数量达到整车配运时，要及时联系返回生产工厂，不得无故拖延。2.9分仓包装桶配返时，要与配返车主办理运输协议，并传至生产工厂配送部，注明总数量、种类、桶盖（内外）个数，以及破损等情况。2.10分仓包装桶返回后，由对口负责的配送代表现场与桶保管员清点核对验收，并办理包装桶手续。2.11每月末进行库存物资盘点，盘点表按要求上报相关工厂及物流管理部备案。3发货管理3.1分仓发货要求遵循先进先出的原则。3.2分仓发货严格按工厂物流部传真发来的“开票通知单”发货，没有“开票通知单”一律不允许发货，否则造成的后果由分仓会计全额承担。3.3分仓发货、返桶需派车的，由相关工厂物流部组织,分仓会计只是代为联系车辆。派车单由工厂物流部开具并保存，派车单传真到分仓后分仓会计签订规范的运输协议派车发货。分仓月末结算运费时以各工厂派车单原件作为结算运费的依据。4损耗管理4.1货物损耗是客观因素及不可抗力形成的货物损失，只有客观发生时才为损耗。4.2公司承担的损耗：4.2.1铁路损耗，报损时以铁路部门货运记录和损耗物资照片为损耗依据。4.2.2船运损耗，广州、泉州分仓的船运以物流仓库出具的注明入库物资情况的“入库单”与损耗物资照片为报损耗依据。4.3公司不予承担的损耗：4.3.1汽运损耗按合同由承运方承担，公司不承担。4.3.2分仓库内因责任心不强造成的仓储货物损耗，由分仓会计全部承担，公司不承担，发生洒漏及时回收。4.3.3铁路和船运损耗属铁路和船运责任的，按托运合同处理。4.4不论是哪种运送方式或哪种原因产生损耗，属责任人责任的首先追究责任人责任。4.5所拍摄的损耗照片必须能证明损耗情况，车皮损耗、集装箱损耗的照片要能看清柜号箱号或其他证明。不同批次损耗的照片要进行标记，以便对应分清批次。另外，所拍摄的照片要能显示出拍摄时间。4.6签批程序：发生损耗当日填写损耗报告单，连同运输部门货运记录和损耗物资照片及其他相关证明材料原件邮寄到所在工厂按规定的签批程序审签后再邮寄到集团签批，集团签批后邮寄回工厂入账。各审核签批人员不同意报损的，要说明理由。4.7当月损耗最迟必须在次月15日前处理完毕，超过时限不再进行办理。发生损耗未通过审批的，由责任人按当时销售价格赔偿，开票入账，每月15日前处理完毕。4.8超过标准数量较大的损耗集团视情况需要可派相应人员到现场查看处理。5账务处理5.1分仓会计负责分仓的账务处理与SAP系统录入工作，对分仓账务准确性负责。5.2生产工厂调往分仓货物时，分仓会计接到调拨单后，必须当天用传真件进行相应的账务处理，包括系统录入、办理货物欠据、桶押金欠据等，并于次日报表中注明在途数量。5.3分仓账务处理的货物欠据、客户欠条、桶押金等手续的办理参照各工厂要求执行。5.4各分仓发货执行“货物出库即时账务处理”的原则。当日发生的销售业务，须当日录入系统，并按报表要求当天报送销售到相应工厂，开具税票，收到税票后及时联系销售人员办理其他相关业务。5.5直发客户与分仓发货客户分仓账务处理严格分开。属于工厂直发的客户由工厂处理账务，属于分仓的客户由各分仓处理账务。5.6直发客户有需分仓代为回收包装物的，分仓负责该客户包装物入库、出库、回收及包装物押金手续办理及账务处理。工厂负责应收款、运费、货物调拨的手续及账务处理。此类客户的账务须严格划分并将客户名单备案到物流管理部，以利于分仓账务清账盘点。5.7及时对账：分仓与二级公司的货物往来、款项往来、包装物往来、与销售代表的应收桶、应收款及桶押金等每月至少全面核对一次，形成对账记录。5.8按要求报账：各分仓发生的费用会计填制好报账凭证，次月5日前邮寄到相关工厂审核签批，然后再由工厂邮寄到物流管理部按集团相关程序签批后，再邮寄到工厂入账。5.9各分仓发生的产品、包装物退回工厂及收货数量核对不符等账务，必须及时协调处理，不允许出现长期挂账不处理现象。5.10分仓会计原则上每两个月回相关工厂报账一次，对平时不能处理的相关疑难账务进行处理及账务全面核对。但报账时间也可以由工厂物流部、财务部等部门根据实际情况另行通知，或统一适当延长报账周期，原则不能影响业务及账务处理即可。5.11分仓会计出差、请假手续及工作代理交接手续等按集团相关规定办理，经物流管理部批准。5.12集团物流管理部不定期对各分仓进行现场综合管理检查。5.13分仓会计要如实规范填写日报表，并于每日9：00前上报物流管理部。5.14按要求填报月报表，次月5日前上报物流管理部。其他各类报表按要求上报。5.15分仓上报的各类报表统一使用集团下发的分仓报表格式，不能随便改动，以利于集团汇总、分析。6资金管理6.1分仓资金限额：分仓资金每日限额标准单位：万元分仓北京成都贵阳泉州兰州昆明广州合计资金限额0.800.801.001.001.001.501.507.606.2原则上各分仓收取的货款尽量采取汇款的方式直接汇到相关工厂，对于汇款有难度的客户或小额货款或押金，分仓可以收取，但必须严格按制度规定管理，保证资金安全。6.3分仓收取的资金按各分仓资金限额标准执行，超出限额的须及时汇各工厂。汇款金额可以在超出限额1万元以上以后再进行汇款，但不可连续五日超过资金限额标准。6.4下午4点以后收到的货款当日不能存入银行的，必须次日上午10点前存到银行并进行汇款到工厂。6.5由于节假日等特殊情况不能汇款的须妥善保管并及时备案到工厂或集团。为降低资金管理风险，严禁分仓存放较多现金。6.6各分仓因支付费用或其他支出使分仓的资金低于限额的，可以申请公司增补到限额资金。大额的资金支出高于分仓资金限额的，分仓会计要实行资金计划支付制度，提前预计资金的支出时间与金额，提前向各工厂申请资金。6.7因放假或其他情况分仓不必存放现金时，分仓会计可以将分仓的全部资金汇回工厂财务，待需用时再从工厂调回。分仓资金流量小没必要存放较多资金时，各分仓可以主动降低分仓的资金量，低于所规定的限额存放资金。6.8各公司、办事处收取的零钱可以不作为考核（5元（不含）以下卷为零钱）。6.9按程序发生的未报账费用及顶库欠条不包含在限额内。6.10分仓资金管理要符合集团财务资金管理相关要求，日清月结、账实相符。6.11各分仓资金使用的银行存折与银行卡号码需到集团备案，不能随便更改，以便能打印出对账单明细，集团定期或不定期进行检查。-